Datenaustausch zwischen Mandant und Steuerberater mit Agenda FIBU

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1 Datenaustausch zwischen Mandant und Steuerberater mit Agenda FIBU Bereich: FIBU - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzungen 2 3. Empfohlene Vorgehensweisen Mandant bucht Steuerberater übermittelt Umsatzsteuer-Voranmeldung Mandant bucht Steuerberater erstellt Jahresabschluss 8 4. Wichtige Informationen 15

2 Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt die von Agenda empfohlenen Vorgehensweisen zum Datenaustausch zwischen Mandant und Steuerberater mit Agenda FIBU. Nutzen Sie für den einfachen und sicheren Datenaustausch die Vorteile der digitalen Kommunikation mit Auswertungen Online über das Agenda Unternehmens-Portal. 2. Voraussetzungen 1. Mandant und Steuerberater nutzen Agenda FIBU. 2. Verwendung identischer Kanzlei- und Mandantennummern in beiden Beständen. 3. Mandant und Steuerberater nutzen die Cloud-Anwendung Agenda Auswertungen Online. Hinweis Mit Aktivierung von Auswertungen Online ist die Funktion»Dateitransfer Online«verfügbar. Nr Agenda Unternehmens-Portal Nr Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version) Nr Schnelleinstieg Auswertungen Online (Mandanten-Version) Hinweis: Datensicherungen Detailsperren werden bei allen Sicherungsarten mitgesichert. Beim Einlesen einer Datensicherung ins Agenda-System mit abweichender Kundennummer werden die Detailsperren nicht miteingelesen. Detailsperren gehen beim Einlesen einer Datensicherung in ein Fremdsystem verloren. Nr Detailsperren in Agenda Benutzerverwaltung

3 Seite 3 3. Empfohlene Vorgehensweisen 3.1. Mandant bucht Steuerberater übermittelt Umsatzsteuer-Voranmeldung Situation Mandant erstellt monatliche Buchhaltung Sendet Dateien zur Prüfung an Steuerberater Steuerberater übermittelt Umsatzsteuer-Voranmeldung Steuerberater sendet festgeschriebene Abrechnungsnummern an Mandanten Mandant importiert die Dateien Hinweis In der Buchhaltung des Mandanten dürfen während der Bearbeitung durch den Steuerberater keine weiteren Abrechnungsnummern für diese Periode erfasst werden. Beispiel Die Buchhaltungsdaten März 2018 werden jeweils von Mandant und Steuerberater über das Unternehmens-Portal bereitgestellt. 1. Vorgehensweise Mandant 1.»FIBU Bearbeitung Abrechnungsnummer festschreiben«. 2. Zeile»März«markieren und <Abrechnungsnummer festschreiben>. 3.»FIBU Transfer DATEV-Export-Assistent«. 4. Buchungen, Konten und Stammdaten im DATEV-Format mit Option <Lokal auf einem Datenträger> speichern. 5. Agenda Unternehmens-Portal öffnen.

4 Seite 4 6.»Auswertungen Online Dateitransfer Online Bereich: Aktueller Mandant«: Kanzlei und Mandant wählen. 7. Datei bereitstellen: 8. <Datei auswählen>. 9. Ordner wählen und jede Datei einzeln im Ordner <Öffnen>. 10. <Datei bereitstellen>. 11. Automatischer Versand der Mitteilung an den Steuerberater: <OK>.

5 Seite 5 2. Vorgehensweise Steuerberater 1.»ARBEITSPLATZ Agenda Mitteilungen«. 2. Mitteilung mit Doppelklick öffnen. 3. Dateilink anklicken und im Unternehmens-Portal anmelden. 4.»Auswertungen Online Dateitransfer Online«: Alle Dateien in Auswahl einzeln markieren, herunterladen und in einen Ordner speichern. 5. <Speichern>: Im Kontextmenü <Speichern unter>, Pfad wählen, <Öffnen> und <Speichern>. 6.»FIBU DATEV-Import Assistent«: Alle Dateien importieren. 7. Falls notwendig: Neue Abrechnungsnummer zu dieser Periode anlegen und Korrekturen erfassen.

6 Seite 6 8. Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln:»fibu Transfer Bereitstellen USt-Voranmeldung«. 9. Bei Versenden der Umsatzsteuer-Voranmeldung die Abrechnungsnummer März 2018 festschreiben. 10. Buchungen und Stammdaten für März 2018 im DATEV-Format exportieren und speichern:»fibu Transfer DATEV-Export-Assistent«. 11. Dateien im Unternehmens-Portal mit»auswertungen Online Dateitransfer Online«bereitstellen: Kanzlei sowie Mandant wählen und <Datei bereitstellen>. 12. Alle Dateien einzeln zum Hochladen auswählen.

7 Seite Adresse für den automatischen Versand der wählen und <Datei bereitstellen>. 14. Information mit <OK> bestätigen. 3. Vorgehensweise Mandant 1. Eingang zur Dateibereitstellung. 2. Auf Link klicken und im Unternehmens-Portal anmelden:»auswertungen Online Dateitransfer Online«3. Alle Dateien herunterladen und in Ordner speichern. 4. Daten im DATEV-Format einlesen: 5.»FIBU Transfer DATEV-Import Assistent«.»FIBU Bearbeitung Abrechnungsnummer festschreiben«.

8 Seite Mandant bucht Steuerberater erstellt Jahresabschluss Situation Mandant erstellt Jahresbuchhaltung. Versand an den Steuerberater erfolgt einmal im Jahr. Steuerberater erstellt Jahresabschluss. Steuerberater sendet Datensicherung an Mandanten. Mandant importiert Datensicherung. Beispiel Mandant erstellt Buchhaltung für 2017 und gibt diese per Datensicherung an den Steuerberater zur Erstellung des Jahresabschlusses. Die Daten werden jeweils über das Unternehmens-Portal bereitgestellt. 1. Vorgehensweise Mandant 1.»FIBU Bearbeitung Abrechnungsnummern festschreiben«: Alle festschreiben. 2. Datensicherung erstellen:»fibu Tools Aktuellen Mandanten sichern«. 3. Register»Details«: Zielverzeichnis sowie ein Wirtschaftsjahr wählen und <Starten>.

9 Seite 9 4. Datenbestand 2017 schützen:» FIBU Mandanten-Adressdaten Register: Berechtigungen Option: Mandant ist gesperrt«aktivieren. 5. Datei im Unternehmens-Portal bereitstellen:»auswertungen Online Dateitransfer Online Bereich: Aktueller Mandant«: Kanzlei und Mandant wählen. 6. Datei bereitstellen. 7. <Datei auswählen>. 8. Datei zum Hochladen wählen und <Öffnen>.

10 Seite <Datei bereitstellen>. 10. Automatischer Versand der Mitteilung an den Steuerberater: <OK>. 2. Vorgehensweise Steuerberater 1.»ARBEITSPLATZ Agenda Mitteilungen«2. Mitteilung mit Doppelklick öffnen. 3. Dateilink anklicken und im Unternehmens-Portal anmelden.

11 Seite 11 4.»Auswertungen Online Dateitransfer Online«. Markieren und <Datei herunterladen>. 5. Datei <Speichern>. 6. Im Kontextmenü <Speichern unter>: Pfad wählen, <Öffnen> und <Speichern>. 7.»FIBU Tools Datenbestand einlesen«. 8. Umbuchungen Jahresabschluss erfassen. 9.»FIBU Bearbeitung Abrechnungsnummer festschreiben«: In Spalte»Auswahl«alle markieren und <Abrechnungsnummer festschreiben>. 10. Datensicherung für das Wirtschaftsjahr 2017 erstellen:»fibu Tools Aktuellen Mandanten sichern«.

12 Seite Datenbestand 2017 schützen: Option: Mandant ist gesperrt«.»fibu Mandanten-Adressdaten Register: Berechtigungen 12. Datensicherung im Unternehmens-Portal bereitstellen: Online«.»Auswertungen Online Dateitransfer 13. Kanzlei sowie Mandant wählen und <Datei bereitstellen>.

13 Seite <Datei auswählen>: Datei wählen und <Öffnen>. 15. Adresse für den automatischen Versand der wählen und <Datei bereitstellen>. 16. Information mit <OK> bestätigen.

14 Seite Vorgehensweise Mandant 1. Eingang zur Dateibereitstellung. 2. Auf Link klicken und im Unternehmens-Portal anmelden:»auswertungen Online Dateitransfer Online«. 3. <Datei herunterladen> und speichern. 4. Sperre aufheben:»fibu Mandanten-Adressdaten Register: Berechtigungen Option: Mandant ist gesperrt«entfernen und <Speichern>. 5. Datensicherung einlesen:»fibu Tools Datenbestand einlesen«. 6. Wirtschaftsjahr 2017 wieder sperren:»fibu Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: Berechtigungen Sperre«aktivieren. 7. <Speichern>.

15 Seite Wichtige Informationen Nr DATEV-Export-Assistent Nr Abrechnungsnummern festschreiben Nr DATEV pro: Datenübernahme FIBU Nr GoBD in Agenda FIBU Nr Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern Nr Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version) Nr Agenda Unternehmens-Portal Nr Schnelleinstieg Auswertungen Online (Mandanten-Version)