Reifegrad des Prozessmanagements in öffentlichen Verwaltungen

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1 Reifegrad des Prozessmanagements in öffentlichen Verwaltungen

2 Agenda Motivation Ziele und Vorgehen Befragungsergebnisse 1

3 Agenda Motivation Ziele und Vorgehen Befragungsergebnisse 2

4 Motivation In der Wirtschaft wird Prozessmanagement seit Jahren eingesetzt Zur Beurteilung des Entwicklungsstands wird die Reife des Prozessmanagements gemessen Auch in öffentlichen Verwaltungen bergen Prozessmanagementansätze großes Potenzial Allerdings existiert bisher kein spezifisches Reifegradmodell für ÖV 3

5 Agenda Motivation Ziele und Vorgehen Befragungsergebnisse 4

6 Ziele der Studie Darstellung des Status quo der Prozessmanagementaktivitäten in ÖV Identifizierung von Veränderungsbemühungen und Trends Erfassung von technischen, organisatorischen und verwaltungskulturellen Hemmnissen Aufdeckung des Verbesserungspotenzials 5

7 Vorgehen bei der Studie ERCIS in Kooperation mit der PICTURE GmbH Online-Fragebogen mit 9 Untersuchungsfeldern (Dimensionen) Studienlaufzeit: Februar bis Mitte Mai 2011 Zielgruppe: IT- und Organisationsleiter aus Kommunen mit über Einwohnern Rücklauf: 350 Verwaltungen (22% Rücklaufquote) 6

8 Aufbau des Reifegradmodells 1. Ad hoc Ziele unklar Erfüllung wird nicht gemessen 2. Wiederholbar Anfänge eines Prozessmanagements 3. Definiert Prozessabläufe definiert und teilweise dokumentiert 4. Gesteuert Fast vollständige Prozessdokumentation u. -optimierung 5. Optimierend Vollständige Prozessdokumentation u. -optimierung 7

9 Agenda Motivation Ziele und Vorgehen Befragungsergebnisse 8

10 Beschreibung des Untersuchungsfelds Dimension 1: Strategie und Ziele Fähigkeit der Organisation, ihre Ziele klar zu artikulieren Einbindung des Prozessmanagement in die Gesamtstrategie der Organisation Ausgewählte Ergebnisse Inwieweit nimmt PM in der Gesamtstrategie Ihrer Organisation eine Rolle ein? PM ist wichtiger Bestandteil der Strategie: 17, 8% Nein 60,5 % Ja 39,5 % PM spielt eine geringe Rolle: 15,5% PM ist kein Bestandteil der Strategie: 4,53% Keine Angabe: 1,62% 9

11 Dimension 2: Organisation und Personalwesen Beschreibung des Untersuchungsfelds Fähigkeiten und Rollen der am Prozessmanagement beteiligten Verwaltungsmitarbeiter Ausgewählte Ergebnisse In welchem Umfang wurden die Mitarbeiter in PM geschult (im letzten Jahr)? 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% Führungskräfte Mitarbeiter im Organisationsreferat Mitarbeiter aus Fachbereichen 0,0% Viel (5-7 Tage) Mittel (3-4 Tage) Wenig (0-2 Tage) 10

12 Beschreibung des Untersuchungsfelds Dimension 3: Prozessoptimierung Auswahl, Beurteilung und Priorisierung von Prozessen, die analysiert und optimiert werden müssen Ausgewählte Ergebnisse Wie sieht die aktuelle Situation bezogen auf PM-Projekte aus? 11

13 Beschreibung des Untersuchungsfelds Dimension 4: Verwaltungskultur Einstellung und Verhaltensweisen sowie Führungspraktiken und Richtlinien für das Zusammenleben in einer Organisation Ausgewählte Ergebnisse Welchen Hindernissen begegnen Sie, wenn Sie eine breitere Akzeptanz des PM unter Führungskräften zu gewinnen versuchen? Potenzial wurde von Führungsebene erkannt, aber nicht systematisch adressiert Führungskräfte sind nicht interessiert oder anders beschäftigt Führungsebene sieht wenig Potenzial für Optimierung Zurzeit möchte Führungsebene nicht in PM investieren Führung möchte künftige Einsparungen genau aufgezeigt bekommen Mehrere Änderungsprozesse konkurrieren um Aufmerksamkeit Nach erfolglosen PM-Projekten sind Führungskräfte vorsichtig 12

14 Beschreibung des Untersuchungsfelds IKT, die in einer Verwaltung vorhanden sind, wie sie Prozessmanagement unterstützen sowie diesbezügliche Planungen Ausgewählte Ergebnisse Dimension 5: IKT Welche IT-Maßnahmen hat Ihre Verwaltung in den nächsten 12 Monaten geplant? Umsetzung elektronischer Schnittstellen zwischen Systemen Verbesserung der Verfügbarkeit vorhandener Anwendungen Einführung einer Dokumentenmanagement-Software Einführung eines Fachverfahrens Aufbau von Wissensmanagement Einführung einer Standardsoftware Individuelle Neuentwicklung 13

15 Dimension 6: Methoden und Werkzeuge Beschreibung des Untersuchungsfelds Bereitstellung von standardisierten Methoden und Werkzeugen, die für die Durchführung von PM benötigt werden Ausgewählte Ergebnisse Heterogener Einsatz von Software zur Prozessmodellierung in ÖV Jede 10. Verwaltung benutzt keine Software zur Abbildung von Prozessmodellen Gründe für Verzicht: fehlendes Budget, kein wahrgenommener Nutzen des Prozessmanagements Über die Hälfte der ÖV nutzt dafür vor allem MS-Office-Programme Am häufigsten verwendete Modellierungswerkzeuge: VISIO (Microsoft) 30,1%, PICTURE-Prozessplattform (PICTURE GmbH) 7,8%, ARISToolset (IDS Scheer/Software AG) 5,6% 14

16 Dimension 7: Dokumentation und Standardisierung Beschreibung des Untersuchungsfelds Entwicklung von konsistenten und organisationsweit gültigen Prozessdefinitionen sowie Prozessstandardisierung Ausgewählte Ergebnisse Welche Informationsobjekte hat Ihre Verwaltung dokumentiert? 15

17 Dimension 8: Controlling und Leistungsmessung Beschreibung des Untersuchungsfelds Verfolgen, Bewerten und Steuern der Prozessleistungen Ausgewählte Ergebnisse Thema der Prozessüberwachung noch neu oder unattraktiv Die Mehrheit der ÖV besitzt keine etablierte Prozessüberwachung Die übrigen erheben nur 1-2 Kennzahlen nicht als Entscheidungsunterstützung bei der Bewertung der Prozesse ausreichend 25% der Organisationen nutzen Benchmarking, um Prozesse zu vergleichen 16

18 Beschreibung des Untersuchungsfelds Dimension 9: Kundenorientierung Vereinbarung von Verwaltungsaktivitäten mit den Forderungen der Bürger nach erhöhter Dienstleistungsorientierung Ausgewählte Ergebnisse Welche Rolle spielt der Kunde im Leitbild der Verwaltung? Zufriedenheit der Kunden wird angestrebt 43% Nein 45% Ja 55% Kundenorientierung spielt geringe Rolle 6% Kundenorientierung kein Bestandteil des Leitbilds 3% Keine Angabe 3% 17

19 Gesamtergebnisse des Prozessmanagement-Reifegrads Schwachstellen: Dokumentation & Standardisierung, Controlling & Leistungsmessung, Organisation & Personalwesen Stärken: Verwaltungskultur Kundenorientierung Controlling & Leistungsmessung Dokumentation & Standardisierung Methoden & Werkzeuge IKT Verwaltungskultur Prozessoptimierung Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4 Stufe 5 Organisation & Personalwesen Strategie & Ziele 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 18

20 Nutzen MEMO-Stand der PICTURE GmbH Detaillierter Studienbericht ausführliche Ergebnisse der Online-Umfrage inklusive Handlungsempfehlungen Eine Möglichkeit zur individuellen Auswertung: Was kann auf der aktuellen Reifegradstufe erreicht werden? Welche Schritte sind notwendig, um auf die nächsthöhere Stufe zu kommen? 19

21 Studie zur Compliance von und durch IT Untersuchung des Einflusses von Gesetzen und Regeln auf die Gestaltung und Organisation von IT 20

22 Studieninhalt? Ist? Welcher? eine zentrale IT-Compliance-Organisation besser als eine dezentrale? Zusammenhang besteht zwischen der Regulationsintensität und der IT-Qualität? Wie beeinflusst Compliance den IT-Entwicklungsprozess? 21

23 Weitere Informationen Für Fragen und Diskussionen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung Dr. Lars Algermissen Geschäftsführender Gesellschafter PICTURE GmbH (+49) (0) 251/

24 Ansprechpartner ERCIS Dr. Lars Algermissen PICTURE GmbH Meeli Laid PICTURE GmbH 23

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