gaeb LV/AVA Kalkulation mit Formblatt 221 gaeb LV/AVA Version 4.0 Anwenderhandbuch

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1 gaeb LV/AVA Version 4.0 Anwenderhandbuch Preisermittlung bei Kalkulation über die Endsumme mit Formblatt 221 aus dem Vergabehandbuch 2008 des Bundes Dokument-Version: 1.0 Status: Freigegeben Letzte Änderung: :41-1 -

2 KALKULATION MIT EXCEL... 3 VERGABEHANDBUCH 2008 DES BUNDES... 4 KALKULATION EINES LEISTUNGSVERZEICHNISSES MIT DEM FORMBLATT EXCEL-PRESET... 6 IMPORT AUSSCHREIBUNG AUS GAEB 83-DATEI... 7 EXPORT NACH EXCEL... 8 KALKULATIONSVORLAGE IN EXCEL... 9 ÄNDERN KALKULATIONSWERTE ERFASSEN KOSTEN IN EXCEL DRUCKEN FORMBLATT 221 AUS EXCEL EINLESEN KUNDENPREISE IN LV EXPORT 84 ANGEBOTSABGABE DRUCK LEISTUNGSVERZEICHNIS

3 Kalkulation mit Excel gaeb LV/AVA bietet Ihnen in Verbindung mit Excel ein einfaches und zugleich mächtiges Werkzeug zur Erstellung komplexer Kalkulationen. Sie können unterschiedliche Kalkulationsvorlagen (Excel Preset) für die verschiedenen Projektanforderungen erstellen. Das grundsätzliche Verfahren ist im Handbuch gaeb AVA Kalkulation mit Excel.docx beschrieben

4 Vergabehandbuch 2008 des Bundes Im Vergabehandbuch (VHB) des Bund, Ausgabe 2008 wird in der Richtlinie zum Formblatt 211 ( Aufforderung zur Abgabe eines Angebots) unter der Textziffer 1 angeführt, dass die Formblätter Ergänzung Preise 221 bis 223 den Verdingungsunterlagen beizufügen sind, und zwar zur Beurteilung der Angemessenheit der Angebotspreise, wenn die voraussichtliche Angebotssumme mehr als (ohne Differenzierung nach Bauhaupt- und Ausbaugewerbe) betragen wird. Die Formblätter Ergänzung Preise umfassen: 221 ( EFB-Preis 1a-311.a): Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation 222 ( EFB-Preis 1b-311.b): Preisermittlung bei Kalkulation über die Endsumme 223 ( EFB-Preis 2-312): Aufgliederung der Einheitspreise Das neue Formblatt 221 ist inhaltsgleich zu dem vorher üblichen Formblatt 1a. Im Formblatt 222 erfolgte eine Präzisierung im Abschnitt 2. Demnach sind nunmehr auch die Umlagesummen in ihrer Zusammensetzung nach Kostenarten und den verschiedenen Gemeinkostenbestandteilen sowie nach Wagnis und Gewinn differenziert anzugeben. Im Formblatt 223 wurden 2 weitere Spalten aufgenommen. In Spalte 3 steht der Ausweis der Mengen zu den einzelnen Leistungspositionen und in Spalte 9 erfolgt der gesonderte Ausweis von Sonstigen Kosten. Die Formblätter Preise gelten für alle Bauleistungen. Welches der Formblätter Preise 221 und 222 vom Bieter ausgefüllt wird, richtet sich nach der Bauleistungssparte und vor allem nach dem vom Bieter gewählten Kalkulationsverfahren. Im VHB wird in Punkt 4 der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ausdrücklich darauf verwiesen, dass nur eines der beiden Formblatt 221 oder 222 vorzulegen ist. Mit Bezug auf das VHB werden die ergänzenden Formblätter Preise grundsätzlich von den öffentlichen Auftraggebern den Ausschreibungsunterlagen beigefügt. Für die Bauvergabestellen ist die Anwendung der ergänzenden Formblätter Preise verpflichtend. Den kommunalen Vergabestellen ist die Heranziehung empfohlen. Folglich sollten die Vergabestellen darauf hinwirken, dass die Bieter die angeforderten Formblätter einreichen. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe ist dies durch die Ausschreibenden festzulegen. Wann die Formblätter Preise vom Bieter vorzulegen sind, ist mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (Abschnitt 4 im Formblatt 211 im VHB) festzulegen. Damit wird den Bietern die Orientierung erleichtert, die Vorlage von Nachweisen und Unterlagen nicht an verschiedenen Stellen in den Ausschreibungsunterlagen zu fordern. Es besteht weiterhin Wahlmöglichkeit für die Abgabe. Die Abgabe der Formblätter Preise 221 oder 222 kann festgelegt werden mit dem Angebot oder auf Verlangen der Vergabestelle innerhalb von 7 Kalendertagen

5 Vorlagezeitpunkt des Preis-Formblattes 223 (Aufgliederung der Einheitspreise) ist nur noch auf Verlangen festgelegt, eine Wahlmöglichkeit für den Zeitpunkt der Vorlage ist nicht vorgesehen. Ab Verlangen der Vergabestelle ist es ebenfalls innerhalb von 7 Kalendertagen vorzulegen. Im Formblatt Preise Aufgliederung der Einheitspreise - ist die Aufgliederung nach der Richtlinie zum Formblatt 223 folgendermaßen abzufordern und abzuverlangen: bei einer voraussichtlichen Angebotssumme von mehr als sind nur wichtige, den Preis bestimmende Teilleistungen (Positionen) vorzugeben und die Einheitspreise aufgegliedert zu verlangen, damit sich danach die für die Angebotssumme maßgebenden Kalkulationsbestandteile beurteilen lassen, bei einer voraussichtlichen Angebotssumme von mehr als sind alle Teilleistungen (Positionen) für die Aufgliederung der Einheitspreise vorzugeben. Die Ausdehnung auf alle Leistungspositionen im Formblatt 223 bei größeren Bauaufträgen bedeutet einen erheblichen Aufwand. Sie wird aber andererseits für die Prüfung der Angemessenheit des Angebots, zur Überprüfung auf Mischkalkulationen und Prüfung von Nachtragsforderungen seitens der Auftraggeber als unerlässlich betrachtet. Die von den Bietern ausgefüllten Formblätter Preise sind bei den Empfängern vertraulich zu behandeln. Sie dürfen nur den unmittelbar mit der Bearbeitung beauftragten Personen zugänglich gemacht werden. Die inhaltlichen Aussagen, beispielsweise die kalkulierten Zeitansätze für die Teilleistungen, sind ein wichtiges Gut an Wissen und Erfahrung bzw. die schützenswerten Stammdaten der Bieter für die Baupreiskalkulation. Weiterhin ist zu bemerken, dass die Formblätter Preise nicht Vertragsbestandteil werden. In früheren Jahren war das im Kopfteil der Formblätter vermerkt. Heute findet sich dieser ausdrückliche Vermerk unter Textziffer 4 in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (Formblatt 211 im VHB, Ausgabe 2008). Im Bauvertrag werden nur die Baupreise (in der Regel die Einheitspreise für die Teilleistungen) vereinbart, nicht aber die Art ihrer Ermittlung und auch nicht die einzelnen Preisbestandteile wie Lohnkosten, Stoffkosten, Wagnis und Gewinn u. a.. In zunehmendem Maße verlangen auch die privaten Auftraggeber über ihre Planungs- bzw. ausschreibenden Büros die Ausstellung und Übergabe der Formblätter Preise mit den Angebotsunterlagen

6 Kalkulation eines Leistungsverzeichnisses mit dem Formblatt 221 Mit gaeblv/ava können Sie in Verbindung mit Excel und dem passenden Excel-Preset in Excel alle preisbeeinflussenden Größen angeben und das Programm ermittelt Ihnen sowohl die Einheitspreise des Leistungsverzeichnisses als auch alle erforderlichen Werte für das Formular 221. Excel-Preset In den Excel Preset sind alle Regeln hinterlegt wie gaeblv/ava die Excel-Kalkulation automatisch erstellt. Sie können beliebig viele unterschiedliche Regeln verwenden. Ein Excel-Preset können Sie als XML-Dateien exportieren und importieren. Excel-Preset für Formular

7 Import Ausschreibung aus GAEB 83-Datei Starten Sie das Programm gaeb LV/AVA. Erstellen Sie ein neues Projekt indem Sie eine GAEB-Datei X83 (Angebotsaufforderung) Ihres Kunden importieren. Wählen Sie die gewünschte GAEB-Datei aus und starten Sie den Import. Je nach Programmeinstellung in den Optionen wird der Name des Projektes automatisch erstellt und Sie können den vorgeschlagenen Namen noch ändern. Sie bestätigen den Import durch Betätigen der Taste Projekt anlegen

8 Nach erfolgreichem Import wird Ihnen das Leistungsverzeichnis angezeigt. Sie könnten jetzt hier direkt die Kunden-Einheitspreise erfassen. Dann wäre jedoch die erfolgte Preiskalkulation nicht dokumentiert und Sie würden nicht automatisch das ausgefüllte Formular erhalten. Export nach Excel Starten Sie den Excel-Export Export des Leistungsverzeichnisses in das Kalkulationsblatt. Es wird der aktuell eingestellte Excel-Presegestartet und die Kalkulationsvorlage verwendet. Nach erfolgreichem Export wird Excel geöffnet

9 Kalkulationsvorlage in Excel In den Excel-Spalten A-M befindet sich der verkürzte Inhalt des Kunden-Leistungsverzeichnisses. Die Spalten F-K sind für optionale Einheitspreisaufgliederungen reserviert. Sie können in den "Excel- Preset" beliebig andere Anordnungen festlegen. Kalkulationsblatt Spalte A bis S (LV und Kostenerfassung) Die Spalten O bis S dienen der Erfassung der positionsbezogenen Kostenanteile. Alle anderen Spalten werden über Verknüpfungen und Formeln automatisch gefüllt. Kalkulationsblatt Spalte O bis Y Ermittelte EK als Einzelpreis und Gesamtbetrag - 9 -

10 Kalkulationsblatt Spalte AA bis AK Kalkulierte VK als Einzelpreis und Gesamtbetrag Neben der Excel-Blatt latt LV für das Leistungsverzeichnis gibt es noch zwei weitere Excel-Blätter. Die Blätter EFB-Preis 1a I und EFB-Preis 1a II entsprechen dem Formblatt 221 mit der Seite 1 und 2. In den grün hinterlegten Feldern können Sie direkt Daten eingeben. Die gelb hinterlegten Felder werden aus erfassten Daten innerhalb des Formulars berechnet. Die blau hinterlegten Felder werden aus Daten des Excel-Blattes LV gefüllt. Ändern Kalkulationswerte Im Excel-Blatt EFB-Preis 1a I sind Vorschlagswerte zur Kalkulation hinterlegt. Diese können Sie jederzeit Ihren Anforderungen anpassen. Im Einzelnen können Sie folgende Werte ändern: Mittellohn (G12) Lohnzusatzkosten (F13) Lohnnebenkosten (F14) Baustellengemeinkosten (C22 bis F22) Allgemeine Geschäftskosten (C23 bis F23) Wagnis und Gewinn (C24 bis F24)

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13 Erfassen Kosten in Excel Sie erfassen die erforderlichen Kosten im Excel-Blatt LV in den Spalten O bis S für jede einzelne Teilleistung (Position). Auf Grund der komplett vorhandenen Kalkulationsvorgaben werden die Kunden-Einheitspreise und die daraus resultierenden Gesamtbeträge, Titelsummen und Summe Leistungsverzeichnis automatisch berechnet. Die Summe des Leistungsverzeichnisses wird im LV und im Formular auf unterschiedlichen Wegen ermittelt. Dadurch kann es zu Abweichungen im Ergebnis kommen. Diese wird in der Zelle M5 dargestellt. Alle berechneten EK-Werte können in den einzelnen Zellen (Spalte U bis Y) angesehen werden. Für jede Spalte wird in der Zeile 3 die Summe des jeweiligen Kostenanteils über alle Positionen angezeigt

14 Die kalkulierten VK-Werte werden als Einzelpreis und als Gesamtbetrag in den Spalten AA bis AE und AG bis AK angezeigt. Auch hier finden Sie die LV-Summenwerte in Zeile 3. Im Excel-Blatt EFB-Preis 1a II sind die kalkulierten Summenwerte automatisch eingetragen

15 Drucken Formblatt 221 aus Excel Die beiden Seiten des Formblattes können direkt aus Excel mit den Excel-Druckfunktionen gedruckt werden

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17 Einlesen Kundenpreise in LV Die im Kalkulationsblatt ermittelten Kunden-Einheitspreise werden mit der Funktion Import Preise aus Kalkulationsblatt automatisch in das Leistungsverzeichnis übernommen. Die Gesamtbeträge, Titelsummen und Angebotswert werden automatisch ermittelt. Die Kostenerfassung und Angebotskalkulation ist hiermit abgeschlossen

18 Export 84 Angebotsabgabe Mit der Funktion Export 84 Angebotsabgabe erstellen Sie die GAEB-Datei X84 mit Ihren kalkulierten Einheitspreisen zur Weitergabe an den Kunden. Sie legen fest wo die exportierte GAEB-Datei gespeichert werden soll und wie diese heißt. Die GAEB-Datei X84 stellen Sie Ihrem Kunden auf dem vom Kunden vorgegeben Weg zusammen mit dem PDF-Ausdruck des Formulars 221 zur Verfügung

19 Druck Leistungsverzeichnis Das kalkulierte Leistungsverzeichnis können Sie auch auf Papier oder in PDF drucken. Wählen Sie die gewünschte Vorlage und drucken Sie das Leistungsverzeichnis. Dieses können Sie auf Wunsch des Kunden zum Beispiel ebenfalls als PDF zur Verfügung stellen

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