Wertschöpfung oder notwendiges Übel. Claus Biedermann EBCsoft GmbH

Transkript

1 Wertschöpfung oder notwendiges Übel die Dokumentation im FM praktische Umsetzung der GEFMA 198 Claus Biedermann EBCsoft GmbH

2 Der Referent Dipl. Ing. Claus Biedermann Geschäftsführer Studium Energietechnik TH Leipzig Gründer und Geschäftsführer EBCsoft seit 2006 Projekte: Entwicklung Energiemanagement als Software und Dienstleistung Berater im Bundesministerium für Verteidigung Audits für Gebäudeautomation IT Sicherheitskonzepte Interdisziplinärer Datenaustausch im FM GEFMA Arbeitskreis Dokumentation im FM GEFMA 198 Arbeitskreis elektronischer Datenaustausch im FM

3 FM Informationsdienstleister Die Vielzahl von Schnittstellen fordert ganzheitliches Tun!

4 Kurzeinführung in GEFMA 198 Erschienen Anleitung zur Organisation und Gliederung der FM Dokumentation Basis: vorhandene Normen und Richtlinien (DIN 276, GEFMA 200, 922 etc. Ansatz: Lebenszyklusübergreifende Struktur und Weg der Dokumentation durch Definition von Verantwortlichen und Darstellung der Beziehungen zwischen Objekten, Prozessen und Beteiligten Ziel: Konkrete Aufgabenstellungen für Doku, Reduzierung von Duplikaten und ungültigen Dokumenten, Nachvollziehbarkeit und Zugriffe

5 Phase 1: Die Erkenntnis Der erste ist der schwerste Schritt

6 Wer suchet, der findet Verzeichnisstrukturen Listen Archive Projekträume Alpträume

7 Ausgangssituation Dateiablage in Verzeichnisstruktur FM Team aus 7 Mitarbeitern ReGIS im Einsatz CAFM implementiert (wenig genutzt) 2 Service Anbieter Webportal für Störmeldungen im Einsatz Anlass: Reorganisation der FM Prozesse Reduzierungsanforderung der Daten im IT Netz durch IT

8 Das Ausmaß ist klar Phase 2: Analyse der Doku nach Struktur und Organisation

9 Wo anfangen wie weit gehen? 1. Herausfinden, wie die Mitarbeiter dokumentieren (Daten speichern) 1. Dateiverzeichnisse 2. Dateibezeichnungen 3. Archivierung 4. Suchkriterien 2. Entwicklung einer Matrix Suchkriterien und Abfrage dieser

10 Datum in Dateinamen Verzeichnisnamen als Jahresscheiben Datumangaben in Dateinamen Beispiel: Ursprungsformat: _Abnahmeprotokoll.pdf _Abnahmeprotokoll.xls 12_08_02_Abnahmeprotokoll.doc einheitliches Format: _Abnahmeprotokoll.pdf _Abnahmeprotokoll.xls _Abnahmeprotokoll.doc

11 Analyse Dateiablage Verzeichnisstrukturen bis zur 4. Ebene analysiert Vermischung aus objektorientierter, prozessorientierter und zeitbezogener Ablagestruktur Kein definiertes Archivierungssystem Vergleich der Struktur mit GEFMA 198

12 Umziehen in die neue Ordnung Phase 3: Festlegung der Struktur und Zugriffe / Verantwortlichkeiten und Neuordnung der Dokumente

13 Relevante Prozesse festlegen Die Prozesse nach GEFMA 200 werden ausgewählt und wenn relevant, in die Dokustruktur eingebunden.

14 Verzeichnisse anlegen Tool Mit dem Klick auf den Button Verzeichnisstruktur anlegen (unter Reiter Add-Ins > Auswahlliste EBCsoft ) wird die bearbeitete Ordnerstruktur aus der Excelliste übernommen und im Windows-Explorer angelegt.

15 Die Verzeichnispfade werden angelegt. Basis bildet die Liste Dokumentationsstruktur SOLL Struktur Es wird vorerst eine 3 stufige Hierarchie angelegt. Im Kap F und G erfolgt eine 4 stufige Gliederung

16 Reorganisation von Dateien In Ordnern, Paketen oder einzeln werden Dateien in die neue Struktur verschoben und dabei bei Bedarf codiert. Vorschau Zuweisung Codierung

17 Nutzen und Nutzung Phase 4: praktische Anwendungsfälle Baudokumentation

18 Verantwortung des Bauherrn Falsche / unzureichende Anforderungen.3 fach in Papier und auf Datenträger Inhaltliche Prüfung fehlt Wert der Dokumentation wird nicht erkannt Honorierung nicht definiert

19 Verantwortung der Planer Austausch von Plänen und Ständen mit Koordination durch den Architekten Architekt Statiker Fachplaner 1 Fachplaner 2 Fachplaner n Unterschiedliche Tools Versionen und Varianten nicht synchron Projektraum erkennt keine inhaltlichen Abweichungen

20 Datenübergabe in den Betrieb CAD Pläne meist individuelle Layer und Inhalte Anlagenbeschreibung meist Kopien des Herstellers Anlagenschemen oft Planungsstände Umfang nach VOB nicht 100% FM tauglich! SOLL GEFMA 198

21 Beispiel Übergabe von Bau in Betrieb INVESTOR PLANER BAUUNTER NEHMER FACILITY MANAGER

22 Informationsbedarf versus Informationspflicht Sicht auf Dokumentation Die unterschiedlichen Rollen im Dokumentationsprozess bestimmen die inhaltlichen und qualitativen Anforderungen Rolle Beteiligte Inhalt Qualität Auftraggeber Investor, Bauherr kostenorientiert, grob niedrig Planer Architekt, Planer technisch, funktional mittel Ausführender Errichter, Dienstleister fachspezifisch detailliert hoch Betreiber Facility Manager durchgängig detailliert hoch Nutzer Mieter, Käufer Verfügbarkeit, Funktion Niedrig

23 Pflichtenmatrix Die Objektarten und die jeweils relevanten Attribute sind zu definieren. Die zu übergebenden Informationen werden anhand folgender Aspekte in einer Matrix abgebildet. Lebenszyklusphase, Prozess, Gewerk/ Anlagentyp, Beteiligte

24 Pflichtenmatrix Entsprechend GEFMA 198 Teil 2 erhält man eine Liste von notwendigen Dokumenten für einen konkreten Fall. (z.b. Betrieb von techn. Anlagen mit Errichter und Betreiber als Akteure) Option: für die genannten Dokumente werden Muster hinterlegt, um Qualitative Prüfung der Doku zu unterstützen

25 Entwicklung Phase 5: Implementierung geeigneter IT Werkzeuge für die Dokumentation

26 Macht Software uns das Leben leichter?! Nein Personal zur Bedienung ist erforderlich, Dessen Qualifikation ist anspruchsvoll Der Papierkrieg wird nicht weniger JA Informationen stehen zentral und homogen zur Verfügung, Die Qualität der Daten ist abzusichern Wesentlich mehr Mitarbeiter haben Zugriff auf wichtige Informationen Der Papierkrieg wird weniger

27 Anforderungen heute Rechtliche Anforderungen erfüllen Betreiberverantwortung Funktionssicherheit gewährleisten Risikomanagement Übersicht und Informationszugriff humane Ressourcen Effizienz und Betriebsoptimierung Betriebskosten senken

28 Welche Daten sind transportierbar? Stammdaten (Prozessübergreifend) Kataloge Flächen, Assets, Adressdaten, Dokumente Basis kann hier BIM sein IFC Austauschformat Dynamische Daten (Prozessabhängig) Daten, die konkreten Prozessen zugeordnet sind Ereignisse, technische, kaufmännische Vorgänge, zeitabhängige Informationen Datei DMS ERP CAFM GLT

29 Anwendungsbereiche eines standardisierten Verfahrens: GEFMA Arbeitskreis Elektronischer Datenaustausch im Facility Management Ersterfassung zur Implementierung Bau Betrieb Datenaustausch im Betrieb CAFM CAFM Eigentümer/ Vermieter FM Planung Nutzer Doku (Mieter/Kunde) Übernahme von Dokumentation Organisatorischer Wechsel

30 Ziele und Nutzen Definition der im Facility Management zu transportierenden Daten auf Basis unterschiedlicher Technologien, verschiedener zu unterstützender Prozesse und wechselnden Beteiligten am Datenaustausch. Reduzierung der Kosten für die Datenbereitstellung und Integration durch einheitliche Schnittstellen und Transportmethoden Erhöhung der Datenqualität durch Transparenz und Prüfbarkeit der zu transportierenden Daten Erweiterung der Nutzbarkeit von CAFM Systemen durch Schnittstellen zu anderen Software und Informationssystemen Beschleunigung von Implementierungs und Übergabeprozessen durch einheitliche Verfahren. Ermöglichung verteilter Arbeit in verschiedenen IT Systemen (z.b. parallele CAFM Systeme bei Betreiber und Facility Service Anbieter) durch normierten Datenaustausch (Synchronisation)

31 Arbeitskreis sucht Mitstreiter Wenn Sie durch Ihr Knowhow den Arbeitskreis unterstützen möchten, wenden Sie sich bitte an die AK Leiter: Claus Biedermann EBCsoft Thomas Bender Drees & Sommer

32 Ihre Fragen bitte Informationsdienstleistungen im FM mit Vernunft und Kompetenz Claus Biedermann Besuchen Sie uns: Stand A 23 EBCsoft GmbH Dohnanyistraße 30 D Leipzig T: F: info@ebcsoft.de