DRUCKDATENERSTELLUNG IN MICROSOFT WORD (2010)

Transkript

1 DRUCKDATENERSTELLUNG IN MICROSOFT WORD (2010) 1. DATEI RICHTIG ANLEGEN 2. BESCHNITT KENNZEICHNEN 3. LAYOUT EINFÜGEN 4. ALS PDF EXPORTIEREN HINWEIS Grundsätzlich eignen sich Microsoft Office Programme eher weniger als Layoutprogramm für Drucksachen. Wenn Sie dennoch kein anderes Programm zur Verfügung haben, lassen sich natürlich auch hier Druckdaten erstellen. Bitte beachten Sie dabei jedoch unbedingt, dass Sie das Standardformat um unseren Anschnitt von 3mm rundum erweitern, und beachten Sie unsere Hinweise, v.a. beim Erstellen einer PDF-Datei.

2 1. DATEI RICHTIG ANLEGEN Öffnen Sie eine neue Datei in Word. Um die Datei in der richtigen Größe anzulegen, ist es wichtig, dass Sie vorher auf der Produktseite Ihres gewünschten Produktes unter die genaue Vermaßung nachsehen. Dies steht immer ganz unten auf der Seite unter Prduktdetails. Für Mehr Infos klicken Sie bitte auf den pinken Button mit Informationen / Druckvorlagen / Vorgaben. Standardmäßig öffnet Word immer eine Datei in DIN A4 Hochformat (210 x 297 mm). In unserem Beispiel wollen wir aber nun einen Flyer in DIN A5 erstellen. Um das Format Ihrer Datei zu ändern gehen Sie auf den Reiter Seitenlayout. Hier wählen Sie Größe. Wie Sie sehen, ist hier das DIN A4 Blatt markiert. Wichtig ist es an dieser Stelle, dass Sie nicht einfach die vorgegebene Größe von DIN A5 verwenden, da diese den Anschnitt nicht berücksichtigt. Deshalb klicken Sie bitte am Ende des ausgeklappten Fensters auf Weitere Papierformate....

3 Es öffnet sich ein Fenster, bei dem der Reiter Papier geöffnet ist. Hier können Sie nun die Breite und Höhe Ihrer Datei manuell einstellen. Es ist besonders wichtig, dass Sie das auf der Produktseite angegebene Datenformat eintragen (in diesem Fall 15,4 cm x 21,6 cm). Nur so wird der Anschnitt berücksichtigt. Ein Anschnitt vermeidet das Entstehen von sogenannten Blitzern. Das sind weiße Ränder an der Schnittkante Ihres Produktes, die durch Schwankungen beim Schneiden entstehen können, wenn eben kein Anschnitt angelegt ist. Haben Sie das richtige Format eingegeben, können Sie Ihre Eingabe mit OK bestätigen.

4 Anschließend können Sie unter Seitenlayout > Seitenränder diese auf Schmal setzen. Diese Einstellung bietet Ihnen mehr Platz für Ihr Layout. 2. BESCHNITT KENNZEICHNEN Wie bereits erwähnt, enthält das aktuelle Format ja den Anschnitt. Dieser wird während der Produktion Ihres Druckproduktes, nach dem Druck abgeschnitten. Deshalb ist es wichtig, dass Sie in diesem Bereich keine wichtigen Inhalte wie z.b. Text platzieren. Um diesen Bereich visuell hervorzuheben, können Sie Linien in Ihre Datei einfügen, die den Anschnittsbereich markieren. Hierfür gehen Sie auf den Reiter Einfügen und wählen unter Formen die Linie. TIPP: Solche Hilfslinien sind auch empfehlenswert, wenn Sie bei Falzflyern die Positionen markieren, an denen nachher gefalzt wird.

5 Setzen Sie oben an und ziehen senkrecht nach unten eine Linie (Tipp: Wenn Sie währenddessen Shift gedrückt halten, wird die Linie gerade). Automatisch öffnet sich ein neuer Reiter Format. Ganz rechts im Fenster finden Sie nun das Kapitel Größe. Hier geben Sie bei Größe die Höhe Ihres Formates ein (in unserem Beispiel also 21,6 cm). Danach klicken Sie rechts unten auf das kleine Symbol mit dem Pfeil um das Fenster mit den Einstellungen zu öffnen. Erneut öffnet sich ein Fenster, bei dem Sie gleich auf den Reiter Position klicken. Hier machen Sie die Eingaben genau wie nebenstehend. Dadurch wird die Linie Horizontal genau 3mm (der geforderte Anschnitt) rechts von der Seite, also vom Rand Ihres Formates, platziert. Vertikal benötigt die Linie keinen Abstand. Um die Eingabe zu bestätigen, klicken Sie OK. BITTE BEACHTEN! Die Einstellungen für die restlichen Linien lauten wie folgt: Senkrechte Linie am rechten Rand: Absolute Position Horizontal: Breite des Datenformats - 0,3 cm. In unserem Fall also 15,4 cm - 0,3 cm = 14,8 cm Absolute Position Vertikal: bleibt bei 0 cm Waagrechte Linie oben (Größe: Breite des Datenformats [15,4 cm]): Absolute Position Horizontal: 0 cm Absolute Position Vertikal: 0,3 cm Waagrechte Linie unten (Größe: Breite des Datenformats [15,4 cm]): Absolute Position Horizontal: 0 cm Absolute Position Vertikal: Höhe des Datenformats - 0,3 cm. In unserem Fall also 21,6 cm - 0,3 cm = 21,3 cm

6 3. LAYOUT EINFÜGEN Wenn nun alle Linien an ihrer Position sitzen, können Sie mit der Gestaltung Ihres Layouts beginnen. Über Einfügen können Sie unterschiedliche Grafiken wie Bilder, oder einfache Formen und Farbflächen einfü- gen. Mit einem Rechtsklick auf ein Objekt können Sie dieses in den Vorder- bzw. Hintergrund legen. Ist ein Objekt markiert, können Sie dieses wie gewünscht formatieren. Ganz wichtig ist es, dass Sie Farbflächen und Bilder, die bis zum Rand gehen sollen, über den Anschnitt hinaus ziehen. Bei wichtigen Elementen wie Text und Logo halten Sie bitte einen Sicherheitsabstand von mindestens 6mm zum Anschnitt ein. Auf dem Beispiel links besteht die Gefahr, dass Teile der Schrift abgeschnitten werden. Das Beispiel oben ist richtig angelegt.

7 Ganz wichtig ist es, dass Sie die Linien, die Sie zur optischen Unterstützung des Anschnittsbereich eingefügt haben, vor dem Export wieder löschen. Ansonsten werden diese mitgedruckt. 4. ALS PDF EXPORTIEREN Bevor Sie die Datei als PDF speichern, müssen Sie sicher gehen, dass alle Schriften eingebettet werden. Hierfür gehen Sie oben auf den ersten Reiter Datei. Wenn Sie auf Optionen klicken, öffnet sich ein Fenster. Hier gehen Sie links in der Menüleiste auf Speichern. Besonders zu beachten ist der letzte Punkt: Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokumentes beibehalten. Hier stellen Sie am besten gleich Alle neuen Dokumente ein. Unten ist es wichtig, dass von den drei Kästchen nur das oberste angewählt ist. Nur so ist garantiert, dass beim Export alle Schriften eingebettet werden und Ihr Produkt mit der richtigen Schrift gedruckt wird. Anschließend bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK.

8 Anschließend können Sie nun wieder unter dem Reiter Datei links im Menü auf Als Adobe PDF speichern. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie wählen wo und unter welchem Namen Sie die Datei abspeichern möchten. Kontrollieren Sie unbedingt erneut ob der Dateityp PDF Files ist. Anschließend können Sie auf Speichern. Ihr Layout wird am angegebenen Ort als PDF gespeichert. Nun können Sie Ihre Datei an uns übermitteln.