Version: 1.0 Datum: PATIENTENRECHTEGESETZ IN DER MASC SE

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1 Version: 1.0 Datum: PATIENTENRECHTEGESETZ IN DER MASC SE

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Stammdatenpflege Aufklärungs-Einheit Anlegen einer Aufklärungs-Einheit Aufklärungstermine erfassen Aufklärender Arzt Aufklärungsgespräche Rezeptionskalender der Aufklärungs-Einheit Suche nach Aufklärungstermin Klientin auf erschienen setzen Daten der Klientin erfassen/bearbeiten Aufklärungsgespräch erfassen/bearbeiten Klientin und Aufklärungsgespräch löschen Dokumentation in der Anamnese Angabe zum Vorliegen einer Verzichtserklärung Automatische Zuordnung eines Aufklärungsgesprächs Manuelle Zuordnung eines Aufklärungsgesprächs...13 Version: /14

3 1 Einleitung Zum ist die Anwendung des sog. Patientenrechtegesetzes ( 630 c BGB) im Mammographie-Screening verpflichtend. Dies bedeutet, dass eine Frau, die zum Mammographie-Screening eingeladen ist, das Recht auf ein Aufklärungsgespräch hat. Die Kooperationsgemeinschaft Mammographie-Screening hat die Screening-Einheiten hierüber vorab informiert. Die Aufklärungsgespräche müssen dokumentiert werden und können zu einem späteren Zeitpunkt ggf. abgerechnet werden. Die Entscheidung über die Abrechnung steht zum jetzigen Zeitpunkt noch aus. Die Kooperationsgemeinschaft Mammographie-Screening hat die Anforderungen, die durch die Anwendung des Patientenrechtegesetzes entstehen, in die Protokolle zur elektronischen Dokumentation im Mammographie-Screening, Version 4.1 aufgenommen. Diese und darüber hinausgehende Anforderungen wurden in der Software umgesetzt. Durch die Umsetzung des Patientenrechtegesetzes in der MaSc SE ergeben sich zahlreiche neue Arbeitsschritte, die wir Ihnen in diesem Dokument ausführlich erläutern möchten. Wir halten uns hierbei im wesentlichen an den vorgesehenen Ablauf innerhalb der Praxis. Version: /14

4 2 Stammdatenpflege In der Stammdatenpflege muss zunächst eine Aufklärungs-Einheit nebst Adresse und Terminen angelegt werden. Diese Daten werden dann an die Zentrale Stelle übermittelt. Zudem muss mindestens ein ärztliches Personal als aufklärender Arzt markiert werden, damit ein Aufklärungsgespräch dokumentiert werden kann. 2.1 Aufklärungs-Einheit Die Aufklärungs-Einheit ist der Ort, an dem das Aufklärungsgespräch durchgeführt wird. Die Stammdaten der Aufklärungs-Einheit ähneln denen der Mammographie-Einheit. Es ist jedoch nicht möglich Geräte, Personal o. ä. unterhalb der Aufklärungs-Einheit anzulegen. Für eine Aufklärungs-Einheit können Termine eingetragen werden. Diese werden an die Zentrale Stelle übermittelt und können von dieser an die Frauen, die ein Aufklärungsgespräch wahrnehmen möchten, vergeben werden Anlegen einer Aufklärungs-Einheit Öffnen Sie die Stammdaten Ihrer Screening-Einheit und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ersten Knoten in der Baumansicht. Wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü den Eintrag Neue Aufklärungs-Einheit aus. Es öffnet sich darauf hin die Eingabemaske Aufklärungs-Einheit pflegen. Version: /14

5 Geben Sie die Bezeichnung, die Kurzbezeichnung, das Gültig ab-datum sowie die Anschrift der Aufklärungs-Einheit ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Die Daten der Aufklärungs-Einheit werden mit dem nächsten automatisierten Export an die Zentrale Stelle übermittelt Aufklärungstermine erfassen Öffnen Sie den Reiter Termine in der Maske Aufklärungs-Einheit pflegen. Diese können Sie öffnen, indem Sie auf das Symbol für die Aufklärungs-Einheit klicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu unterhalb der Tabelle auf dem Reiter Termine. In dem sich öffnenden Dialog können Sie das Datum sowie die Uhrzeit des Termins eingeben. Durch Klick auf Übernehmen wird der Termin der Tabelle hinzugefügt. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Terminen um einzelne Termine handelt und nicht um einen Zeitraum, in dem mehrere Aufklärungsgespräche stattfinden können. Sie können beliebig viele Termine pro Tag eingeben. Zudem ist es auch möglich, Termine einzugeben, die sich überschneiden oder die identisch sind. Beispielsweise können Sie einen Termin am , 10:00 Uhr bis 10:15 Uhr sowie einen Termin am , 10:05 Uhr bis 10:20 Uhr eingeben. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn mehr als ein Arzt in einer Aufklärungs-Einheit Aufklärungsgespräche durchführt. Version: /14

6 Jeder einzelne Termin wird an die Zentrale Stelle übermittelt und kann von dieser an Frauen, die ein Aufklärungsgespräch wünschen, vergeben werden. Bitte beachten Sie, dass nur Termine übermittelt werden, die in der Zukunft liegen. Es ist somit nicht möglich, einen Termin für den aktuellen (heutigen) Tag an die Zentrale Stelle zu übermitteln. Die Termine werden mit dem nächsten automatisierten Export an die Zentrale Stelle übermittelt. Bis dahin können Sie die Termine bearbeiten oder löschen. Sobald ein Termin an die Zentrale Stelle übermittelt wurde und dieser innerhalb der Vorlauffrist der Zentralen Stelle liegt, ist eine Bearbeitung des Termins nichts mehr möglich. Sofern Sie einen solchen Termin dennoch bearbeiten oder löschen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Support. 2.2 Aufklärender Arzt Um Aufklärungsgespräche dokumentieren zu können ist es notwendig, mindestens einen Arzt als Aufklärender Arzt anzugeben. Der aufklärende Arzt muss als Personal unterhalb der Screening-Einheit angelegt sein. Sie können entweder einen neuen Benutzer anlegen oder einen bestehenden Benutzer als Aufklärender Arzt markieren. Voraussetzung ist, dass es sich um ärztliches Personal handelt. Um einen Arzt als aufklärenden Arzt zu markieren, gehen Sie in die Maske Personal pflegen und setzen Sie einen Haken bei Aufklärender Arzt. Alle Ärzte, die als Aufklärender Arzt markiert sind, werden der Auswahlliste Aufklärender Arzt in der Eingabemaske Aufklärungsgespräch hinzugefügt. Version: /14

7 3 Aufklärungsgespräche Nach der Übermittlung der von Ihnen eingetragenen Termine in der Stammdatenpflege und Übermittlung dieser an die Zentrale Stelle, können die Termine von der Zentralen Stelle an die Frauen, die ein Aufklärungsgespräch wünschen, vergeben werden. Alle vergebenen Aufklärungstermine werden automatisiert an die Screening-Einheit übermittelt und im Rezeptionskalender der Aufklärungs-Einheit angezeigt. Eine Frau, die einen Aufklärungstermin vereinbart hat, wird in der Software als Abgrenzung zu einer Frau, die am Screening teilnimmt (Teilnehmerin), als Klientin bezeichnet. 3.1 Rezeptionskalender der Aufklärungs-Einheit Sobald Sie eine Aufklärungs-Einheit in den Stammdaten angelegt haben, wird diese im Rezeptionskalender in der Auswahlbox Mammographie-/Aufklärungs-Einheit angezeigt und kann dort ausgewählt werden. Nach Auswahl der Aufklärungs-Einheit werden Ihnen die von der Zentralen Stelle vergebenen Aufklärungstermine angezeigt. Bitte beachten Sie, dass auch bei aktiviertem Datenschutz der Vor- und Nachname der Klientin angezeigt werden, da die Frau sich aktiv zur Teilnahme am Gespräch entschieden hat. Nach 14 Tagen werden alle nicht wahrgenommenen Aufklärungstermine aus dem Rezeptionskalender gelöscht. Die wahrgenommenen Aufklärungstermine bleiben in dem Rezeptionskalender stehen, so dass hierüber jederzeit die Dokumentation des Aufklärungsgesprächs eingesehen werden kann. 3.2 Suche nach Aufklärungstermin Über die Schaltfläche Suchen öffnet sich der Dialog Rezeptionskalendersuche. Version: /14

8 Geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein und klicken Sie anschließend auf Suchen. Sofern in Ihrem Bundesland der Datenschutz aktiviert ist, erstreckt sich die Suche nur auf Aufklärungstermine. Ist der Datenschutz in Ihrem Bundesland nicht aktiviert, erstreckt sich die Suche, sofern der Haken bei alle Mammographie-/Aufklärungs-Einheiten gesetzt ist, sowohl auf Aufklärungs- als auch auf Screening-Termine. 3.3 Klientin auf erschienen setzen Erscheint eine Klientin zu ihrem vereinbarten Aufklärungstermin, können Sie über das Kontextmenü des Termins die Klientin auf erschienen setzen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den Termin und wählen Sie den Eintrag Erschienen zum Aufklärungsgespräch aus. Es öffnet sich darauf hin der Dialog Klientin bearbeiten. Version: /14

9 3.4 Daten der Klientin erfassen/bearbeiten In dem Dialog Klientin bearbeiten können Sie die Daten sowie die Versichertendaten der Klientin analog dem Dialog Teilnehmerin bearbeiten erfassen und bearbeiten. Nachdem Sie die Daten der Klientin erfasst und den Dialog geschlossen haben, steht Ihnen im Kontextmenü des Termin der Eintrag Daten der Klientin bearbeiten zur Version: /14

10 Verfügung. Über diesen Eintrag können Sie den Dialog Klientin bearbeiten jederzeit öffnen und die gespeicherten Daten bearbeiten. 3.5 Aufklärungsgespräch erfassen/bearbeiten Nachdem Sie eine Klientin auf erschienen gesetzt haben ist es möglich, über das Kontextmenü des Termins das Aufklärungsgespräch zu erfassen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den Termin der Klientin und wählen Sie den Eintrag Aufklärungsgespräch erfassen aus. Nach der Auswahl des Eintrags öffnet sich die Eingabemaske für die Erfassung des Aufklärungsgesprächs. Im oberen Bereich der Eingabemaske werden Ihnen der Name der Klientin, das Geburtsdatum sowie die Aufklärungs-Einheit angezeigt. Das Datumsfeld ist mit dem Tagesdatum vorbelegt. Sofern Sie die Dokumentation für einen früheren Zeitpunkt vornehmen, können Sie das Datum händisch ändern. Die Auswahlbox Aufklärender Arzt enthält alle Ärzte, die als Aufklärender Arzt in den Stammdaten markiert wurden. Sofern der aktuell angemeldete Benutzer auch gleichzeitig ein aufklärender Arzt ist, wird die Auswahlbox mit diesem Benutzer vorbelegt. Ist der angemeldete Benutzer kein aufklärender Arzt, erfolgt bei der ersten Erfassung eines Aufklärungsgesprächs keine Vorbelegung (Eintrag < keine Auswahl >). Sobald ein Aufklärungsgespräch erfasst wurde, wird bei Erfassung des nächsten Aufklärungsgesprächs der zuletzt ausgewählte Arzt in der Auswahlliste vorbelegt. Diese automatische Vorbelegung bleibt bestehen bis die MaSc SE beendet wird. Version: /14

11 Nebst der Angabe des Datums sowie des aufklärenden Arztes müssen Sie die Gesprächsdauer in Minuten erfassen. Optional können Sie in dem Feld Weitere Erläuterungen zu Inhalt/Besonderheiten des Gesprächs weitere Angaben eintragen. Durch Klick auf Speichern werden die Daten gespeichert. Sie können ein erfasstes Aufklärungsgespräch jederzeit bearbeiten, indem Sie in dem Kontextmenü des Termins der Klientin den Eintrag Aufklärungsgespräch erfassen auswählen. 3.6 Klientin und Aufklärungsgespräch löschen Sofern eine Klientin auf erschienen gesetzt und die Daten der Klientin erfasst und gespeichert wurden, ist es über die Applikation im Moment nicht möglich, diese Daten zu löschen. Bitte wenden Sie sich in einem solchen Fall an Ihren zuständigen Support. Version: /14

12 4 Dokumentation in der Anamnese In der Anamnese muss angegeben werden, ob die Teilnehmerin ein Aufklärungsgespräch wahrgenommen hat oder ob eine Verzichtserklärung vorliegt. 4.1 Angabe zum Vorliegen einer Verzichtserklärung Bei allen Screeningfällen, die ab dem angelegt werden, wird die Anamnese in dem Bereich Bestätigung um die Option zur Angabe des Vorliegens einer Verzichtserklärung bzw. einer schriftlichen Bestätigung über ein Aufklärungsgespräch in einer anderen Screening-Einheit erweitert. In der aktuellen Version der MaSc SE hat die Auswahl ja oder nein keinen Einfluss auf die weitere Bearbeitung des Screeningfalles. Ab einem noch von der KoopG zu definierendem Datum, hängt die Angabe in Bezug auf das Vorliegen einer Verzichtserklärung bzw. der Teilnahme an einem Aufklärungsgespräch davon ab, ob die Teilnehmerin aufnahmeberechtigt ist oder nicht. Für die Übergangszeit ist diese strenge Validierung außer Kraft gesetzt worden, da in der Übergangszeit sowohl Teilnehmerinnen mit dem neuen Einladungsschreiben als auch Teilnehmerinnen mit dem alten Einladungsschreiben ohne Information über das Patientenrechtegesetz zum Screening erscheinen. Über diesen Umstand und die Vorgehensweise in der Übergangszeit hat die Kooperationsgemeinschaft Mammographie-Screening die Screening-Einheiten informiert. 4.2 Automatische Zuordnung eines Aufklärungsgesprächs Hat eine Teilnehmerin zuvor in der Screening-Einheit ein Aufklärungsgespräch wahrgenommen, wird dieses Aufklärungsgespräch automatisch der Anamnese zugeordnet. Wann und wo das Aufklärungsgespräch stattgefunden hat, wird dann in der Anamnese angezeigt. Version: /14

13 Sie können das zugeordnete Aufklärungsgespräch durch Klick auf Aufklärungsgespräch anzeigen einsehen. Eine Bearbeitung des Aufklärungsgespräches ist nicht möglich. Eine automatische Zuordnung des Aufklärungsgesprächs erfolgt nur, wenn das Aufklärungsgesprächs zeitnah zum Screening-Termin stattgefunden hat. Der Zeitraum für die automatische Zuordnung kann durch Ihren zuständigen Support konfiguriert werden. In der Regel werden nur Aufklärungsgespräche betrachtet, die innerhalb der letzten 12 Wochen stattgefunden haben. Darüber hinausgehende Aufklärungsgespräche können manuell zugeordnet werden. 4.3 Manuelle Zuordnung eines Aufklärungsgesprächs Unter Umständen kann es sein, dass das Aufklärungsgespräch der Teilnehmerin nicht automatisch der Anamnese zugeordnet wird. Ein Grund kann sein, dass das Aufklärungsgespräch nicht zeitnah erfolgt ist. Daher besteht die Möglichkeit, ein Aufklärungsgespräch manuell der Anamnese zuzuordnen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Aufklärungsgespräch zuordnen Die Liste der nicht zugeordneten Aufklärungsgespräche enthält alle Aufklärungsgespräche des letzten Jahres, die noch keiner Anamnese zugeordnet sind. Geben Sie in der Eingabemaske die gewünschten Filterkriterien ein, um die Liste zu filtern, und klicken Sie anschließend auf Suchen. Markieren Sie das Aufklärungsgespräch, welches Sie der Anamnese zuordnen möchten, durch Klick auf die entsprechende Zeile. Ihre Auswahl wird durch Klick auf die Schaltfläche Aufklärungsgespräch zuordnen übernommen. Version: /14

14 In der Anamnese steht dann, wann und wo die Teilnehmerin das Aufklärungsgespräch wahrgenommen hat. Bis zum Speichern der Anamnese können Sie die Zuordnung noch ändern, sofern versehentlich das falsche Aufklärungsgespräch ausgewählt wurde. Nach dem Speichern der Anamnese ist dies nicht mehr möglich. Sollte erst nach dem Speichern der Anamnese auffallen, dass es sich um das falsche Aufklärungsgespräch handelt, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Support. Version: /14

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