Werkstattbericht QM-Systeme III: Erfahrungen an der FH Lübeck

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1 Werkstattbericht QM-Systeme III: Erfahrungen an der FH Lübeck I. FH Lübeck in Zahlen IV. Probleme oder Herausforderungen V. Qualitätsmanagement in Zukunft I. FH Lübeck in Zahlen Maschinenbau und Wirtschaft Elektrotechnik Zentrale Verwaltung Oncampus Angewandte Naturwissenschaften Bauwesen 1

2 I. FH Lübeck in Zahlen 4000 Studierende 850 StudienanfängerInnen/ Jahr 114 ProfessorInnen 130 nichtwissenschaftliche MitarbeiterInnen 6 Mio. Drittmittelvolumen/ Jahr 38 Beschäftigte in Drittmittelprojekten Stand: August 2008 QMS in Zielvereinbarung von FHL und Land QS in HSG 5 Finanzielle Förderung durch Innovationsfonds Beschluss der Hochschulleitung zur Einführung eines QMS (2006) Externe Notwendigkeit &Kontrolle (2007) Chance zu externer Unterstützung &neue Personalressourcen (2006) Workshops Externe Moderation Offener Problemaustausch Verständnis von Qualität Einbindung der Beschäftigten Commitment QM =? 2

3 Ein hochschulweites Qualitätsmanagement-System soll mit einer Minimierung der Reibungsverluste einer Verschlankung der Abläufe einer effizienten Ressourcennutzung einer Verbesserung der Arbeitsplatzqualität und einer Steigerung der Zufriedenheit * zu einer Verbesserung der gesamten Hochschule führen. * Auszug aus dem Commitment-Paper des QM-Rats (Okt. 2006) Die Beschäftigten fordern: Personalliste im Internet Prozesshandbuch Einheitliche Formulare Höhere Eigenverantwortlichkeit Fortbildungs- und Weiterbildungsangebote Auszug aus dem Botschaftenpapier der Beschäftigten Hochschulweite Befragungen (März/April 2007) Fragebögen angepasst an Zielgruppen ProfessorInnen Studierende Beschäftigte Lehrbeauftragte Externe Auswertung Diskussion der Ergebnisse 3

4 Pilotprojekte Botschaftenpapier Ergebnisse der hochschulweiten Befragung Identifikation von QM-Arbeitsbereichen Formulierung erster Projektaufträge Personalentwicklung Verwaltungsprozesse Kommunikation Studienorganisation Einbindung Lehrbeauftragte Interne Schulung im Projektmanagement (06/2007) QMPK und ProjektleiterInnen Teammitglieder Interne Schulung in Gender Mainstreaming Sensibilisierung der QMPK, Projektleitungen, Teammitglieder Projektaufträge Vereinbarung zwischen Projektleitung und QMPK Phasen und Meilensteine Kick Off 07/2007 Controlling der Zielerreichung Standardisiertes Berichtswesen Projekt Mai Jun Jul Aug 2007 Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz 2008 Apr Mai Jun Jul Personalentwicklung Phase 1 Meilenstein 1 Phase 2 Meilenstein 2 Verwaltungsprozesse Phase 1 Meilenstein 1 Phase 2 Meilenstein 2 4

5 Auszug Ergebnisliste - Umstrukturierung des Bestellwesens (Leitfaden) - Vereinfachung der Genehmigung, Formulare und Abrechnungen für Dienstreisen HSG 5 Abs. 3 - Leitfaden Barauslagen Weitere Einzelheiten zu den - Konzept Personalentwicklung Qualitätssicherungsmaßnahmen regelt der Senat durch Satzung. Er regelt darin - Einrichtung eines Kummerkastens/ Beschwerdesystems insbesondere Standards, Verfahren, - Entwurf einer QMS-Satzung Datenerhebung sowie die Beteiligung der - Studierenden und bestimmt, welches Mitglied des Präsidiums für die Qualitätssicherung verantwortlich ist. Nebeneffekte Standardisierung der Rundschreiben Veröffentlichung der Ergebnisse im Internet effizientes Arbeiten nach Projektmanagement QM ist im Gespräch IV. Probleme oder Herausforderungen aktuelle Struktur Senat - beschließt QS-Satzung - hat ggf. bei Maßnahmen zu beschließen - leitet Informationen an Kolleg/-innen und Mitarbeiter/-innen QM-Rat - steuert QMPK und gibt Feedback - gibt Impulse in die QMPK Feedback berichtet 1x im Semester (Statusberichte) berichtet - identifiziert Problemfelder entscheidet - erarbeitet Vorschläge für Projekte und Maßnahmen Präsidium QMPK - setzt Projektteams ein berichtet - kontrolliert der FHL beauftragt und steuert berichten über Meilensteine - entscheidet über Ergebnisse aus Projekten und Ergebnisse - verantwortlich für gesamte Qualitätssicherung lt. HSG 5 Abs. 1 bearbeiten eigenverantwortlich Projektteams* ihren Projektauftrag * alle Hochschulmitglieder können Mitglied oder Leitung eines Projekts werden 5

6 IV. Probleme oder Herausforderungen DIN ISO Evaluation Zielvereinbarungen KLR Controlling Umweltmanagement Akkreditierung Qualitätspuzzle IV. Probleme oder Herausforderungen Lerneffekt sehr zeitintensive Prozesse Einbindung aller ist utopisch QM Projektmanagement QM erzeugt auch offene Baustellen Berichte vorhanden, Entscheidungen nicht Überzeugungskraft nötig: Im QM passiert ja nichts! Können wir alles unter ein Dach QMS kriegen? Wird es ein halbautomatisches Qualitätsmanagement-System geben? V. Qualitätsmanagement in Zukunft Ziele Initiieren weiterer Projekte Evaluation des Prozesses Nach Bedarf neue Projektmanagement-Schulungen für neue Teammitglieder und ProjektleiterInnen Nachsteuerung bei Projekten, Maßnahmen-Verfolgung Integriertes QMS unter Einbeziehung aller Kernbereiche evtl. Prozesshandbuch und Zertifizierung Stärkere Einbeziehung von Lehre und Studium Einbeziehung von Forschung und Technologietransfer Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) 6

7 Kontakt &Information Fachhochschule Lübeck Mönkhofer Weg Lübeck M.A. Stabsstelle Präsidium Tel