Elektronisches Erzeuger-Register bei mehreren Providern

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1 Elektronisches Erzeuger-Register bei mehreren Providern Die Erzeuger, Einsammler, Beförderer und Entsorger von gefährlichen Abfällen sind verpflichtet, Register zu führen, in denen die Begleitscheine in zeitlicher Reihenfolge den zugehörigen (Sammel)Entsorgungsnachweisen zugeordnet werden. Spätestens ab dem 1. April 2010 müssen die (Sammel)Entsorgungsnachweise und Begleitscheine in elektronischer Form geführt werden, so dass dann die entsprechenden Dateien dauerhaft und geordnet in elektronischen Registern zu speichern sind. Dies betrifft allerdings nicht solche Abfallerzeuger, bei denen pro Abfallart weniger als 20 Tonnen jährlich anfallen und die deshalb diese Abfälle im Rahmen einer sog. Sammelentsorgung von einem Einsammler abholen lassen können. In einem solchen Fall erhält der Erzeuger vom Einsammler einen Übernahmeschein, der auch nach dem 1. April 2010 weiterhin in Papierform geführt werden und vom Abfallerzeuger in einem Papier-Register aufbewahrt werden darf. Lediglich der Einsammler ist verpflichtet, den Übernahmeschein zusätzlich noch elektronisch zu erfassen. Für einen Erzeuger, der sein Register elektronisch führen muss, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie er seiner Verpflichtung nachkommen kann: - Erzeuger, die ihre Nachweisdokumente über die Portallösung Länder-eANV (siehe führen, müssen die Daten bei sich selbst (auf ihrem PC bzw. Server) nach den Vorgaben der 24 und 25 Nachweisverordnung (NachwV) geordnet und für den vorgegebenen Zeitraum speichern. - Erzeuger, die für die elektronische Nachweisführung eine dafür geeignete Betriebssoftware (Abfallwirtschaftssoftware) nutzen, werden die Daten im Regelfall ebenfalls in einem lokalen Register speichern. Meist wird dabei bereits die Betriebssoftware die elektronische Registerführung ermöglichen. - Erzeuger, die eine kommerzielle Portallösung eines IT-Dienstleisters (Provider) nutzen, können auch ihr Register darüber führen, wobei hier die Daten grundsätzlich auf dem Server des Providers gespeichert werden. - Für Erzeuger, die eine Portallösung eines Entsorgers nutzen, gilt das Gleiche: Inzwischen bieten zahlreiche Entsorger ihren Kunden an, das elektronische Nachweisverfahren über ein von ihnen selbst oder von einem beauftragten IT-Unternehmen (Provider) betriebenes Internet-Portal abzuwickeln. Häufig wird dabei den Erzeugern auch eine elektronische Registerführung über dieses Portal ermöglicht. In diesem Fall werden die elektronischen Entsorgungsnachweise und Begleitscheine beim Entsorger bzw. Provider gespeichert. Die letztgenannte Lösung erweist sich dann als problematisch, wenn ein Erzeuger für eine Abfallart aus Gründen der Entsorgungssicherheit mehrere Entsorgungswege hat oder je nach Marktlage seine Entsorgungswege wechselt und dementsprechend zur Registerführung verschiedene Portal-Lösungen unterschiedlicher Entsorger nutzt. Dann können Probleme im Hinblick auf elektronische Registeranforderungen der zuständigen Behörde entstehen. Zulässigkeit der Splittung des Registers Hier stellt sich zunächst die Frage, ob es überhaupt zulässig ist, das Register zu splitten und auf zwei oder mehrere Portale zu verteilen. Die von der Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft Abfall (LAGA) als Mitteilung 27 verabschiedete Vollzugshilfe zum abfallrechtlichen Nachweisverfahren (Stand: ) sieht insoweit unter Rdnr. 405 vor, dass die Authentizität des abfallrechtlichen Registers im elektronischen Verfahren nur gewahrt ist, wenn alle registerpflichtigen Entsorgungsvorgänge in der vorgeschriebenen Form in einem einzigen Register dokumentiert sind. Für diese Sichtweise spricht der Wortlaut von 42 Abs. 1 KrW-/AbfG, weil danach ein Register zu führen ist. Nach der LAGA-Vollzugshilfe soll dies auch dann gelten, wenn der Registerpflichtige sich eines oder mehrerer Dritter (z.b. Provider) zur Erfüllung seiner Registerpflichten bedient. Nicht ausreichend sei es, wenn die registerpflichtigen

2 Entsorgungsvorgänge in mehreren Registern von Dritten elektronisch geführt würden und der Pflichtige sie nur bei Bedarf zu einem nach Gesetz und Verordnung vorgeschriebenen Register zusammenführen würde. Auch diese Forderung erscheint nach der geltenden Rechtslage berechtigt. Denn das Register muss stets aktuell und vollständig sein, weil alle elektronischen Dokumente innerhalb von 10 Kalendertagen nach Erhalt einzustellen sind ( 24 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 NachwV). Register erfüllen deshalb nur dann die gesetzlichen Anforderungen, wenn sie jederzeit vollständig vorliegen. Dies ist nicht der Fall, wenn ein Register erst auf Verlangen der Behörde vom Registerpflichtigen durch Zusammenstellung anderweitig gespeicherter oder archivierter Daten erstellt wird (Rdnr. 366 der LAGA-Vollzugshilfe). Vor diesem Hintergrund wäre es eigentlich konsequent, dem Erzeuger zu verbieten, sein Register auf mehrere Portal-Lösungen zu splitten. Immerhin käme im Papierverfahren auch kein Erzeuger auf die Idee, seine Register-Ordner nicht im eigenen Hause aufzubewahren, sondern auf verschiedene Entsorger aufzuteilen. Allerdings müsste der Erzeuger dann sein Register selbst führen, d.h. die Nachweisdaten entweder lokal oder über eine von ihm selbst ausgewählte und beauftragte kommerzielle IT-Lösung abspeichern. Oder er dürfte sein Register komplett bei nur einem der Entsorger führen (zu diesen Lösungsansätzen siehe unten). Demgegenüber wird vielfach darauf hingewiesen, dass zu strenge, auf die Spitze getriebene Anforderungen an die elektronische Registerführung die Akzeptanz der Entsorgungswirtschaft zur elektronischen Nachweis- und Registerführung in Frage stellen würden. Deshalb sei es zu akzeptieren, wenn für einzelne oder mehrere (Sammel)Entsorgungsnachweise und die zugehörigen Begleitscheine separate Teilregister bei verschiedenen Entsorgern geführt würden. Voraussetzung sei aber, dass der Erzeuger eine elektronische Übersicht über alle zu seinem Gesamtregister gehörenden Teilregister und über die einzelnen Entsorger, die diese Teilregister für ihn führen, vorhalte und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorlegen könne. Ferner müsse der Erzeuger in der Lage sein, ohne besonderen zeitlichen Verzug auf ein behördliches Verlangen hin auch alle zum Register gehörenden Teilregister auf einmal vorlegen zu können, z.b. durch geeignete, bei dem Erzeuger zusammenlaufende datenverarbeitungstechnische Verknüpfungen der Nachweisdaten. Eine solche Zusammenführung aller Daten zu einem einheitlichen Gesamtregister ist aber aufgrund der technischen Gegebenheiten nicht unproblematisch. Im Einzelnen: Registeranforderung und Registerauszug Auf Verlangen der zuständigen Behörde sind die Register vorzulegen oder Angaben aus den Registern mitzuteilen ( 42 Abs. 4 KrW-/AbfG). Im Falle einer behördlichen Vor-Ort-Kontrolle muss ein Erzeuger, Beförderer/Einsammler oder Entsorger eine sofortige Einsichtnahme in sein elektronisches Register ermöglichen. Soweit das Register über mehrere Portale geführt wird, ist zu gewährleisten, dass alle Teilregister eingesehen werden können. Fordert die Behörde eine Übersendung des elektronischen Registers, wird sie dies im Regelfall elektronisch tun. Dabei ist die vom Bundesumweltministerium bekannt gegebene Definition der zu verwendenden Schnittstellen für die Nachrichtentypen <Registeranforderung> und <Registerauszug> zugrunde zu legen. Mit der <Registeranforderung> teilt die Behörde dem Erzeuger über die Zentrale Koordinierungsstelle Abfall (ZKS) mit, welche Daten aus dem Register sie innerhalb welcher Frist ü- bermittelt haben möchte. Filterkriterien für die Abfrage können u.a. Nachweisnummern, die behördliche Nummer des Beförderers oder Entsorgers, Begleitscheinscheinnummern oder Abfallschlüsselnummern sein. Die Filterkriterien können beliebig kombiniert werden. Auch besteht die Möglichkeit, statt der kompletten Dokumente lediglich die Kerninformationen der Dokumente in einer Art Inhaltsverzeichnis des Registers anzufordern. Ergeben sich daraus Auffälligkeiten (z.b. unbekannte Dokumente, Abweichungen bei den Signaturwerten etc.) können die entsprechenden Dokumente selbst angefordert werden.

3 Der <Registerauszug> ist die Antwort des Registerpflichtigen auf die Anforderung der Behörde. Er besteht insbesondere aus der Kopie der <Registeranforderung> der Behörde, dem angeforderten Auszug aus dem Register in Form einer Sammlung der Dokumente bzw. einem Inhaltsverzeichnis dieser Dokumente sowie der qualifizierten elektronischen Signatur des Registerpflichtigen. Fordert die Behörde einen Registerauszug für mehrere Abfallströme, d.h. für mehrere Entsorgungsnachweise, so muss für jeden Abfallstrom ein eigenes Dokument <Registerauszug> mit einem Deckblatt und den zugehörigen Begleitdokumenten als Registerteilauszug erstellt werden. Als Deckblatt ist grundsätzlich der elektronische Entsorgungsnachweis mit allen Layern und Signaturen oder wenn die Behörde nur ein Inhaltsverzeichnis anfordert ein bestimmtes elektronisches Dokument mit wesentlichen Kerninformationen zu verwenden. Die zugehörigen Begleitdokumente sind die elektronischen Begleitscheine mit allen Layern und Signaturen oder wenn die Behörde nur ein Inhaltsverzeichnis fordert die Kerninformationen der obersten Sicht dieser Dokumente. Jeder Teilauszug ist unter Angabe der Gesamtzahl aller Teilauszüge fortlaufend zu nummerieren und separat zu signieren. Soweit ein Erzeuger sein Register über die Portal-Lösung eines Entsorgers führt, muss er sicherstellen, dass sein Register rechtskonform geführt wird und ihm im Falle einer behördlichen <Registeranforderung> fristgerecht ein <Registerauszug> zur Signatur übermittelt sowie über die ZKS versandt wird. Denn der Erzeuger bleibt auch bei Beauftragung des Entsorgers zur Registerführung für die ordnungsgemäße Erfüllung seiner Registerpflicht verantwortlich ( 16 Abs. 1 KrW-/AbfG). Providerregistrierung und Default-Postfach In der Regel nimmt der Entsorger, der seinen Kunden eine Portal-Lösung anbietet, auch selbst oder über ein beauftragtes IT-Unternehmen die Registrierung der Kunden bei der ZKS vor. Es handelt sich hierbei um eine sog. Providerregistrierung, bei der die Kundenbetriebe des Entsorgers automatisch dem ZKS-Postfach des Entsorgers als Provider zugeordnet werden. Die Kommunikation der Kunden läuft dann grundsätzlich über dieses Postfach. Der Entsorger ist als Postfachinhaber für die korrekte Zustellung der an den Erzeuger gerichteten Nachrichten in diesem Postfach verantwortlich. Nutzt ein Erzeuger allerdings verschiedene Portal- Lösungen, existieren unterschiedliche Postfachverknüpfungen. In diesem Fall benötigt der Erzeuger ein sog. Default-Postfach, d.h. ein Postfach, an das soweit im Einzelfall nichts anderes gewünscht ist alle für ihn bestimmten Nachrichten gesandt werden. Dabei kann der Erzeuger wählen, welches Entsorgerpostfach sein Default-Postfach sein soll. Die offizielle Schnittstellen-Dokumentation sieht vor, dass sich der Entsorger dies durch den Erzeuger bestätigen lassen muss. In einem solchen Fall gelangt jede <Registeranforderung> der Behörde in das Default- Postfach. Dies ist unproblematisch, wenn die Behörde ihre Anforderung mit den Filterkriterien Nachweisnummer, Entsorgernummer oder Begleitscheinscheinnummern versieht und dabei die Vorlage derjenigen elektronischen Dokumente verlangt, die zufälligerweise weil die Behörde grundsätzlich nicht weiß, welche Postfächer ein Betrieb eingerichtet hat über das Portal des jeweiligen Entsorgers abgewickelt und dort gespeichert wurden. Dann kann der Erzeuger im Idealfall auf Knopfdruck den <Registerauszug> erstellen, signieren und der Behörde über die ZKS zuleiten. Wählt die Behörde aber entsorgerunabhängige Filterkriterien wie z.b. Abfallschlüsselnummern und hat der Erzeuger für die jeweiligen Abfallarten unterschiedliche Entsorgungswege mit Teilregistern in verschiedenen Portalen, kann ein vollständiger <Registerauszug> nicht generiert werden. Denn der Auszug muss eine Kopie der <Registeranforderung> beinhalten, die sich im Default-Postfach befindet. Folglich kann der Erzeuger lediglich einen <Registerauszug> aus den Daten desjenigen Entsorgers erzeugen, in dessen Postfach die <Registeranforderung> gelangt ist. Die bei den anderen Entsorgern gespeicherten Daten können dabei nicht einbezogen werden. Eine Zusammenführung der Daten unterschiedlicher Portal-Lösungen ist im Regelfall nicht vorgesehen.

4 Lösungsansätze Erzeuger von gefährlichen Abfällen, die zur elektronischen Nachweis- und Registerführung verpflichtet sind, müssen im Falle einer elektronischen Anforderung des gesamten Registers bzw. eines Auszuges durch die zuständige Behörde in der Lage sein, der Behörde die Daten als einheitlichen <Registerauszug> in der behördlich vorgegebenen Zeit in einem einzigen Übermittlungsvorgang über die ZKS zu übersenden. Nicht mit den registerrechtlichen Vorgaben vereinbar und deshalb für die Behören nicht akzeptabel wäre es, wenn der Erzeuger der Behörde nach Eingang einer <Registeranforderung> in seinem Default-Postfach mitteilen würde, dass er sein Register gesplittet hat und bei anderen Entsorgern weitere Teilregister führt, so dass die Behörde gesonderte <Registeranforderungen> in die anderen Postfächer versenden müsste, die dann vom Erzeuger mit separaten <Registerauszügen> zu beantwortet wären. Eine solche Verfahrensweise widerspricht 25 Abs. 2 Satz 4 NachwV, wonach die behördliche Anordnung zur Vorlage des Registers im vorgegebenen elektronischen Verfahren zu erfüllen ist. Anordnung und Erfüllung der Anordnung beziehen sich danach auf die Vorlage des Registers und nicht etwa auf die Vorlage von mehreren Teilregistern, die von der Behörde mühsam gegenübergestellt und ausgewertet werden müssten. Im Übrigen weiß die Behörde im Regelfall auch gar nicht, wer wo welche Postfächer hat. Damit der Erzeuger die ordnungsgemäße Vorlage eines einheitlichen <Registerauszuges> gewährleisten kann, hat er letztlich drei Möglichkeiten: Erstens kann das elektronische Register komplett bei nur einem der Entsorger geführt werden, etwa indem sämtliche Entsorgungsnachweise und Begleitscheine von vornherein über das entsprechende Entsorger-Portal erstellt und dort gespeichert werden oder indem die Daten aus anderen Portalen nach jedem Entsorgungsvorgang in das Portal importiert werden. Eine solche Lösung ist zulässig, wenn der portalführende Entsorger die Einhaltung von Datenschutzvorschriften zusichert. Allerdings dürfte sie jedenfalls für die anderen Entsorger kaum akzeptabel sein, weil deren Daten ja dann beim Mitbewerber gespeichert würden. Nur wenn Unternehmen einen Komplettvertrag mit einem Entsorger geschlossen haben bzw. auch ohne Vertrag einen Alleinentsorger haben (was gerade bei Kleinbetrieben der Fall sein kann), so dass alle Abfälle dauerhaft oder zumindest für einen längeren Zeitraum von diesem Entsorger verwertet oder beseitigt werden, ist eine solche Lösung unproblematisch. Nach Beendigung des Vertrages müssen aber die vorhandenen Registerdaten soweit die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist in ein neues Register überführt werden. Wenn dieses neue Register wiederum von einem Entsorger geführt wird, entsteht zu diesem Zeitpunkt die angesprochene Problematik. Deshalb sollte der Erzeuger zu diesen Punkten unbedingt vertragliche Regelungen mit seinen Entsorgern treffen. Zweitens könnte sich der Erzeuger die <Registeranforderung> aus seinem Default-Postfach vom Entsorger an alle anderen Registerstandorte weiterleiten lassen, um dann für die einzelnen Abfallströme Registerteilauszüge zu generieren. Diese könnte er dann an das ZKS-Portal Länder-eANV übermitteln lassen, um dort die Teilauszugsnummern vor dem Signieren und Versenden zu korrigieren. Diese Lösung ist nach aktuellem Kenntnisstand zwar wohl technisch möglich. Sie erscheint aber sehr umständlich und setzt nicht nur voraus, dass der Erzeuger auch ein Postfach im Länder-eANV hat, sondern vor allem, dass er weiß, was wie zu tun ist! Drittens kann der Erzeuger sein Register selbst führen. Dies betrifft etwa Erzeuger, die das Portal Länder-eANV nutzen. Hier ist ohnehin eine lokale Registerführung notwendig. Darüber hinaus gibt es IT-Lösungen, die auf der Basis einer Betriebssoftware sowohl die Verknüpfung mit der ZKS als auch eine lokale Registerführung ermöglichen. Das sind nicht nur Softwareprogramme für Entsorger, sondern auch Erzeugeranwendungen, die etwa im Arbeitsschutz, Speditionsbereich oder bei Gefahrstoffen verwendet werden. Solche Lösungen kom-

5 men zumindest für größere und mittlere Unternehmen in Betracht. Darüber hat der Erzeuger auch die Möglichkeit, sein Register über ein entsorgerunabhängiges Portal zu führen. Zahlreiche IT-Dienstleister ermöglichen ihren Kunden eine solche neutrale Registerführung, bei der die Daten auf einem vom Anbieter betriebenen Server gespeichert werden und die keine unzumutbaren Kosten verursacht. Dr. Olaf Kropp Stand: