Teil 3. Beschaffungsverfahren

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1 Teil 3 Beschaffungsverfahren Ausgabe: 1. Januar 2013

2 Inhaltsverzeichnis 3 Verfahren in der Fahrzeugbeschaffung Planung und Vorabklärungen Gesetzliche Bestimmungen (Beschaffungsrecht) Verfahrensarten Offenes Verfahren Einladungsverfahren Freihändiges Verfahren Vorgaben für die Publikation von Ausschreibungen (offenes Verfahren) Anbieterfragen Angebotsöffnung Angebotsbewertung Vergabe des Lieferauftrags... 5 Seite 2 von 6

3 3 Verfahren in der Fahrzeugbeschaffung 3.1 Planung und Vorabklärungen Grundlage für die Beschaffung von Feuerwehrfahrzeugen bilden die Mindestanforderungen gemäss FWW. Im Hinblick auf die (Ersatz-)Beschaffung von grossen Rettungsgeräten (ADL, HAB) sind vorgängig Abklärungen beim Feuerwehrinspektorat (Gebäudeversicherung Bern, Feuerwehrinspektorat Bern, Papiermühlestrasse 130, 3063 Ittigen) zu machen. Den Teilen 2 (Beschaffungsprojekt) und 10 (Anhang) des vorliegenden Handbuchs sind Empfehlungen sowie Planungshilfen (Checklisten, Dokumentenraster) für die Projektplanung sowie für die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen. 3.2 Gesetzliche Bestimmungen (Beschaffungsrecht) Bei der Beschaffung von Feuerwehrfahrzeugen sind bezüglich den Verfahrensvorschriften die Bestimmungen des Gesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBG) und der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖGV) massgebend. 3.3 Verfahrensarten Bei der Beschaffung eines Feuerwehrfahrzeuges kommen abhängig vom Investitionsvolumen unterschiedliche Verfahren zur Anwendung. Neben den nachfolgend aufgeführten Verfahrensarten existiert auch das sogenannte selektive Verfahren (mit Präqualifikation potentieller Anbieter), welches in der Beschaffungspraxis von Feuerwehrfahrzeugen im Kanton Bern jedoch kaum Bedeutung hat und deshalb in diesem Handbuch nicht weiter beschrieben wird Offenes Verfahren Ein Lieferauftrag ist im offenen Verfahren zu vergeben, wenn der geschätzte Auftragswert ohne Mehrwertsteuer mindestens CHF erreicht. Aufträge welche diesen Schwellenwert erreichen sind öffentlich zu publizieren, für die Publikation gelten die Vorgaben der Informationsplattform über das öffentliche Beschaffungswesen SIMAP ( Lieferaufträge mit einem Investitionsvolumen von mindestens CHF unterliegen dem WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen, und sind somit auch auf dem europäischen Markt auszuschreiben (im SIMAP bei Pkt. GATT-WTO unterliegend bestätigen). Die öffentliche Ausschreibung eines Lieferauftrags erfolgt im Kanton Bern mindestens auf SIMAP, je nach kommunalen Bestimmungen kann eine zusätzliche Publikation der Ausschreibung in weiteren amtlichen Publikationsorganen (z.b. Amtsblatt) erforderlich sein. Erfolgt die Ausschreibung durch eine Beschaffungsstelle, deren Amtssprache Deutsch ist, hat mit der kompletten deutschsprachigen Publikation auch eine gekürzte Fassung in französischer Sprache zu erfolgen. Ist die Amtssprache der Beschaffungsstelle hingegen Französisch (oder zweisprachig), hat die Publikation der Ausschreibung in der kompletten Fassung auch in französischer Sprache zu erfolgen. Seite 3 von 6

4 Im offenen Verfahren können die Ausschreibungsunterlagen grundsätzlich von allen Anbietern angefordert werden, ebenso können alle Anbieter ein Angebot für die ausgeschriebene Leistung einreichen. Für die Erstellung der Angebote ist den Anbietern eine angemessene Frist einzuräumen, diese beträgt mindestens 20 Tage. In dringlichen Fällen kann diese Minimalfrist bis auf 10 Tage verkürzt werden. In der Praxis haben sich Angebotsfristen von Tagen bewährt. Die Angebotsbewertung erfolgt gemäss den von der Beschaffungsstelle in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Eignungs- und Zuschlagskriterien (vgl. Teil 2 des vorliegenden Handbuches) Einladungsverfahren Ein Lieferauftrag ist im Einladungsverfahren zu vergeben, wenn der geschätzte Wert der Beschaffung ohne Mehrwertsteuer mindestens CHF erreicht. Gemeinden können für Beschaffungen im Einladungsverfahren auch tiefere Schwellenwerte vorsehen. Die Beschaffungsstelle bestimmt aufgrund der von ihr festgelegten Eignungskriterien die potentiellen Anbieter und bedient diese, verbunden mit der Einladung zur Angebotserstellung, zeitgleich mit den Ausschreibungsunterlagen. Soweit es genügend geeignete Anbieter gibt, lädt die Beschaffungsstelle wenigstens drei Anbieter zur Angebotsabgabe ein. Am Wettbewerb teilnehmen und ein Angebot einreichen können nur eingeladene Anbieter. Für die Erstellung der Angebote ist den Anbietern eine angemessene Frist einzuräumen, diese beträgt mindestens 20 Tage. In dringlichen Fällen kann diese Minimalfrist bis auf 10 Tage verkürzt werden. In der Praxis haben sich Angebotsfristen von Tagen bewährt. Die Angebotsbewertung erfolgt analog dem offenen Verfahren gemäss den von der Beschaffungsstelle in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Eignungs- und Zuschlagskriterien (vgl. Teil 2 des vorliegenden Handbuches) Freihändiges Verfahren Ein Lieferauftrag kann im freihändigen Verfahren vergeben werden, wenn der geschätzte Wert ohne Mehrwertsteuer unter dem Schwellenwert des Einladungsverfahrens bzw. dem allenfalls noch tiefer angesetzten kommunalen Schwellenwert liegt. 3.4 Vorgaben für die Publikation von Ausschreibungen (offenes Verfahren) Teil 10 ( Anhang A5) des vorliegenden Handbuchs ist eine Checkliste zu entnehmen, welche die minimalen Angaben für die Publikation einer Ausschreibung auf SIMAP enthält. Weitere Informationen zur Veröffentlichung von Ausschreibungen liefert Anbieterfragen Der Herausgeber des vorliegenden Handbuches empfiehlt, den Anbietern innerhalb der Eingabefrist der Angebote die Möglichkeit einzuräumen, Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen einzureichen. Durch Anbieter eingereichte Fragen werden durch die Beschaf- Seite 4 von 6

5 fungsstelle gesammelt und zeitnah nach Ablauf der Frist für die Einreichung von Anbieterfragen beantwortet und allen Anbietern zeitgleich und in anonymisierter, schriftlicher Form zugestellt. Alle Anbieter sind bezüglich der Beantwortung von Anbieterfragen gleich zu behandeln. Das Vorgehen bei der Beantwortung von Anbieterfragen gilt sowohl beim offenen Verfahren als auch beim Einladungsverfahren. 3.6 Angebotsöffnung Die Beschaffungsstelle überwacht die Frist (Poststempel) für die Einreichung von Angeboten. Eingehende Angebote bleiben bis zur zeitgleichen Öffnung aller eingegangenen Angebote verschlossen. Über die Öffnung wird ein Protokoll erstellt, das wenigstens folgende Angaben enthält: - Ort und Datum der Offertöffnung - Name und Unterschrift der anwesenden Personen (mindestens 2 Personen) - Bezeichnung der Anbieter - Bezeichnung der geöffneten Angebote (je Anbieter und Angebot eine Zeile, Unternehmervarianten sind ggf. als einzelnes Angebot aufzunehmen) - Nettopreis (nicht leistungsbereinigt) der Angebote Das Vorgehen für die Angebotsöffnung gilt sowohl beim offenen Verfahren als auch beim Einladungsverfahren. 3.7 Angebotsbewertung Vgl. Teil 2 des vorliegenden Handbuchs. Das Vorgehen für die Angebotsbewertung gilt sowohl beim offenen Verfahren als auch beim Einladungsverfahren. 3.8 Vergabe des Lieferauftrags Nach Abschluss der Angebotsbewertung (erfolgte Formelle Prüfung, erfolgte Bewertung der Eignungskriterien, erfolgte Bewertung der Zuschlagskriterien) sowie nach Genehmigung des Vergabeantrags durch die finanz- und entscheidungskompetenten Organe der Beschaffungsstelle kann der Lieferauftrag an den Anbieter erteilt werden, welcher das wirtschaftlich günstigste Angebot eingereicht hat (höchste Punktzahl der gewichteten Bewertung). Der Entscheid zur Vergabe des Lieferauftrags ist allen Anbietern, die ein Angebot eingereicht haben, mittels anfechtbarer, schriftlicher Verfügung (eingeschrieben) mitzuteilen. Der Entscheid ist angemessen zu begründen, mit der Verfügung sind dem Anbieter mindestens folgende Informationen zu unterbreiten: - Auftragsreferenzen (Ausschreibung, Angebot) Seite 5 von 6

6 - Name des Auftraggebers (Beschaffungsstelle) - Name des Zuschlagsempfängers - Verzeichnis über die bereinigten Endsummen (Schlussprotokoll) - Sachverhalt (kurzer Abriss) - Begründung - Unterschrift - Rechtsmittelbelehrung Zur Begründung des Zuschlags: Je einlässlicher, klarer und nachvollziehbarer der Zuschlag begründet wird, desto grösser ist die Akzeptanz auf Seiten derjenigen Anbietenden, die den Zuschlag nicht erhalten haben. Stützt sich die Beschaffungsstelle auf ein Bewertungsschema, so hat sie dieses sämtlichen Verfahrensbeteiligten zusammen mit dem Zuschlag zu eröffnen. Aus der Bewertung muss sich schlüssig ergeben, aus welchen Gründen der nicht berücksichtigte Anbieter bei einzelnen Kriterien schlechter abgeschnitten hat, als der Zuschlagsempfänger Den Anhängen 6 bzw. 7 (vgl. Teil 10 des vorliegenden Handbuchs) kann ein Raster für den Zuschlags- bzw. die Absageverfügung entnommen werden. Der Raster ist durch die Beschaffungsstelle Auftrags- und Anbieterspezifisch anzupassen. Seite 6 von 6