Compliance im Einkauf und in der Lieferkette. Sicher agieren in globalen Supply-Chains

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1 Compliance im Einkauf und in der Lieferkette Sicher agieren in globalen Supply-Chains

2 Vorwort Die Komplexität der Compliance-Anforderung an deutsche bzw. international agierende Unternehmen und ihre Lieferkette wird zunehmend größer. Nicht nur mittelständische Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen in ihrer Funktion als Zulieferer. Die immer komplexer werdende Markt- und Wettbewerbssituation zwingt bei wachsenden Anforderungen auch im rechtlichen Umfeld Unternehmen zunehmend zum Handeln. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) als einer der größten Einkäuferverbände in Europa hat zur Absicherung von Compliance-Risiken in der Lieferkette einen branchenübergreifenden Code of Conduct geschaffen, der einfach, schnell und kostengünstig auch von Lieferanten und potentiellen Partnern anerkannt werden kann. Mit der BME-Compliance Initiative und dem BME-Competence Center Service Recht, Compliance & Konfliktmanagement unterstützt der BME aktiv seine Mitgliedsunternehmen und gibt Hilfestellung, wie das Thema Compliance inhaltlich und prozessual in Unternehmen umgesetzt werden kann. Auf viele Fragen haben vor allem kleinere und mittlere Unternehmen keine Antworten parat: Was muss ich tun, um regelkonform zu handeln? Was passiert, wenn ich nichts mache? Wo fange ich an? Die Unwissenheit und Unsicherheit in der täglichen Compliance- Anwendung sowie die Angst vor einer drohenden Compliance-Bürokratie, beschäftigen viele unserer Mitgliedsunternehmen. In vielen Fällen fehlen schlichtweg auch finanzielle und personelle Ressourcen. Vor diesem Hintergrund bietet der BME mit seiner BME-Compliance Initiative seinen Mitgliedsunternehmen, insbesondere den mittelständischen Unternehmen, aktive Unterstützung und Entlastung durch maßgeschneiderte Service-Angebote. Sprechen Sie uns gern an. Wir freuen uns auf Sie. Noreen Loepke Leiterin BME-Competence Center Service Recht, Compliance & Konfliktmanagement Syndikusrechtsanwältin Seite 2 von 10

3 Inhaltsverzeichnis I. Compliance im Einkauf und in der Lieferkette Entwicklung und Ziele der BME-Compliance Initiative Teilnehmer der BME-Compliance Initiative Inhalte des BME-Code of Conduct Vorteile der BME-Compliance Initiative Beitritt zur BME-Compliance Initiative... 7 II. Durchführung von Lieferanten-Compliance-Audits... 8 III. Compliance Schulungen und e-learnings... 9 Seite 3 von 10

4 I. Compliance im Einkauf und in der Lieferkette 1. Entwicklung und Ziele der BME-Compliance Initiative Als branchenübergreifender Verband setzt sich der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) bereits seit vielen Jahren aktiv für die Bekämpfung von Korruption, Kartellen und Kinderarbeit ein. Bereits im Jahr 2008 haben wir gemeinsam mit zahlreichen Mitgliedsunternehmen begonnen, einen allgemeingültigen Code of Conduct zu erarbeiten. Dieser wurde 2009 veröffentlicht und seither von zahlreichen Unternehmen aus unterschiedlichen Industrien unterzeichnet und genutzt. Mit der Compliance-Initiative unterstützt und fördert der BME als gemeinnütziger und unabhängiger Verband aktiv die Bemühungen deutscher und internationaler Unternehmen hinsichtlich einer nachhaltigen und wirksamen Bekämpfung von Korruption und Kartellverstößen sowie weiterer Compliance-relevanter Themen im Einkauf und der Lieferkette. Der BME als einer der größten Einkäuferverbände in Europa hat mit der BME- Compliance-Initiative einen internationalen, branchenübergreifenden und branchenunabhängigen Mindeststandard geschaffen. Der BME-Code of Conduct stärkt Unternehmen und Lieferanten im internationalen Wettbewerb, bietet Kosteneinsparpotentiale und ein Mindestmaß an Sicherheit. Dabei spielt die Nachhaltigkeit der Geschäftsbeziehung zum Lieferanten im Rahmen der BME-Compliance Initiative eine wesentliche Rolle. Mit der zunehmenden Komplexität in den Lieferketten ist das Lieferantenmanagement zu einer der wichtigsten Disziplinen im Einkauf geworden. Seite 4 von 10

5 Unternehmen werden jedoch immer häufiger für ihre Lieferketten zur Verantwortung gezogen. Durch den Beitritt zur BME-Compliance Initiative verpflichtet sich das Unternehmen, Prozesse für Compliance und nachhaltiges Wirtschaften aufzunehmen und in der eigenen Lieferkette umzusetzen. Dabei muss sichergestellt sein, dass in der Lieferkette Maßnahmen gegen Korruption und Kinderarbeit von den Zulieferern genauso ergriffen werden wie beispielsweise die Berücksichtigung von Arbeitssicherheitsaspekten und die Frage nach der Produkthaftung. Der BME hat hierzu eine Reihe an Standards aufgesetzt und Prozessbeschreibungen entwickelt, die von der Lieferantenqualifizierung über die Lieferantenbewertung bis hin zur Lieferantenentwicklung reichen. Neben einer ganzheitlichen Betrachtung wurden durch den BME zusätzlich spezielle Leitlinien für folgende CSR-Risiken veröffentlicht: Kinderarbeit Korruption Kartellrechtsverstöße durch Lieferanten Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung Außenwirtschaftliche Beschränkungen (Exportkontrolle) Treibhausgasemissionen. 2. Teilnehmer der BME-Compliance Initiative Namhafte Unternehmen wirken an der BME Compliance Initiative mit: Allianz SE Fraport AG Hochtief AG Daimler AG RWE Systems GmbH Bilfinger SE Deutsche Post AG ThyssenKrupp AG Merck KGaA Henkel KGaA Seite 5 von 10

6 sowie weitere Unternehmen aus den Bereichen Automotive, Maschinenbau, Chemie, Pharma und Logistik. Die aktuelle Teilnehmerliste ist auf der Webseite des BME unter veröffentlicht. Gerade mittelständische Unternehmen stehen in ihrer Funktion als Zulieferer vor großen Herausforderungen. Hier bietet der BME mit seiner Compliance Initiative und dem BME-Competence Center gerade mittelständischen Unternehmen Unterstützung und Entlastung durch maßgeschneiderte Angebote. 3. Inhalte des BME-Code of Conduct Der BME-Code-of Conduct umfasst dabei die fundamentalen Regeln zu: Bekämpfung von Korruption Kartellrechtswidrigen Absprachen Kinder- und Zwangsarbeit Einhaltung ethischer Grundsätze gegenüber Lieferanten (Compliance) Einhaltung von Menschenrechten Umwelt- und Gesundheitsschutz Fairen Arbeitsbedingungen Die BME-Verhaltensrichtlinie verweist auch auf den internationalen Rechtsrahmen wie zum Beispiel den UN Global Compact und damit auf weltweite, unternehmensübergreifende Zusammenhänge. Der BME-Code of Conduct ist derzeit in 12 Sprachen verfügbar. Seite 6 von 10

7 4. Vorteile der BME-Compliance Initiative Die BME-Compliance Initiative bietet Unternehmen sowohl in der Außendarstellung als auch bei internationalen und nationalen Geschäftsbeziehungen eindeutige Vorteile. Vorteile des BME Code of Conduct: Kostenreduzierung Standardisierung akzeptabler (substantieller, wie umsetzbarer) Compliance- Anforderungen Förderung von Ernsthaftigkeit und Nachhaltigkeit durch verpflichtendes jährliches Selbstauskünfteverfahren Compliance als Qualitätsmerkmal bei der Auswahl von Geschäftspartnern Reduktion von Prüfungsaufwänden Vereinfachung der gegenseitigen Anerkennung von Verhaltenskodizes und Compliance-Maßnahmen Reduktion der Vielzahl unterschiedlichster Supplier Code of Conducts Konzentration auf branchenübergreifend relevante Compliance Themen Dabei eignet sich der BME-Code of Conduct für Unternehmen mit (und ohne) eigenem Verhaltenskodex und zur generellen Absicherung von Lieferbeziehungen. Der branchenübergreifende BME-Code of Conduct kann einfach, schnell und kostengünstig auch von Lieferanten und potentiellen Partnern anerkannt werden. 5. Beitritt zur BME-Compliance Initiative Unternehmen können an der BME-Compliance Initiative unbürokratisch durch Unterzeichnung einer Beitrittsvereinbarung teilnehmen. Mit dem Beitritt bzw. jährlich verpflichten sich die Unternehmen Selbstauskunft auszufüllen und dem BME vorzule- Seite 7 von 10

8 gen. Auf Grundlage dieser Selbstauskunft erhält dann das Unternehmen neben der Nutzung des BME-Code of Conduct ein jährliches Zertifikat und Siegel, die die Zugehörigkeit zur BME-Compliance Initiative kenntlich machen. II. Durchführung von Lieferanten-Compliance-Audits Neben zahlreichen Beratungsleistungen zum Thema Compliance bietet der BME seinen Mitgliedsunternehmen über das BME-Competence Center auch Beratung bei der Gestaltung und Umsetzung von Lieferanten-Compliance-Audits. Zielsetzung bzw. Motivation eines Lieferanten-Compliance-Audits: Prüfung der Einhaltung bzw. Umsetzung vertraglicher Verpflichtungen des Lieferanten hinsichtlich Compliance z. B. Inhalte des BME-Code of Conducts etc. Stärkung der Lieferantenbeziehung Unterstützung des Lieferanten beim Aufbau und der Umsetzung geeigneter Compliance Maßnahmen (zur Umsetzung der Anforderungen aus dem BME- Code of Conduct) Umsetzung von Compliance-Anforderungen in der eigenen Lieferkette. Dabei muss der Aufwand für die Umsetzung von Lieferanten-Compliance-Audits nicht groß sein. Das BME-Competence Center verfügt mit seinen Kooperationspartnern über die erforderliche Erfahrung und die richtigen Methoden, um angemessene Lösungen für interessierte Mitgliedsunternehmen zu erarbeiten. Gern unterbreiten wir als BME-Competence Center einen individuellen Vorschlag zur Umsetzung eines Lieferanten-Compliance-Audits. Seite 8 von 10

9 Selbstverständlich stehen den Mitgliedsunternehmen über das BME-Competence Center weitere Beratungsleistungen zur Verfügung, insbesondere zu Themen wie: Implementierung von Compliance-Management-Systemen Kartellrecht Fremdpersonal-Compliance sowie weitere Compliance Fragen III. Compliance Schulungen und e-learnings Der BME bietet neben klassischen Schulungen auch interaktive Online- Lernprogramme inklusive Lernzertifikaten und Reporting zu verschiedenen Compliance-Themen, standardmäßig in deutscher, englischer und französischer Sprache. Mehr Informationen zu den Compliance e-learnings finden Sie unter Gern erstellen wir Ihnen auch ein Angebot für einen individuellen Compliance- Workshop für Ihr Unternehmen. Seite 9 von 10

10 Nutzen Sie als Mitgliedsunternehmen unsere BME-Praxisleitfäden, insbesondere zu folgenden Themen: BME-Praxisleitfaden Kartellrecht im Einkauf Risiken vermeiden, Chancen nutzen Kartellrechtliche Compliance Eckpunkte für effektive Compliance Programme Arbeitspapier: Beispielhaftes kartellrechtliches Regelwerk ( Dos & Don ts ) Die Praxisleitfäden finden Sie auf der BME-Webseite im Webshop. Haben Sie Fragen rund um Compliance im Einkauf und Ihre Lieferkette? Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. BME-Competence Center Service Recht, Compliance & Konfliktmanagement Frankfurter Straße Eschborn Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) bmerecht@bme.de Foto: shutterstock Seite 10 von 10