1.2 Aufgaben, Anforderungen, Ziele und Strategien des Projektmanagements

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1 1 Grundlagen Teil I: Aufgaben 1 Grundlagen 1.1 Wichtige Begriffe Was versteht man unter einem Projekt? Was versteht man unter einem Vorgang? Was versteht man unter einem Ereignis? Was versteht man unter Anfangsereignis, Endereignis, Startereignis und Zielereignis? Was versteht man unter einem Meilenstein? Was versteht man unter einem Graph? Wie kann man einen Graph zeichnerisch darstellen? Was versteht man unter einem bewerteten Graph, einem gerichteten Graph und einem zusammenhängenden Graph? Erläutern Sie die Begriffe Schleife, Weg und Zyklus in einem Graphen Was versteht man unter einem Digraph? Was versteht man allgemein unter einem Netzplan? Was versteht man unter einem Vorgangspfeilnetz? Was versteht man unter einem Vorgangsknotennetz? Was versteht man unter einem Ereignisknotennetz? 1.2 Aufgaben, Anforderungen, Ziele und Strategien des Projektmanagements Welches sind die wichtigsten Aufgabenbereiche eines Projektmanagements? Welches ist das generelle Ziel eines Projektmanagements? Nennen Sie wichtige allgemeine und einige spezifische Anforderungen an ein Projektmanagement Erfolgsfaktoren eines Projekts sind die Größen, die den Projekterfolg bestimmen. Nennen Sie allgemeine Erfolgsfaktoren für Projekte Nennen Sie Erfolgsfaktoren für das Projektmanagement Nennen Sie wichtige Anforderungen an einen Projektmanager Für ein erfolgreiches Projektmanagement sollten verschiedene Grundsätze beachtet werden. Diese betreffen u. a. die Bereiche Ziele Organisation Mitarbeiter Projektführung Nennen Sie wichtige Projektmanagement-Grundsätze für diese Bereiche. 9

2 Aufgaben Was versteht man unter einer Projektmanagementstrategie? Nennen Sie wichtige Projektmanagementstrategien. 1.3 Vorgehensmodelle Gegenstand des Projektmanagements sind Projekte, d. h. komplexe Arbeitsabläufe, deren Ablauf als Netzplan dargestellt werden kann und für die mit den Verfahren der Netzplantechnik ein Zeitplan aufzustellen ist. Nennen Sie die wichtigsten Phasen der Projektplanung Was versteht man unter einem Vorgehensmodell? Skizzieren Sie ein Vorgehensmodell für die Abwicklung von Projekten Vorgehensmodelle können auch in Tabellenform dargestellt werden. Welchen Vorteil bietet diese Möglichkeit? Geben Sie ein Beispiel. 1.4 Projektvorbereitung Welche Anforderungen sollten Projektziele erfüllen? Was versteht man unter einer Durchführbarkeitsuntersuchung? Was versteht man unter funktioneller Durchführbarkeit, technischer Durchführbarkeit, organisatorischer Durchführbarkeit, personeller Durchführbarkeit, sozialer Durchführbarkeit, psychologischer Durchführbarkeit, rechtlicher Durchführbarkeit, finanzieller Durchführbarkeit? Was versteht man unter wirtschaftlicher Durchführbarkeit eines Projekts? Wie wird diese untersucht? Erläutern Sie die Nutzwertanalyse Ein Unternehmen möchte seine Mitarbeiter mit neuen Notebooks ausstatten. Dazu liegen Angebote von drei Händlern vor. Die Auswahl soll nach den in der folgenden Tabelle angeführten Kriterien bzw. Einflussgrößen vorgenommen werden, zu denen auch die Gewichte angegeben sind. Die Tabelle enthält außerdem zu den drei Alternativen die Bewertungen der Angebote der drei Händler hinsichtlich der Auswahlkriterien. Bestimmen Sie die Nutzwerte. 10

3 1 Grundlagen Händler A Händler B Händler C Gewicht Bewertung Punktwert Bewertung Punktwert Bewertung Punktwert Hardware Betriebssystem Software Garantie Beratung Service Nutzwert Nennen Sie Vorteile und Probleme der Nutzwertanalyse Was versteht man unter einer Argumentenbilanz? Welchem Zweck dient eine Aufwandsschätzung für ein Projekt? Was versteht man unter einem Pflichtenheft? Bevor man mit der eigentlichen Planung eines Projekts beginnt, sollten in einer Vorbereitungsphase einige grundsätzliche Fragen geklärt werden. Nennen und erläutern Sie diese Vorüberlegungen. 11

4 Lösungen bis Aufgabe Das folgende Bild zeigt, zu welchen Bereichen eine Projektdatenbank Informationen enthalten sollte. Kosten- und Leistungsrechnung Durchführbarkeitsuntersuchungen Management Administration Ablaufplanung Projektdatenbank Dokumentation Zeitplanung Qualitätssicherung Steuerung und Überwachung Ressourcenplanung Projektzwischenberichte haben die Aufgabe, Beteiligte und Betroffene während der Projektdurchführung regelmäßig über den Projektfortschritt und alle besonderen Vorkommnisse, insbesondere auch Planabweichungen und Planänderungen, zu informieren. Der Projektabschlussbericht dient der Dokumentation der Projektergebnisse und des gesamten Projektverlaufs. Er enthält auch Angaben zu Abweichungen und aufgetretenen Problemen, sowie Hinweise oder Anregungen zu Folgeprojekten bzw. Folgemaßnahmen Bei einer Matrixorganisation wird die häufig als Linienorganisation aufgebaute normale Organisationsstruktur eines Unternehmens von einer Organisationsebene der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Projekte überlagert. Die fachbezogenen Kompetenzen der Ausführung von Vorgängen usw. liegen bei den einzelnen Fachabteilungen des Unternehmens. Die projektbezogenen Kompetenzen und Verantwortungen liegen bei den einzelnen Projektleitungen. Das folgende Bild veranschaulicht die Matrixorganisation. Projekte Unternehmensleitung Fachabteilung 1 Fachabteilung 2 Fachabteilung 3 Fachabteilung 4 Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Projekt 5 99

5 Lösungen bis Aufgabe Die wichtigsten Eigenschaften der Matrixorganisation sind: Das Projektmanagement hat nur projektbezogene Kompetenzen. Projektmanagement und Fachabteilungen sind gemeinsam für die Projektrealisierung verantwortlich. Die Kompetenzenteilung führt zwangsläufig zu Ziel- und Kompetenzkonflikten. Die Matrixorganisation erfordert hohen Koordinierungsaufwand, insbesondere auch wegen der erwähnten Ziel- und Kompetenzkonflikte. Die Matrixorganisation erleichtert die parallele Durchführung mehrerer Projekte. Betriebliche Kapazitäten können im Allgemeinen besser ausgelastet werden als bei einer Einzweck-Projektorganisation Die Stabstellen für das Projektmanagement können direkt der Unternehmensleitung zugeordnet sein, wie in dem folgenden Bild, oder einer nachgeordneten Stelle. Stabstelle Projektleitung A Unternehmensleitung Stabstelle Projektleitung B Bereichsleitung I Bereichsleitung II Bereichsleitung III Fachabteilung I.1 Fachabteilung II.1 Fachabteilung III.1 Fachabteilung I.2 Fachabteilung II.2 Fachabteilung III.2 Fachabteilung I.3 Fachabteilung II.3 Fachabteilung III.3 Fachabteilung II.4 Fachabteilung III.4 Wichtige Eigenschaften sind: Das Projektmanagement hat keinerlei Weisungsbefugnis. Das Projektmanagement koordiniert nur, ohne direkt in den Prozess der Projektrealisierung eingreifen zu können. Die Verantwortung und die Kompetenzen für die Projektrealisierung liegen bei den Fachabteilungen und sind damit verteilt. Es besteht die Gefahr von Zieldivergenzen, da die beteiligten Fachabteilungen unterschiedliche Prioritäten und Zielvorstellungen haben. Wegen der verteilten Verantwortung und Kompetenzen treten große Abstimmungsprobleme auf. Das Projektmanagement ist nur noch Koordinations-, Informations- und Kommunikationszentrale. Es ist auch möglich, die Stäbe mit begrenzten Weisungsbefugnissen auszustatten. In diesem Fall ähnelt dieser Ansatz der Matrixorganisation. 100

6 Lösungen bis Aufgabe Eine Projekt-Lenkungsgruppe oder kurz Lenkungsgruppe ist die oberste Steuerungs-, Entscheidungs- und Kontroll-Instanz für ein Projekt. Wichtige Aufgaben einer Projekt-Lenkungsgruppe sind: Verabschiedung der Projektziele Ernennung der Projektleitung Erteilung des Auftrags zu einer Projektskizze Erteilung des Projektauftrags Genehmigung der Projektplanung Überwachung der zielgerechten Projektrealisierung Genehmigung von Abweichungen bzw. Änderungen während der Projektdurchführung Entlastung der Projektleitung nach Projektabschluss Genehmigung von Zwischenberichten Genehmigung des Projektabschlussberichts Entscheidung über Projektabbruch Zu den organisatorischen Regelungen gehören Ausführliche Stellenbeschreibung für den Projektleiter mit Regelung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten Klare Regelungen für Projektmitarbeiter: - Aufgaben im Projekt - Verantwortung im Rahmen der Projektarbeit - Umfang und Dauer einer Freistellung für das Projekt - Über- und Unterordnung im Rahmen der internen Projektorganisation Für Projektmitarbeiter, die nicht nur Projektarbeit übernehmen, sondern auch andere Aufgaben, ist in den entsprechenden Stellenbeschreibungen Projektarbeit und e- ventuell der Zeitanteil dafür als eine spezielle Aufgabe festzuhalten. Richtlinien für die Projektarbeit: - Zuständigkeiten - Kooperation - Abstimmungen - Entscheidungswege - Projektsitzungen - Kommunikation Verbindliche, allen bekannte Organisationsschemata Verbindliche Festlegung der einzusetzenden Hilfsmittel und Techniken Regelungen zu Projektinformationssystem und Projektdokumentation Regelungen zum Konflikt- und Krisenmanagement Ein Projektmanagement-Handbuch enthält alle individuellen Regelungen, Methoden, Konzepte, Standards und andere Vorgaben für das Projektmanagement. Ein Projektmanagement-Handbuch sollte folgende Inhalte umfassen: Vorwort, Inhaltsverzeichnis, Benutzungshinweise, Ansprechpartner für Fragen bezüglich des Projektmanagements, 101

7 Lösungen bis Aufgabe Grundsätzliche Bedeutung von Projektmanagement im Unternehmen, Grundsätze für das Projektmanagement, organisatorische Einordnung des Projektmanagements (mit Organigramm), organisatorische Einordnung von Projekten, interne Organisation von Projekten, evtl. mit verschiedenen zulässigen Varianten, unternehmensindividuelles Vorgehensmodell, dessen einzelne Phasen gegebenenfalls in einem Kapitel des Handbuchs erläutert werden sollten, Erläuterungen zu den einzelnen einzusetzenden Methoden und Techniken für das Projektmanagement, z. B. - Projektstrukturpläne, - Netzpläne, mit detaillierten Angaben zu unternehmensindividuellen Standards und Festlegungen, - Balkendiagramme, Informationsflüsse bei der Projektsteuerung und -kontrolle, Hinweise zum Konfliktmanagement, Glossar, Stichwortverzeichnis Bei der Bildung eines Projektteams sollten folgende Grundsätze beachtet werden: Die Anzahl der Teammitglieder sollte drei bis sieben betragen. Bei zu großen Teams leiden Koordination und Kooperation. Gegebenenfalls ist eine interne Projektorganisation zu wählen, bei der durch die Projektleitung mehrere Teams eingesetzt werden. Die Mitglieder in einem Team sollten sich ergänzende und nicht konkurrierende Qualifikationen und Fähigkeiten besitzen. Die Teammitglieder sollten sich mit dem Projekt und mit der gemeinsamen Aufgabe identifizieren. Es müssen gemeinsame Leistungsziele existieren. Alle Teammitglieder müssen nach einer einheitlichen Arbeitsstrategie vorgehen. Es muss für eine wechselseitige Verantwortung gesorgt werden. Es muss eine eindeutige Zuweisung von Rollen an die Teammitglieder erfolgen. Die Zuweisung von Projektaufgaben an einzelne Teammitglieder muss entsprechend den jeweiligen Qualifikationen erfolgen. Es sollten Synergien ausgenutzt werden Einflussfaktoren für eine Computerunterstützung: Verfügbarkeit einer geeigneten Software Falls Computer und/oder Software extra beschafft werden müssen, ist eine sorgfältige Wirtschaftlichkeitsanalyse erforderlich. Projektgröße Art der vorkommenden Anordnungsbeziehungen und Zeitabstände Art, Umfang, Anzahl und Häufigkeit der zu erstellenden Planungsunterlagen (Netzpläne, Balkendiagramme, Zeitpläne, Terminlisten usw.) Projektkontrollsystem und Häufigkeit der Soll-Ist-Vergleiche Umfang der Projektmanagementaufgaben Einbeziehung von Kosten und Kapazitäten 102