Wichtige Informationen zum Jahreswechsel

Transkript

1 Wichtige Informationen zum Jahreswechsel Wie bereits angekündigt, erhalten Sie nachfolgend noch einmal die wichtigsten Informationen aktuell für die Lohnabrechnung Januar Bitte lesen Sie sich die Punkte genau durch. Um Verzögerungen zu vermeiden, teilen Sie uns bitte die benötigten Daten entsprechend mit. Inhaltsverzeichnis Seite 1. SEPA Verfahren - Umstellung der Überweisungen Elektronische Lohnsteuerkarte - ELSTAM Auswirkung der Angabe im Feld "ESTAM verwenden" Änderungen der ELSTAM Wichtige Besonderheiten im ELSTAM Verfahren Praxisbeispiele / Fälle: Rentenversicherungsbeitrag Termine für den Kassenvorlauf a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 1 von 11

2 1. SEPA Verfahren - Umstellung der Überweisungen Eigentlich sollte die Umstellung auf das neue SEPA Verfahren bereits zum verpflichtend sein. Wie Sie sicherlich schon diversen Medien entnommen haben, soll diese Frist nun nach Ansicht der EU-Kommission bis zum verlängert werden. Hier gibt es derzeit noch keine gültige Rechtssprechung, so dass wir wie geplant mit der SEPA-Umstellung verfahren. Wir werden bereits mit der Abrechnung für Januar 2014 automatisch alle unsere Kunden auf das SEPA Verfahren umstellen. Die IBAN und BIC Daten werden automatisch von uns aus der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl ermittelt. Wir geben Ihnen zwar wegen des oben genannten schwebenden Verfahrens die Möglichkeit, erst später auf das SEPA Verfahren umzusteigen, würden Ihnen aber empfehlen, bereits mit der Abrechnung Januar 2014 umzustellen. Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt umstellen, so teilen Sie uns das einfach auf den Stammlisten für Januar 2014 mit. Nach der Umstellung auf das SEPA Verfahren ist keine Rückkehr zum Überweisungsverfahren mit Kontonummer und Bankleitzahl mehr möglich. Auf den a.b.s. Zahlungslisten, dem a.b.s Personalstammblatt und Firmenstammblatt werden nach der Umstellung IBAN und BIC statt der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl angedruckt. Hinweis: Wir hatten die aktuellen IBAN und BIC bereits als Text auf der Lohnabrechnung Dezember 2013 Ihrer Mitarbeiter mit angedruckt: Damit konnten Ihre Mitarbeiter ihre Daten schon vor der Umstellung im Januar 2014 nochmals prüfen und Sie können bis zur Abrechnung Januar 2014 ggf. noch Anpassungen vornehmen. Falls Änderungen bezüglich der IBAN und BIC vorzunehmen sind, tragen Sie diese auf dem Personalstammblatt des Mitarbeiters ein und lassen uns dieses mit der Abrechnung Januar 2014 zukommen. WICHTIG: Nach der SEPA Umstellung beachten! Melden Sie einen Mitarbeiter als Neueintritt, so geben Sie zukünftig statt Kontonummer und Bankleitzahl einfach die IBAN und BIC auf dem Personalstammblatt an. Je nachdem wie Sie die monatlichen Zahlungen im Rahmen der Lohnabrechnung durchführen, beachten Sie nach der Umstellung Folgendes: Manuelle Zahlungen Sie führen die monatlichen Überweisungen manuell z.b. über Online-Banking durch? Hier geben Sie einfach die SEPA Werte (IBAN und BIC) statt wie bisher Kontonummer und Bankleitzahl bei den einzelnen Überweisungen im Online-Banking an. Die meisten Banking-Programme konvertieren bereits angelegte Überweisungsvorlagen automatisch ins neue SEPA Format. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 2 von 11

3 Zahlungen über Online-Banking Lesen Sie die von a.b.s. generierten Zahlungsdateien in Ihr Online-Banking ein und führen diese dann aus? Dann erhalten Sie nach der SEPA Umstellung die Zahlungsdateien für die Lohnabrechnung Januar 2014 nicht wie bisher im dta Format, sondern im neuen SEPA XML Format. Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Banking-Programm dieses neue Format auch unterstützt, um Verzögerungen bei den Überweisungen zu vermeiden. Zahlungen durch Faxen des Begleitzettels an Ihre Hausbank a.b.s. überträgt für Sie die Zahlungsdateien an Ihre Hausbank und Sie geben die Zahlungen dann durch faxen des unterschriebenen Begleitzettels frei? Dann senden wir als Rechenzentrum nach der Umstellung auf das SEPA Verfahren die Zahlungsdateien für die Lohnabrechnung Januar 2014 nicht wie bisher im F-TAM sondern im EBICS Verfahren an Ihre Hausbank. Lassen Sie sich zur Sicherheit nach dem Faxen des Begleitzettels für Januar 2014 die korrekte Ausführung der Überweisungen von Ihrer Hausbank bestätigen, um Verzögerungen bei den Überweisungen auszuschließen. Bestehende Einzugsermächtigungen bei Krankenkassen und Finanzamt bleiben auch im SEPA Verfahren weiter bestehen. 2. Elektronische Lohnsteuerkarte - ELSTAM Die Lohnsteuerdaten wurden von uns bereits von der zentralen Speicherstelle des Finanzamts abgerufen und werden ab Januar 2014 für die Echtabrechnung verwendet. In ca. 95% der Fälle stimmen die abgerufenen Steuerdaten mit den bisher abgerechneten Lohnsteuermerkmalen überein, so dass Sie hier nichts weiter veranlassen müssen. Auf eventuelle Abweichungen hatten wir Sie bereits auf den Lohnabrechnungen Dezember 2013 hingewiesen. (Siehe auch a.b.s. Rundschreiben per vom ) Der Abruf erfolgte für alle aktiven Mitarbeiter, bei denen eine Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) eingetragen war und die nach Steuerklasse abgerechnet werden. Mitarbeiter mit den Steuerklassen I bis V wurden als Hauptbeschäftigung, Mitarbeiter mit Steuerklasse VI als Nebenbeschäftigung gemeldet. Die abgerufenen und verwendeten ELSTAM Daten werden nachdem die Lohnabrechnung für Januar 2014 durchgeführt wurde auf der Lohnabrechnung, dem Lohnjournal und dem jährlichen Lohnkonto angezeigt. Diese können aber erst angezeigt werden, nachdem die Lohnabrechnung für Januar 2014 durchgeführt wurde. Folgende neue Felder wurden auf dem Personalstammblatt für Januar 2014 aufgenommen: ELSTAM verwenden: Standardmäßig ist hier bei allen Mitarbeitern, die nach Steuerklasse I bis VI abgerechnet werden "ja" hinterlegt, so dass die abgerufenen ELSTAM Daten für die Berechnung des Lohnsteuerabzugs verwendet werden. Es gibt folgende Auswahlmöglichkeiten: a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 3 von 11

4 nein: "nein" ist standardmäßig bei allen Mitarbeitern, die nach Steuerklasse 0 abgerechnet werden, eingetragen. Der Mitarbeiter wird nicht bei ELSTAM angemeldet und die ELSTAM Daten werden nicht verwendet. Diese Option darf nur angegeben werden, wenn der Mitarbeiter nach Steuerklasse 0 (= Minijob) oder 6 abgerechnet wird. ja: Die abgerufenen ELSTAM Daten sollen verwendet werden. ja (Ersatzbescheinigung Hier können Sie angeben, dass der Mitarbeiter Ihnen liegt vor): eine Lohnsteuerersatzbescheinigung vorgelegt hat. z.b. bei ausländischen Mitarbeitern ohne Steuer-ID. Lohnsteuerdaten: Nebenbeschäftigung: Hier können die Steuermerkmale, nach denen abgerechnet werden soll, manuell erfasst werden. Das ist z.b. bei Neueintritten erforderlich. Hier kann angegeben werden, ob es sich um die erste oder eine Nebenbeschäftigung des Mitarbeiters handelt. Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis V werden immer als Hauptbeschäftigung gemeldet. Mitarbeiter mit Steuerklasse 0 werden nicht zum ELSTAM Verfahren angemeldet Auswirkung der Angabe im Feld "ELSTAM verwenden" Über die Angaben in diesem Feld wird gesteuert, wie und ob die abgerufenen ELSTAM Werte für die Abrechnung verwendet werden sollen. Wenn Sie nichts anderes angeben, wird von uns bei allen Mitarbeitern, die nach Steuerklasse I bis VI abgerechnet werden automatisch "ja" angegeben. Folgende Angaben sind möglich: ELSTAM verwenden: "nein" "nein" darf nur angegeben werden, wenn der Mitarbeiter nach Steuerklasse 0 oder VI abgerechnet wird. Es ergeben sich hier folgende Auswirkungen: eventuell vorhandene ELSTAM Daten werden nicht für die Abrechnung verwendet der Mitarbeiter wird nicht bei ELSTAM angemeldet war der Mitarbeiter bei ELSTAM angemeldet und wird nun z.b. Steuerklasse VI eingetragen und bei ELSTAM verwenden "nein" angegeben, so wird er zum letzten Tag des Vormonats abgemeldet. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 4 von 11

5 ELSTAM verwenden: "ja" und "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" Diese beiden Optionen dürfen nur angegeben werden, wenn der Mitarbeiter nach Steuerklasse I, II, III, IV, V oder VI abgerechnet wird. Es ergeben sich hier folgende Auswirkungen: wenn der Mitarbeiter bislang noch nicht bei ELSTAM angemeldet war, erfolgt eine Anmeldung, wenn eine Lohnsteueridentifikationsnummer vorliegt. o wurde bei der Anmeldung "Steuerklasse VI" und "Nebenbeschäftigung" angegeben, erfolgt die Anmeldung als Nebenbeschäftigung, sonst als Hauptbeschäftigung. liegt keine Steuer-ID vor, erhalten Sie eine Warnung auf dem Hinweisprotokoll Es wurden bereits ELSTAM Daten an a.b.s. geliefert Wir haben für Ihre aktiven Mitarbeiter bereits die ELSTAM Daten abgerufen und diese werden Ihnen nach der Abrechnung Januar 2014 auf der Lohnabrechnung des Mitarbeiters und auf dem Lohnjournal angezeigt. Bei diesen Mitarbeitern ist bei "ELSTAM verwenden" automatisch "ja" eingetragen. Daher müssen Sie hier nichts weiter unternehmen und die Abrechnung erfolgt nach den aktuell von a.b.s. abgerufenen ELSTAM Daten Es wurden noch keine ELSTAM Daten an a.b.s. geliefert Es kann auch der Fall eintreten, dass die ELSTAM Daten eines Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Lohnabrechnung noch nicht an uns zurückgeliefert wurden, weil z.b. auf Grund fehlender Steuer-ID keine Anmeldung möglich war die ELSTAM Anmeldung noch nicht vorgenommen werden konnte, da das Eintrittsdatum des Mitarbeiters in der Zukunft liegt die Anmeldebestätigung (5-Tages Frist) des Finanzamts noch nicht vorliegt der Mitarbeiter den ELSTAM Abruf hat sperren lassen Dann müssen Sie uns folgende Angaben zur Lohnabrechnung auf dem Personalstammblatt machen: wenn Ihnen keine Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters vorliegt, geben Sie bei ELSTAM verwenden "ja" an. Dann o werden drei Monate lang die angegebenen Abzugsmerkmale genutzt. o wird eine Warnung auf dem Kundenhinweisprotokoll ausgegeben. o kann ab dem 4. Monat nur noch mit Steuerklasse VI abgerechnet werden und es erfolgt eine automatische Korrekturabrechnung ab Eintritt mit der Steuerklasse VI. o ist eine Abrechnung ohne Steuer-ID nur noch 3 Monate möglich. wenn Ihnen eine Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters vorliegt, geben Sie bei "ELSTAM verwenden" "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" an. Dann o wird die Abrechnung mit den Steuermerkmalen vorgenommen, die manuell auf dem Personalstammblatt angegeben wurden. o wird auf dem Lohnjournal eine Warnung angezeigt. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 5 von 11

6 Sperre des Abrufes durch den Mitarbeiter Hat der Mitarbeiter den Abruf der ELSTAM Daten sperren lassen, so erhalten wir die Meldung "keine Anmeldeberechtigung" bzw. "keine Abfrageberechtigung" und Sie erhalten einen Vermerk auf dem Kundenhinweisprotokoll. Sie machen uns dann folgende Angaben zur Lohnabrechnung auf dem Personalstammblatt: wenn keine Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters vorliegt, geben Sie bei ELSTAM verwenden "ja" an. Dann o wird automatisch nach Steuerklasse VI gerechnet. Es werden nicht die manuell angegebenen Steuerabzugsmerkmale verwendet. o erscheint ein Hinweis auf dem Kundenhinweisprotokoll, dem Lohnjournal und dem Lohnkonto, dass der Mitarbeiter eine Lohnsteuerersatzbescheinigung besorgen und Ihnen als Arbeitgeber vorlegen sollte. o kann die Abrechnung mit Sperre beliebig lange fortgesetzt werden. Es wird aber immer mit Steuerklasse VI gerechnet, so lange der Mitarbeiter keine Ersatzbescheinigung vorlegt. wenn eine Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters vorliegt, geben Sie bei ELSTAM verwenden "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" an. Dann o wird mit den manuell angegebenen Steuermerkmalen gerechnet. o wird auf dem Kundenhinweisprotokoll ein Hinweis über die Sperre angezeigt Änderungen der ELSTAM Sollten sich bei einem Mitarbeiter die ELSTAM Daten z.b. durch Heirat, Scheidung etc. ändern, so wendet sich dieser, wie bisher auch, an sein zuständiges Finanzamt. Dieses trägt dann die geänderten ELSTAM Daten in die zentrale Datenbank ein und wir rufen diese für die nächste Lohnabrechnung ab Wichtige Besonderheiten im ELSTAM Verfahren eine Abrechnung ohne Lohnsteueridentifikationsnummer nach vom Mitarbeiter gemeldeten und von Ihnen dann manuell angegebenen Lohnsteuerabzugsmerkmalen ist ohne Lohnsteuerersatzbescheinigung nur 3 Monate lang möglich. Ab dem 4. Monat wird automatisch ab dem Eintrittsdatum rückwirkend mit Steuerklasse VI gerechnet. die Steuer-ID darf nicht gelöscht oder geändert werden, sobald der Mitarbeiter erfolgreich für ELSTAM angemeldet wurde und uns die ELSTAM Daten vorliegen. wenn der Mitarbeiter für ELSTAM angemeldet wurde und keine Sperre beim Finanzamt vorliegt, dürfen die manuell angegebenen Steuermerkmale nicht verwendet werden. wenn ein Mitarbeiter mit den manuell angegebenen Steuermerkmalen abgerechnet werden soll, so darf keine Steuer-ID eingetragen werden und bei "ELSTAM verwenden" muss "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" angegeben werden. Die Verantwortung für die Korrektheit der Abrechnung liegt in diesem Fall bei Ihnen als Arbeitgeber. "nein" darf bei "ELSTAM verwenden" nur angegeben werden, wenn der Mitarbeiter nach Steuerklasse 0 oder VI abgerechnet wird. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 6 von 11

7 2.4. Praxisbeispiele / Fälle: Die Anzeige der von a.b.s. abgerufenen ELSTAM Daten auf der Lohnabrechnung und dem Lohnjournal ist erst möglich, nachdem die Lohnabrechnung für Januar 2014 durchgeführt wurde Bei bestehenden Mitarbeitern Beispiel 1: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI Der Mitarbeiter hat Steuerklasse I, 2.0 Kinderfreibeträge und ist katholisch. Die ELSTAM Werte wurden von a.b.s. abgerufen und sollen verwendet werden. Bei "ELSTAM verwenden" ist im Abrechnungszeitraum Januar 2014 "ja" angewählt. Wir verwenden die ELSTAM Daten für die Lohnabrechnung Januar Sie müssen nichts weiter veranlassen. Steuerklasse I, 2.0 Kinderfreibeträge und Religion "rk" werden Ihnen dann nach der Lohnabrechnung für Januar 2014 auf dem Lohnjournal und der Lohnabrechnung angezeigt. Hierbei handelt es sich um den Regelfall, der auf 95% Ihrer Mitarbeiter zutreffen sollte. Beispiel 2: Mitarbeiter mit Steuerklasse 0 (=Minijob) Der Mitarbeiter wird mit der Steuerklasse 0 (z.b. als Minijobler) abgerechnet und wurde nicht bei ELSTAM angemeldet. Es werden daher auch keine ELSTAM Werte für die Abrechnung verwendet. Es werden keine ELSTAM Daten auf dem Lohnjournal angezeigt. Bei "ELSTAM verwenden" ist "nein" angewählt. Der Mitarbeiter wird im Januar 2014 weiterhin mit Steuerklasse 0 abgerechnet. Beispiel 3: Änderung der aktuellen ELSTAM Daten Der Mitarbeiter hat geheiratet und möchte statt wie bisher mit der Steuerklasse I mit der Steuerklasse III abgerechnet werden. Hierbei ist wie folgt zu verfahren: Der Mitarbeiter setzt sich mit seinem Finanzamt in Verbindung und lässt die Steuerklasse von I auf III abändern. Das Finanzamt speist die neuen ELSTAM Daten in die zentrale Datenbank ein Wir können mit dem nächsten ELSTAM Abruf (d.h. nächste Lohnabrechnung) auf die neuen Daten zugreifen und diese für die Lohnabrechnung verwenden. Beispiel 4: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI (Sperre des ELSTAM Abrufs) Der Mitarbeiter wird mit dem Merkmal "ELSTAM verwenden = ja" bei a.b.s. abgerechnet. Er meldet jetzt dem Finanzamt eine Abweichung ab Mai 2014 und löst damit eine Sperre aus, legt beim Arbeitgeber aber keine Ersatzbescheinigung vor. Im Monat Mai 2014 werden die ELSTAM Daten mit der Sperre abgerufen. Es erfolgt ab Mai 2014 eine automatische Abrechnung mit Steuerklasse VI. Die Sperre wird auch auf dem a.b.s. Hinweisprotokoll vermerkt. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 7 von 11

8 Wenn der Mitarbeiter nun im Juli 2014 eine Ersatzbescheinigung nachreicht, geben Sie uns folgende Daten auf dem Personalstammblatt an: Sie geben unter "ELSTAM verwenden" "ja, (Ersatzbescheinigung liegt vor)" an. Sie geben auf dem Personalstammblatt unter Lohnsteuerdaten die Werte von der Lohnsteuerersatzbescheinigung an und reichen uns dieses mit den Abrechnungsunterlagen für Juli 2014 ein. Sie reichen uns Storno/Neurechnungen für Mai und Juni 2014 mit den Merkmalen der Lohnsteuerersatzbescheinigung mit ein. Wenn der Sachverhalt nun z.b. im Oktober 2014 geklärt ist und die Abrufsperre für ELSTAM aufgehoben wird, passiert Folgendes: Es werden nun wieder die vom Finanzamt bereit gestellten ELSTAM Daten für die Lohnabrechnung verwendet. Für die Monate ab Mai 2014 werden bei Abweichungen zu den im Oktober 2014 abgerufenen ELSTAM Daten automatisch Storno/ Neurechnungen vorgenommen Bei Neueintritten Die Finanzverwaltung hat bis zu 5 Werktage Zeit, um uns die ELSTAM Daten zu übermitteln. Zudem können die ELSTAM Daten von uns erst ab dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters abgerufen werden. Daher müssen Sie uns bei Neueinstellungen generell die Steuerdaten zunächst manuell auf dem Personalstammblatt angeben. Die ELSTAM Anmeldung erfolgt, nach der endgültigen Abrechnung des jeweiligen Monats. Im Folgenden soll im Detail beschrieben werden, was Sie uns bei Neueinstellungen auf dem Personalstammblatt angeben müssen. Beispiel 5: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI (Neuanmeldung) Der Mitarbeiter tritt zum ein, die Abrechnung erfolgt am Der Mitarbeiter versichert Ihnen glaubhaft seine Steuermerkmale (z.b. Steuerklasse I, keine Kinder) und Ihnen liegt die Lohnsteueridentifikationsnummer vor. Sie geben uns für den Mitarbeiter folgende Daten auf dem Personalstammblatt an: Steuer-ID: tragen Sie die Identifikationsnummer des Mitarbeiters ein ELSTAM verwenden: "ja" Lohnsteuerdaten: geben Sie hier die Steuermerkmale des Mitarbeiters (hier: Steuerklasse I, keine Kinder) an. Für die Lohnabrechnung Januar 2014 werden die manuell unter "Steuermerkmale" eingetragenen Daten (Steuerklasse I, keine Kinder) für die Abrechnung verwendet. Mit der Lohnabrechnung am wird der Mitarbeiter für ELSTAM angemeldet und es werden die ELSTAM Werte an a.b.s. zurückgemeldet. Ab der Abrechnung Februar 2014 werden dann die ELSTAM Werte für die Abrechnung verwendet. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 8 von 11

9 Auf den Abrechnungsauswertungen Februar 2014 werden die Werte dann auch auf dem Lohnjournal angezeigt. Weichen die zurückgemeldeten ELSTAM Werte von den im Januar 2014 abgerechneten Werten ab, so wird mit der Abrechnung Februar 2014 automatisch eine Neurechnung für Januar 2014 vorgenommen. Nach der Abrechnung für Januar 2014 werden dann die ELSTAM Werte (Lohnsteuerklasse I, 1 Kinderfreibetrag) auch im Lohnjournal angezeigt. Beispiel 6: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI (keine Steuer-ID) Der Mitarbeiter tritt zum ein. Es liegen weder eine Steuer-ID, noch eine Lohnsteuerersatzbescheinigung vor. Der Mitarbeiter versichert Ihnen glaubhaft seine Steuermerkmale (z.b. Steuerklasse I, keine Kinder). Sie geben uns für den Mitarbeiter folgende Daten auf dem Personalstammblatt an: Steuer-ID: dieses Feld lassen Sie leer, da Ihnen die Steuer-ID nicht vorliegt ELSTAM verwenden: "ja" Lohnsteuerdaten: geben Sie hier die Steuermerkmale des Mitarbeiters (hier: Steuerklasse I, keine Kinder) an. Da keine Steuer-ID vorliegt, kann keine Anmeldung bei ELSTAM erfolgen. Für die Lohnabrechnungen Januar bis März 2014 werden die manuell eingetragenen Steuermerkmale (Steuerklasse I, keine Kinder) verwendet. Wird die Steuer-ID nicht nachgeliefert, so wird ab dem Abrechnungsmonat April 2014 automatisch mit Steuerklasse VI abgerechnet und es werden auch automatische Storno/Neurechnungen für Januar bis März 2014 mit Steuerklasse VI erstellt. Liefert der Mitarbeiter die Steuer-ID z.b. zur Lohnabrechnung Februar 2014 nach, so tragen Sie diese auf die Stammlisten für Februar ein und lassen uns diese zukommen. Es erfolgt dann mit der Lohnabrechnung für Februar 2014 die Anmeldung bei ELSTAM und die ELSTAM Daten werden ab der Abrechnung März 2014 verwendet. Sollten die manuell eingetragenen Steuermerkmale von den ELSTAM Daten abweichen, erfolgen automatische Korrekturrechnungen für die betreffenden Monate. Liefert der Mitarbeiter die Steuer-ID z.b. zur Lohnabrechnung Mai 2014 nach, so tragen Sie diese auf die Stammlisten für Mai 2014 ein und lassen uns diese zukommen. Die Monate Januar bis April 2014 wurden dann bereits mit der Steuerklasse VI abgerechnet. Die ELSTAM Anmeldung erfolgt dann mit der Lohnabrechnung für Mai 2014 rückwirkend zum Wenn uns die ELSTAM Daten vom Finanzamt geliefert wurden, erfolgen mit der Lohnabrechnung Juni 2014 automatische Korrekturen ab Januar 2013 mit den korrekten ELSTAM Daten. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 9 von 11

10 Beispiel 7: Mitarbeiter mit Steuerklasse I bis VI (keine Steuer-ID, Ausländer) Gerade bei ausländischen Mitarbeitern kann es vorkommen, dass für diese keine Steuer-ID vergeben wurde. Hier sollte Ihnen als Arbeitgeber dann aber in jedem Fall eine Lohnsteuerersatzbescheinigung vorgelegt werden, da Sie hier in der Haftung sind. Sie geben uns für den Mitarbeiter folgende Daten auf dem Personalstammblatt an: Steuer-ID: dieses Feld lassen Sie leer, da Ihnen die Steuer-ID nicht vorliegt ELSTAM verwenden: "ja = Ersatzbescheinigung liegt vor" Lohnsteuerdaten: geben Sie hier die Steuermerkmale laut Lohnsteuerersatzbescheinigung des Mitarbeiters (z.b.: Steuerklasse I, keine Kinder) an. Da keine Steuer-ID vorliegt, kann keine Anmeldung bei ELSTAM erfolgen. Die Lohnabrechnung wird auf unbestimmte Zeit nach den von Ihnen manuell eingegebenen Steuermerkmalen durchgeführt. Sie sind hier also als Arbeitgeber in der Haftung. Beispiel 8: Mitarbeiter mit Steuerklasse 0 (=Minijob) Der Mitarbeiter wird nicht für ELSTAM angemeldet und es werden daher auch keine ELSTAM Werte für die Abrechnung verwendet. Sie tragen auf dem Personalstammblatt unter "Lohnsteuerdaten" die Steuerklasse 0 ein. In diesem Fall wird der Mitarbeiter nicht für ELSTAM angemeldet. Bei "ELSTAM verwenden" geben Sie "nein" an. Der Mitarbeiter wird ab dem Eintrittsmonat mit Steuerklasse 0 abgerechnet. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 10 von 11

11 3. Rentenversicherungsbeitrag 2014 Eigentlich sollte der Beitragssatz zur Rentenversicherung für 2014 von 18,9% auf 18,4% abgesenkt werden. Auf Drängen der Fraktionen von CDU/CSU und SPD bleibt der Beitragssatz für 2014 nun aber weiterhin bei 18,9%. Wir berücksichtigen das selbstverständlich automatisch für Sie in unserem Abrechnungssystem. 4. Termine für den Kassenvorlauf 2014 Der Beitragsnachweis muss einheitlich 2 Tage vor der Beitragsfälligkeit bei den Krankenkassen sein (=übermittelt), genauer bis 12:00 Uhr 2 Tage vor der Fälligkeit. Das gilt für alle Kassen einheitlich. Die Beitragsfälligkeit wird von den Krankenkassen vorgegeben. Wir haben diese Regelung bei den Krankenkassenvorlaufstagen für 2014 berücksichtigt. Der Krankenkassenvorlauf findet in 2014 an folgenden Tagen statt: Januar Donnerstag Februar Donnerstag März Freitag April Dienstag Mai Mittwoch Juni Freitag Juli Mittwoch August Donnerstag September Montag Oktober Mittwoch November Donnerstag Dezember Mittwoch Hinweis: Die endgültige Abrechnungsdatei / Stammlisten z.b. für Januar 2014 müssen also spätestens am Mittwoch, den 22. Januar 24:00 Uhr bei uns eingegangen sein, wenn kein Kassenvorlauf für Sie erstellt werden soll. a.b.s. Änderungen ab Januar 2014 Seite 11 von 11