Bevor Sie mit der Einrichtung Ihres Lagers beginnen, sollten die zugehörigen Programmeinstellungen bekannt sein.

Transkript

1 1. verwaltung Definieren Sie mit wenig Aufwand Ihre gewünschte struktur. Bilden Sie plätze für Verkauf, Leihe, Reparatur oder Tauschgeräte ab. Richten Sie bereiche für Kassenverkäufe ein oder erlauben Sie den Zugriff z.b. nur per Lieferschein und Rechnungskauf. Monitoren Sie Ihre bestände, buchen Sie Ware schnell und sicher um, verfolgen Sie die Buchungshistorie von Produkt- und Seriennummern. Mit easyfilius haben Sie Ihr immer im Blick Programmeinstellungen Bevor Sie mit der Einrichtung Ihres s beginnen, sollten die zugehörigen Programmeinstellungen bekannt sein. Negative Bestände Legen Sie mit dieser Einstellung fest, ob Artikel mit einfacher führung auch ohne Bestand im Kassensystem oder in Belegen verkauft werden dürfen. Dabei wird der Bestand ins Negative gebucht und muss zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe einer Einbuchung von Ware wieder ausgeglichen werden. Abgelaufene Chargen Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob chargenführende Artikel bei abgelaufener Charge noch verkauft werden dürfen. Standardlagerplatz Verkauf Setzen Sie mit dieser Einstellung den platz, aus welchem sich im Standardfall alle Handelsbelege und das Kassensystem bedienen. Hier sollte der Großteil Ihres bestandes liegen. Standardlagerplatz Leihe Mit dieser Einstellung definieren Sie den platz, welcher für das Leih-Modul verwendet wird. Hier sollten alle Geräte liegen, welche Sie im Zuge eines Leihvorgangs an (End-)Kunden herausgeben möchten. Standardlagerplatz Reparatur Diese Einstellung gibt an, welcher der bestehenden plätze standardmäßig für Reparaturartikel verwendet wird. Standardlagerplatz Tausch Mit dieser Einstellung legen Sie fest, welcher platz standardmäßig für Tauschgeräte in Frage kommt. Seite 1 von 8

2 1.2. struktur Um die struktur zu bearbeiten, wechseln Sie im Menüband auf den Reiter und wählen dort den Menüpunkt struktur. Im Anschluss öffnet sich die Übersicht der struktur. In diesem Formular kann die real existierende struktur nachgebildet werden. Mit der Einrichtung wurde bereits eine einfache struktur angelegt, mithilfe derer die ersten Vorgänge getätigt werden können. Der ort beschreibt dabei die Position oder den Namen des übergeordneten s und dient zur Strukturierung der Ware. Der platz ist die dem ort untergeordnete Stufe. In ihm wird auch der Bestand verwaltet. Um unterhalb des ausgewählten Elements ein neues Objekt anzulegen, klicken Sie auf Neu und wählen dann platz für die Neuanlage eines platzes, bzw. ort für die Anlage eines neuen ortes. Seite 2 von 8

3 Hinweis: Bei der Festlegung der struktur existiert keine Beschränkung innerhalb der Tiefe. Einem ort können so hierarchisch weitere orte untergeordnet werden. Ein platz stellt das Ende der Hierarchie dar, sodass ihm keine weiteren Elemente untergeordnet werden können. Da ein ort nur eine Gruppierung darstellt, muss diesem nur die Bezeichnung zugeordnet werden. Für die korrekte Steuerung des Buchungsverhaltens sind bei den plätzen weitere Einstellungen notwendig. Diese können im Bearbeitungsformular festgelegt werden. Um einen platz zu bearbeiten, wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und klicken anschließend auf "Details". Alternativ können Sie die Bearbeitung auch durch einen Doppelklick öffnen. Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster mit dem ausgewählten platz. In dieser Ansicht können nun die Eigenschaften des platzes festgelegt werden. Bezeichnung Der Name des platzes platzart Wählen Sie hier die Art des platzes aus: o o Verkauf: Der Bestand in diesem platz kann für den Ein- und Verkauf verwendet werden. Leihe: Seite 3 von 8

4 Der Bestand in diesem platz kann für Leihvorgänge verwendet werden. o Reparatur: Der Bestand in diesem platz ist für die Reparatur vorgesehen. o Tausch: Der Bestand in diesem platz kann für den Tausch bei einer Reparatur verwendet werden. kein Kassenverkauf Der Bestand dieses platzes kann nicht über die Kasse verkauft werden. Für Rechnungsverkauf gesperrt Der Bestand dieses platzes kann nicht über Belegvorgänge verkauft werden. Gebrauchtware Der Bestand dieses platzes ist gebraucht Bestandsübersicht Um die Bestandsübersicht zu öffnen und somit eine Liste aller aktuell in easyfilius eingebuchten Ware zu erhalten, wechseln Sie im Menüband auf den Reiter "" und wählen dort den Menüpunkt "Bestandsübersicht". In der Bestandsübersicht werden alle verfügbaren Waren angezeigt. Um die Ansicht nach einem bestimmten einzuschränken, geben Sie die entsprechenden Suchkriterien an. ort Einschränkung auf Bestandseinträge, welche in der Hierarchie in plätzen unterhalb eines bestimmten orts liegen. platz Einschränkung auf Bestandseinträge, welche zu einem bestimmten platz gehören. platzart Einschränkung auf eine bestimmte platzart, beispielsweise "Leihe" um nur die Leihgeräte im System einsehen zu können. Mit einem Klick auf "Suchen" werden alle Warenbestände eingeblendet, welche den Kriterien der Suche entsprechen. Seite 4 von 8

5 1.4. Umbuchung Innerhalb der Bestandsübersicht haben Sie außerdem die Möglichkeit, den Bestand zwischen den plätzen umzubuchen. Wählen Sie den Artikel aus der Übersicht aus, welchen Sie in ein anderes umbuchen wollen. Klicken Sie anschließend im filius center auf "Bestand umbuchen", um den Umbuchungsassistenten zu starten. Im Anschluss startet der Umbuchungsassistent, mit dessen Hilfe die Umbuchung vorgenommen werden kann. Im unteren Teil des Fensters können Menge, Seriennummern und Chargen, sowie die Quell- und Ziellager für die Umbuchung des ausgewählten Artikels festlegen. Bei seriennummernführenden Artikeln wird die Anzahl durch die Menge der ausgewählten Seriennummern definiert. Durch einen Seite 5 von 8

6 Klick in das Feld Ausgangslager / SN lassen sich diese auswählen oder einscannen. Mit Eingabe der Artikelnummer in der Schnelleingabe, sowie über die Schaltflächen "Hinzufügen" und "Entfernen" können weitere Positionen zur Umbuchung hinzugefügt, bzw. die aktuell gewählte entfernt werden. Wurden alle Positionen hinzugefügt, kann der Assistent mit einem Klick auf "Weiter" fortgesetzt werden. In der folgenden Ansicht erscheint eine Übersicht über die Umbuchung. Hier besteht die Möglichkeit die Positionen mit einem Klick auf "Zurück" zu ändern, bei einem Klick auf "Weiter" wird die Umbuchung vorgenommen. Nachdem die Umbuchung erfolgt ist, kann der Assistent mit einem Klick auf "Beenden" geschlossen werden. Soll im Anschluss ein Umbuchungsbeleg gedruckt werden, aktivieren Sie vorher das Auswahlfeld "Umbuchungsbeleg drucken". Seite 6 von 8

7 1.5. Bestandsbewertung In der Bestandsübersicht haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, einen Bestands- und damit einen wert neu zu definieren. Egal, ob dieser Schritt aufgrund von abwertung oder eines Preisfehlers im Wareneingang notwendig ist, mit der Aktion "Bestand bewerten" können Sie den durchschnittlichen Einkaufspreis für den Bestand ändern. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine Bemerkung, also eine Begründung für die EKD- Änderung anzugeben. Hinweis: Jede Bestandsbewertung wird gespeichert und kann über die Auswertung "Bestandsbewertungen" eingesehen werden. Somit erhalten Sie eine Übersicht über alle geänderten durchschnittlichen Einkaufspreise inklusive Uhrzeit und ausführenden Mitarbeiter. Seite 7 von 8

8 1.6. Seriennummernverfolgung Zur Recherche von Ein- und Ausgängen einer Seriennummer kann die Seriennummernverfolgung genutzt werden. Um die Seriennummernverfolgung zu starten, wechseln Sie im Menüband auf den Reiter "" und wählen dort den Menüpunkt "Seriennummernverfolgung". Im sich öffnenden Fenster können anhand von Suchkriterien, alle Buchungen zu einer speziellen Seriennummer angezeigt werden. Dabei können Sie neben der Seriennummer/Warenidentifikationsnummer auch anhand von Artikelnummer und Buchungszeitraum einschränken. Geben Sie die Suchkriterien für Ihre Suche an und klicken Sie anschließend auf "Starten" um sich die Ergebnisse anzeigen zu lassen. Hinweis: Bei der Seriennummernverfolgung handelt es sich um eine Auswertung. Beachten Sie deshalb auch die Informationen im Handbuch zu diesem Thema. Seite 8 von 8