Mandantensonderrundschreiben Buch- und Belegnachweise bei innergemeinschaftlichen

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1 Mandantensonderrundschreiben Buch- und Belegnachweise bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ED Sehr geehrter Mandant, sehr geehrte Mandantin, seit Beginn des Binnenmarktes 1993 müssen Unternehmer bei Warenlieferungen in andere EU-Mitgliedstaaten umfangreiche Nachweise führen, um die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen gem. 6a UStG in Anspruch nehmen zu können. Der Nachweis hat gem. 17a - 17c UStDV durch sog. Buch- und Belegnachweise zu erfolgen. Aufgrund der Zahl der unterschiedlichen Nachweise und der Detaillierung der geforderten Angaben haben Unternehmer oft Schwierigkeiten, diese Nachweispflichten vollständig zu erfüllen. Mit der Zweiten Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen vom wurden zum neue Nachweispflichten bei den innergemeinschaftlichen Lieferungen eingeführt und die 17 a, 17b und 17 c UStDV grundlegend geändert. Ziel war es, die Nachweisführung zu vereinfachen durch Vereinheitlichung der Nachweisführung unabhängig davon, wie die Ware transportiert wird. Für die Steuerbefreiung benötigt der Unternehmer ab grundsätzlich eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung tatsächlich in einen anderen EU- Mitgliedstaat gelangt ist, die sog. Gelangensbestätigung. Die formalen Anforderungen an die Gelangensbestätigung bereiten in der Praxis erhebliche Schwierigkeiten, weswegen die Finanzverwaltung eine Übergangsregelung eingeräumt hat, die vorerst bis zum , dann bis zum und mittlerweile unbefristet bis zum Ergehen einer erneuten gesetzlichen Regelung verlängert wurde. Zwischenzeitlich wurde erkannt, dass die Probleme nicht im Wege einer Verwaltungsanweisung gelöst werden können, so dass nun eine Änderung der UStDV im Entwurf bekannt gegeben wurde. Die geplante Neuregelung sieht nun neben der Gelangensbestätigung weitere Möglichkeiten des Belegnachweises vor, die zu einer Vereinfachung für die Unternehmer führen sollen. Die Änderung soll ab wirksam werden. Auch wenn die Übergangsregelung weiterhin gilt, raten wir Unternehmern, für innergemeinschaftliche Lieferungen dennoch zu versuchen, die Buch- und Belegnachweise auf Basis der neuen Rechtslage zu führen, da im Falle eines Rechtsstreits vor den Finanzgerichten die geltende Rechtslage maßgeblich ist. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Nachweispflichten als Voraussetzungen für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung dar. Seite 1 von 5

2 1. Voraussetzungen für die Steuerbefreiung Voraussetzung für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung ist, dass der Liefergegenstand körperlich über die innergemeinschaftliche Grenze gelangt, der Erwerber ein steuerpflichtiger Unternehmer ist und der Gegenstand im Rahmen des Unternehmens des Erwerbers verwendet wird. Der Belegnachweis besteht aus dem Doppel der Rechnung und aus der sog. Gelangensbestätigung. a.) Belegnachweis Inhalt der Gelangensbestätigung Der Inhalt der Gelangensbestätigung ist davon abhängig, ob der Gegenstand durch den Abnehmer befördert wird oder durch den Lieferanten befördert oder versendet wird. Im Abholfall, d.h. der Gegenstand wird durch den Abnehmer befördert, muss die Gelangensbestätigung folgende Angaben enthalten: - Name und Anschrift des Abnehmers - Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes, bei Fahrzeugen einschließlich Fahrzeug-Identifikationsnummer - Ort und Tag des Endes der Beförderung des Liefergegenstandes im übrigen Gemeinschaftgebiet - Ausstellungsdatum der Bestätigung - Unterschrift des Abnehmers In den Fällen der Beförderung oder Versendung des Gegenstandes durch den Unternehmer bzw. bei Versendung durch den Abnehmer muss die Gelangensbestätigung folgende Angaben enthalten: - Name und Anschrift des Abnehmers - Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes, bei Fahrzeugen einschließlich Fahrzeug-Identifikationsnummer - Ort und Tag des Erhalts des Liefergegenstandes an einem Ort im übrigen Gemeinschaftgebiet - Ausstellungsdatum der Bestätigung - Unterschrift des Abnehmers In Versendungsfällen muss der Unternehmer eine Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Dritten besitzen, dass er im Besitz der Angaben des Abnehmers über das Gelangen der Gegenstände in das übrige Gemeinschaftsgebiet ist. Empfehlung: Von der Möglichkeit, die Empfangsbestätigung durch den Spediteur aufzubewahren, sollten Unternehmer keinen Gebrauch machen. Sie sollten versuchen, diese selbst aufzubewahren, da das Risiko des Nachweises bei Ihnen liegt. Seite 2 von 5

3 Unterschrift des Abnehmers Die Gelangensbestätigung ist immer vom unmittelbaren Abnehmer (Vertragspartner) zu unterzeichnen. Wird die Bestätigung durch einen vom Abnehmer zur Abnahme Beauftragten (z.b. Arbeitnehmer, Lagerhalter, Kunde des Abnehmers) ausgestellt, wird diese nur anerkannt, wenn dieser durch eine Vertretungsvollmacht nachweist, im Namen des Abnehmers handeln zu dürfen. Zukünftige Belegnachweise Die Gelangensbestätigung soll zukünftig als Sammelbestätigung für ein Quartal bzw. Kalenderjahr ausgestellt werden dürfen und eine elektronische Übermittlung soll zulässig sein. Anstelle der persönlichen Unterschrift des Abnehmers soll auch die Unterschrift eines von ihm zur Abnahme Beauftragten auf der Gelangensbestätigung ausreichend sein. Durch die geplante Änderung werden neben der Gelangensbestätigung weitere Möglichkeiten des Belegnachweises vorgesehen. Bei Versendung durch den Unternehmer oder Abnehmer durch: - einen Versendungsbeleg, insbesondere durch einen CMR-Frachtbrief, der nach Erhalt der Lieferung durch den Empfänger unterzeichnet werden muss - einen anderen handelsüblichen Beleg, insbesondere durch die Bescheinigung des beauftragten Spediteurs (früher sog. weiße Spediteursbescheinigung) - bei Kurierdienstleistungen durch eine Auftragserteilung und ein Protokoll zum Nachweis des Transports bis zur Ablieferung beim Empfänger (Tracking-and-tracing- Protokoll) - bei Postsendungen durch Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters und Zahlungsnachweis Bei Lieferungen von Fahrzeugen, die für den Straßenverkehr zugelassen sind, und von den Käufern abgeholt werden, wird als Belegnachweis in Zukunft auch die Zulassung des Fahrzeugs auf den Erwerber im Bestimmungsland anerkannt. Diese Lösung erscheint wenig praktikabel, da die Zulassung zum einen erst Tage oder Wochen nach der Lieferung erfolgt. Zum anderen braucht man eine Zulassung auf den Erwerber (KfZ-Händler), die Zulassung erfolgt jedoch meistens erst durch seine Kunden. In diesen Fällen muss der Unternehmer entweder die Rechnung erst mit Umsatzsteuer stellen oder eine Kaution einbehalten, bis er den geforderten Belegnachweis erhält. Seite 3 von 5

4 Abfrage der Umsatzsteueridentifikationsnummer Der Nachweis, dass es sich bei dem Erwerber um einen ausländischen Unternehmer handelt, wird durch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers erbracht. Diese muss zum Zeitpunkt der Lieferung gültig und diesem auch erteilt sein. Dies kann durch die sog. qualifizierte Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern online unter geprüft werden. Im qualifizierten Verfahren wird neben der Bestätigung, ob eine ausländische USt.-Id.Nr. gültig ist, zusätzlich die Bestätigung erteilt, ob die vom Anfrager mitgeteilten Angaben zu Firmenname (einschließlich Rechtsform), Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen Mitgliedsstaates registrierten Daten übereinstimmen. Die Europäische Kommission hat ebenfalls eine Möglichkeit geschaffen, im Internet die Gültigkeit einer MwSt-Nummer in einem bestimmten EU Land zu überprüfen. Die Adresse lautet: Unternehmer erhalten so eine Bescheinigung, dass sie die USt-Id.Nr. zu einem bestimmten Zeitpunkt auf ihre Gültigkeit hin überprüft haben. Die Bescheinigung kann als Nachweis für das Handeln des Unternehmers in gutem Glauben dienen. b.) Buchmäßiger Nachweis Auch der Buchnachweis wurde geändert. Die Gewährung der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen ist zwingend von Aufzeichnungen des Lieferanten abhängig, aus denen sich die gesetzlichen Tatbestandsvoraussetzungen ergeben. Künftig muss neben der Menge und der genauen Bezeichnung des Gegenstandes bei Fahrzeugen eine buchmäßige Aufzeichnung der Fahrzeug-Identifikationsnummer erfolgen. Die Aufzeichnungen sollten laufend und unmittelbar mit der Ausführung der Umsätze geführt werden. Seite 4 von 5

5 2. Empfehlung Wir empfehlen Ihnen, alle erforderlichen Nachweise vollständig beizubringen und aufzubewahren, da diese Unterlagen durch die Finanzbehörden sehr häufig geprüft werden. Kann der Nachweis nicht erbracht werden, müssen Sie ggf. Umsatzsteuer abführen, obwohl Sie diese von Ihrem Kunden nicht bekommen haben. Zu weiteren Fragen rund um innergemeinschaftliche Lieferungen stehen wir Ihnen gerne beratend zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Evelyn Dost Diplom-Kauffrau Steuerberaterin Anlagen - Gelangensbestätigung (deutsch) - Gelangensbestätigung bei Versendung/Beförderung durch einen Spediteur oder Frachtführer I M P R E S S U M Dieses Rundschreiben erscheint für Kunden und Geschäftspartner von. Wir bitten Sie zu beachten, dass die Beiträge eine Auswahl aus der aktuellen wirtschaftsrechtlichen und steuerrechtlichen Gesetzeslage darstellen. Die Beiträge können nicht das jeweilige, den individuellen Verhältnissen angepasste Beratungsgespräch ersetzen. Das Rundschreiben wurde mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit kann dennoch nicht übernommen werden. GdbR Äußere Sulzbacher Straße Nürnberg Telefon Telefax Mitglied von AGN International - eine Kooperation unabhängiger Beratungskanzleien Seite 5 von 5

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