! Wichtigkeit checken

Transkript

1 1 elektronische Post Das (auch die ) ist heute die meist genutzte Kommunikationsform im Internet. Beachten Sie ein paar Regeln, um für das Arbeiten mit elektronischer Post gewappnet zu sein. Das beginnt mit dem regelmäßigen Abrufen der s vom Account (Benutzerkonto) und endet bei der äußeren Form. Wer einen -Account privat oder beruflich nützt, sollte mindestens dreimal pro Woche seine s abrufen. Im Unterschied zum Brief wird bei -Informationen vom Absender / von der Absenderin erwartet, dass nach kurzer Zeit (nach maximal drei Tagen) eine Reaktion erfolgt. Die erste Form des Lesens ist ein Überfliegen, d. h.: Ich durchforste die Mails hinsichtlich der Wichtigkeit (rotes Rufzeichen), der Betreffzeile, der bekannten Absender/innen. Alle sogenannten Spams lösche ich. Anhänge öffne ich nur dann, wenn ich zum Absender / zur Absenderin Vertrauen habe. Regelmäßiges Abrufen! Wichtigkeit checken Vorsicht bei Anhang 2 Äußere Form von s Schreiben Sie immer eine Betreffzeile: s sollten immer eine Betreffzeile ( Subject ) enthalten, die eindeutig auf den Inhalt des s deutet. Die Empfänger/innen wissen einen eindeutigen Betreff zu schätzen: Man weiß sofort, worum es geht. s tendieren zur Kürze: Stellen Sie Fragen kurz und prägnant, antworten Sie auf Fragen ebenfalls kurz. Nutzen Sie Groß- und Kleinschreibung: REINE GROSSSCHREI- BUNG WIRKT ÜBERTRIEBEN UND UNLESERLICH, Kleinschreibung könnte als Bequemlichkeit ausgelegt werden. Fügen Sie eine Signatur an: Sie können am Fußende Ihrer s Informationen über sich anfügen: Name, Adresse und eventuell Telefonnummer sind ausreichend. Die Signaturfunktion wird von allen -Programmen angeboten. Beispiel für eine Signatur: Sehr geehrte Frau Dorner! Ich bestelle das Buch miteinander. Ich werde das Exemplar persönlich abholen. Bitte informieren Sie mich, wann das Buch abholbereit ist. E. Tester Blatt 1 von 6 Information 1

2 3 Beantworten und Weiterleiten Antworten Sie nicht, wenn Sie verärgert sind: Falls ein Sie verärgert oder empört: Überdenken Sie erst die Lage, bevor Sie eine Antwort versenden, die Sie am nächsten Tag bereuen. Abgesehen von sogenannten Spams oder Massenmails sollten Sie alle Mails kurz beantworten. Weiterleitung von s: Ändern Sie bei der Weiterleitung oder bei nochmaligem Senden eines s nicht den Wortlaut. Erkundigen Sie sich, ob der Absender / die Absenderin einer Weiterleitung zustimmt. Leiten Sie kein leeres Mail weiter, d. h.: Fügen Sie einen kurzen Text vor dem Original-Mail ein. Bcc (Blind Carbon Copy): Mails an viele verschiedene Empfänger/innen sollten als Bcc verschickt werden. Diese Einstellung bewirkt, dass die Empfänger/innen nicht sehen, wer das Mail noch bekommen hat. Sehr geehrte Frau Dorner! Vielen Dank für die genauen Informationen. E. Tester Sehr geehrte Frau Dorner! Hiermit leite ich das Mail von Herrn Muster an Sie weiter. E. Tester 4 Anhang Attachement Wenn Sie einen Anhang (Attachement) erhalten, achten Sie darauf, ob der Absender / die Absenderin vertrauenswürdig ist, und ob die Dateiformate wenig Risiko vermuten lassen. Wann können Sie einen Anhang öffnen? pdf (Dokumente), jpg oder png (Bilder) sind, falls ein Virenscanner aktiv ist, selten gefährlich. Wann sollten Sie einen Anhang nicht öffnen? Dateien mit den Endungen.vbs,.bat,.com,.cmd,.exe,.pif,.scr und.zip von Unbekannten sind in jedem Fall verdächtig. Bevor Sie ein Mail absenden, achten Sie darauf, ob der Anhang tatsächlich angefügt ist. Größere Anhänge (ab 1 oder 2 MB) sollten Sie dem Empfänger / der Empfängerin ankündigen. Grundsätzlich Beruflich und privat trennen: Versenden Sie von Ihrem geschäftlichen -Account keine private Post. Verwenden Sie zwei -Adressen, die eine für Privates und die andere für das Berufliche. Gefährlicher Anhang!.vbs,.bat,.com,.cmd,.exe,.pif,.scr und.zip Unter (Broschüreservice) finden Sie umfangreiche Informationen zum Thema Sicherheit im Netz. Blatt 2 von 6 Information 2

3 A1 elektronische Post 1. Was ist ein -Account? a. Benutzerkonto b. Rechtschreibprüfung 2. Wie oft sollte man die s checken? 3. Woran erkennt man, ob ein mit hoher Wichtigkeit gesendet wurde? 4. Woher stammt der Begriff Spam? Lesen Sie dazu A2 Äußere Form von s 1. Warum soll man eine Betreffzeile einfügen? 2. Warum soll man reine Kleinschreibung in s vermeiden? 3. Was ist eine Signatur? 4. Warum sollen s kurz sein? 5. Beantworten Sie das folgende . Sehr geehrte Frau Schüler! Bezüglich Ihrer Anfrage zu einer Betriebsbesichtigung kann ich Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Klasse am Dienstag um Uhr in der großen Halle erwarten. Angelika Chefer Blatt 3 von 6 Aufgaben 1

4 A3 Beantworten und Weiterleiten 1. Sie bekommen ein langes Mail, dessen Inhalt Sie erst einmal überdenken müssen. Wie gehen Sie vor? a. Ich denke zwei Wochen nach und antworte nach zwei Wochen. b. Ich antworte kurz, indem ich darauf verweise, dass eine längere Antwort folgen wird. 2. Sie sollen ein Mail weiterleiten. Wählen Sie alle Schritte aus, die dafür nötig sind. Bringen Sie die Arbeitsschritte in die richtige Reihenfolge. a. Button Antworten anklicken 1. b. Button Senden anklicken 2. c. Button Weiterleiten anklicken 3. d. -Adresse einfügen 4. e. Kurzen Text einfügen 5. f. Text des Original-Mails kürzen g. Original-Mail nicht ändern 3. In welche Zeile geben Sie Adressen ein, wenn Sie an mehrere Empfänger/innen ein versenden? Die Adressen sollen nicht sichtbar sein. Markieren Sie die Zeile mit einem Pfeil. A4 Anhang Attachement 1. Warum sollten Sie beim Öffnen von Anhängen vorsichtig sein? 2. Ordnen Sie die Dateiendungen den angeführten Risikostufen zu. exe, pdf, zip, bat, doc, vbs, ppt, cmd, jpg, com, png, scr, gif, pif a. Eher unbedenklich: b. Sehr gefährlich: 3. Wenn Sie einen Anhang erhalten, sollten Sie auch wissen, um welche Dokumentform es sich handelt. Ordnen Sie die Dateiendungen der Art des Dokuments zu. pptx, pdf, docx, pps, doc, tiff, ppt, jpg, png, gif a. Bilddateien: b. Dokumente: c. Präsentationen: Blatt 4 von 6 Aufgaben 2

5 L1 elektronische Post 1. Was ist ein -Account? a. Benutzerkonto b. Rechtschreibprüfung 2. Wie oft sollte man die s checken? Etwa dreimal pro Woche 3. Woran erkennt man, ob ein mit hoher Wichtigkeit gesendet wurde? An einem roten Rufzeichen; es wird auch hohe Priorität hinzugefügt. 4. Woher stammt der Begriff Spam? Lesen Sie dazu Spam war ursprünglich ein Markenname für Dosenfleisch. L2 Äußere Form von s 1. Warum soll man eine Betreffzeile einfügen? Damit die Empfänger/innen auf den folgenden Inhalt hingewiesen werden. Man weiß sofort, worum es geht. 2. Warum soll man reine Kleinschreibung in s vermeiden? Weil möglicherweise auf Bequemlichkeit geschlossen werden kann. Außerdem sind Schriftstücke, die Groß- und Kleinschreibung verwenden, besser lesbar. 3. Was ist eine Signatur? Eine Signatur befindet sich in der Fußzeile des s. Sie beinhaltet auf jeden Fall Name und Adresse. Beim Programm Outlook sind für die Erstellung folgende Schritte nötig: Extras Optionen -Format Signaturen 4. Warum sollen s kurz sein? s entsprechen einem Kurzbrief. Die Empfänger/innen erhalten viele Mails, daher liegt die Würze in der Kürze. 5. Beantworten Sie das folgende . Sehr geehrte Frau Schüler! Bezüglich Ihrer Anfrage zu einer Betriebsbesichtigung kann ich Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Klasse am Dienstag um Uhr in der großen Halle erwarten. Angelika Chefer Sehr geehrte Frau Chefer! Vielen Dank für die rasche Erledigung meiner Anfrage. Meine Klasse und ich werden pünktlich am Dienstag um Uhr in der großen Halle warten. Ina Schüler Blatt 5 von 6 Lösungen 1

6 L3 Beantworten und Weiterleiten 1. Sie bekommen ein langes Mail, dessen Inhalt Sie erst einmal überdenken müssen. Wie gehen Sie vor? a. Ich denke zwei Wochen nach und antworte nach zwei Wochen. b. Ich antworte kurz, indem ich darauf verweise, dass eine längere Antwort folgen wird. 2. Sie sollen ein Mail weiterleiten. Wählen Sie alle Schritte aus, die dafür nötig sind. Bringen Sie die Arbeitsschritte in die richtige Reihenfolge. a. Button Antworten anklicken 1. Button Weiterleiten anklicken b. Button Senden anklicken 2. -Adresse einfügen c. Button Weiterleiten anklicken 3. Kurzen Text einfügen d. -Adresse einfügen 4. Original-Mail nicht ändern e. Kurzen Text einfügen 5. Button Senden anklicken f. Text des Original-Mails kürzen g. Original-Mail nicht ändern 3. In welche Zeile geben Sie Adressen ein, wenn Sie an mehrere Empfänger/innen ein versenden? Die Adressen sollen nicht sichtbar sein. Markieren Sie die Zeile mit einem Pfeil. L4 Anhang Attachement 1. Warum sollten Sie beim Öffnen von Anhängen vorsichtig sein? Weil sich im Anhang Viren oder Trojaner verbergen könnten. 2. Ordnen Sie die Dateiendungen den angeführten Risikostufen zu. exe, pdf, zip, bat, doc, vbs, ppt, cmd, jpg, com, png, scr, gif, pif a. Eher unbedenklich: pdf, doc, ppt, jpg, png, gif b. Sehr gefährlich: exe, zip, bat, vbs, cmd, com, scr, pif 3. Wenn Sie einen Anhang erhalten, sollten Sie auch wissen, um welche Dokumentform es sich handelt. Ordnen Sie die Dateiendungen der Art des Dokuments zu. a. Bilddateien: tiff, jpg, png, gif b. Dokumente: pdf, docx, doc pptx, pdf, docx, pps, doc, tiff, ppt, jpg, ppsx, png, gif c. Präsentationen: pptx, pps, ppt, ppsx Blatt 6 von 6 Lösungen 2