Checkliste. Bonnot s Event House. 1 Konzeptphase. Checkliste Bonnot s Event House 1 Planung, Organisation & Realisation von Events
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- Bernt Knopp
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1 Checkliste Bonnot s Event House 1 Konzeptphase Eventkonzept erarbeiten Welches Ziel wollen wir mit dem Event erreichen? Welche Zielgruppe wollen wir ansprechen? Art der Veranstaltung (Kundenanlass, Mitarbeiteranlass, GV, Messe, Jubiläum, etc.) Haben wir genügend Kapazität / Personal für die Umsetzung ohne Agentur? Haben wir das benötigte fachliche Know-how für eine professionelle Umsetzung? Welche Eventagentur soll uns bei der Realisation unterstützen? Adressliste Zielgruppe Adressliste Presse/Medien Anzahl Gäste/Teilnehmer definieren Festlegen von Veranstaltungsdatum, -dauer und -ort (Achtung: Auf- und Abbauzeiten bedenken!) Wo und wann soll der Event stattfinden? Grobbudget erstellen Moderation / Unterhaltung Dekoration (Raum-Konzept / Thema) Veranstaltungstechnik Catering interne Kosten Produktion Einladungen Miete Location Übernachtungen Transfer (Anreise, Transporte) Personal Give Aways Eventkommunikation (Eventbewerbung, Einladung etc.) Checkliste Bonnot s Event House 1
2 Zeitplan für gesamte Organisation des Anlasses Definition Programm-Inhalte Terminierung, Produktion, Versand Einladungen Bestätigung inkl. Programm, Wegbeschreibung, Dress-Code, Transport etc. Präsentationsunterlagen vorbereiten PR-Unterlagen vorbereiten Teilnehmerunterlagen Give Aways Gästeliste/Medienliste erstellen Namensschilder vorbereiten ggf. Tickets zuteilen 2 Definition Programmablauf Referenten/Moderatoren bestimmen Drehbuch, zeitlicher Ablauf Didaktik und Dramaturgie Höhepunkte, Ausklang Show- oder Musikeinlagen Attraktionen Checkliste Bonnot s Event House 2
3 3 Location / Rauminfrastruktur Bietet sie der angestrebten Teilnehmerzahl ausreichend Platz? Bietet sie genügend Nebenräume Sekretariat Garderobe für Referenten/Künstler sowie für Mitarbeiter Pressebüro Sind genügend Parkplätze vorhanden? Sind öffentliche Verkehrsmittel leicht erreichbar? Shuttle? (Wendeplatz für Busse?) Nachbarn (Lärm- und Schmutzemissionen) Behindertengerecht Bei Zelten und anderen aussergewöhnlichen Lokalitäten Beheizbar/Klimaanlage Belüftung Sanitäre Anlagen Notausgangsbeschilderung Technische Infrastrukturen (Licht, Ton, Video etc.) Merkmale des Veranstaltungsraumes Raum Höhe Raum Breite Raum Länge Pläne oder Skizzen des Raumes Optische Hindernisse im Saal (z.b. Säulen etc.) Bestuhlung, Mobiliar, Bühne, Raumtrenner etc.? Platzbedarf für Technik Stromanschlüsse / Strombedarf Stauraum für Leergut (Infrastrukturen & Technik) Infrastruktur/Mobiliar Stehtische Buffettische Esstische Stühle Lounge/Bar Garderobe Checkliste Bonnot s Event House 3
4 4 Catering Catering-Konzept (Service, Buffet, Themen, Umsetzung) Verpflegung für Auf- und Abbautage (Personal) Willkommensdrink Pausengetränke Lunch Diner Bettmümpfeli (Schokolade auf dem Kopfkissen, Welcome-Card) Diäten/spezielle Menuwünsche (Fleisch/Vegi) beachten Verpflegung von externem Personal 5 Dekoration Miet-Pflanzen Fahnen Gobos (Logo-Projektionen) Teppich Tischdekor Themen-Dekorationen Themen Bild- oder Videoprojektionen Checkliste Bonnot s Event House 4
5 6 Logistik Aufbau Telefonlisten für Crew Beschriftung m. Logo (Branding) Strassen-Signalisation (Wegführung zum Event) Ausschilderung Areal (Parkplatz, im Gebäude, Saal) Deko Bühnendesign Catering Technik Parkplätze für Aufbau und Anlieferungen Anlass Parkplätze für Gäste/Teilnehmer Behinderten Parkplatz Transport von/zu Flughafen, Bahnhof etc. Welcome Desk im Hotel: Empfang, Geschenk Infostand Sanitäre Anlagen inkl. Reinigung am Event Abbau Endreinigung Parkplätze Abholungen Checkliste Bonnot s Event House 5
6 7 Personelles Dresscode (eigene und externe Mitarbeiter) Individuelle Informationen/Briefing zum Anlass für anwesende Crew Verhalten, Instruktion bei Notfällen Adress- und Telefonlisten Personalplanung (ohne Technik-Personal) Projektleiter Artisten/Künstler Security Sanität Dolmetscher Runner Dekorateure Feuerwehr (Brandwache) Platzanweiser Reinigungs-Crew / Pikett Garderobendienst VIP-Betreuung Moderatoren Hostessen Catering Fahrer Fotografen Parkplatzbetreuung Telefondienst Ein-/Ausgangskontrolle Künstlerbetreuung Checkliste Bonnot s Event House 6
7 8 Rechtliches und Bewilligungen Verkehrsregelung mit Gemeinde-/Stadtpolizei abklären Nachtfahrbewilligungen Allfällige Baubewilligungen (Tribüne etc.) Behörden informieren Abgaben (Billettsteuer) Arbeitsbewilligungen für Künstler inkl. allfälliger Quellensteuer Urheberrechte (SUISA etc.) Verlängerung (örtl. Polizeistunde) Versicherungen (Transport, Haftpflicht, Diebstahl etc.) 9 Sicherheit Fluchtwege und Notausgänge (informieren, kennzeichnen) und Abnahme durch Feuerpolizei Statik von Gebäuden bei Aufhängung Zufahrt für Feuerwehr und Krankenwagen Lärmschutz Notfallapotheke, Samariter, Sanität, Notarzt etc. Security Bewachung, Eingangskontrolle etc. Checkliste Bonnot s Event House 7
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