Betriebswirtschaftliche Standardsoftware - Made for the WEB. ESS Enterprise Solution Server. Streckengeschäft

Transkript

1 ESS Enterprise Solution Server 1

2 Inhaltsverzeichnis 1.Allgemeines Angebot Angebot erstellen Anfrage(n) erzeugen Anfragen Kundenauftrag Auftragsbestätigung drucken Proformarechnung drucken Bestellung beim Lieferanten Bestellung drucken EK-Lieferschein erstellen EK-Rechnung erstellen automatische Buchungen automatisch erzeugte Buchungen kontrollieren VK-Lieferschein erzeugen VK-Lieferschein drucken VK-Rechnung erzeugen automatisch erzeugte Buchungen kontrollieren VK-Rechnung drucken

3 1. Allgemeines Das Modul ermöglicht eine Verbindung zwischen Kundenangebot bzw. auftrag und Lieferantenanfrage bzw. -bestellung. Aus einer Anfrage können ein oder mehrere Anfragen automatisch generiert werden. Hierfür wird automatisch die Lieferantentabelle nach geeigneten Lieferanten für die entsprechenden Artikel durchsucht und entsprechend eine Anfrage angelegt. Gibt es keinen Lieferanten, so wird eine leere Anfrage für den Artikel angelegt, so dass ein Lieferant nachträglich zugefügt werden kann. Jeder so erzeugte Beleg kann als Vorschlag angesehen werden, der jederzeit vom Sachbearbeiter änder- oder ergänzbar ist. KUNDENANGEBOT LIEFERANTENANFRAGE(N) KUNDENAUFTRAG LIEFERANTENBESTELLUNG Ebenso kann aus einem Kundenangebot direkt ein Auftrag und dann aus diesem eine Bestellung angelegt werden. KUNDENANGEBOT KUNDENAUFTRAG LIEFERANTENBESTELLUNG Oder es kann aus einem Auftrag direkt eine Bestellung angelegt werden. KUNDENAUFTRAG LIEFERANTENBESTELLUNG Aus dem Auftrag kann dann später der Lieferschein und die Rechnung für den Kunden generiert werden. Aus der Bestellung kann ein Wareneingang und die EK-Rechnung gebucht werden. 3

4 Beispiel: Ein Kunde in Deutschland erhält ein Angebot über 100 Stück Musterartikel1. Die Ware wird bei einem Lieferanten in China bestellt und zunächst nach Rotterdam geliefert.. Von dort erfolgt die Lieferung direkt zum Kunden. Es wird zunächst ein Angebot, für den Kunden erstellt. Daraus werden Anfragen beim Lieferanten generiert, gedruckt und verschickt. Aus der Anfrage wird nach Bestätigung vom Lieferanten eine Bestellung. Verkaufsseitig wird aus dem Angebot ein Auftrag und eine Proformarechnung für den Kunden erstellt und gedruckt. Später wird aus dem Auftrag ein Lieferschein und eine Rechnung für den Kunden erstellt. Aus der Bestellung kann ein Wareneingang (falls gewünscht) und eine Einkaufsrechnung erstellt werden, um eine offene Verbindlichkeit beim Lieferanten einzubuchen. 2. Angebot 2.1. Angebot erstellen Vorgehen: Maske ANGEBOT Debitor eintragen dabei werden beim Debitor hinterlegte Informationen als Vorschlag eingetragen, wie z.b. Liefer- und Rechnungsadresse, Steuerpflicht, Währung, Zahlungsziel, Lieferbedingungen etc. Angebotstyp eintragen. Das bewirkt, dass in spätere Anfrage und Bestellungen die Lieferadresse des Angebots sowie das Lieferdatum und die Lieferzeit aus dem Angebotskopf (Register erweitert ) übernommen werden und nicht die beim Lieferanten hinterlegte Lieferadresse verwendet wird.. eventuell weitere Felder füllen oder Felder ändern Speichern mit F1 Doppelklick in die Submaske ANGEBOTSPOSITIONEN, um die Artikel zu erfassen Artikelnummer, Menge und Preis eintragen. 4

5 Speichern mit F1 gegebenenfalls wiederholen des Vorgangs, bis alle Artikel erfasst sind. zurück in die Maske ANGEBOTE Hinweis: Im Register Anfragen der ANGEBOTSPOSITION werden alle Anfragen zu der Angebotsposition aufgelistet, sobald Anfragen erzeugt wurden. 5

6 2.2. Anfrage(n) erzeugen Über die Aktion Anfrage generieren werden automatisch Anfragen zu den Angebotspositionen erstellt. Das System sucht nach Lieferanten für die angebotenen Artikel (in der Maske LIEFERANTEN) und legt entsprechend Anfragen an. Gibt es (noch) keine Lieferanten für den /die Artikel, so wird eine Anfrage ohne Kreditor angelegt. Im Register Anfragen sind alle Vorschläge gespeichert, die natürlich in jeder Weise nachbearbeitet werden können. 6

7 3. Anfragen Durch Doppelklick auf den gewünschten Datensatz in der Submasken-Auflistung oder über den Maskenbaum gelangt man in die Maske ANFRAGEN. Über diesen Weg hat man automatisch ein Abgrenzung gesetzt, so dass nur die zu dem Angebot gehörenden Anfragen gesehen werden. Hier können nach Belieben Änderungen oder Ergänzungen vorgenommen werden, bevor die Anfrage gedruckt und versandt wird. Hinweis: Im Register Erweitert ist im Feld zugeh. Angebote die Angebotsnummer eingetragen. Über diesen Eintrag erfolgt die Abgrenzung, bzw. die Verknüpfung zum Angebot. 7

8 4. Kundenauftrag Nachdem ein Angebot des Lieferanten einging, kann eine Auftragsbestätigung für den Kunden angelegt werden. Maske ANGEBOT Aktion Auftrag freigeben ausführen -> dabei wird ein Auftrag als Kopie des Angebots in der Maske Aufträge erzeugt. Dieser Datensatz kann vom ESS-Benutzer jederzeit geändert oder ergänzt werden. Wechsel über den Maskenbaum in die Maske AUFTRÄGE -> Über diesen Weg hat man automatisch ein Abgrenzung gesetzt, so dass nur die zu dem Angebot gehörenden Aufträge gesehen werden. Auftrag gegebenenfalls ändern oder ergänzen 8

9 4.1. Auftragsbestätigung drucken Sobald eventuelle Änderungen am Auftrag vorgenommen wurden, kann er gedruckt und an den Kunden versandt werden. Aktion Auftrag drucken ausführen Hinweis: das Drucken eines Belegs kann im ESS auf dem Bildschirm, als Fax oder , sowie als Sicherung in eine Datei erfolgen, je nach Einstellung in den jeweiligen Druckeinstellungen. Eine nähere Beschreibung hierzu ist im ESS-Handbuch zu finden Proformarechnung drucken Ebenfalls über eine Aktion kann eine Proformarechnung aus dem Auftrag gedruckt werden. Die Datengrundlage für die Proformarechnung sind die Auftragsdaten. Aktion Proformarechnung drucken ausführen 9

10 5. Bestellung beim Lieferanten Eine Bestellung beim Lieferanten kann in der Maske ANFRAGE generiert werden. (Aus dem ANGEBOT über den Maskenbaum in die ANFRAGEN) Aktion Bestellung freigeben ausführen -> dabei wird eine Bestellung als Kopie der Anfrage in der Maske BESTELLUNGEN erzeugt. Dieser Datensatz kann vom ESS-Benutzer jederzeit geändert oder ergänzt werden. Wechsel über den Maskenbaum in die Maske BESTELLUNGEN -> Über diesen Weg hat man automatisch ein Abgrenzung gesetzt, so dass nur die zu der Anfrage gehörenden Bestellungen gesehen werden. Bestellung gegebenenfalls ändern oder ergänzen Hinweis: Im Register erweitert des Bestellkopfes sind u. a. die Liefer- und Rechnungsadresse hinterlegt, sowie die Steuerberechnung für die Buchhaltung, die bei der Rechnungserstellung benötigt wird. Die Feldinhalte für diese Felder werden aus dem Kreditor-Stammdatensatz übernommen und können im Bedarfsfall geändert werden. 10

11 5.1. Bestellung drucken Über eine Aktion kann der Beleg gedruckt und versendet werden. Aktion Bestellung drucken ausführen 6. EK-Lieferschein erstellen In der Maske BESTELLUNGEN kann über eine Aktion ein Wareneingang erstellt werden. Dabei werden, sofern der jeweilige Artikel im Stammdatensatz das Kennzeichen Lager gesetzt hat, Lagerzubuchungen vorgenommen. Gleichzeitig wird ein Datensatz in der Maske EK-LIEFERUNGEN erzeugt. Beim Erzeugen des EK-Lieferscheins wird das Feld zu liefern der Bestellposition ausgewertet. Dieser Eintrag bestimmt die Liefermenge für den Lieferschein. Beispiel: Eine Bestellposition hat die Menge 100 Stück. Es werden aber Teilmengen mit mehreren Lieferscheinen geliefert. Vor Erstellen des Wareneingangs muss das Feld zu liefern auf die tatsächlich gelieferte Menge geändert werden. 11

12 Aktion Wareneingang erstellen ausführen 7. EK-Rechnung erstellen In der Maske BESTELLUNGEN kann über eine Aktion eine EK-Rechnung erstellt werden. Dabei werden die Buchungen zum Erzeugen eines offenen Postens beim Lieferanten vorgenommen und in der Maske KONTENPOSTEN (erreichbar aus der Maske EK-RECHNUNGEN) gespeichert. Im Register Erweitert der Bestellung wird automatisch die Steuerberechnung aufgrund der Lieferadresse eingestellt. Das Kennzeichen für eine Steuerberechnung wird aus dem Kreditoren-Stammsatz vorgegeben. Beides kann vor Erstellen der Rechnung geändert werden. 12

13 Beim Erzeugen der EK-Rechnung wird das Feld zu berechnen der Bestellposition ausgewertet. Dieser Eintrag bestimmt die Positionsmenge und in Folge den Rechnungsbetrag der Rechnung. Beispiel: Eine Bestellposition hat die Menge 100 Stück. Es werden aber Teilmengen mit mehreren Rechnungen berechnet. Vor Erstellen der EK-Rechnung muss das Feld zu berechnen auf die tatsächlich berechnete Menge geändert werden. Aktion Rechnung erstellen ausführen 7.1. automatische Buchungen Ausschlaggebend für die Wahl des zu bebuchenden Kontos ist die in der Bestellposition verwendete Artikelbuchungsgruppe, sowie die Einstellung des Feldes Steuerberechnung und das Kennzeichen Steuerpflicht im Bestellkopf (Register Erweitert). Beispiel: 1. Inlandsrechnung (immer mit Steuerausweisung): Steuerberechnung ist auf Inland eingestellt und das Kennzeichen Steuerpflicht ist gesetzt. -> das EK-Konto im Bereich Inland wird gegen das Verbindlichkeitskonto des Kreditors mit dem Nettobetrag gebucht -> eine zusätzliche Buchung Steuer gegen Verbindlichkeitskonto wird gebucht. 13

14 2. EG-Rechnung mit Steuerausweisung auf der Rechnung: Steuerberechnung ist auf Europa eingestellt und das Kennzeichen Steuerpflicht ist gesetzt. -> das EK-Konto im Bereich Europa steuerpflichtig wird gegen das Verbindlichkeitskonto des Kreditors mit dem Nettobetrag gebucht. -> eine zusätzliche Buchung Steuer gegen Verbindlichkeitskonto wird gebucht. 3. EG-Rechnung ohne Steuerausweisung auf der Rechnung: Steuerberechnung ist auf Europa eingestellt und das Kennzeichen Steuerpflicht ist nicht gesetzt. -> das EK-Konto im Bereich Europa steuerfrei wird gegen das Verbindlichkeitskonto des Kreditors mit dem Nettobetrag gebucht. -> eine zusätzliche Buchung Abziehbare Vorsteuer aus EG-Erwerb gegen Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb wird mit dem Steuerbetrag gebucht. 4. Auslandsrechnung (immer ohne Steuer): Steuerberechnung ist auf Ausland eingestellt und das Kennzeichen Steuerpflicht ist nicht gesetzt. -> das EK-Konto im Bereich Ausland wird gegen das Verbindlichkeitskonto des Kreditors mit dem Nettobetrag gebucht automatisch erzeugte Buchungen kontrollieren Um die Buchungen zu kontrollieren kann folgendermaßen vorgegangen werden: Wechseln über den Maskenbaum in die Maske EK-RECHNUNGEN Wechseln über den Maskenbaum in die Maske KONTENPOSTEN Hier können die Buchungen durchgeblättert oder als Tabellenübersicht über den Button Übersicht eingesehen werden Bei falschen Buchungen kann die Rechnung über eine Aktion gutgeschrieben und nach den entsprechenden Änderungen in der Bestellung erneut erstellt werden. 14

15 8. VK-Lieferschein erzeugen In der Maske AUFTRÄGE kann über eine Aktion ein Lieferschein erstellt werden. Dabei werden, sofern der jeweilige Artikel im Stammdatensatz das Kennzeichen Lager gesetzt hat, Lagerabbuchungen vorgenommen. Gleichzeitig wird ein Datensatz in der Maske VK-LIEFERUNGEN erzeugt. Beim Erzeugen des VK-Lieferscheins wird das Feld zu liefern der Auftragsposition ausgewertet. Dieser Eintrag bestimmt die Liefermenge für den Lieferschein. Beispiel: Eine Auftragsposition hat die Menge 100 Stück. Es sollen aber Teilmengen mit mehreren Lieferscheinen erzeugt werden. Vor Erstellen der Lieferung muss das Feld zu liefern auf die tatsächliche LieferscheinMenge geändert werden. Aktion Lieferung erstellen ausführen 8.1. VK-Lieferschein drucken Über die Aktion Lieferschein drucken kann der Lieferschein sowohl aus der Maske AUFTRÄGE, als auch aus der Maske VK-LIEFERSCHEINE gedruckt werden. Hinweis: das Drucken eines Belegs kann im ESS auf dem Bildschirm, als Fax oder , sowie als Sicherung in eine Datei erfolgen, je nach Einstellung in den jeweiligen Druckeinstellungen. Eine nähere Beschreibung hierzu ist im ESS-Handbuch zu finden. 15

16 9. VK-Rechnung erzeugen In der Maske AUFTRÄGE kann über eine Aktion eine VK-Rechnung erstellt werden. Dabei werden die Buchungen zum Erzeugen eines offenen Postens für den Debitor vorgenommen und in der Maske KONTENPOSTEN (erreichbar aus der Maske VK-RECHNUNGEN) gespeichert. Beim Erzeugen der VK-Rechnung wird das Feld zu berechnen der Auftragsposition ausgewertet. Dieser Eintrag bestimmt die Positionsmenge und in Folge den Rechnungsbetrag der Rechnung. Beispiel: Eine Auftragsposition hat die Menge 100 Stück. Es werden aber Teilmengen mit mehreren Rechnungen berechnet. Vor Erstellen der VK-Rechnung muss das Feld zu berechnen auf die tatsächlich zu berechnende Menge geändert werden. Gegebenenfalls die Rechnungsadresse im Register Erweitert prüfen Aktion Rechnung erstellen ausführen -> Ausschlaggebend für die Steuerberechnung ist das Feld Steuerberechnung des Landes der Lieferadresse in Kombination mit dem Steuerkennzeichen auf dem Auftragskopf (Register Erweitert) Hinweis: Zur Erstellung der automatischen Buchungen siehe auch die Erklärung für den Einkauf im Kapitel

17 9.1. automatisch erzeugte Buchungen kontrollieren Um die Buchungen zu kontrollieren kann folgendermaßen vorgegangen werden: Wechseln über den Maskenbaum in die Maske VK-RECHNUNGEN Wechseln über den Maskenbaum in die Maske KONTENPOSTEN Hier können die Buchungen durchgeblättert oder als Tabellenübersicht über den Button Übersicht eingesehen werden Bei falschen Buchungen kann die Rechnung über eine Aktion gutgeschrieben und nach den entsprechenden Änderungen im Auftrag erneut erstellt werden VK-Rechnung drucken Über die Aktion Rechnung drucken kann die Rechnung sowohl aus der Maske AUFTRÄGE, als auch aus der Maske VK-RECHNUNGEN gedruckt werden. Hinweis: das Drucken eines Belegs kann im ESS auf dem Bildschirm, als Fax oder , sowie als Sicherung in eine Datei erfolgen, je nach Einstellung in den jeweiligen Druckeinstellungen. Eine nähere Beschreibung hierzu ist im ESS-Handbuch zu finden. 17