Checkliste Vorbereitungsarbeiten für ELM

Transkript

1 Checkliste Vorbereitungsarbeiten für ELM Wenn Sie die Lohndaten via ELM (elektronisches Lohnmeldeverfahren) übermitteln wollen, sind einige Punkte besonders zu beachten. Beispielsweise müssen Ihr Unternehmen und der Versicherer durch die Schnittstelle eindeutig identifiziert werden können, deshalb ist die korrekte Erfassung von Versicherer- und Kundennummern sehr wichtig. Zudem sind Arbeiten nötig, die auch beim Einreichen der gedruckten Abrechnungen am Jahresende nötig sind: Sind alle abrechnungsrelevanten Daten vorhanden, stimmen die zu übermittelnden Beträge und weitere Punkte sind zu klären. All dies haben wir in diesem Dokument für Sie zusammengestellt. Bitte arbeiten Sie die Checkliste sorgfältig Punkt für Punkt durch. Sollten bei der ELM-Datenübermittlung dennoch Probleme auftreten (bei einer Schnittstelle mit so vielen Beteiligten wie Versicherer, Softwarehäuser und Unternehmen nicht komplett auszuschliessen), vereinbaren Sie bitte nach dem Durchgehen dieser Checkliste einen Termin mit dem Plancal Service Desk. Inhalt 1 Checkliste für Firmenstammdaten Checkliste für Versicherungspolicen Lohnabrechnungen Lohnausweis Versicherungen Jahresauswertungen Checkliste abgeschlossen

2 1 Checkliste für Firmenstammdaten Um zu den Firmenstammdaten zu gelangen, klicken Sie in GO! Lohn oben links auf das Icon "Firma" Wichtig: Wenn Sie die Firmenstammdaten prüfen, achten Sie darauf, dass Sie sich jeden Stichtag des Jahres 2014 anschauen. Um den Stichtag zu wechseln, machen Sie einen Rechtsklick auf das gewünschte Datum und klicken Sie auf "Gehe zu Stichtag". 2

3 Nr. Beschreibung Bemerkung 1. Sind die Firmen-Grunddaten wie Firmenname, Kontaktangaben und Firmeninhaber erfasst? 2. Ist die Handelsregister-Nummer (Zefix) korrekt erfasst? 3. Ist die BUR-REE Nummer erfasst? Dies ist (ausschliesslich) für statistikpflichtige Firmen (LSE) zwingend. Die zu beachtenden Punkte für LSE sind in der Hilfe aufgelistet, bitte vgl. Sie: Entities/ELMReceivers/Regeln_LSE.htm Wenn nein, können Sie diese unter der adresse anfordern 4. Sind die Einstellungen für den Lohnausweis korrekt erfasst? Wichtig: "Für den Lohnausweis zuständig" ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt sein. Die hier erfassten Angaben werden als Vorgabewert (Default) auf den Mitarbeiter übernommen und lassen sich beim Mitarbeiter individuell anpassen. Wenn Sie bei diesen Einstellungen nicht sicher sind, kontaktieren Sie bitte Ihren Treuhänder. 3

4 Hinweis: Falls Sie Angaben nicht ändern können, weil die Felder gesperrt sind, kann dies an gesperrten Lohnabrechnungen in diesem Zeitraum liegen. Heben Sie die Sperre von berechneten Lohnabrechnungen nur dann auf, wenn Sie sich der Konsequenzen bewusst sind. Ansonsten wenden Sie sich an unseren Service Desk unter der Nummer

5 2 Checkliste für Versicherungspolicen Damit sich die Lohndaten via ELM übermitteln lassen, müssen die folgenden Punkte überprüft werden: Nr. Beschreibung Bemerkung 1. Prüfen Sie pro Versicherung (UVG, KTG etc.), ob Ihr Versicherer ELM-empfangsbereit ist. Eine Liste der empfangsbereiten Versicherer finden Sie unter: mpfaenger.pdf. Prüfen Sie, ob die Versicherernummer, Ihre Mitglied-/ Kundennummer bei diesem Versicherer korrekt erfasst sind. Die entsprechenden Nummern finden Sie auf der entsprechenden Police. Hinweis: Die BVG-Beträge können zurzeit noch nicht übermittelt werden und müssen noch in Papierform per Post geschickt werden. Um die in GO! Lohn erfassten Versicherernummern zu erkennen, drucken Sie am einfachsten die Auswertung "Firmendaten" aus über: Die folgenden Nummern müssen für einen Versand via ELM korrekt gemäss der Police erfasst sein: Nr. Beschreibung Bemerkung 1. AHV - Mitgliednummer - Nr. der Ausgleichskasse 2. ALV - Mitgliednummer - Nr. der Ausgleichskasse 3. ALVZ - Mitgliednummer - Nr. der Ausgleichskasse 4. FAK - Mitgliednummer - Versicherernummer Bei mehreren Kassen pro FAK- Versicherer. 5

6 5. KTG - Kundennummer - Vertragsnummer - Versicherernummer 6. UVG ist die Suva: - Kundennummer - Subnummer 7. UVG ist nicht die Suva: - Kundennummer - Vertragsnummer - Versicherernummer 7. UVGZ - Kundennummer - Vertragsnummer - Versicherernummer Hinweise: SPIDA: Die Mitgliedernummer muss 7-stellig sein (z.b ) AK Baumeister: Die Mitgliedernummer muss mit vorangehendem Null und ohne Punkt angegeben werden. Bei der Familienausgleichskasse (FAK) ist zudem zu prüfen, ob ein Kontakt und ein Kanton bei der Versicherung hinterlegt ist. 1. Der Name und die Kontaktadresse der Versicherung müssen eingetragen sein. Dazu gehen Sie auf: [Verwaltung] [Versicherungspolicen] und öffnen Sie das Detail Ihres FAK-Versicherers: Zwingend, da sonst kein Kanton für die Übermittlung der FAK angewählt werden kann. 6

7 3 Checkliste für Mitarbeiter Daten Um zu den Mitarbeitern zu gelangen, klicken Sie im GO! Lohn oben links auf das Icon "Mitarbeiter" Mit Doppelklick auf den Mitarbeiter wird dieser lediglich angezeigt. Um einen Mitarbeiter bearbeiten zu können, müssen Sie auf "Bearbeiten" klicken. Hinweis: Falls Sie Angaben nicht ändern können, weil die Felder gesperrt sind, kann dies an gesperrten Lohnabrechnungen in diesem Zeitraum liegen. Heben Sie die Sperre von berechneten Lohnabrechnungen nur dann auf, wenn Sie sich der Konsequenzen bewusst sind. Ansonsten wenden Sie sich bitte an unseren Service Desk unter der Nummer Lohnabrechnungen Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Lohnabrechnung per erstellt wird (und nicht z.b. per ), damit die Anzahl Sozialversicherungstage bei der Berechnung der Sozialabzüge korrekt berücksichtigt werden. Weitere Informationen zum Jahresabschluss in GO! Lohn finden Sie in der Hilfe unter: bschluss/jahresabschluss_des_lohns.htm 3.2 Lohnausweis Nr. Beschreibung Bemerkung 1. Sind die Einstellungen der Lohnausweise beim Mitarbeiter korrekt? Für jeden Mitarbeiter können spezifisch pro Lohnausweis andere Einstellungen vorgenommen werden (z.b. Geschäftswagen, Spesenreglement, besondere Einträge Ziffer 15). Bitte prüfen Sie, ob die Angaben pro Mitarbeiter korrekt erfasst worden sind. Sie können dies auch an den gedruckten Lohnausweisen überprüfen. Bei Fragen konsultieren Sie die Wegleitung zum Lohnausweis oder fragen Sie Ihren Treuhänder. 7

8 3.3 Versicherungen Bei den Mitarbeitern ist allgemein darauf zu achten, dass Kinderzulagen mit der Lohnart 3000 Kinder-/Ausbildungszulage Kind 1 (bis Lohnart 3008) Die KTG 1-Beiträge mit der Lohnart 5160.xy KTG 1-Abzug Arbeitnehmer xy (KTG-Code) berechnet wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich für Unterstützungshilfe an unseren Service Desk unter der Nummer

9 4 Jahresauswertungen Damit bei der ELM-Übermittlung die Beträge geprüft werden können, sollten die Jahresauswertungen ausgedruckt vorliegen. Um zur Auswahl der Jahresauswertungen zu gelangen, klicken Sie im GO! Lohn oben links auf das Icon "Drucken" Drucken Sie die folgenden Rapporte aus und überprüfen Sie, ob die Beiträge stimmen: Nr. Beschreibung Bemerkung 1. AHV Lohnbescheinigung 2. FAK Abrechnung 3. KTG Abrechnung 4. UVG Abrechnung 5. UVGZ Abrechnung 5 Checkliste abgeschlossen Bitte wenden Sie sich für einen Unterstützungs-Termin für die ELM-Übermittlung erst dann an unseren Service Desk unter der Nummer , wenn Sie alle Punkte der Checkliste abgehakt und die Beitrags-Zahlen kontrolliert haben. 9