RECHNUNGSWESEN UND IKS BEI HEIMEN UND INSTITUTIONEN. Swiss GAAP FER 21, Internes Kontrollsystem (IKS), Riskmanagement im Fokus praktischer Anwendung

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1 RECHNUNGSWESEN UND IKS BEI HEIMEN UND INSTITUTIONEN PUBLIC PRIVATE CONCEPT Swiss GAAP FER 21, Internes Kontrollsystem (IKS), Riskmanagement im Fokus praktischer Anwendung Was für ein Schock für die Bewohner der Senioren Residenz X.Y. und ihre Angehörigen: Alle 50 Senioren müssen raus, das Altersheim setzt sie bis Monatsende auf die Straße! Grund: Der Betreiber ist insolvent. Hätte man dies mit einem professionellen Rechnungswesen vermeiden können?

2 Was ist ein professionelles Rechnungswesen? Eine Rechnungslegung nach anerkannten Rechnungslegung Standards sowie ein funktionierendes, wirkungsorientiertes Internes Kontrollsystem (IKS) betrieben und gepflegt von Mitarbeitenden, die von dieser Aufgabe begeistert sind. Instrumente eines professionellen Rechnungswesen? Einen Meilenstein für die Professionalisierung der NPO hat die Fachkommission Swiss GAAP FER im Jahr 2002 gelegt. Mit Swiss GAAP FER 21 hat sie einen Standard zur Rechnungslegung für gemeinnützige, soziale Non-Profit- Organisationen in Kraft gesetzt

3 Instrumente eines professionellen Rechnungswesen? FER 21 ist in das Rahmenkonzept der Fachempfehlung eingebettet und weicht nur dann von den allgemeinen FER-Bestimmungen ab, wenn die Eigenheiten der Non-Profit- Organisationen dies verlangen. Insbesonders sind die Kern-FER 1 bis 6 zu beachten. Zu beachtende Grössenkriterien Grundsätzlich ist das gesamte Regelwerk, die Swiss GAAP FER einzuhalten. Kleinere Organisationen, die zwei der nachstehenden Kriterien in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht überschreiten, können sich auf die Anwendung der Kern-FER beschränken. a) Bilanzsumme von CHF 10 Millionen b) Jahresumsatz von CHF 20 Millionen c) 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt

4 Was ist aber die Herausforderung an Swiss GAAP FER 21? Der Effizienz und Effektivität kommt in der Berichterstattung von NPO ein besonderer Stellenwert zu. Da die traditionelle Rechnungslegung mit den drei Elementen Bilanz, Erfolgsrechnung und Geldflussrechnung nichts über die Erreichung von Sachzielen aussagt, verlangt FER 21 den Leistungsbericht als zusätzliches Element. FER 21/42 lautet: «Der Leistungsbericht gibt in angemessener Weise über die Leistungsfähigkeit (Effektivität) und die Wirtschaftlichkeit (Effizienz) der gemeinnützigen, sozialen Non-Profit-Organisation Auskunft.»

5 Eine offene Kommunikation verlangt einen aussagekräftigen Leistungsbericht (I) FER 21 überlässt den Organisationen einen grossen Handlungsspielraum bei der inhaltlichen Ausgestaltung des Leistungsberichts. Nur wenige Angaben müssen zwingend offengelegt werden. Dazu gehören vor allem: «die gesetzten Ziele und eine Beschreibung der erbrachten Leistungen in Bezug auf die gesetzten Ziele und die Verwendung der zur Verfügung stehenden Mittel»(FER 21/43e). Eine offene Kommunikation verlangt einen aussagekräftigen Leistungsbericht (II) Daneben enthält der Standard eine Reihe von Empfehlungen. Gerade diese aber sind für die Adressaten der Berichterstattung meist von weitaus grösserem Interesse: FER 21/60 empfiehlt eine Beurteilung der Zufriedenheit der Leistungsempfänger eine Beschreibung der geplanten Leistungen Angaben zur Messung und Beurteilung qualitativer Ziele die Darlegung der Hauptrisiken

6 Eine offene Kommunikation verlangt einen aussagekräftigen Leistungsbericht (III) Die Kunst ist es, im Leistungsbericht nur aussagekräftige Informationen offen zu legen! Beispiel einer Information die nur schwer zu verstehen ist: Weiteres Instrument eines professionellen Rechnungswesen Gem. FER 21/60 empfiehlt: die Darlegung der Hauptrisiken Diese Empfehlung kann nur mittels eines Riskmanagements verbunden mit einem internen Kontrollsystem (IKS) erfüllt werden.

7 Riskmanagement und IKS Wenn sich die unternehmerischen Aufgaben von NPO kaum mehr von jenen gewinnorientierter Unternehmen unterscheiden, so heisst dies: Die Leitungsorgane sind für die Festlegung der Strategie verantwortlich. Dies hat Konsequenzen für das Risikomanagement. Es braucht interne Kontrollen, um die Umsetzung der Strategie zu überwachen. Und es bedarf einer Beurteilung sowohl der operativen als auch der finanziellen Risiken. Ziele des IKS Das Interne Kontrollsystem soll bei den im Rahmen der unternehmensweiten Risikoanalyse erkannten für das Unternehmen wesentlichen Risiken ansetzen und sicherstellen, dass diese durch entsprechende Massnahmen und aktive Kontrollen auf Unternehmensebene, in den Geschäftsprozessen und im Informatikumfeld verhindert oder zumindest vermindert werden können. Namentlich dient das IKS der Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, der Erreichung der Unternehmensziele, der Verhinderung von Fehlern und Unregelmässigkeiten sowie der Effizienz der Geschäftsprozesse.

8 Grenzen des IKS Das leitende Organ (z.b. Stiftungsrat) ist sich aber auch bewusst, dass selbst ein ausgeprägtes und funktionierendes IKS vor menschlichen Fehlern oder absichtlichen Verletzungen der Regeln des IKS keinen vollumfänglichen Schutz bieten kann. Ebenso lässt sich aufgrund der evtl. kleineren Grösse einer NPO und den somit begrenzten personellen Ressourcen und fehlenden Funktionstrennungsmöglichkeiten das Interne Kontrollsystem nicht immer wunschgemäss umsetzen. Und noch ein Instrument eines professionellen Rechnungswesen Die Revisionspflicht ist nicht für alle NPO gleich geregelt. Für Stiftungen gelten die Vorschriften des Aktienrechts und aufsichtsrechtliche Bestimmungen: Sie unterliegen je nach Grösse der ordentlichen oder der eingeschränkten Revision; auch die Möglichkeit des «Opting-out»besteht. Vereine, die bestimmte Grössenkriterien erfüllen, müssen ihre Jahresrechnung ebenfalls von einer Revisionsstelle prüfen lassen. Kleinere Vereine sind von der Pflicht zur Prüfung befreit, schreiben aber nicht selten in den Statuten eine Revision vor.

9 Und noch ein Instrument eines professionellen Rechnungswesen Der Dialog mit der externen Revision gibt Sicherheit nach innen und schafft Vertrauen nach aussen. Die Revision eröffnet Chancen, die Professionalisierung voranzutreiben. Auch für NPO ist ein regelmässiger Austausch mit der Revisionsstelle wertvoll. Neben ihrem Fachwissen verfügen Wirtschaftsprüfer über Erfahrungen aus ähnlichen Projekten. Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit sowie Ihre Bemühungen alles daran zu setzen, das Rechnungswesen professionell zu betreiben. Unsere zahlreichen Anspruchsgruppen sind uns dafür dankbar. Christoph Reis, MAS Controlling ZFH, Geschäftsführer IWAZ Schweizerische Wohn und Arbeitszentrum für Mobilitätsbehinderte, 8620 Wetzikon

10 Quellen: Transparenz: ein Gewinn für Non-Profit-Organisationen (Zehn Thesen zur Rechnungslegung); PWC NPO Letter 1/2011: Häufige Fragen bei der Rechnungslegung nach Swiss GAAP FER 21; BDO Fachempfehlungen zur Rechnungslegung 2010/2011 Konzepthandbuch Riskmanagement und Internes Kontrollsystem (IKS); IWAZ Diverse Dokumentationen aus eigener Dozententätigkeit an zahlreichen Privat- und Fachhochschulen