Inventur des. Anlagevermögens. Universität Hannover - Info Anlageninventur 1. uni2001 Projektgruppe

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1 Inventur des Anlagevermögens Universität Hannover - Info Anlageninventur 1

2 Inventur des Anlagevermögens 1. Rechtliche Grundlagen der Anlageninventur 2. Abgrenzung zwischen Anlage- und Umlaufvermögen 3. Fremdeigentum 4. Unterscheidungsschwierigkeiten a) Gebäudebestandteil / Betriebsvorrichtung b) Geringwertige Wirtschaftsgüter c) EDV und Zubehör d) Zubehör e) Kunstgegenstände und Sammlungen f) Mietereinbauten 5. Durchführung der Inventur Universität Hannover - Info Anlageninventur 2

3 1.1 Buchführung bei Landesbetrieben 74 LHO Landesbetriebe, die nach 26 Abs. 1 Satz 1 einen Wirtschaftsplan aufstellen... haben nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung zu buchen. Universität Hannover - Info Anlageninventur 3

4 1.2 Vorläufige Anweisung für die Veranschlagung und Abrechnung der Betriebsergebnisse der als Landesbetriebe gem. 26 Abs. 1 LHO geführten Hochschulen 2 Buchführung und Bilanzierung Die Buchführung und Rechnungslegung richtet sich nach den Grundsätzen der kaufmännischen doppelten Buchführung in entsprechender Anwendung der handelsrechtlichen Vorschriften. Universität Hannover - Info Anlageninventur 4

5 1.3 Vorläufige Anweisung für die Veranschlagung und Abrechnung der Betriebsergebnisse der als Landesbetriebe gem. 26 Abs. 1 LHO geführten Hochschulen 11 Abs. 1 Jahresabschluss Der Jahresabschluss erfolgt unter entsprechender Anwendung der für grosse Kapitalgesellschaften geltenden Regelungen des Handelsgesetzbuchs (HGB). Er besteht aus der Bilanz mit Anlagennachweis der Gewinn- und Verlustrechnung dem Anhang (Erläuterungen) Universität Hannover - Info Anlageninventur 5

6 1.4 weitere Bedeutung der Inventur Die im Rahmen der Inventur gewonnenen Erkenntnisse über den Ausstattungsgrad mit Geräten, Rechnern etc. ist für ein kommendes, neues Mittelbemessungsverfahren von grosser Bedeutung! Universität Hannover - Info Anlageninventur 6

7 HGB Gliederung der Bilanz (a) Aktivseite A) Anlagevermögen 1. Immaterielle Vermögensgegenstände (z.b. Konzessionen, Lizenzen) 2. Sachanlagen (Grundstücke, Bauten, technische Anlagen und Maschinen, andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung) 3. Finanzanlagen (z.b. Beteiligungen) B) Umlaufvermögen 1. Vorräte 2. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 3. Wertpapiere 4. Schecks, Kassenbestand, Bankguthaben C) Rechnungsabgrenzungsposten Universität Hannover - Info Anlageninventur 7

8 HGB Gliederung der Bilanz (b) Passivseite A) Eigenkapital 1. gezeichnetes Kapital 2. Kapitalrücklage 3. Gewinnrücklage B) Rückstellungen 1. Pensionen 2. Steuern C) Verbindlichkeiten Universität Hannover - Info Anlageninventur 8

9 Abs. 1 HGB Inventar Inventar Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben. Universität Hannover - Info Anlageninventur 9

10 Abs. 1 HGB Eröffnungsbilanz Pflicht zur Aufstellung Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen. Auf die Eröffnungsbilanz sind die für den Jahresabschluss geltenden Vorschriften entsprechend anzuwenden, soweit sie sich auf die Bilanz beziehen. Universität Hannover - Info Anlageninventur 10

11 Abs. 1 HGB Ansatzpflicht Grundsatz der Vollständigkeit Der Jahresabschluss hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge zu enthalten. und 248 Abs. 2 HGB Ansatzverbot Ansatzverbot Für immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, die nicht entgeltlich erworben wurden, darf ein Aktivposten nicht angesetzt werden. Ansatzverbot z.b. für selbsterstellte Software Universität Hannover - Info Anlageninventur 11

12 1.10 Vermögensgegenstand In der handelsrechtlichen Bilanz sind Vermögensgegenstände zu bilanzieren ( 246 Abs. 1, 252, 253 HGB). Selbständige Verkehrsfähigkeit: Das Gut muss der Art nach selbständig übertragbar sein. Es muss konkret oder zumindest abstrakt einzelveräusserbar sein. Selbständige Bewertbarkeit: Der Wert des betrachteten Gutes muss von anderen Werten abgrenzbar sein. Universität Hannover - Info Anlageninventur 12

13 1.11 Bewertung des Anlagevermögens (a) 253 Abs. 1 HGB Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind grundsätzlich mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu bewerten. 253 Abs. 2 Satz 1 und 3 HGB Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind planmässig abzuschreiben. Bei einer voraussichtlich dauerhaften Wertminderung ist eine ausserplanmässige Abschreibung vorzunehmen (beizulegender Wert). Universität Hannover - Info Anlageninventur 13

14 1.12 Bewertung des Anlagevermögens (b) Ersatzweise sind die Anlagegegenstände mit dem Zeitwert aufzunehmen: wenn Anschaffungskosten nicht ermittel werden können bei Geschenken bei Sachspenden Universität Hannover - Info Anlageninventur 14

15 1.13 Bewertung des Anlagevermögens (d) 240 Abs. 3 HGB Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens... können mit einer gleichbleibenden Menge und einem gleichbleibenden Wert angesetzt werden, wenn: 1. Sie regelmässig ersetzt werden 2. Ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist 3. Ihr Bestand in seiner Grösse, seinem Wert und seiner Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegt. Universität Hannover - Info Anlageninventur 15

16 2 Abgrenzung zwischen Anlage- und Umlaufvermögen 247 Abs. 2 HGB Anlagevermögen Beim Anlagevermögen sind nur die Gegenstände auszuweisen, die bestimmt sind, dauernd dem Betrieb zu dienen. Güter, die für den Betrieb gebraucht werden: Technische Anlagen und Maschinen Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Umlaufvermögen Zum Verbrauch und zur Veräusserung bestimmte Güter Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe Universität Hannover - Info Anlageninventur 16

17 3 Fremdeigentum Fremdeigentum wird nicht erfasst (und damit nicht bewertet) Ausnahme: zur Übereignung vorgesehene Dauerleihgaben nicht in einem gesonderten Verzeichnis erfasst jedoch gesondert gekennzeichnet Universität Hannover - Info Anlageninventur 17

18 4 Unterscheidungsschwierigkeiten a) Unselbständige Gebäudeteile versus Betriebsvorrichtungen Unselbständige Gebäudeteile dienen der eigentlichen Nutzung des Gebäudes werden mit dem Gebäude aktiviert und abgeschrieben z.b. Fahrstuhl-, Heizungs-, Be- und Entlüftungsanlagen Betriebsvorrichtungen sind fest mit dem Gebäude verbunden dienen nicht der Nutzung des Gebäudes, sondern der Nutzung des Betriebs (ähnliche Funktion wie Maschinen) sind einzeln zu aktivieren und abzuschreiben z.b. Lastenaufzüge, Klimaanlagen in Chemielaboren, Schauvitrinen, Tresoranlagen Universität Hannover - Info Anlageninventur 18

19 b) Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Bei Wirtschaftsgütern können die Anschaffungs- und Herstellungskosten im Jahr der Anschaffung/Herstellung voll abgeschrieben werden ( 6 Abs. 2 EStG), wenn diese Wirtschaftsgüter abnutzbar beweglich selbständig nutzbar und ihre Anschaffungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag, DM 800 nicht übersteigen. Universität Hannover - Info Anlageninventur 19

20 c) EDV und Software (1) EDV-Bestandteile EDV-Komponenten sind zwar auch GWG, weil nicht selbständig nutzbar Aufnahmegrenze von DM USt gilt auch hier, aber: EDV-Komponenten werden oft zusammen angeschafft und es existiert nur ein Anschaffungspreis für alle Komponenten, deshalb werden Komponenten unter der Inventarnummer des PC zusammengefasst und unter der Bezeichnung PC mit Zubehör in die Anlagenbuchhaltung aufnehmen Universität Hannover - Info Anlageninventur 20

21 c) EDV und Software (2) Software Software wird nicht vor Ort aufgenommen, sondern die Organisationseinheiten werden gebeten, die von ihnen genutzte Software aufzulisten Bezeichnung Anschaffungsakosten (Preis) Anschaffungsdatum Ist kein Anschaffungspreis bezahlt worden, sondern werden jährliche Nutzungsgebühren entrichtet, ist die Software nicht zu aktivieren. Universität Hannover - Info Anlageninventur 21

22 d) Zubehör (EDV-Zubehör s. c) (1)) gesondert aufnehmen, wenn es an verschiedenen Geräten genutzt werden kann eigene Inventarnummer Inventarnummer des derzeitigen Hauptgegenstandes mit dem Hauptgegenstand aufnehmen, wenn das Zubehör- bzw. Ergänzungsteil nur im Zusammenhang mit diesem Gegenstand genutzt werden kann nur Wertbestandteil des Hauptgegenstandes keine eigene Inventarnummer Universität Hannover - Info Anlageninventur 22

23 e) Kunstgegenstände und Sammlungen Wertansätze (Anschaffungskosten, Zeitwerte) schwer ermittelbar Ansatz würde Vergleichbarkeit der Anlagenausstattung zwischen den Hochschulen behindern Aufnahme mit Erinnerungswert DM 1 Aufnahme mit tatsächlichen Kosten, wenn solche in den letzten 10 Jahren angefallen sind Aufnahme mit einem vorsichtig geschätzten Zeitwert, wenn sich ein erheblicher Wert der Sammlung abzeichnet Universität Hannover - Info Anlageninventur 23

24 f) Mieterein- und Umbauten z.b. Teppichböden, Trennwände, Umbauten i.d.r. wird bei der Universität die Nutzungsdauer der Ein- oder Umbauten niedriger sein als die Mietdauer die dem Mieter zuzurechnenden Wirtschaftsgüter sind als unbewegliche Wirtschaftsgüter, die keine Gebäudeteile sind, anzusehen Abschreibung erfolgt über die voraussichtliche Nutzungsdauer Betriebsvorrichtungen sind als bewegliche Sachen stets dem Mieter zuzurechnen Universität Hannover - Info Anlageninventur 24

25 5) Durchführung - 1. Bestandserfassung (a) Erarbeitung eines Terminplans EDV-gestützte Erfassung der Anlagegüter (Verwendung eines existierenden Access-Programms mit Laptop) Schulung und Entsendung von Hilfskräften (Koordination Verwaltung) Aufnahme der Daten vor Ort. Mindestens notwendig: Bezeichnung des Anlageguts Aufnahmeort (Gebäude und Raum) Aufnahmedatum Zustand (wenn möglich in %) Kostenstelle (Inventarnummer - Systematik wird vorgegeben) Hersteller, Lieferant, Seriennummer, Anschaffungs-/Herstellungsdatum Hauptgegenstand Eigentümer Nutzungsdauer und Nummer nach DFG-Geräteschlüssel Universität Hannover - Info Anlageninventur 25

26 1. Bestandserfassung (b) Vor Ort werden die Anlagegegenstände mit der Inventarnummer gekennzeichnet (Aufkleber). Geringwertige Wirtschaftsgüter und Fremdeigentum werden mit einem andersfarbigen Aufkleber ohne Nummer beklebt. Schulung und Entsendung von Hilfskräften (Koordination Verwaltung) 2. Ermittlung der Anschaffungs- (Herstellungs-) kosten und des Anschaffungsdatums Abgleich mit bereits vorhandenen Inventaren i.s.d. LHO Für die Bewertung der Anlagegegenstände gilt folgendes: bis zu einem Alter von 6 Jahren sind, Rechnungen über den Erwerb heranzuziehen (exakte Ermittlung des Wertes) bei einem Alter von über 6 bis 10 Jahren können die Kosten geschätzt werden. Darüber entfällt eine Bewertung. Universität Hannover - Info Anlageninventur 26

27 3. Übernahme in die zentrale Anlagenbuchhaltung Zusammenführung der Daten in der Verwaltung (zentrale AnBu) Überprüfung der Vollständigkeit Aktualisierung und Pflege durch eine/n Anlagebuchhalter/in 4. Rechnungen über Anlagegegenstände, die nach der Aufnahme erworben oder veräussert werden, müssen zentral gesammelt werden. Formular wird bereitgestellt Universität Hannover - Info Anlageninventur 27

28 5. Werden Anlagegegenstände nach ihrer Aufnahme ausgesondert, muss die zentrale Anlagenbuchhaltung hierüber informiert werden. 6. Meldungen an die zentrale Anlagenbuchhaltung sind auch bei der Verbringung von Anlagegegenständen von einer Organisationseinheit (Kostenstelle) in eine andere zu erstellen. (Gefahr, dass ein Anlagegut in einen Bereich gelangt, wo bereits gezählt wurde, und es somit nicht aufgenommen wird.) Universität Hannover - Info Anlageninventur 28