Normenrevision ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015

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1 Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Management- Systeme (SQS) SQS-Kundensupport Normenrevision ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 Übergangsregelungen Inhaltsübersicht 1. Publikation von neuen Versionen der ISO-Normen für Qualitätsund Umweltmanagementsysteme 2. Umstellung der Zertifizierung massgebende Eckpunkte 3. Weiterentwicklung angehen und nutzen 4. Wichtigste Änderungen ISO 9001:2015 im Überblick 5. Wichtigste Änderungen ISO 14001:2015 im Überblick 6. Vorgehen zur Umstellung des Managementsystems 7. Nutzung des SQS-Kundensupports und weiterer Möglichkeiten 1

2 1. Publikation von neuen Versionen der ISO-Normen für Qualitäts- und Umweltmanagementsysteme Im September 2015 soll die geplante Publikation der neuen Normen ISO 9001:2015 für Qualitätsmanagement und ISO 14001:2015 für Umweltmanagement erfolgen. Es sind dies die weltweit meistverbreiteten Managementsystem-Normen mit ca. 1,2 Mio. zertifizierten Anwendern. ISO 9001 wurde 1987 etabliert und geht in die 5. Ausgabe. ISO wurde 1996 etabliert und geht in die 3. Ausgabe. In der Schweiz können die neuen Normen bei der Schweizerischen Normen-Vereinigung (SNV) bezogen werden. Sie sind für Anwender eine wichtige Grundlage bei der Weiterentwicklung der Managementsysteme. Es empfiehlt sich, ebenfalls das neue Dokument zu Terminologie und Begriffen, ISO 9000:2015, anzuschaffen. Für zertifizierte Firmen und Organisationen stellt sich die Frage: «was nun?» (sofern nicht bereits vom Informations- und Trainingsangebot der SQS Gebrauch gemacht wurde Das vorliegende Dokument enthält die wichtigsten Hinweise und Empfehlungen zur Vorgehensweise, damit SQS-Kunden ihr Managementsystem an die neuen Anforderungen ausrichten und weiterentwickeln sowie die Umstellung der Zertifizierung zeitgerecht und erfolgreich vornehmen können. 2. Umstellung der Zertifizierung massgebende Eckpunkte 2.1 Publikation der neuen Normen und Ausstellung von Zertifikaten ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 geplant für September Zertifikate nach den neuen Normforderungen werden erst nach Publikation der neuen Normen ausgestellt. 2.2 Übergangszeit zur Umstellung zertifizierter Managementsysteme auf neue Normen 3-jährige Übergangszeit ab dem offiziellen ISO-Publikationsdatum. D.h. 3 Jahre nach Publikation der neuen Normen werden die alten Versionen zurückgezogen und nicht mehr gültig sein. Bis dahin müssen alle Anforderungen durch die Zertifizierungsstelle überprüft resp. ein entsprechendes Audit zur Umstellung durchgeführt werden. 2.3 Anmeldung zur SQS-Zertifizierung nach Publikation der neuen Normen Die SQS empfiehlt den Anwendern, dass sie Anmeldungen zur Zertifizierung, im Falle einer Erstzertifizierung (Neukunden, die bisher keine entsprechende Zertifizierung hatten), möglichst nach den neuen Normen vornehmen. 2.4 Rezertifizierungsaudits nach Publikation der neuen Normen Ab Publikation führt die SQS nach Möglichkeit die mit Kunden geplanten ordentlichen Rezertifizierungsaudits nach den neuen Normen durch. Die Gültigkeit des erneuerten Zertifikats erhält in diesem Fall eine neue 3-jährige Laufzeit (angeschlossen an das abgelaufene alte Zertifikat). Sollte eine Firma entscheiden, ein Rezertifizierungsaudit nach Publikation der neuen Norm noch nach alter Normversion zu absolvieren, so muss die Laufzeit des Zertifikats auf das Ende der 3-jährigen Übergangszeit beschränkt werden (d.h. bei ISO 9001 auf September 2018 und bei ISO analog). Eine rechtzeitig geplante und durchgeführte Zertifikatsumstellung vermeidet den Nachteil einer beschränkten Zertifikatslaufzeit. 2

3 2.5 Aufrechterhaltungsaudits ab Publikation der neuen Normen Aufrechterhaltungsaudits werden bis zum Umstellungszeitpunkt noch nach alter Norm durchgeführt. Allerdings ist spätestens der Zeitpunkt der letzten Überprüfung vor Ablauf der 3-jährigen Übergangsfrist für die Umstellung zu nutzen. 2.6 Aufrechterhaltungsaudit ab Publikation der neuen Normen als reduziertes vorgezogenes Rezertifizierungsaudit Ein Aufrechterhaltungsaudit, zwecks Umstellung des Zertifikats auf die neuen Normen, welches während der Gültigkeit eines bestehenden SQS-Zertifikats erfolgt, kann auch als reduziertes vorgezogenes Rezertifizierungsaudit durchgeführt werden. Die Gültigkeit des Zertifikats wird in diesem Fall auf der noch bestehenden Zertifikatslaufzeit belassen (mit neuem Ausstellungsdatum basierend auf dem Datum des Zertifizierungsentscheids zur Umstellung). 2.7 Auditdauer für Umstellungsaudits Die Auditdauer für ordentliche Rezertifizierungsaudits ist gleich, unabhängig davon, ob die neue oder die alte Norm als Auditbasis angewendet wird. Zusatzaufwand entsteht bei der Umstellung auf eine neue Normversion anlässlich ordentlicher Aufrechterhaltungsaudits oder auch aufgrund der Durchführung des «Stufe 1-Checks» zur Feststellung der Umstellungsbereitschaft. 3. Weiterentwicklung angehen und nutzen Die revidierten Normen behandeln wesentliche Themen hinsichtlich Verbesserung, Nutzen und Einsatzkonzepten der betreffenden Managementsysteme in heutigen Umfeld- und Wettbewerbsbedingungen. Es sind dies vor allem Prozessmanagement, risikobasiertes Denken, Abstimmung mit der strategischen Richtung oder mit dem Wissen der Organisation. Es empfiehlt sich, diese Themen schon frühzeitig anzugehen und gewinnbringend für die Organisation zu implementieren. Somit ist jetzt ein guter Zeitpunkt, sich zu informieren und mit «Change»-Projekten (Weiterentwicklung und Umstellung) zu beginnen. Wartet man auf den letzten Zeitpunkt, besteht die Gefahr, dass Prozesse zwar auf dem Papier vorhanden, aber nicht umgesetzt worden sind oder, dass diese lediglich zur formalen Normerfüllung mit wenig Nutzen für das Unternehmen eingeführt werden. 4. Wichtigste Änderungen ISO 9001:2015 im Überblick Anwendung der neuen High Level-Struktur HLS (ISO-Direktiven Annex SL) stärkere Betonung hinsichtlich der Erreichung der beabsichtigten Ergebnisse eines QMS stärkerer Einbezug des organisatorischen Kontextes; relevante Themen, interessierte Parteien verstärkte Leadership-Anforderungen (Mitarbeitende, Kontext, Strategie, Prozessführung, Ergebnisse, Integration) Stärkung des risikobasierten Denkens, zwecks Unterstützung und Verbesserung der QMS-Planung und des Prozessmanagements präzisierte Anforderungen hinsichtlich der Definition des QMS-Anwendungsbereichs weniger beschreibende Anforderungen und weniger Betonung auf Dokumente verbesserte Anwendbarkeit für Dienstleister dazu stärkere Betonung folgender Aspekte Prozessführung (Ziele, Leistungsindikatoren, Bewusstsein) 3

4 Handhabung von Wissen Kontroll-Level über externe Anbieter (Produkte, Dienstleistungen, Prozesse) Aktivitäten nach Auslieferung Aufrechterhaltung von Überwachungs- und Messressourcen 5. Wichtigste Änderungen ISO 14001:2015 im Überblick Anwendung der neuen High Level-Struktur HLS (ISO-Direktiven Annex SL) verstärkte Leadership-Anforderungen (Kontext, Strategie, Ergebnisse, Integration) Stärkung des risikobasierten Denkens, zwecks Unterstützung und Verbesserung des Managements signifikanter Umweltaspekte stärkerer Einbezug des organisatorischen Kontextes (relevante Themen, interessierte Parteien) stärkere Betonung Einbezug Produktverwendung resp. aller Stufen des Produktlebenszyklus präzisierte Anforderungen hinsichtlich der Definition des UMS-Anwendungsbereichs weniger beschreibende Anforderungen und weniger Betonung auf Dokumente stärkere Betonung der externen Kommunikation mehr Betonung hinsichtlich der Erreichung der beabsichtigten Ergebnisse eines UMS 6. Vorgehen zur Umstellung des Managementsystems Für die erfolgreiche Umstellung auf die neue Version von ISO 9001 resp. ISO sind folgende 8 Schritte anzuwenden: Auseinandersetzung mit der neuen Norm ISO 9001 resp. ISO Systemlücken identifizieren (GAP-Analyse durch das Unternehmen selbst oder bei Bedarf freiwillige GAP-Bewertung durch die SQS) den geeigneten Zeitpunkt für die Umstellung festlegen Implementierungsvorgehen bestimmen (z.b. Projektplan) Einbeziehung der wichtigsten Anspruchsgruppen (Management, Mitarbeitende usw.) Aktualisierung des bestehenden Qualitätsmanagementsystems Überprüfung der erfolgreichen Implementierung durch interne Audits Vorbereitung auf die Rezertifizierung 7. Nutzung des SQS-Kundensupports und weiterer Möglichkeiten Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Normenrevision Die SQS hat zur Unterstützung ihrer Kunden ein breit gefächertes Angebot zur effizienten Umsetzung und Nutzung der neuen Anforderungen und Empfehlungen entwickelt: Schulungsangebote unter Vorab empfehlen wir die 1-tägigen Kundeninformationsseminare resp. die 1-tägigen Vertiefungsseminare zur Normenrevision. Der Umstellungsvorgang kann mit dem entsprechenden SQS-Kundenbetreuer abgestimmt werden, er steht mit nützlicher Bewertungskompetenz gerne zur Verfügung. Für allgemeine Fragen ist die SQS-Geschäftsstelle zuständig, für Fachauskünfte die SQS- Auditorinnen und -Auditoren. 4

5 Zertifizierung von Integrierten Managementsystemen Die SQS ist führend im Bereich Integrierter Managementsysteme wie z.b. Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitssicherheits- und Energiemanagement. Dies erreicht die SQS mit ihren polyvalenten Auditorinnen und Auditoren, die mehrere Zertifizierungsstandards im Zuge eines Audits abdecken können. Gerne erstellt die SQS bei Bedarf ein unverbindliches Anbot für eine Zertifizierung nach ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO oder eines ihrer weiteren Dienstleistungsangebote. Damit unterstützt die SQS ihre Kunden mit Schulungs-, Bewertungs-, Zertifizierungs-, Validierungs- und Verifizierungsdienstleistungen auf dem Weg zum nachhaltigen Erfolg. Juli 2015 / Version 1.0 Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme (SQS) Bernstrasse Zollikofen Schweiz