IMI-Zugang verwalten

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1 IMI-Zugang verwalten 1. WER KANN DEN ZUGANG ZU IMI VERWALTEN? 2 2. REGISTRIERUNG VON BEHÖRDEN REGISTRIERUNG EINER BEHÖRDE IN IMI ANGABEN ZUR BEHÖRDE UND ZUM ERSTEN NUTZER REGISTRIEREN ZUGANG ZU MODULEN GEWÄHREN BEHÖRDEN ZUR SEBLSTREGISTRIERUNG AUFFORDERN 3 3. BEHÖRDEN UND NUTZER VERWALTEN BEHÖRDEN VERWALTEN ALLGEMEINE BEHÖRDENDATEN AKTUALISIEREN KLASSIFIZIERUNGEN, EINSTELLUNGEN UND ANGESCHLOSSENE KOORDINATOREN FÜR MODULE AKTUALISIEREN ZUGANGSMANAGER HINZUFÜGEN UND ENTFERNEN (REGISTERKARTE ADMINISTRATIVE INFORMATIONEN ) ZUGANG ZU MODULEN GEWÄHREN UND AUSSETZEN NUTZER VERWALTEN ABLAUF VON PASSWÖRTERN 6 4. ZUGANG ZU EINEM NEU EINGEFÜHRTEN MODUL GEWÄHREN 6 5. EINE BEHÖRDE AUS IMI ENTFERNEN 7

2 1. WER KANN DEN ZUGANG ZU IMI VERWALTEN? Die nationalen IMI-Koordinatoren (NIMICs) stellen sicher, dass die richtigen Behörden in IMI registriert sind und sie Zugang zu den Modulen haben, die ihren Zuständigkeitsbereichen entsprechen. NIMICs können diese Aufgabe teilweise oder ganz an andere registrierte Behörden delegieren. Behörden, die den Zugang zum IMI-System verwalten, werden Zugangsmanager genannt. Sie registrieren neue Behörden und Nutzer, gewähren Zugang zu bestimmten Modulen und stellen sicher, dass die Behördendaten auf dem aktuellen Stand sind. Viele Behörden mit dieser Funktion sind auch für den Informationsaustausch und/oder die Koordinierung von Informationsaustauschen in IMI zuständig. Welche Rechte Nutzer innerhalb einer Behörde zugewiesen bekommen, hängt von ihren individuellen Zuständigkeiten ab. Um andere Behörden registrieren und verwalten zu können, muss ein Nutzer in einer als Zugangsmanager fungierenden Behörde über Rechte als Verwalter verfügen. 2. REGISTRIERUNG VON BEHÖRDEN Zugangsmanager sind für die Registrierung zuständiger Behörden, die IMI nutzen müssen, verantwortlich. Als Nutzer mit Verwaltungsrechten innerhalb eines Zugangsmanagers können entweder Sie die Behörde in IMI registrieren oder Sie können die Behörde auffordern, sich selbst zu registrieren. Eine Behörde sollte nur einmal in IMI registriert werden. Bevor Sie eine Behörde registrieren, prüfen Sie bitte, ob sie bereits registriert ist. Falls ja, müssen Sie gegebenenfalls der Behörde nur Zugang zu einem weiteren Modul gewähren (siehe Abschnitt 2.1.2), weitere Nutzer registrieren, und/oder die bestehenden Nutzern zugewiesenen Rollen ändern (siehe Abschnitt 3.2). Ist eine Behörde noch nicht registriert, registrieren Sie sie entweder selbst oder schicken Sie ihr eine Aufforderung zur Selbstregistrierung REGISTRIERUNG EINER BEHÖRDE IN IMI Als Zugangsmanager können Sie eine neue Behörde im Menü unter Verwaltung registrieren. Dies umfasst zwei Schritte: 1. Geben Sie die Informationen über die Behörde und den ersten Nutzer ein. 2. Gewähren Sie der Behörde Zugang zu den erforderlichen Modulen. 2

3 ANGABEN ZUR BEHÖRDE UND ZUM ERSTEN NUTZER REGISTRIEREN Geben Sie folgende Daten ein: den offiziellen Behördennamen und eine inoffizielle Bezeichnung (um die Bereiche, für die die Behörde zuständig ist, für andere Behörden deutlich zu machen), die Kontaktdaten der Behörde (Telefonnummer, Anschrift, Website usw.), den Namen und die Kontaktdaten des ersten Nutzers, der für die Behörde registriert wird. Wählen Sie aus den Klassifizierungslisten sachdienliche Einträge aus, um andere Behörden über die Zuständigkeitsbereiche der Behörde zu informieren. Der erste Nutzer erhält automatisch ein vorläufiges Passwort per . Es ist Ihre Aufgabe, ihm seinen Benutzernamen mitzuteilen. Aus Sicherheitsgründen dürfen Sie dies NICHT per tun. Der erste Nutzer erhält Verwaltungsrechte, die ihm erlauben, Behördendaten zu aktualisieren, neue Nutzer zu registrieren, zu aktualisieren und zu entfernen, Passwörter zurückzusetzen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden für Verwalter Meine Behörde und Nutzer verwalten. Sie haben jetzt die Behörde und ihren ersten Nutzer in IMI registriert. Als Nächstes müssen Sie der Behörde Zugang zu den erforderlichen IMI-Modulen gewähren ZUGANG ZU MODULEN GEWÄHREN Wählen Sie die Registerkarte Module und gewähren Sie Zugang zu den erforderlichen Modulen. Je nach ausgewähltem Modul müssen Sie angeben, ob die Behörde eine koordinierende Rolle übernehmen oder einfach als Behörde fungieren soll, eine Auswahl aus modulabhängigen Klassifizierungslisten treffen, die Einstellungen für das Genehmigungsverfahren, das Recht auf Ablehnung und das Zuweisungsverfahren anpassen (nur für Informationsanfragen), einen angeschlossenen Koordinator auswählen (nur wenn die Behörde keine koordinierende Rolle für das Modul übernimmt). Der Nutzer, den Sie bereits registriert haben, erhält automatisch alle Nutzerrechte für die ausgewählten Module BEHÖRDEN ZUR SEBLSTREGISTRIERUNG AUFFORDERN Die Selbstregistrierung von Behörden verringert Ihren Arbeitsaufwand und erlaubt Ihnen gleichzeitig, die allgemeine Kontrolle über das Registrierungsverfahren zu behalten. Eine Behörde kann sich nur nach Erhalt einer Aufforderung von einem Zugangsmanager selbst registrieren. 3

4 Dieser Vorgang besteht aus vier Schritten: 1. Als Zugangsmanager erstellen Sie die Aufforderung zur Registrierung und reichen Sie ein. Wählen Sie im Menü unter Verwaltung die Option Aufforderungen zur Registrierung. 2. Die zuständige Behörde erhält die Aufforderung und gibt ihre Daten im System ein. 3. Als Zugangsmanager werden Sie automatisch per darüber informiert, sobald sich eine Behörde registriert. Sie müssen die von der Behörde eingegebenen Daten validieren. Wählen Sie dafür im Menü unter Meine Aufgaben die Option Ausstehende Validierungen, um die Registrierung einzusehen. 4. Wählen Sie die Registerkarte Module, um der Behörde Zugang zu den erforderlichen IMI- Modulen zu gewähren. 1. Behörde zur Registrierung auffordern 2. Behörde registriert sich selbst 3. Registrierung validieren 4. Zugang zu Modulen gewähren 3. BEHÖRDEN UND NUTZER VERWALTEN Wenn Sie eine Behörde in IMI registrieren, werden Sie automatisch ihr Zugangsmanager und erscheinen auf ihrer Registerkarte Administrative Informationen. Im Menü unter Verwaltung Verwaltete Behörden können Sie die Daten und Nutzer der Behörde aktualisieren. Als Suchergebnis erhalten Sie hier nur Behörden, für die Sie Zugangsmanager sind. Sie können diese Menüoption auch nutzen, um andere Behörden und Nutzer in Ihrem Land zu verwalten, indem Sie bei Nur meine Behörden Nein ankreuzen BEHÖRDEN VERWALTEN ALLGEMEINE BEHÖRDENDATEN AKTUALISIEREN Behördendaten sind auf dem neuesten Stand zu halten, damit andere Behörden die richtigen Ansprechpartner leicht finden können. So aktualisieren Sie allgemeine Behördendaten: 1. Suchen Sie unter der Menüoption Verwaltete Behörde nach der Behörde. 2. Durch einen Doppelklick auf die Behörde öffnen sich Registerkarten. 3. Auf der Registerkarte Behörde finden Sie die Schaltfläche Behörde bearbeiten. Darüber können Sie auch bestimmte Angaben auf den Registerkarten Klassifizierung, Module und Administrative Informationen bearbeiten KLASSIFIZIERUNGEN, EINSTELLUNGEN UND ANGESCHLOSSENE KOORDINATOREN FÜR MODULE AKTUALISIEREN So ändern Sie Informationen in Bezug auf ein Modul: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Behörde auf Behörde bearbeiten. 2. Wählen Sie die Registerkarte Module. 4

5 3. Wählen Sie das Modul aus. 4. Ändern Sie die Klassifizierung, die Einstellungen und oder die angeschlossenen Koordinatoren ZUGANGSMANAGER HINZUFÜGEN UND ENTFERNEN (REGISTERKARTE ADMINISTRATIVE INFORMATIONEN ) Auf der Registerkarte Administrative Informationen finden Sie folgende Angaben über eine Behörde: ihren Status (aktiv oder ausgesetzt), ihre Zugangsmanager, einen Verlauf der letzten Aktionen, eine Liste der Nutzer der Behörde, die über Rechte als Verwalter verfügen. Über Behörde bearbeiten auf der Registerkarte Behörde können Sie Ihre Behörde als Zugangsmanager hinzufügen. Dies erleichtert Ihnen die Verwaltung der Behörde, da sie in die Standardsuche unter den Menüoptionen Verwaltete Behörden und versenden aufgenommen wird ZUGANG ZU MODULEN GEWÄHREN UND AUSSETZEN So gewähren Sie einer Behörde Zugang zu einem bestimmten Modul oder setzen diesen aus: 1. Suchen Sie unter der Menüoption Verwaltete Behörde nach der Behörde. 2. Durch einen Doppelklick auf die Behörde öffnen sich verschiedene Registerkarten. 3. Wählen Sie die Registerkarte Module. Bei bestimmten Modulen müssen Sie auch einen angeschlossenen Koordinator auswählen. Wenn Sie Zugang zu einem neuen Modul gewähren, weist IMI automatisch alle Nutzerrollen für das Modul jedem einzelnen Verwalter innerhalb der Behörde zu. Gegebenenfalls müssen Sie anderen bestehenden Nutzern Rollen für das Modul zuweisen oder neue Nutzer für das Modul registrieren. Um die Rolle einer Behörde für ein bestimmtes Modul von Behörde in Koordinator (oder umgekehrt) zu ändern, müssen Sie zunächst ihren Zugang zu dem Modul aussetzen NUTZER VERWALTEN So wie Sie Daten über Behörden aktualisieren, können Sie auch ihre Nutzer verwalten. Sie können neue Nutzer registrieren, die automatisch generierten Benutzernamen ändern (sobald die Registrierung abgeschlossen ist), Nutzerrechte ändern (Rollen für verschiedene Module zuweisen und löschen), Passwörter zurücksetzen, 5

6 Nutzer entfernen. So verwalten Sie Nutzer: 1. Suchen Sie nach der entsprechenden Behörde im Menü unter Verwaltung Verwaltete Behörden. 2. Durch einen Doppelklick auf die Behörde öffnen sich verschiedene Registerkarten. 3. Wählen Sie die Registerkarte Nutzer. 4. Es erscheint eine Liste der registrierten Nutzer. Jetzt können Sie die Nutzerangaben bearbeiten oder Passwörter zurücksetzen 1. Wenn Sie einen neuen Nutzer registrieren, erhält dieser automatisch per ein vorläufiges Passwort. Es ist Ihre Aufgabe, ihm seinen Benutzernamen mitzuteilen. Aus Sicherheitsgründen dürfen Sie dies NICHT per tun ABLAUF VON PASSWÖRTERN Passwörter sollten alle sechs Monate geändert werden. Nutzer werden per daran erinnert. 2 Als Zugangsmanager können Sie sehen, ob ein Nutzer sich mindestens einmal eingeloggt hat (Status: aktiv), sich noch nie eingeloggt hat (Status: neu), ein vorläufiges, gültiges, gesperrtes oder abgelaufenes Passwort hat. 4. ZUGANG ZU EINEM NEU EINGEFÜHRTEN MODUL GEWÄHREN Wenn IMI um ein neues Modul erweitert wird, ist es gegebenenfalls Ihre Pflicht, die Behörden zu ermitteln, die es nutzen sollen. Gegebenenfalls kann jemand anders für die Ermittlung der richtigen Behörden zuständig sein, es bleibt jedoch Ihre Aufgabe, den Behörden Zugang zu IMI zu gewähren. Sobald die Behörden ermittelt wurden, überprüfen Sie bitte, ob sie bereits in IMI registriert sind. Ist eine Behörde bereits für ein bestehendes Modul registriert, fügen Sie einfach auf der Registerkarte Module (siehe Abschnitt 3.1.4) den Zugang zu dem neuen Modul hinzu. Ist eine Behörde noch nicht in IMI registriert, registrieren Sie sie entweder selbst oder schicken Sie ihr eine Aufforderung zur Selbstregistrierung (siehe Abschnitt 2.1). 1 Wenn Sie ein Passwort zurücksetzen, schickt das System dem Nutzer per ein vorläufiges Passwort. 2 Passwörter müssen folgende Voraussetzungen erfüllen: Die 5 zuletzt gebrauchten Passwörter können nicht verwendet werden. Ein Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen bestehen. Es muss mindestens enthalten: 1 Großbuchstaben, 1 Kleinbuchstaben, 1 numerisches Zeichen. 6

7 5. EINE BEHÖRDE AUS IMI ENTFERNEN So entfernen Sie eine Behörde: 1. Setzen Sie ihren Zugang zu allen Modulen aus. Sie können den Zugang für jedes Modul einzeln auf der Registerkarte Module aussetzen. Wenn Sie den Zugang zu einem bestimmten Modul aussetzen, kann die Behörde laufende Anfragen in diesem Modul noch abschließen, jedoch keine neuen mehr veranlassen oder empfangen. Sie können der Behörde jederzeit wieder Zugang zu dem ausgesetzten Modul gewähren. 2. Deaktivieren Sie die Behörde auf der Registerkarte Behörde. Dies bedeutet, dass die Behörde keine neuen Anfragen oder Notifizierungen von anderen Behörden erhalten kann und sie auch nicht mehr im Rahmen der allgemeinen Suche nach Behörden (im Menü unter Behörden Suchen ) gefunden werden kann. 3. Falls Sie die Behörde nicht wieder reaktivieren, wird sie sechs Monate nach der Deaktivierung aus IMI entfernt. 1. Zugang zu allen Modulen aussetzen 2. Behörde deaktivieren 3. Behörde wird automatisch entfernt Wenn Sie die Behörde reaktivieren müssen, bevor sie entfernt wurde, verwenden Sie die Registerkarte Behörde. Stellen Sie den Zugang zu den entsprechenden Modulen wieder her, um ihr den erneuten Informationsaustausch zu ermöglichen. 7