EXTRA: Kontakte (Mitarbeiter, Mieter, Eigentümer, etc) anlegen, verknüpfen und auswerten

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1 EXTRA: Kontakte (Mitarbeiter, Mieter, Eigentümer, etc) anlegen, verknüpfen und auswerten Wie und wo können Kontakte angelegt, verknüpft und ausgewertet werden? Sie haben an mehreren Stellen des Programms die Möglichkeit Kontakte anzulegen, zu verknüpfen und auszuwerten. Kontakte können Sie direkt über Übersicht/ eigene Daten Mitarbeiter oder über Stammdaten - Kontakte anlegen. Geben Sie einen Kontakt über Mitarbeiter ein, wird dieser auch nur als solcher gespeichert. Dieser kann allerdings auch über Kontakte eingesehen und verändert werden. Kontakte können auch in den Eingabemasken Gebäude, Wohnungen / Einheiten und Mieter / Verträge hinterlegt werden. Über Stammdaten Beschlüsse Kontakte können Sie sich alle oder nur ausgewählte Kontakt in einer Liste ausgeben lassen. Kontaktdaten können jederzeit ergänzt, geändert oder gelöscht werden.

2 Kontakte(Mitarbeiter, Mieter, Eigentümer, etc) anlegen Persönliche Daten Setzten Sie bitte einen Haken, wenn es sich bei dem Kontakt um eine Firma, Behörde oder Verein handelt. Geben Sie die Anrede an. Wählen Sie entweder eine über das Auswahlmenü aus oder geben Sie sie direkt ein. Eine passende Briefanrede wird Ihnen vom System vorgeschlagen. Sie können diese allerdings manuell ändern. Tragen Sie Vor- und Nachnamen ein. Handelt es sich um eine Firma tragen Sie bei Namen den Firmennamen ein. Weiterhin können Sie einen Ansprechpartner eingeben. Anschrift(en) Bei der Anschrift tragen Sie bitte die Straße, die Hausnummer sowie die Postleitzahl ein. Die Stadt zur Postleitzahl wird vorgeschlagen und kann bei Bedarf geändert werden. Möchten Sie eine weitere Anschrift hinterlegen, aktivieren Sie bitte das Ankreuzfeld eine 2. Anschrift eintragen. Geben Sie anschließend, wie bereits beschrieben, die zweiten Adressdaten des Kontakts ein. Setzen Sie einen Haken bei Die 2. Anschrift soll für den Schriftwechsel verwendet werden wird diese Anschrift auf allen Anschreiben und Abrechnungen des Kontaktes im Briefkopf als Anschrift verwendet. Anzeigen / Ausblenden zusätzlicher Daten Klicken Sie auf zusätzliche Kontaktdaten anzeigen, so können Sie weitere Daten eingeben. Möchten Sie diese nicht anzeigen lassen, klicken Sie auf zusätzliche Kontaktdaten ausblenden. Telefon, Fax, , Internet Tragen Sie sämtliche Telefon- und Faxnummern, eine Adresse und Webseite ein. Klicken Sie neben dem Eingabefeld auf, können Sie in einem separaten Fenster die Angaben eingeben und erhalten somit ein einheitliches Layout der Rufnummern. Klicken Sie auf hinter der oder der Webseite, öffnet der WISO Hausverwalter das Programm oder die Webseite.

3 Bankverbindungen / Identitätsnachweis Möchten Sie zu Ihrem Kontakt eine Bankverbindung hinterlegen, klicken Sie bitte auf. Es öffnet sich eine weitere Eingabemaske. Diese wird unter dem Anleitungsteil eigene und fremde Bankverbindung anlegen erläutert. Hinterlegen Sie Ausweisdaten indem Sie auf klicken. Es öffnet sich eine weitere Eingabemaske. Diese wird auf den Folgeseiten erläutert. Zusatzinformationen HabenSieangegeben,dassessichbeiIhremKontaktumeineFirma, Behörde oder Verein handelt, haben Sie die Möglichkeit weitere Zusatzinformationen zu hinterlegen. Notiz Geben Sie einen Geschäftsführer, das Handelsregister und das Amtsgericht über Ihre Tastatur ein. LegenSieeineNotizalsfreienTextan. Dokumentenverwaltung Zu jedem Kontakt können Sie beliebig viele Dokumente anlegen und verknüpfen. Klicken Sie auf erzeugen, haben Sie eine Auswahlmöglichkeit an Musterschreiben und können diese für Ihren Schriftwechsel verwanden. Möchten Sie ein bereits vorhandenes Dokument mit einem Kontakt verknüpfen, klicken Sie bitte auf erfassen und wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie OK. Klicken Sie auf anzeigen, gelangen Sie zur Dokumentenverwaltung und können sich alle hinterlegten Dokumente anzeigen lassen und ggf. nach bestimmten Stichwörtern filtern. Kurzinformation zum Kontakt Ist Ihr eingegebener Kontakt mit einem Mietvertrag, Eigentümer oder als Hausmeister mit einem Gebäude verknüpft, erscheint am Ende der Kontakteingabemaske ein entsprechender Hinweis. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Ihre Eingaben übernehmen möchten.

4 Ausweisdaten zu Kontakten hinterlegen Angaben zur Person Geben Sie, den Namen, den Geburtsort, das Geburtsland und das Geburtsdatum über die Tastatur ein. Alternativ können Sie das Geburtsland über, rechts neben dem Eingabefeld, auswählen. Das Geburtsdatum können Sie ebenso über auswählen oder direkt eingeben. Daten des Ausweises Wählen Sie aus dem Auswahlmenü die Ausweisart aus. Die Ausweisnummer und die ausstellende Behörde können Sie direkt über die Tastatur eingeben. Wie lange der Ausweis gültig ist, können Sie manuell eingeben oder über die nebengelegene Kalenderfunktion. Angaben zur Staatsangehörigkeit Vom Programm ist die deutsche Staatsbürgerschaft vorgewählt. Handelt es sich bei dem Ausweis um einen, mit nicht deutscher Staatsbürgerschaft, klicken Sie das Feld andere an. Das Land der Staatsbürgerschaft geben Sie manuell ein oder wählen Sie es über, rechts neben dem Eingabefeld, aus. Geben Sie über das Auswahlmenü an, ob es sich um eine befristete oder unbefristete Aufenthaltsgenehmigung handelt. Sofern die Aufenthaltsgenehmigung befristet ist, geben Sie das Datum direkt oder über ein. Hinweis Handelt es sich bei dem Kontakt um einen Mieter, sollten Sie nach Möglichkeit zusätzlich eine Kopie des Ausweises anfertigen. Lassen Sie gegebenenfalls ausländische Ausweisdokumente übersetzen. Sollte der Mieter nach Auszug nicht mehr auffindbar sein und Sie noch Ansprüche aus dem Mietverhältnis haben, kann das Auffinden somit erheblich erleichtert werden.

5 Kontakte(Mitarbeiter, Mieter, Eigentümer, etc) auswerten Über Abrechnungen / Auswertungen Stammdaten / Beschlüsse Kontakte können Sie Kontaktlisten ausdrucken. Art der Auswertung Möchten Sie eine reine Adressliste ausgeben lassen, klicken Sie bitte auf Adressliste ausgeben. Aktivieren ansonsten Detaillierte Kontaktdaten ausgeben, wenn Sie zu der einfachen Kontaktliste auch Bankverbindungen und weitere Telefonnummern ausgeben möchten. Art der Auswertung Aktivieren Sie einzelne Kontakte oder wählen Sie oberhalb des Auswahlkastens die Links. Beispielsweise alle Kontakte auswählen / abwählen, nur Mieter oder nur Mitarbeiter. Einstellungen zur Auswertung Aktivieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld, wenn Sie zu jedem Kontakt die Notizen mit ausdrucken möchten. Möchten Sie jeden Kontakt auf einer separaten Seite ausgeben, aktivieren Sie hierfür ebenso das entsprechende Ankreuzfeld. Dokumentenverwaltung Sofern Sie die Auswertung in der Dokumentverwaltung ablegen möchten, klicken Sie auf den Link. Klicken Sie schließlich auf Drucken oder Voransicht um die Liste zu erhalten.