Bedienungsanleitung. Anrufbeantworter für analoge Telefone an Siemens TK-Anlagen

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1 Bedienungsanleitung Anrufbeantworter für analoge Telefone an Siemens TK-Anlagen

2 Bedienungsanleitung Anrufbeantworter für analoge Telefone an Siemens TK-Anlagen

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Version 02/ Einleitung 4 2 Anrufbeantworter ein- und ausschalten Anrufbeantworter einschalten Anrufbeantworter ausschalten 5 3 Passworteingabe bei Erstbenutzung Erläuterung der einzelnen Schritte zum Eingeben des Passwortes Ändern des Passwortes 7 4 Anhören empfangener Nachrichten Erläuterung der einzelnen Schritte zum Anhören empfangener Nachrichten 9 5 Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Anrufbeantworter-Ansage 11 6 Individueller Urlaubshinweis (Hinweisfunktion) Urlaubshinweis einrichten Urlaubshinweis deaktivieren 14 7 Bedienung eines fremden Anrufbeantworters 16 8 Übersicht der Kennzahlen 17 3

4 Einleitung / Anrufbeantworter ein und ausschalten 1 Einleitung Dataport hat für Sie einen Anrufbeantworter eingerichtet! Dieser ist Bestandteil der TK-Anlage und kann über Ihr Telefon fernbedient werden. Wie Sie im Laufe des Umgangs dem Anrufbeantworter feststellen werden, sind die Funktionen und Möglichkeiten sehr vielseitig. Da eine detaillierte Darstellung all dieser Möglichkeiten für die Mehrheit der Benutzer zu umfangreich und kompliziert wäre, werden in dieser Bedienungsanleitung ausschließlich die Grundfunktionen erklärt. Durch die gesprochene Bedienerführung können bei Bedarf weitere Funktionen angewandt werden. Im hamburgischen TK-Netz werden unterschiedliche Kennzahlen für den Zugang zum Anrufbeantworter verwendet. Kapitel 8 enthält eine Liste aller gängigen Kennzahlen. 2 Anrufbeantworter ein- und ausschalten 2.1 Anrufbeantworter einschalten Sie schalten den Anrufbeantworter ein, indem Sie eine Anrufumleitung von Ihrem Telefon auf die Sprachbox einlegen. Die Kennziffer zur Aktivierung einer Anrufumleitung entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung für Ihr Telefon. Folgende Schritte zum Einschalten des Anrufbeantworters sind erforderlich: Hörer abnehmen Kennziffer für Anrufumleitung eingeben (siehe Bedienungsanleitung für Ihr Telefon) Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben (siehe Kapitel 8) und Hörer auflegen. Hinweis: Die aktivierte Anrufumleitung wird gegebenenfalls durch einen besonderen Wählton signalisiert, wenn man den Hörer abnimmt. 4

5 Anrufbeantworter ein und ausschalten Wenn Sie den Hörer abheben, hören Sie statt des gewohnten Wählzeichens eine Stimme, die permanent Nachricht liegt vor... sagt, sobald Ihr Anrufbeantworter eine Nachricht empfangen hat. Sie können Ihr Telefon trotzdem wie gewohnt weiterbenutzen. 2.2 Anrufbeantworter ausschalten Sie schalten den Anrufbeantworter aus, indem Sie die Anrufumleitung ausschalten. Die Kennziffer zur Deaktivierung einer Anrufumleitung entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung für Ihr Telefon. Folgende Schritte zum Ausschalten des Anrufbeantworters sind erforderlich: Hörer abnehmen Kennziffer für Anrufumleitung ausschalten eingeben (siehe Bedienungsanleitung für Ihr Telefon) bzw. und Hörer auflegen. Hinweis: Wenn Sie die Umschaltung Ihres Telefons auf den Anrufbeantworter häufiger benutzen wollen, dann können Sie die Prozedur des Ein- und Ausschaltens des Anrufbeantworters vereinfachen: Richten Sie einfach eine feste Anrufumleitung auf die Anrufbeantworter-Kennzahl (siehe Kapitel 8) ein. Noch komfortabler ist eine automatische Rufweiterschaltung auf den Anrufbeantworter, die bei Bedarf bei Dataport beauftragt werden kann. Eine ausführliche Beschreibung dieser Leistungsmerkmale finden Sie in der Bedienungsanleitung für Ihren Telefonapparat. 5

6 Passworteingabe 3 Passworteingabe bei Erstbenutzung Da Ihrer Nachrichten gegen unberechtigte Zugriffe geschützt sind, fordert das System Sie auf, beim ersten Nutzen des Anrufbeantworters ein Passwort zu erstellen. Das Passwort ist eine 1-6stellige Geheimzahl, die Sie sich selbst ausdenken. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abnehmen Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben (siehe Kapitel 8) Codenummer (PIN) eingeben (Entspricht ihrer Telefonnummer) (Eingabe der -Taste beenden) oder bei 3stelliger Telefonnummer Passwort eingeben (Geheimzahleingabe der -Taste beenden) Wichtig: Unbedingt anhören, ob die gesprochene Bedienerführung das Passwort korrekt wiederholt!!! 3.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Eingeben des Passwortes 1. Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben Heben Sie den Hörer ab und wählen Sie die für Sie gültige Rufnummer aus der Liste unter Kapitel Codenummer (PIN) eingeben Sie hören jetzt die gesprochene Bedienerführung Ihres Anrufbeantworters, die Sie zur Eingabe Ihrer Codenummer auffordert. Die Codenummer entspricht ihrer Telefonnummer. Nicht vergessen: Schließen Sie die Eingabe der -Taste ab. 6

7 Passworteingabe 3. Passwort eingeben Die gesprochene Bedienerführung Ihres Anrufbeantworters fordert Sie jetzt zur Eingabe eines Passwortes auf. Das Passwort ist eine 1-6stellige Geheimzahl, die Sie sich selbst ausdenken. Aber Vorsicht! Sie sollten sich Ihr Passwort besonders gut merken. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, ein vergessenes Passwort auszulesen. Wenden Sie sich in einem solchen Fall bitte an den Auftragsberechtigten Ihrer Behörde. Dieser kann dann das Rücksetzen des Passworts bei Dataport beauftragen. 3.2 Ändern des Passwortes Hörer abnehmen Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben (siehe Kapitel 8) Codenummer (PIN) eingeben (Entspricht ihrer Telefonnummer) (Eingabe der -Taste beenden) oder bei 3.stelliger Telefonnummer Passwort eingeben (Geheimzahleingabe der -Taste beenden) Eingabe der Kennziffer für Passwort ändern Passwort eingeben (Geheimzahleingabe der -Taste beenden) Wichtig: Unbedingt anhören, ob die gesprochene Bedienerführung das Passwort korrekt wiederholt!!! Sollte das gesprochene Passwort nicht Ihrem Passwort übereinstimmen: Taste drücken und die Eingabe des Passwortes wiederholen. Erst danach: Hörer auflegen. 7

8 Anhören empfangener Nachrichten 4 Anhören empfangener Nachrichten Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben (siehe Kapitel 8) Codenummer (PIN) eingeben (Entspricht ihrer Telefonnummer) (Eingabe der -Taste beenden) oder bei 3stelliger Telefonnummer Passwort eingeben (Geheimzahleingabe der -Taste beenden) Empfangspostfach aufrufen Sie haben im Empfangspostfach folgende Möglichkeiten: können Sie die Nachricht anhören, anhalten, weiter anhören spulen Sie innerhalb der Nachricht vorwärts, spulen Sie innerhalb der Nachricht zum Ende, spulen Sie innerhalb der Nachricht zurück, spulen Sie innerhalb der Nachricht zum Anfang, springen Sie zur nächsten Nachricht, löschen Sie die bereits angehörte Nachricht, Hörer auflegen. 8

9 Anhören empfangener Nachrichten 4.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Anhören empfangener Nachrichten Anfangsprozedur Die ersten Eingabeschritte: (Hörer abheben), Ihre Kennzahl aus der Liste in Kapitel 8, Codenummer, Passwort, sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur haben Sie das Funktionsauswahlmenü des Anrufbeantworters erreicht. Empfangspostfach Drücken Sie die Taste 3 für Empfangspostfach. Die gesprochene Bedienerführung teilt Ihnen dann, wie viele Nachrichten sich in Ihrem Empfangspostfach befinden, wann die aktuelle Nachricht empfangen wurde und woher sie kam. Umblättern können Sie zyklisch der -Taste, wenn Sie mehr als eine Nachricht empfangen haben. Mit Taste 3 starten Sie die Wiedergabe. Sie haben im Empfangspostfach folgende Möglichkeiten: können Sie die Nachricht anhören, anhalten, weiter anhören spulen Sie innerhalb der Nachricht vorwärts, spulen Sie innerhalb der Nachricht zum Ende, spulen Sie innerhalb der Nachricht zurück, spulen Sie innerhalb der Nachricht zum Anfang, springen Sie zur nächsten Nachricht, löschen Sie die bereits angehörte Nachricht, Zum Verlassen der Info-Box legen Sie den Hörer wieder auf. 9

10 Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten 5 Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten Um Ihren Anrufbeantworter etwas persönlicher zu gestalten und um die Akzeptanz bei externen Anrufern eventuell etwas zu erhöhen, können Sie auf die System- Standardansage verzichten und stattdessen eine individuelle Anrufbeantworter- Ansage selbst aufsprechen. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben (siehe Kapitel 8) Codenummer (PIN) eingeben (Entspricht ihrer Telefonnummer) (Eingabe der -Taste beenden) oder bei 3.stelliger Telefonnummer Passwort eingeben (Geheimzahleingabe der -Taste beenden) Kennziffer für Ansagemenü eingeben Ansagen-Nummer eingeben Start der Aufnahme Aufnahmemodus Text aufsprechen Speichern der Aufnahme Hörer auflegen Anrufumleitung einschalten (siehe Kapitel 2) Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen 10

11 Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten 5.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Anrufbeantworter-Ansage Anfangsprozedur Die ersten Eingabeschritte: (Hörer abheben), Ihre Kennzahl aus der Liste in Kapitel 8, Codenummer, Passwort, sind immer dieselben, wenn Sie Zugriff auf Ihren Anrufbeantworter haben wollen. Nach der Anfangsprozedur haben Sie das Funktionsauswahlmenü des Anrufbeantworters erreicht. Kennziffer für Ansagemenü eingeben Eine der vielen Möglichkeiten im Funktionsauswahlmenü ist die Kennziffer Ansage auswählen. Die gesprochene Bedienerführung weist Sie auf alle Funktionen hin. Ansagen-Nummer eingeben Es stehen Ihnen 2 Speicherplätze für Ansagen zur Verfügung. Folgende Nummerierung wird empfohlen: Nr. 1 für die Anrufbeantworter-Ansage und Nr. 2 für die Urlaubs- bzw. Hinweis-Ansage. Hinweis: Sie brauchen nicht jedes Mal abzuwarten, bis die gesprochene Bedienerführung Sie zur Eingabe auffordert, oder bis sie überhaupt anfängt zu reden. Sie können die Zifferntasten und Sonderzeichentasten ( # ) auch zügig nacheinander betätigen. 11

12 Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten Start der Aufnahme Aufnahmemodus Mit der Taste 1 wird die Aufnahme gestartet. Sie befinden sich jetzt im Aufnahmemodus. Die Tastatur Ihres Telefons bietet Ihnen ähnliche Bedienmöglichkeiten, wie die Tastatur eines Kassettenrekorders: Taste Taste Taste Taste Taste Start/Stopp der Aufnahme Start/Stopp der Wiedergabe Beenden/Speichern der Aufnahme Zurückspulen zum Anfang Vorspulen zum Ende Sie können also in Ruhe Ihre Ansage aufnehmen, zurückspulen und sie sich noch einmal anhören. Falls Sie der Aufnahme nicht zufrieden sind, können Sie 1 eine neue Aufnahme starten (vorher das Zurückspulen nicht vergessen!). Zum Beenden und Speichern der Aufnahme unbedingt die -Taste drücken. Anrufumleitung einschalten In Kapitel 2 ist die variable Anrufumleitung auf den Anrufbeantworter beschrieben. Hinweis: Noch komfortabler ist die feste Anrufumleitung in Kombination der automatischen Rufweiterschaltung: Sollten Sie einmal vergessen haben, die feste Anrufumleitung einzuschalten, wenn Sie z.b. nur kurz Ihr Büro verlassen, dann schaltet die automatische Rufweiterschaltung nach 3-4maligem Klingeln automatisch weiter auf Ihren Anrufbeantworter. Bei Bedarf ist Dataport zu beauftragen, diese Option einzurichten. 12

13 Individueller Urlaubshinweis (Hinweisfunktion) 6 Individueller Urlaubshinweis (Hinweisfunktion) 6.1 Urlaubshinweis einrichten Wenn Sie beabsichtigen, für längere Zeit in Urlaub zu gehen, dann können Sie vorher einen individuellen Urlaubshinweis einrichten. Die Anrufenden hören dann Ihre Hinweis-Ansage, können aber keine Nachricht aufsprechen. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben (siehe Kapitel 8) Codenummer (PIN) eingeben (Entspricht ihrer Telefonnummer) (Eingabe der -Taste beenden) oder bei 3stelliger Telefonnummer Passwort eingeben (Geheimzahleingabe der -Taste beenden) Kennziffer für Ansagemenü eingeben Ansagen-Nummer eingeben Start der Aufnahme Aufnahmemodus Text aufsprechen Speichern der Aufnahme Hinweisfunktion programmieren Hörer auflegen Anrufumleitung einschalten (siehe Kapitel 2) Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen. 13

14 Individueller Urlaubshinweis (Hinweisfunktion) 6.2 Urlaubshinweis deaktivieren Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, dann möchten Sie sicherlich den Urlaubshinweis wieder deaktivieren, um bei Bedarf auf Ihre abgespeicherte Anrufbeantworter-Ansage umschalten zu können. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben (siehe Kapitel 8) Codenummer (PIN) eingeben (Entspricht ihrer Telefonnummer) (Eingabe der -Taste beenden) oder bei 3stelliger Telefonnummer Passwort eingeben (Geheimzahleingabe der -Taste beenden) Kennziffer für Ansagemenü eingeben Ansagen-Nummer eingeben Speichern der Auswahl Hörer auflegen. 14

15 Individueller Urlaubshinweis (Hinweisfunktion) Übrigens... Die Kapazität Ihrer Anrufbeantworters ist, wie die des Briefkastens zu Hause, begrenzt. Deshalb sollten angehörte Nachrichten nicht länger als beispielsweise 2 Tage gespeichert bleiben, oder besser noch sofort nach dem Anhören gelöscht werden. Das Löschen ist durch Betätigung der # -Taste möglich, während Sie sich in dem oben erwähnten Empfangspostfach befinden. Nach einer gewissen Frist geschieht das Löschen allerdings auch automatisch: Angehörte Nachrichten werden nach 7 Tagen gelöscht, nicht angehörte nach 30 Tagen. 15

16 Bedienung eines fremden Anrufbeantworters 7 Bedienung eines fremden Anrufbeantworters Sie können einem anderen Teilnehmer im Hamburger TK-Netz eine Nachricht zukommen lassen, sofern dieser einen Anrufbeantworter besitzt. Dies funktioniert auch wenn der Teilnehmer den Anrufbeantworter nicht eingeschaltet hat. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Wahl der fremden Vertlungsstelle Kennzahl des fremden Anrufbeantworters wählen (siehe Tabelle Kap. 8) Ansage abwarten Eingabe der Nummer des fremden Anrufbeantworters (hier ist die Nebenstellen- Rufnummer gemeint) Eingabe abschließen Bestätigung abwarten Aufsprechen der Nachricht Hörer auflegen. 16

17 Übersicht der Kennzahlen 8 Übersicht der Kennzahlen Nr. der Vertlungsstelle Bezeichnung der Vertlungsstelle Kennzahl für "eigenen Anrufbeantworter" Kennzahl für "fremden Anrufbeantworter" Beh. Eimsbüttel UK Eppendorf 145 (VMS1) 144 (VMS1) 142 (VMS2) 141 (VMS2) Behörden Nord Finanzamt Hamburg Nord Behörden Altona Institut für Botanik Bernhard-Nocht-Institut Finanzbehörde Kulturbehörde Amt für Geoinformation Rathaus Hamburg Universität 145 (VMS1) 144 (VMS1) Hamburg 142 (VMS2) 141 (VMS2) Behörde für Inneres Behörden Alter Steinweg Behörden Neustadt Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Feuerwehr Finanzämter Steinstraße

18 Übersicht der Kennzahlen Nr. der Vertlungsstelle Bezeichnung der Vertlungsstelle Kennzahl für "eigenen Anrufbeantworter" Kennzahl für "fremden Anrufbeantworter" Behörden Mitte Landesbetrieb Verkehr Behörden Hamburger Straße Behörden Harburg Hamburger Stadtentwässerung Hamburger Friedhöfe

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