Wie fängt es an? evergabe (elektronische Vergabe) Was ist das? Vergabe ist der Endpunkt eines bisweilen komplizierten Prozesses

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1 evergabe (elektronische Vergabe) Was ist das? Vergabe ist der Endpunkt eines bisweilen komplizierten Prozesses Wie fängt es an?

2 1. Bedarfsfeststellung 2. Abschätzung / Bereitstellung der Kosten 3. Verfahrenswahl (wie soll es beschafft werden) VOB, VOL, VOF (geregelt z. B. bei VOB/A in den 1-8 oder auch in Geschäftsordnungen der Beschlussgremien) Öffentlich / Beschränkt / Freihändig Bis hierher geht es auch noch ohne EDV / Elektronik

3 4. Erstellung des Leistungsverzeichnisses, des Anforderungsprofils (z. B. bei VOB/A 9) Leistungsverzeichnisse bestehen in der Regel aus vielen Einzelleistungen, Positionen Großes Angebot von Ausschreibungsprogrammen z. B. California, Architext,. Basis meist: MS Excel, Word, Pläne im PDF-Format genormte Schnittstelle GAEB Alle diese Anwendungen beruhen auf EDVoder elektronischen Systemen

4 5. Zusammenstellung der Vergabeunterlagen Anschreiben-Aufforderung zur Angebotsabgabe - Bewerbungsbedingungen BWB ( 10 Nr. 1 VOB/A ) Verdingungsunterlagen Angebotsschreiben Allgemeine Vertragsbedingungen VOB/B Techn. Vertragsbedingungen für Bauleistungen VOB/C Besondere Vertragsbedingungen BVB Zusätzliche Vertragsbedingungen ZVB Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen Leistungsbeschreibung

5 6. Veröffentlichung der Ausschreibung VOB/A 17 In Tageszeitungen In Amtlichen Veröffentlichungsblättern Auf Internetportalen 7. Versendung der Ausschreibungsunterlagen Die Vergabeunterlagen sind den Bewerbern in kürzestmöglicher Frist und in geeigneter Weise zu übermitteln VOB/A 17 Abs 4 (1) - Persönliches Abholen der Ausschreibung in Papierform - Versenden per Post der Ausschreibung in Papierform - Versenden der Ausschreibung per Versenden von Änderungen oder wichtigen Aufklärungen!

6 8. Entgegennahme der Angebote Submission / Eröffnungstermin - Persönliches Abgeben der Ausschreibung in Papierform - Versenden der Angebote in Papierform per Post - Empfang der Angebote per ; elektronisch übermittelte Angebote Gleiche Anforderungen an die elektronisch übermittelten Angebote z. B. Elektronische Signatur Geheimhaltung bis zum angesetzten Termin (Tag und Uhrzeit) Manipulationssicherheit der Angebote

7 9. Prüfung und Wertung der Angebote Prüfen der Angebote - Rechnerisch - Technisch - Wirtschaftlich - Formal Werten der Angebote Eignung der Bieter - Fachkunde - Leistungsfähigkeit - Zuverlässigkeit Diese Stufe des Vergabevorganges kommt weitestgehend ohne EDV aus! Lediglich die rechnerische und formale (aber nur bei elektronischen Angeboten) Prüfung verwendet EDV-Programme oder einen einfachen Tischrechner.

8 10. Vergabevermerk 30 VOB/A Vergabevermerk Über die Vergabe ist ein Vermerk zu fertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgeblichen Feststellungen sowie die Begründung der Vergabe enthält wie wichtig der Vermerk ist, belegt eine 120 Seiten Vorlage des BMVBS (Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung)

9 11. Auftragsvergabe und Information der nichtberücksichtigten Bieter. 27 VOB/A Nicht berücksichtigte Angebote Bieter, deren Angebote ausgeschlossen worden sind, und solche, deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen, sollen so bald wie möglich verständigt werden. Die Übrigen.. sobald der Zuschlag erteilt ist.

10 Wenn das gesamte Vergabeverfahren formal und rechtlich sicher ablaufen soll, dann war und ist das ein komplizierter Prozess! Wenn das gesamte Vergabeverfahren auch für elektronisch übermittelte Angebote geeignet sein soll, dann kommt man ohne Integrierte Vergabemanagement-Systeme nicht aus!

11 Eine Abgrenzung Bekanntmachungsplattformen dienen der elektronischen Bekanntmachung von Ausschreibungen sind ein Informationsmedium für Auftragnehmer bieten nicht die Möglichkeit Vergabeunterlagen herunterzuladen Vergabe- / Ausschreibungsplattformen bieten zusätzlich die Möglichkeit Vergabeunterlagen und Angebote elektronisch auszutauschen zur Rechtssicherheit die qualifizierte elektronische Signatur, vereinfachte Signatur oder das Mantelbogenverfahren eine Kommunikationsdrehscheibe zwischen Auftraggeber und Bieter eine Bearbeitung von Angebotsdaten eine Prüfung/ Wertung ist nicht oder nur eingeschränkt möglich Integrierte Vergabemanagement-Systeme bieten darüber hinaus eine Workflow-Steuerung mit hinterlegten Rollen und Rechten sowie Plausibilitätschecks und Formularbibliotheken die Erstellung der Vergabeunterlagen vollständig und rechtskonform die elektronische Auswertung (formal, rechnerisch,..) der Angebote bis zum Zuschlag medienbruchfreie Integration in vor- und nachgelagerte Systeme z.b. Haushalts- oder Beschaffungssysteme

12 Die einheitliche Bekanntmachung Lokale Medien Internetseite Vergabeplattform

13 Die Bekanntmachungsplattform ego-ava ego-ava Bekanntmachungen

14 Die Vorteile Integrierter Vergabemanagement- Systeme Leichter Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen Keine Medienbrüche dadurch schneller und kostengünstiger Direkte Einsicht in Bedarfs- und Vergabevorhaben der Behörden Reduktion von Vervielfältigungskosten Bearbeitung von Ausschreibungen am PC Elektronische Rücksendung von Angeboten incl. Anlagen Nachrichten über Vergabeänderungen an alle Bieter gleichzeitig Beschleunigter Entscheidungs- und Zeichnungslauf Automatische Plausibilitätsprüfung Erhöhung von Qualität und Nachprüfbarkeit Dokumentation aller Aktivitäten innerhalb einer Vergabe