Einführung von Avature Fragen & Antworten zum neuen Informationsportal für Interessensvertreter

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1 Einführung von Avature Fragen & Antworten zum neuen Informationsportal für Interessensvertreter Wir empfehlen Ihnen die Suchfunktion Ihres PDF-Programms zu nutzen. Laden Sie das Dokument herunter und drücken Sie STRG+F, um die Suchmaske zu öffnen.

2 Inhaltsverzeichnis 1.1 Welche Funktionen kann ich über das Portal ausüben? Auf welche Dokumente habe ich über das Portal Zugriff? Bekommen die Interessenvertretung eine Schulung zu Avature? Welche Informationen stehen in meinem Portal zur Verfügung und für welchen Zeitraum? Wie werde ich über neue Ausschreibungen in meinem Zuständigkeitsbereich informiert? Wie läuft der Prozess zur BR-Beteiligung ab? Welche -Benachrichtigungen bekomme ich zusätzlich noch im Rahmen des Recruiting Prozesses? Wie kann man den hinterlegten Interessenvertreter (Betriebsrat/JAV) bzw. die zuständige Schwerbehindertenvertrauensperson in einer Ausschreibung ändern? Wie stelle ich sicher, dass ich bei Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit vertreten werde? Wohin wende ich mich bei technischen Problemen? Kann ich auch mobil auf das Portal für Interessenvertreter zugreifen? Wie erhalten ich meinen Benutzernamen und ein Passwort? Gibt es eine automatische Auslogzeit? 5 Fragen & Antworten zum Informationsportal für Interessenvertreter 2

3 1.1 Welche Funktionen kann ich über das Portal ausüben? Das Portal für Interessenvertreter verfügt über die Funktionsbereiche Meine Ausschreibungen und Meine Bewerber. Über den Bereich Meine Ausschreibungen erhalten Sie Zugriff auf wichtige Ausschreibungsdetails der Stellen in Ihrem Zuständigkeitsbereich sowie Links zu internen und externen Stellenausschreibungen. Nachdem Sie eine Ausschreibung aufgerufen haben, können Sie diese als gesichtet markieren. Im Bereich Meine Bewerber erhalten Sie Zugriff auf wichtige Informationen zum Bewerber und zum Auswahlprozess. Die Unterlagen des Bewerbers stehen hier als Druckversion zur Verfügung. Nachdem Sie ein Bewerberprofil aufgerufen haben, können Sie auch dieses als gesichtet markieren. 1.2 Auf welche Dokumente habe ich über das Portal Zugriff? In der Detailansicht zum Bewerber erhalten Sie Einsicht in die Unterlagen, die der Bewerber seiner Bewerbung beigefügt hat. Vom Recruiter bereitgestellte Ergebnisbögen zu einzelnen Auswahlschritten stehen Ihnen dort ebenfalls zur Verfügung. 1.3 Bekommen die Interessenvertretung eine Schulung zu Avature? Da die Einbindung der Interessenvertreter in den Geschäftsfeldern unterschiedlich gehandhabt wird, gibt es keine übergreifenden Webex - Schulungen für Interessenvertreter. Stattdessen finden Sie eine Video-Portalführung sowie zahlreiche Informationsunterlagen auf unserer DB Planet Seite Unser Recruiting der Zukunft Mit Avature. 1.4 Welche Informationen stehen in meinem Portal zur Verfügung und für welchen Zeitraum? Ausschreibungen: Als Betriebsrat sehen Sie alle Ausschreibungen, bei denen Sie als zuständiger Interessenvertreter hinterlegt sind. Ausschreibungen sind ab dem Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung im Portal sichtbar. Als Schwerbehindertenvertrauensperson sehen Sie alle Ausschreibungen, auf denen Sie als Schwerbehindertenvertrauensperson hinterlegt sind und ein Bewerber das SGB IX - Merkmal hat. Ausschreibungen werden vier Wochen, nachdem sie geschlossen, besetzt oder storniert wurden, wieder aus dem Portal entfernt. Eine Stelle gilt als besetzt, sobald sich genauso viele Bewerber (mindestens) im Prozess - Schritt mündliches Angebot angenommen befinden wie Vakanzen auf der Stelle hinterlegt sind. Bewerber: Als Betriebsrat/JAV sehen Sie externe Kandidaten nach der Vorauswahl durch den Recruiter. Interne Kandidaten werden ab dem Zeitpunkt ihrer (vollständigen) Bewerbung angezeigt. Interne Bewerber befinden sich ggf. bereits vor BR Beteiligung auf einem Absageschritt. Sie werden aber selbstverständlich weiterhin erst abgesagt, wenn die Zustimmung des BR erfolgt ist. Als Schwerbehindertenvertrauensperson sehen Sie Bewerber mit einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung, sobald diese im Backend das SGB IX - Merkmal bekommen. Dieses Merkmal erhält der Bewerber, sobald er als solcher erkannt wird. Als Schwerbehindertenvertrauensperson sehen Sie auch alle anderen Bewerber der Ausschreibung, auf der ein Bewerber mit SGB IX Merkmal liegt. Fragen & Antworten zum Informationsportal für Interessenvertreter 3

4 Bewerber sind im Portal solange sichtbar, bis dass vom Datenschutz vorgegebene Löschkonzept greift, der Bewerber selbst seine Bewerbung zurückgezogen hat oder die Ausschreibung seit 4 Wochen besetzt, geschlossen oder storniert ist. 1.5 Wie werde ich über neue Ausschreibungen in meinem Zuständigkeitsbereich informiert? Als Betriebsräte/JAV werden Sie per Mail sowohl über die interne als auch die externe Veröffentlichung informiert. Sie können alle Details zur neuen Ausschreibungen inklusive des aktuellen Prozessschritts ab dann auch in Ihrem Portal einsehen. Dort ist auch jederzeit der Link zur veröffentlichten Stellenanzeige aufrufbar. Sobald der Recruiter einen Bewerber mit dem SGB IX - Merkmal versehen hat, werden Sie als Schwerbehindertenvertrauensperson per darüber informiert. Sie können alle Informationen zum Bewerber, der Ausschreibung und den anderen Kandidaten inklusive des aktuellen Prozessschritts in Ihrem Portal sehen. Dort ist auch jederzeit der Link zur veröffentlichten Stellenanzeige aufrufbar. 1.6 Wie läuft der Prozess zur BR-Beteiligung ab? Die BR Einreichung wird in der bisher bekannten Form außerhalb von Avature erfolgen. Der Recruiter stellt dem HR Partner hierfür ab einem bestimmten Prozess-Schritt eine Vorbereitungsunterlage aus Avature zur Verfügung und der HR Partner informiert den Recruiter nach der BR Sitzung über Avature zum Ergebnis der BR-Beteiligung. 1.7 Welche -Benachrichtigungen bekomme ich zusätzlich noch im Rahmen des Recruiting Prozesses? Sie erhalten - zusätzlich zu den Informationen, die im Portal für Interessenvertreter zur Verfügung stehen - folgende -Benachrichtigungen: Betriebsrat/JAV Stellenausschreibung wurde veröffentlicht Bitte um Prüfung einer Stellenanzeige (optional) Bewerber hat Termin für Vorstellungsgespräch bestätigt (optional) Schwerbehindertenvertrauensperson ein Bewerber wurde als schwerbehindert identifiziert Recruiter bestätigt die mit Ihnen abgestimmten Termine für Vorstellungsgespräche (optional) Bewerber hat Termin für Vorstellungsgespräch bestätigt Bewerber mit SGB IX Merkmal soll abgesagt werden Bewerber mit SGB IX Merkmal hat seine Bewerbung zurückgezogen 1.8 Wie kann man den hinterlegten Interessenvertreter (Betriebsrat/JAV) bzw. die zuständige Schwerbehindertenvertrauensperson in einer Ausschreibung ändern? Grundsätzlich wird der zuständige Interessenvertreter (BR und ggf. JAV) bzw. die zuständige Schwerbehindertenvertrauensperson durch den HR Partner bei der Beauftragung angegeben. Sollte der hier angegeben Ansprechpartner nicht korrekt sein, kann der Recruiter bei Bedarf Änderungen über die Arbeitsumgebung vornehmen, sobald er Kenntnis über den Fehler hat. Bitte setzen Sie sich in solchen Fällen mit dem zuständigen Recruiter in Verbindung. 1.9 Wie stelle ich sicher, dass ich bei Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit vertreten werde? Im HR Partner Formular kann im Feld zuständige Interessenvertreter (BR und ggf. JAV) ein oder mehrere Vertreter hinterlegt werden. Der Vertreter muss hierfür einen personalisierten, Fragen & Antworten zum Informationsportal für Interessenvertreter 4

5 registrierten Nutzer in Avature haben. Es ist aus Datenschutzgründen nicht möglich, Teampostfächer/Mail-In Kacheln als Nutzer zu hinterlegen. Die hinterlegten Vertreter können im Portal für Interessenvertreter die gleichen Informationen einsehen. Diese Personen erhalten dann auch automatische s wie beispielsweise die Information über die Veröffentlichung einer internen/externen Stellenanzeige im Zuständigkeitsbereich Wohin wende ich mich bei technischen Problemen? Bitte wenden Sie sich bei technischen Problemen z. B. Probleme bei der Passwortvergabe oder Anmeldung im Portal für die Interessenvertretung an die Kollegen von Personal Direkt. Diese erreichen Sie telefonisch unter 069/ (Intern: ) oder per unter 1.11 Kann ich auch mobil auf das Portal für Interessenvertreter zugreifen? Es handelt sich um ein onlinebasiertes Portal, das heißt, es wird eine dauerhafte Internetverbindung benötigt. Sie können auch mit Ihrem Handy oder Tablet auf das Portal für Interessenvertreter zugreifen. Rufen Sie dazu einfach den Link in Ihrem Browser auf. Aus IT-Sicherheitsgründen empfehlen wir, die Avature Portale ausschließlich auf Dienstgeräten der DB zu nutzen Wie erhalten ich meinen Benutzernamen und ein Passwort? Sie erhalten zum Go Live automatisch einen Nutzer für das Portal, sofern Sie bisher bereits eine solche Rolle in PeopleSoft Recruiting hatten. Dafür erhalten Sie von der -Adresse einen Link, um sich innerhalb von 14 Tagen ein Passwort zu setzen. Anschließend ist die Beantragung zusätzlicher Nutzer wie gewohnt über iman möglich. Neue Nutzer können Ihren Zugang wie gewohnt über iman beantragen Gibt es eine automatische Auslogzeit? Bei Inaktivität erfolgt ein automatischer Logout nach 30min. Fragen & Antworten zum Informationsportal für Interessenvertreter 5

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