Handlungsleitfaden BEM Durchführung 1

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1 Handlungsleitfaden BEM Durchführung 1 1. Kontakt herstellen Sobald die für die Ansprache verantwortliche Person von einer längeren Krankheit eines Beschäftigten erfährt oder das Frühwarnsystem sich aus einem anderen Grund meldet, sollte die verantwortliche Person den betroffenen Beschäftigten ansprechen (EuVinA-Material Textbaustein zum Anschreiben von Beschäftigten ). Ist bekannt, dass es sich bei der Erkrankung um eine sehr schwere oder vielleicht sogar lebensbedrohliche Erkrankung handelt, sollte zunächst abgewogen werden, wann der richtige Zeitpunkt für den ersten Kontakt ist. Ziel dieses ersten Kontaktes ist, es auf BEM hinzuweisen und zu einem persönlichen Gespräch einzuladen. Einverständnis des Mitarbeiters für BEM einholen Als erster Schritt muss das Einverständnis zur Durchführung des BEM von Ihrem Beschäftigten eingeholt werden. Ein BEM kann nur mit Einverständnis des Betroffenen durchgeführt werden. Vor dem Einholen des Einverständnisses steht die Aufklärung ihres Beschäftigten über BEM. Sie sollten die wesentlichen Schritte des BEM erläutern und Ihrem Beschäftigten die Information für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (EuVinA-Material) aushändigen auch wenn Sie dies bereits früher einmal getan haben empfiehlt es sich, dies noch einmal zu tun. Wenn der Mitarbeiter es wünscht, ist seine Interessenvertretung (Betriebsrat, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung) zu dieser Aufklärung hinzuzuziehen. Erkundigen Sie sich nach dem voraussichtlichen Ende der Arbeitsunfähigkeit. Ziehen Sie bei längerer Arbeitsunfähigkeit auch die Möglichkeit der Stufenweisen Wiedereingliederung in Betracht und erläutern Sie diese Möglichkeit Ihrem Mitarbeiter (EuVinA- Material Die Stufenweise Wiedereingliederung ). Bestimmen Sie gemeinsam mit dem Beschäftigten wer von den zur Auswahl stehenden Personen als persönlicher Berater in Frage kommt (EuVinA-Material Persönlicher Berater in unserem Unternehmen ). Der persönliche Berater muss das volle Vertrauen der am BEM beteiligten Personen besitzen.

2 Handlungsleitfaden BEM Durchführung 2 Es muss vereinbart werden, was mit den erhobenen persönlichen Daten des Beschäftigten nach Abschluss des BEM zu geschehen hat. Werden diese z. B. vernichtet oder bekommt sie der Mitarbeiter ausgehändigt o. ä. Dies wird in der Einverständniserklärung zu BEM (EuVinA-Material) dokumentiert. Die Einverständniserklärung zu BEM muss durch Unternehmensleitung und durch den Mitarbeiter unterschrieben werden, damit die nächsten Schritte eingeleitet werden können. Die Einverständniserklärung kommt in die Personalakte. Sollten Sie in diesem ersten Gespräch bereits feststellen, dass weitere Maßnahmen in Bezug auf den Arbeitsplatz nicht notwendig sind, so ist trotzdem schriftlich festzuhalten, dass die Bereitschaft des Mitarbeiters zu BEM vorhanden ist sowie aus welchen Gründen weitere Maßnahmen nicht erforderlich sind und das BEM beendet werden kann (EuVinA-Material Beendigung des BEM ). Lehnt der Mitarbeiter ein BEM ab, so sollte die Ablehnungerklärung zu BEM (EuVinA-Material) ausgefüllt und in die Personalakte abgelegt werden, als Nachweis, dass ein BEM angeboten wurde. Persönlichen Berater beauftragen Haben Sie die von Beschäftigten und Unternehmensleitung unterschriebene Einverständniserklärung vorliegen, so ist der festgelegte persönliche Berater zu beauftragen. Es sollte jeweils dokumentiert werden, welche Befugnisse und Verpflichtungen (EuVinA-Material Hinweise zu Befugnissen und Verpflichtungen des persönlichen Beraters ) der Berater für den individuellen Fall erhält. Dies kann z. B. den finanziellen Rahmen betreffen, der ihm für notwendige Maßnahmen zur Verfügung steht sowie Fragen des Datenschutzes. Ebenso betrifft dies die Bereitstellung erforderlicher Daten durch den Beschäftigten und die Frage, inwieweit der Privatbereich des Beschäftigten einbezogen wird. Die Erklärung zur Schweigepflicht (EuVinA-Material) wird unterschrieben. Der Berater erhält den bei der Einführung des BEM erarbeiteten BEM-Ordner.

3 Handlungsleitfaden BEM Durchführung 3 Persönlicher Berater sorgt für Analyse Der persönliche Berater koordiniert entweder alle notwendigen Schritte oder führt sie selbst durch, wenn er dazu ausgebildet ist. Am Anfang steht das Gespräch mit dem Beschäftigten über seine Situation. Dabei sollten berufliche Aspekte genauso angesprochen werden wie private, um belastende Faktoren ausfindig zu machen. Bei mehreren Kurzerkrankungen steht die Ursachenanalyse im Vordergrund und bei längeren Erkrankungen die Auswirkungen der Erkrankungen auf den Wiedereinstieg in die Arbeit (EuVinA-Material Hinweise für das 1. Beratungsgespräch und Stichworte für das 1. Beratungsgespräch in Variante 1 oder 2). Zur Bewertung der Anforderungen, die die Tätigkeit an den Mitarbeiter stellt, wird der Arbeitplatz analysiert. Instrumente, die zur Arbeitsplatzanalyse eingesetzt werden können, sind z. B. die Gefährdungsbeurteilung, eine Arbeitsplatzbegehung, Gespräche mit anderen Beschäftigten/Vorgesetzten, Stellenbeschreibung, etc. Die Anforderungen sollten dokumentiert und z. B. mit Hilfe von Fotos und/oder Filmen verdeutlicht werden. Die Bewertung der Fähigkeiten sollte durch den Betriebsarzt oder den behandelnden Arzt erfolgen. Dieser sieht nach Möglichkeit die Krankenakten durch und/oder hält Rücksprache mit dem behandelnden Arzt. Der persönliche Berater stellt ihm die Dokumentation der Anforderungen und ggf. die Bilder und/oder Filme zur Verfügung. Eine Arbeitsplatzbegehung durch den Arzt sollte je nach Fall erwogen werden. Der Berater stellt dem Arzt ggf. auch Informationen aus dem privaten Bereich des Mitarbeiters zur Verfügung, soweit dies seiner Meinung nach erforderlich ist. Bevor er diese Informationen weitergibt, muss er den Beschäftigten über den Umfang der Informationen informieren und seine Zustimmung dazu einholen (Datenschutzrecht).

4 Handlungsleitfaden BEM Durchführung 4 Die Bewertung der Fähigkeiten im Vergleich zu den Belastungen sollte zu einer Handlungsbedarfsübersicht führen, welche dem persönlichen Berater zur Verfügung gestellt werden soll. Idealerweise enthält sie bereits Vorschläge für Maßnahmen aus Sicht des Arztes. Sollte der behandelnde Arzt eine Bewertung der Fähigkeiten im Vergleich mit den Belastungen nicht durchführen und keine Empfehlung zum Handlungsbedarf aussprechen, sorgt der persönliche Berater dafür, dass eine andere kompetente Stelle eine Aussage dazu trifft, z. B. der Betriebsarzt. Persönlicher Berater sorgt für Maßnahmen Zur Unterstützung der weiteren Beratung kann ein entsprechender Fachberater des zuständigen Sozialversicherungsträgers in den weiteren Prozess miteinbezogen werden. Zur Feststellung des zuständigen Sozialversicherungsträgers wird zunächst die Servicestelle für Rehabilitation angesprochen und die komplette Situation des Beschäftigten vorgestellt. Das Einverständnis des Beschäftigten wird vorher eingeholt. Auf Grundlage der Handlungsbedarfsübersicht für den Arbeitsplatz wird mit dem Beschäftigten, der Interessenvertretung und den betriebsinternen und externen Experten z. B. Betriebsarzt, Integrationsamt, Integrationsfachdienst, Fachberater des Sozialversicherungsträgers, etc. Ziele formuliert und entsprechende Maßnahmen entwickelt. Die Maßnahmen werden in einem Maßnahmenplan (EuVinA-Material) dokumentiert. Für den privaten Bereich werden nur die jeweils dort Beteiligten zur Zielsetzung und Maßnahmenplanerstellung eingeladen. Wie weit die Unternehmensvertretung in diesem Bereich beteiligt wird, ist mit dem Beschäftigten abzustimmen. Im jeweiligen Maßnahmenplan werden das Problem, die Maßnahmen, die Verantwortlichen und der Durchführungszeitraum festgelegt. Mögliche Maßnahmen wären z. B.: eine stufenweise Wiedereingliederung, die Umgestaltung des Arbeitsplatzes in einen kombinierten Sitzund Steharbeitsplatz

5 Handlungsleitfaden BEM Durchführung 5 im privaten Bereich die Umgestaltung des Bades, oder eine stationäre Rehabilitationsmaßnahme (Kur). Vor der Umsetzung der Maßnahmen ist es ratsam auch die finanziellen Förderungsmöglichkeiten durch die Sozialversicherungsträger und bei behinderten Menschen durch das Integrationsamt zu prüfen. Dem persönlichen Berater obliegt die Überwachung der Durchführung der Maßnahmen. Persönlicher Berater sorgt für Nachhaltigkeit Der persönliche Berater überprüft bei jeder umgesetzten Maßnahme zunächst, ob diese wie im Maßnahmenplan dokumentiert umgesetzt wurde. Bei angeschafften Arbeitshilfen, muss auch auf die Einweisung des Beschäftigten in die Handhabung der Arbeitshilfe geachtet werden. Bei Veränderungen am Arbeitsplatz ist eine Arbeitsplatzbesichtigung notwendig, um durchgeführte Maßnahmen zu überprüfen. Nach einem Zeitraum von einigen Wochen bespricht der persönliche Berater mit dem Mitarbeiter, ob durch die umgesetzten Maßnahmen in der Praxis eine Verbesserung für den Mitarbeiter spürbar ist (EuVinA-Material Hinweise für das Gespräch - Nachhaltigkeit BEM mit Mitarbeiter ). Vor diesem Gespräch informiert sich der persönliche Berater, ob erneute AU-Zeiten aufgetreten sind. Bleibt ein Erfolg der durchgeführten Maßnahmen aus, wird geprüft, ob weitere Maßnahmen notwendig sind. Der persönliche Berater übernimmt wieder die Organisation der Erstellung eines Maßnahmenplans, die Überwachung der Durchführung und die anschließende Nachhaltigkeitsprüfung. Sind keine weiteren Maßnahmen nötig, gilt das BEM als abgeschlossen. Es sollte ein gemeinsames Abschlussgespräch (EuVinA- Material Hinweise für das Gespräch- Abschluss BEM mit Unternehmer und Mitarbeiter ) mit Unternehmensleitung und Beschäftigten erfolgen, in dem auch die Beendigungserklärung (EuVinA- Material Beendigung des BEM ) ausgefüllt und unterzeichnet wird. Es ist darauf zu achten, dass die erhobenen Daten, wie zu Beginn vereinbart, aufbewahrt bzw. vernichtet werden!