Project für Windows. Peter Wies. 1. Ausgabe, Februar Grundlagen

Transkript

1 Peter Wies Project 2010 für Windows 1. Ausgabe, Februar 2011 Grundlagen PRO2010

2 I Project Grundlagen Zu diesem Buch...4 Basiswissen 1 Grundlagen des Projektmanagements Was ist ein Projekt? Was ist Projektmanagement? Die Projektorganisation Grundbegriffe des Projektmanagements Die Gliederung eines Projekts Projektplanungstechniken und -instrumente Projektmanagement mit Project...14 Erste Schritte mit Project 2 Grundlagen der Programmbedienung Project starten und beenden Das Project-Anwendungsfenster Hinweise zur Programmsteuerung Grundlagen zur Arbeit mit Tabellen Die Project-Hilfe nutzen Weitere Hilfefunktionen nutzen Schnellübersicht Übung Projekte anlegen Neues Projekt eröffnen Vorgänge manuell oder automatisch planen Manuell geplante Vorgänge erstellen Automatisch geplante Vorgänge erstellen Vorgänge einfügen, verschieben, kopieren, löschen Projektplan drucken Projekte speichern und schließen Projekte öffnen Schnellübersicht Übung...39 Projekte erstellen 4 Vorgangsbeziehungen definieren Grundlagen zur Gliederung von Vorgängen Sammelvorgänge erstellen Ansicht des gegliederten Projekts anpassen Vorgänge verknüpfen Spezielle Verknüpfungen nutzen Spezielle Vorgangsarten nutzen Kritische Vorgänge und zeitliche Konflikte Meilensteine und Stichtage verwenden Vorgangsinformationen ändern Schnellübersicht Übungen Mit Ressourcen arbeiten Ressourcen anlegen Ressourcen zuordnen Einheiten und Verfügbarkeit für Ressourcen festlegen Arbeitsprofile nutzen Ressourcenzuordnung lösen und Ressourcen ersetzen Projektkostenberechnung in Project Kostensätze und feste Kosten definieren Schnellübersicht Übung Die Kalender von Project nutzen Grundlagen zu den Kalendern Arbeitszeiten für das Projekt anpassen Andere Basiskalender verwenden Ressourcenkalender einsetzen Vorgangskalender nutzen Schnellübersicht Übung Ansichten in Project nutzen 7 Ansichten, Tabellen und Masken Ansichten auswählen Mit Tabellenansichten arbeiten Aktuell angezeigte Tabelle anpassen Neue Tabellen erzeugen und vorhandene bearbeiten Anwendungsfenster teilen (Maske einblenden) Neue Ansichten erstellen und vorhandene bearbeiten Besonderheiten der Zeitachse (Ansicht ZEITVORGABEN) Besonderheiten des Teamplaners (Ansicht TEAMPLANUNG) Besonderheiten der Ansicht NETZPLANDIAGRAMM Schnellübersicht Übung Tabellen sortieren und filtern Tabellen sortieren Grundlagen zum Filtern von Daten Den AutoFilter anwenden Vordefinierte Filter nutzen Eigene Filter definieren und bearbeiten Schnellübersicht Übungen Ansichten und Berichte drucken Die Druckvorschau nutzen Die Druckseiten gestalten Berichte drucken Neue Berichte erstellen und vorhandene bearbeiten Grafische Berichte nutzen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I Projektdetails ausarbeiten Project effektiv nutzen 10 Spezielle Terminplanung Vorgangseinschränkungen erstellen Vorgänge unterbrechen, verschieben und deaktivieren Terminplanung über die Vorgangsarten steuern Besonderheiten bei der Ressourcenzuordnung Überstunden einbinden Pufferzeiten anzeigen Projekte verschieben Schnellübersicht Übung Kapazitätsabgleich der Ressourcen Grundlagen zu Kapazitätsabgleichen Ressourcenüberlastungen kontrollieren Manuellen Kapazitätsabgleich durchführen Automatischen Kapazitätsabgleich durchführen Schnellübersicht Übung Projekte überwachen 12 Projekte verfolgen und kontrollieren Vorgänge mit dem Vorgangsinspektor kontrollieren Was versteht man unter Projektüberwachung? Basis- und Zwischenpläne einrichten Grundlagen zur Aktualisierung des Terminplans Terminplan aktualisieren Fortschrittslinien verwenden Basisplan mit dem aktuellen Terminplan vergleichen Probleme der Vorgangsaktualisierung Schnellübersicht Übung Projektkosten überwachen Projektkosten kontrollieren Projektkosten analysieren Schnellübersicht Übung Projektinformationen hervorheben Projektinformationen in der Tabelle formatieren Gitternetzlinien und Zeitskala formatieren Elemente des Balkendiagramms formatieren Zeichnungen und Textfelder im Diagrammbereich erstellen Schnellübersicht Übung Spezielle Bearbeitungsfunktionen nutzen Vorgänge oder Ressourcen gruppieren Benutzerdefinierten PSP-Code verwenden Benutzerdefinierte Felder nutzen Mit Hyperlinks arbeiten Schnellübersicht Übung Project individuell anpassen Das Menüband anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Programm- und Projekteinstellungen ändern Mit Projektvorlagen arbeiten Schnellübersicht Projekte verwalten Projekte in unterschiedlichen Project-Versionen nutzen Project-Elemente mithilfe der Globaldatei verwalten Projekte schützen Projektdaten exportieren Schnellübersicht Übung Daten anderer Projekte nutzen Mehrere Teilprojekte in einem Projekt verwalten Felder verknüpfen Ressourcen gemeinsam nutzen Schnellübersicht Anhang Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 10 Project Grundlagen 10 Spezielle Terminplanung In diesem Kapitel erfahren Sie was Vorgangseinschränkungen sind und wie sie sich bei der Terminplanung auswirken wie Sie Vorgänge unterbrechen, verschieben bzw. deaktivieren wie Sie Termine mithilfe von Vorgangsarten planen wie spezielle Arbeitszeitvarianten realisiert werden wie Pufferzeiten angezeigt werden wie komplette Projekte verschoben werden Voraussetzungen Vorgänge eingeben und bearbeiten Mit Ressourcen und Kalendern arbeiten 10.1 Vorgangseinschränkungen erstellen Vorgangseinschränkungen definieren Project bietet mithilfe von Vorgangseinschränkungen zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten für automatisch geplante Vorgänge an. Sie können über das Register ERWEITERT des Dialogfensters INFORMATIONEN ZUM VORGANG Einschränkungen für den Beginn bzw. das Ende eines Vorgangs festlegen. Diese Einschränkungen sind notwendig, wenn ein Vorgang z. B. nicht (nur) von seinem Vorgänger, sondern zusätzlich von einem bestimmten Datum oder Ablauf abhängig ist. Klicken Sie in der Standardansicht BALKENDIAGRAMM (GANTT) doppelt auf den Namen des betreffenden Vorgangs, um das Dialogfenster INFORMATIONEN ZUM VORGANG zu öffnen. Öffnen Sie im eingeblendeten Dialogfenster das Register ERWEITERT und bestimmen Sie im Listenfeld die Einschränkungsart für den Anfangs- bzw. für den Endtermin (vgl. nachfolgende Tabelle). Legen Sie im Listenfeld das gewünschte Datum fest und bestätigen Sie mit OK. Sie müssen bei allen Einschränkungsarten außer bei den Einschränkungsarten SO FRÜH WIE MÖGLICH und SO SPÄT WIE MÖGLICH im Listenfeld ein Datum angeben. Bei einer Vorwärtskalkulation ist die Standardeinstellung für alle Vorgänge SO FRÜH WIE MÖGLICH; bei einer Rückwärtskalkulation entsprechend SO SPÄT WIE MÖGLICH. 110 HERDT-Verlag

5 Spezielle Terminplanung 10 Einschränkungsart ANFANG NICHT FRÜHER ALS ANFANG NICHT SPÄTER ALS ENDE NICHT FRÜHER ALS ENDE NICHT SPÄTER ALS MUSS ANFANGEN AM MUSS ENDEN AM SO FRÜH WIE MÖGLICH SO SPÄT WIE MÖGLICH Bedeutung Der Vorgang darf auf keinen Fall vor dem angegebenen Datum beginnen, beispielsweise Presseinformation. Wenn Sie in der Tabellenansicht für einen automatisch geplanten Vorgang einen bestimmten Anfangstermin eingeben, wird diese Einschränkung automatisch aktiviert. Der Vorgang darf keinesfalls nach dem angegebenen Datum anfangen, beispielsweise 1. Anzeige für Aktion an einem besonderen Tag. Der Vorgang darf auf keinen Fall früher enden, z. B. Werbeaktion für Aktion an einem besonderen Tag. Wenn Sie in der Tabellenansicht für einen automatisch geplanten Vorgang einen bestimmten Endtermin eingeben, wird diese Einschränkung automatisch aktiviert. Der Vorgang darf auf keinen Fall später enden, z. B. Versand der Weihnachtskarten. Der Vorgang muss genau zu diesem Datum anfangen, z. B. Beginn des Neujahrsfeuerwerks. Standardmäßig beginnt der Vorgang am festgelegten Datum um 8:00 Uhr. Der Vorgang muss genau zu diesem Datum enden, z. B. Vorbereitung des Neujahrsfeuerwerks. Standardmäßig endet der Vorgang am festgelegten Tag um 17:00 Uhr. Der Vorgang soll sofort beginnen, wenn die Vorgangsbeziehungen erfüllt sind (Standard). Der Vorgang soll so spät wie möglich beginnen, ohne andere Vorgänge zu verzögern, z. B. Bestellung der Hardware wegen des 14-tägigen Zahlungsziels. Um ein Projekt, dessen Vorgänge automatisch geplant wurden, optimal berechnen zu lassen, sollten Sie die festen Einschränkungsarten, die Vorgänge an einen fixierten Termin binden, so weit als möglich vermeiden. Mit flexiblen Einschränkungsarten (SO SPÄT WIE MÖGLICH/SO FRÜH WIE MÖGLICH) erreichen Sie eine größtmögliche Anpassungsfähigkeit des Projektverlaufs. Die Terminvorgabe einer festen Einschränkungsart setzt die Vorgangsbeziehungen außer Kraft, da die Einschränkung Priorität gegenüber einer Vorgangsbeziehung besitzt. Eine feste Einschränkungsart wird in der Tabelle durch ein Indikatorsymbol in der Indikatorenspalte gekennzeichnet, beispielsweise durch die Schaltfläche. Mögliche Terminkonflikte bei Vorgangseinschränkungen Bei der Definition von Vorgangseinschränkungen berechnet Project die Anfangs-/Endtermine der Vorgänge neu. Falls bei der Neuberechnung Konflikte mit existierenden Vorgangsbeziehungen auftreten, meldet sich der Planungs-Assistent mit einer entsprechenden Fehlermeldung sowie einer Auswahl möglicher Lösungen. Beispiel: Der Anfang von Vorgang 9 (Inhaltliche Planung) wurde aus den Zeiträumen seiner Vorgänger und deren Beziehungen untereinander berechnet. Die Vorgänge 9 (Inhaltliche Planung) und 10 (Personelle Planung) sind durch eine EA-Verknüpfung verbunden. Ausgangssituation Aus firmeninternen Gründen muss das Ende von Vorgang 10 (Personelle Planung) jedoch um einen Tag auf den vorverlegt werden. Dem Vorgang wird deshalb die Einschränkung MUSS ENDEN AM zugewiesen. Diese Einstellung führt zu einem Konflikt zwischen der bestehenden Vorgangsverknüpfung und der Einschränkung. Aufgrund des Konflikts blendet Project den sogenannten Planungs-Assistenten ein, der Ihnen verschiedene Lösungsmöglichkeiten anbietet. HERDT-Verlag 111

6 10 Project Grundlagen Standardmäßig wird vorgeschlagen, mit der Option die Vorgangseinschränkung zurückzunehmen. Im vorliegenden Beispiel wird durch Wahl der Option und anschließendes Klicken auf OK die Vorgangseinschränkung bestätigt. Project blendet anschließend erneut den Planungs-Assistenten ein. Im Beispiel kann der Vorgänger (Vorgang 9) aufgrund existierender Vorgangsbeziehungen nicht verschoben werden. Durch Aktivierung des Optionsfeldes und Bestätigung mit OK wird die daraus resultierende Terminüberschneidung zugelassen und im Balkendiagramm angezeigt. Terminüberschneidung im Balkendiagramm Zwei Einschränkungen für einen Vorgang vergeben Manchmal muss ein Vorgang in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt werden. Er darf weder früher beginnen noch später enden. In einem solchen Fall können Sie folgendermaßen vorgehen: Erzeugen Sie für den Beginn des Vorgangs einen Meilenstein als Vorgänger. Ordnen Sie dem Meilenstein alle Beziehungen des eigentlichen Vorgangs zu und legen Sie für ihn die Einschränkung ANFANG NICHT FRÜHER ALS fest. Verknüpfen Sie anschließend Meilenstein und eigentlichen Vorgang und weisen Sie dem Vorgang die Einschränkung ENDE NICHT SPÄTER ALS zu Vorgänge unterbrechen, verschieben und deaktivieren Vorgänge zeitlich unterbrechen Aus den verschiedensten Gründen kann es notwendig sein, Vorgänge zu unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. So besucht z. B. ein Mitarbeiter, der einem Vorgang zugeordnet ist, zu dieser Zeit ein Schulungsseminar oder er muss bei der Beendigung eines anderen Vorgangs aushelfen. Project bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Vorgang beliebig oft zu unterbrechen. 112 HERDT-Verlag

7 Spezielle Terminplanung 10 Klicken Sie in der Ansicht BALKENDIAGRAMM (GANTT) im Register AUFGABE, Gruppe ZEITPLAN, auf die Schaltfläche. Der Mauszeiger verändert sich ( ) und eine Quick- Info wird eingeblendet. Zeigen Sie mit der Maus dort auf den Vorgangsbalken, wo der betreffende Vorgang unterbrochen werden soll. Verschieben Sie bei gedrückter linker Maustaste den Mauszeiger ( ) nach rechts, um die Dauer der Vorgangsunterbrechung zu bestimmen. Dabei werden die Termine des verschobenen Abschnitts in der QuickInfo angezeigt. Die Unterbrechung wird durch eine weiße Bruchstelle und eine gepunktete Linie im geteilten Vorgangsbalken dargestellt. In der Vorgangsliste wird bei gleichbleibender Dauer ein verschobener Ende-Termin angezeigt. Entsprechend dem veränderten Ende-Termin werden alle Vorgänge, die mit dem unterbrochenen Vorgang (z. B. durch eine EA-Verknüpfung) verbunden sind, ebenfalls verschoben. Eine vorhandene Unterbrechung aufheben Zeigen Sie mit der Maus auf den Vorgangsteil, der sich hinter der Unterbrechung befindet. Der Mauszeiger verändert sich ( ) und eine QuickInfo wird eingeblendet. Ziehen Sie den Balken mit der Maus nach links über die Unterbrechung bis an den vorherigen Teil des Vorgangs. HERDT-Verlag 113

8 10 Project Grundlagen Vorgänge auf einen anderen Anfangstermin verschieben Markieren Sie in der Ansicht BALKENDIAGRAMM (GANTT) den Vorgang, den Sie verschieben möchten. Klicken Sie im Register AUFGABE, Gruppe VORGÄNGE, auf die Schaltfläche VERSCHIEBEN. Wählen Sie einen der Einträge im Bereich bzw., um den Vorgang um die jeweilige Zeitspanne in die Zukunft bzw. in die Vergangenheit zu verschieben. oder Wählen Sie den Eintrag bzw., um den Vorgang um eine individuelle Zeitspanne nach vorne bzw. nach hinten zu verschieben. Die Zeitspanne legen Sie im anschließend geöffneten Dialogfenster fest. Vorgänge, die auf die oben erläuterte Weise verschoben werden, erhalten automatisch die Einschränkung ANFANG NICHT FRÜHER ALS. Wenn Sie versuchen, einen Vorgang zu verschieben, der z. B. über eine EA-Verknüpfung mit einem Vorgänger verbunden ist, wird dieser Vorgang nur verschoben, wenn der neue Termin in keinem Konflikt zur bestehenden Verknüpfung steht. Vorgänge deaktivieren Möchten Sie, dass ein Vorgang (vorübergehend) nicht mehr im Projektplan berücksichtigt wird, brauchen Sie ihn nicht zu löschen. Stattdessen können Sie den entsprechenden Vorgang deaktivieren. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise simulieren, um welchen Zeitraum die Dauer bzw. um welchen Betrag die Kosten eines Projekts reduziert werden, wenn der betreffende Vorgang nicht mehr bearbeitet werden muss. Markieren Sie in der Ansicht BALKENDIAGRAMM (GANTT) den betreffenden Vorgang. Klicken Sie im Register AUFGABE, Gruppe ZEITPLAN, auf die Schaltfläche DEAKTIVIEREN. Der deaktivierte Vorgang wird in der Tabelle in hellgrauer Schrift und durchgestrichen angezeigt. Im Balkendiagramm erscheint der Vorgang als Balken ohne Füllung. Möchten Sie, dass ein deaktivierter Vorgang wieder als regulärer Vorgang in den Projektplan eingebunden wird, markieren Sie den Vorgang und klicken Sie im Register AUFGABE, Gruppe ZEITPLAN, erneut auf die Schaltfläche DEAKTIVIEREN Terminplanung über die Vorgangsarten steuern Grundlagen zur Arbeit, die bei einem Vorgang geleistet werden muss Bei unveränderten Einstellungen des Basiskalenders geht Project davon aus, dass eine Ressource 8 Stunden/ Tag arbeitet. Deshalb berechnet das Programm für einen Vorgang, dem eine Ressource (mit 100 % ihrer Einheiten) zugewiesen wurde, automatisch eine Arbeit von 8 Stunden. Weisen Sie einem eintägigen Vorgang bei der Erstellung zwei Ressourcen zu, erhöht sich die zu leistende Arbeit entsprechend auf 16 Stunden. Automatisch ermittelte Werte für die Arbeit beim Erstellen von Vorgängen 114 HERDT-Verlag