Aufbewahrungsfristen 2017
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- Daniel Kaufer
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1 Aufbewahrungsfristen 2017 Was bedeutet eigentlich "wenn als Buchungsbeleg verwendet"? Erläutert am Beispiel des Lieferscheins: Nicht als Buchungsbeleg verwendet - 6 Jahre Aufbewahrung: Auf dem Lieferschein steht: "1.000 Rollen Tesafilm 100 m lang" und auf der Rechnung steht genau dasselbe. Theoretisch müsste man den Lieferschein sechs Jahre aufheben. In der Praxis fragt allerdings kaum ein Prüfer nach solchen Lieferscheinen. Als Buchungsbeleg verwendet - 10 Jahre Aufbewahrung: So genannte "rechnungsergänzende Lieferscheine" gelten als Buchungsbelege und müssen nach wie vor 10 Jahre aufgehoben werden. Beispiel: Auf der Rechnung steht nur: "Lieferung von verschiedenen Jeanshosen - Details siehe Lieferschein Nr. 123 vom ". In diesem Fall stehen eben nicht alle Angaben des Lieferscheins auf der Rechnung, sodass die Rechnung nur Sinn ergibt in Kombination mit dem Lieferschein. Es handelt sich damit um einen rechnungsergänzenden Lieferschein. Solche Lieferscheine müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Warum und nicht 2006? Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Bilanz erstellt wurde. Diese Frist gilt dann nicht nur für die Bilanz, sondern auch für alle Belege, die in diese eingehen. Sie haben die 2006er-Bilanz vermutlich 2007 erstellt, die 10-Jahres-Frist läuft somit vom 1. Januar 2008 bis zum 31.Dezember Die 2006er-Bilanz und die 2006er-Buchungsbelege dürfen Sie also erst 2018 vernichten. 1/
2 Bevor Sie größere Aktenvernichtungen durchführen: Besprechen Sie das vorher mit Ihrem Steuerberater, um nicht zu viel zu vernichten. Oder erkundigen Sie sich bei Ihrem Finanzamt, ob die geplante Aktenvernichtung so in Ordnung ist. Alle Informationen sorgfältig recherchiert, jedoch ohne Gewähr. Unterlagen vernichten: Erstellt im Jahr (und früher) Abrechnungsunterlagen Abtretungserklärungen Änderungsnachweis der EDV-Buchführung Akkreditive Aktenvermerke (soweit Buchungsbeleg) Angebote Angestelltenversicherung (Belege) 2/
3 Anlagevermögensbücher und -karteien Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen, wenn als Buchungsbeleg verwendet Bankbelege Bankbürgschaften Beitragsrechnungen der SV-Träger (kein Buchungsbeleg) Belege mit Buchfunktion Betriebsabrechnungsbogen 3/
4 Betriebskostenrechnung Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzunterlagen Buchungsanweisungen Darlehensunterlagen Dauerauftragsunterlagen Debitorenlisten 4/
5 Depotauszüge Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen Einheitswertunterlagen Eröffnungsbilanz Essenmarken-Abrechnungen, wenn als Buchungsbeleg verwendet Exportunterlagen Fahrtkostenerstattungsunterlagen, wenn als Buchungsbeleg verwendet Finanzberichte Frachtbriefe 5/
6 Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe Geschenknachweise Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Grundbuchauszüge Grundstücksverzeichnis (Inventar) Gutschriftsanzeigen Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge 6/
7 Hauptabschlußübersicht (an Bilanz-Stelle) Inventar Investitionszulage (Unterlagen) Jahresabschlußerläuterungen Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Kalkulationsunterlagen Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel, soweit nicht als Buchungsbeleg verwendet Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister 7/
8 Kontoauszüge Kreditunterlagen Lagebericht Lagerbuchführungen Lieferscheine (kein Buchungsbeleg) Lohnbelege Lohnlisten Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide Mietunterlagen 8/
9 Nachnahmebelege Nebenbücher Organisationsunterlagen EDV-Buchführung Pachtunterlagen Postscheckbelege Preislisten Protokolle Prozessakten Quittungen (Buchungsbeleg) Rechnungen 9/
10 Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) Sachkonten Saldenbilanzen Schadensunterlagen Scheck- und Wechselunterlagen Schriftwechsel Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen Steuerunterlagen Telefonkostennachweise, wenn als Buchungsbelege verwendet 10/
11 Überstundenlisten (soweit nicht für Steuer verwandt) Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen (nach Vertragsende) Verträge (nach Vertragsende) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel (Buchungsbeleg) 11/
12 Zahlungsanweisungen Zollbelege Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 12/
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