Kurzdarstellung des Arbeitsablaufs

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1 Barmenia Krankenversicherung a. G. Die betriebliche Krankenversicherung der Barmenia Kurzdarstellung des Arbeitsablaufs Eine Information für Arbeitgeber Die Ausgangssituation Anmeldeverfahren Policierung und Service für Ihre Mitarbeiter Beitragszahlung Bestandsänderungen Familienangehörige Ihrer Mitarbeiter Die notwendige Administration ist einfach und ohne großen Aufwand gestaltbar. Ausgehend von den organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen wollen wir die Zusammenarbeit in Abstimmung mit Ihnen auch mit individuellen Lösungsideen zu einer optimalen Prozessgestaltung führen. Stand 01/2014

2 Die Ausgangssituation Grundlage ist ein Rahmenvertrag zur betrieblichen Krankenversicherung, der zwischen Ihrer Firma und der Barmenia geschlossen wird. Hier werden u. a. Themen wie der versicherbare Personenkreis, die zu Grunde liegenden Tarife und das Versicherungsbeginndatum für die Versicherungsverträge Ihrer Mitarbeiter und die Beitragszahlung geregelt. Mit dem Abschluss des Rahmenvertrages und der Policierung der BusinessClass-Tarife für Ihre Mitarbeiter stellen sich die Rechtsverhältnisse so dar: Rahmenvertrag - Police - Leistungsabwicklung - Versicherungsmöglichkeiten für Familienangehörige Firma Versicherungsnehmer Mitarbeiter versicherte Person(en) Familienangehörige Diese Ausgangssituation schafft Transparenz und Abgrenzungen, die den Arbeitsablauf mit bestimmen die aber auch zu einer einfachen Prozessausgestaltung führen. Nachdem der Rahmenvertrag zu einer arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Krankenversicherung (Gruppenversicherungsvertrag) für Ihre Mitarbeiter zwischen Ihnen und der Barmenia geschlossen ist, melden Sie uns die zu versichernden Mitarbeiter. Wir erstellen für jeden Mitarbeiter einen Versicherungsvertrag und dokumentieren dies mit einem Versicherungsschein, den wir direkt an Ihre Mitarbeiter senden. Rechnungsbelege zur Erstattung schicken Ihre Mitarbeiter die Versicherten direkt der Barmenia. Eine Leistungsabrechnung erfolgt umgekehrt auch direkt gegenüber den Versicherten. Auch sonstige Angelegenheiten, die den einzelnen Versicherungsvertrag unmittelbar betreffen, werden in gleicher Weise abgewickelt. Die Beitragszahlung erfolgt auf Grundlage der zwischen der Barmenia und Ihnen vereinbarten Regelung. Überwiegend wird das einfache Beitragseinzugsverfahren genutzt. Monatlich stellen wir Ihnen eine Dokumentation (Firmenliste) zur Verfügung, die jeden einzelnen Versicherungsvertrag (Mitarbeiter) mit den Versicherungsbeiträgen ausweist. Ihr Mitarbeiterbestand unterliegt einer mehr oder weniger starken Fluktuation. Dem entsprechend muss auch der BusinessClass-Gruppenversicherungsbestand angepasst werden. Eine entsprechende Meldung und die Veränderung des Gruppenversicherungsbestandes ist eine administrativ einfach gestaltbare Aufgabe zwischen Ihnen und der Barmenia. Unter bestimmten Voraussetzungen können Familienangehörige Ihrer Mitarbeiter auch nach den BusinessClass-Tarifen versichert werden ebenfalls zu dem günstigen Beitrag. Hier tritt Ihr Mitarbeiter als Antragsteller, Versicherungsnehmer und Beitragszahler auf. Deshalb erfolgt auch hier die direkte Abwicklung zwischen Ihrem Mitarbeiter und der Barmenia. Ein Aufwand für Sie als Arbeitgeber entsteht in dem Zusammenhang nicht.

3 Anmeldeverfahren Wenn auf der Grundlage eines abgeschlossenen Rahmenvertrages zur betrieblichen Krankenversicherung die Voraussetzungen gegeben sind, Ihre Mitarbeiter ohne Gesundheitsprüfung in der BusinessClass zu versichern, nutzen wir ein einfaches Anmeldeverfahren. Mit einer Anmeldeliste übermitteln Sie uns lediglich die Informationen Ihrer Mitarbeiter, die zum Vertragsaufbau der BusinessClass-Versicherung und für die Policenzusendung an Ihre Mitarbeiter erforderlich sind: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, gesetzlicher Krankenversicherer und das Betriebseintrittsdatum. Sofern Sie es wünschen, übernehmen wir auch ein von Ihnen angegebenes firmeninternes Ordnungsmerkmal Ihrer Mitarbeiter (wie z. B. die Personal-Nr.). Erfahrungsgemäß unterstützt dies eine Mitarbeiterzuordnung beispielsweise in der Firmenliste, die Sie monatlich als Nachweis zur Beitragszahlung erhalten. Das Anmeldeformular in Excel-Tabellenform ist eine Basis. In Absprache mit Ihnen können Meldungen auch in anderer Dateiform erfolgen und elektronische Transfermöglichkeiten genutzt werden. Wir unterstützen Sie bei einer optimalen Prozessgestaltung. Nachmeldung / Mitversicherung von Mitarbeitern Nachdem die Erstanmeldung erfolgt ist, können Sie neue Mitarbeiter über die Anmeldeliste oder den dafür auch verfügbaren Mitversicherungsantrag für Mitarbeiter anmelden. Erfolgte nach Abschluss des Rahmenvertrages die Erstanmeldung der aktiven Arbeitnehmer ohne Gesundheitsprüfung, gilt dies auch für künftige Mitversicherungen Ihrer neuen Mitarbeiter. Wird dazu das Antragsformular verwendet, brauchen die Gesundheitsfragen von Ihrem Mitarbeiter nicht beantwortet zu werden. Der Mitversicherungsantrag für Mitarbeiter ist obligatorisch notwendig, wenn die Mitversicherung eine Gesundheitsprüfung voraussetzt. Dann müssen die Antrags-Gesundheitsfragen von Ihrem Mitarbeiter beantwortet werden. Es gibt zwei Situationen, die dies erfordern: 1. Wenn nach Abschluss eines Rahmenvertrages die Erstanmeldung der aktiven Arbeitnehmer mit Gesundheitsprüfung erfolgt ist. 2. Wenn die Mitversicherung eines neuen Mitarbeiters erst nach Ablauf von neun Monaten seit Beginn des Beschäftigungsverhältnisses beantragt wird.

4 Policierung und Service für Ihre Mitarbeiter Für die von Ihnen gemeldeten Mitarbeiter policieren wir die gewünschten BusinessClass-Tarife und senden den Versicherungsschein direkt an die Mitarbeiter. Im Kundenanschreiben zum Versicherungsschein begrüßen wir Ihre Mitarbeiter in der Barmenia BusinessClass: Natürlich wird auch darauf hingewiesen, dass Sie als Arbeitgeber die Beitragszahlung übernehmen. Im Versicherungsschein selbst ist außerdem folgende rechtliche Klarstellung enthalten: Diese Versicherung besteht innerhalb des Rahmenvertrages zur betrieblichen Krankenversicherung mit Ihrem Arbeitgeber: Außer dem Versicherungsschein selbst mit der Dokumentation der versicherten Person und des Umfangs des vereinbarten Versicherungsschutzes (Tarife) erhalten Ihre Mitarbeiter auch die Versicherungsbedingungen und weitere Informationen übersandt. So werden auch unsere Informationspflichten nach dem Versicherungsvertragsgesetz (VVG) erfüllt. Auch Sie als Arbeitgeber und Versicherungsnehmer der arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Krankenversicherung müssen diese Unterlagen vor (Rahmen-)Vertragsabschluss von uns zur Kenntnis erhalten. Mit dem Versicherungsschein informieren wir Ihre Mitarbeiter auch über Verbindungen zur Barmenia, Ihrem Serviceversicherer : Kundenservice zentral in der Barmenia Hauptverwaltung Leistungsservice mit dem BusinessClass-Team Barmenia mediline Der Gesundheitsservice erreichbar rund um die Uhr berät und beantwortet allgemeine medizinische Fragen. Wenn Sie es wünschen, können wir bei der Erstpolicierung für Ihre Mitarbeiter im Policenanschreiben den Begrüßungstext individualisieren und aus Ihrer Sicht sinnvolle firmenspezifische Angaben mit aufnehmen. Das könnte vielleicht auch ein Hinweis auf eine neue Präsentation zum Thema Barmenia BusinessClass in Ihrem Firmen-Intranet sein.

5 Beitragszahlung Die Beitragszahlung erfolgt auf Grundlage der zwischen der Barmenia und Ihnen vereinbarten Regelung. Ob Beitragseinzugsverfahren oder Beitragsüberweisung: Jeweils am Monatsanfang stellen wir Ihnen eine (Buchungs-)Dokumentation, die Firmenliste, zur Verfügung. Sie enthält den fälligen Monatsbeitrag zu jedem einzelnen Versicherungsvertrag Ihrer Mitarbeiter innerhalb des Gruppenversicherungsvertrages und auch den fälligen Gesamtbetrag. In der Firmenliste sind natürlich auch die Namen Ihrer Mitarbeiter und wenn von Ihnen gewünscht Ihre firmeninternen Ordnungsmerkmale (z. B. Personal-Nr.) enthalten. Die Firmenliste kann in Papierform an Sie übersandt werden. In Absprache mit Ihnen kann die Firmenliste auch z. B. als PDF oder in anderer Dateiform erstellt und auch elektronisch übermittelt werden. Wir unterstützen Sie bei einer optimalen Prozessgestaltung. Bestandsänderungen Neben der Erstversicherung Ihrer Mitarbeiter und der späteren Mitversicherung neuer Mitarbeiter gibt es weitere Sachverhalte, die eine Anpassung des Gruppenversicherungsbestandes erfordern: (Auch hierzu sind die Grundlagen und Einzelheiten im abgeschlossenen Rahmenvertrag geregelt). Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wegen Erreichen der Altersgrenze oder Erwerbsunfähigkeit. Bei Ruhen des Arbeitsverhältnisses (z. B. für die Dauer der Elternzeit). Die ausscheidenden Arbeitnehmer können die versicherten BusinessClass- Tarife als Versicherungsnehmer auf eigene Rechnung fortführen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Kündigung (durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber). Die ausscheidenden Arbeitnehmer können eine Ergänzungsversicherung nach vergleichbaren Barmenia-Tarifen als Versicherungsnehmer auf eigene Rechnung fortführen. Bei solchen Bestandsveränderungen brauchen wir Ihre Hilfe. Die Veränderungen sollten möglichst zeitnah an die Barmenia gemeldet werden. Schließlich endet in diesen Fällen für Sie als Arbeitgeber ja auch die Übernahme der Beitragszahlung. Zur formalen Unterstützung bieten wir hierzu eine Änderungsmeldung an. In Abstimmung mit Ihnen können natürlich auch hier elektronische Transfermöglichkeiten genutzt werden. Auszug aus der Änderungsmeldung in Listenform: Darum kümmert sich die Barmenia!

6 Familienangehörige Ihrer Mitarbeiter Gut für Ihre Mitarbeiter: Auch Familienangehörige können in der BusinessClass versichert werden! Gut für Sie als Arbeitgeber: Es entsteht kein Abwicklungsaufwand für Sie! Besteht für Ihre Mitarbeiter eine Barmenia-BusinessClass-Ergänzungsversicherung, können in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Angehörige auch nach diesen BusinessClass-Tarifen versichert werden vorbehaltlich einer Antragsprüfung. Deshalb ist die Beantwortung der Antrags-Gesundheitsfragen obligatorisch notwendig. Bedingungsgemäß und im Antragsformular dargestellt zählen zu den Familienangehörigen: Kinder bis zur Vollendung des 27. Lebensjahres, Ehegatten, Lebenspartner gemäß 1 Lebenspartnerschaftsgesetz. Zur Versicherung von Familienangehörigen ist Ihr Mitarbeiter Versicherungsnehmer und Beitragszahler. Diese Versicherungsverträge werden außerhalb des Gruppenversicherungsvertrages geführt.