DFBnet Vereinsadministration. Informationen zum Anlegen und Verwalten personifizierter Benutzerkennungen für Vereinsmitarbeiter

Transkript

1 Informationen zum Anlegen und Verwalten personifizierter Benutzerkennungen für Vereinsmitarbeiter

2 Problemstellung Kennwörter wurden in der bisherigen Generalkennung des Vereins geändert, aber nicht an alle Vereinsverantwortlichen kommuniziert. Dadurch war für andere der Zugriff nicht mehr möglich (z.b. ändern Kennwort im Vereinsmeldebogen führte dazu, dass kein Zugriff mehr auf e-postfach möglich war) Keine spezifische Vergabe der Benutzerrechte für Spielberichte möglich (z.b. nur Berechtigung für eine Mannschaft) Für bestimmte Programme muss sportrechtliche Nachvollziehbarkeit gegeben sein (z.b. Pass Abmeldung online, Spielverlegungsantrag) Einhaltung der Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

3 Ziele der Einführung Verein hat nur noch eine Kennung mit der man... direkt auf das elektronische Postfach zugreifen kann Benutzerkennungen für Vereinsmitarbeiter anlegen und ändern kann Auf alle anderen Anwendungen des DFBnet kann nur noch mit personalisierter (durch die Vereinsadministration angelegte) Kennung zugegriffen werden Vereinskennungen für den Spielbericht 34...SPH, 34...SPF und 34...SPJ werden im Januar 2014 deaktiviert Vereinskennung für die Ergebnismeldung wird Ende der Saison 2013/14 deaktiviert Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

4 Besonderheiten beim Erstellen der Kennungen Um den Spielbericht bei Spielgemeinschaften bearbeiten zu können, benötigt der Anwender eine Kennung des federführenden Vereins Nach der Erstellung der Kennungen muss dem Anwender der Benutzername und das Kennwort zeitnah mitgeteilt werden, da das in der Vereinsadministration vergebene Kennwort nach einer Woche ungültig wird Haben Sie ein falsches Geburtsdatum eines Mitglieds eingegeben wenden Sie sich zwecks Korrektur an das IT-Referat des HFV Ist ein Anwender gesperrt (Benutzerkennung endet mit _alt und Kreuz bei AK, siehe Abbildung unten), wenden Sie sich bitte an das IT-Referat zwecks Freigabe. Bitte in diesem Fall keine neue Kennung anlegen! Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

5 Rufen Sie im Internet auf und melden sich mit Ihrer Benutzerkennung für das e-postfach hier ein. Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

6 Wenn Sie sich mit der richtigen Kennung eingeloggt haben, klicken Sie links auf Vereinsadministration Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

7 Es erscheinen zwei weitere Schaltflächen und eine Suchmaske öffnet sich. Bitte geben Sie nun nur NACHNAME und VORNAMEN ein, für die Person, die eine personifizierte Kennung von Ihnen erhalten soll und klicken auf Suchen. Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

8 Das System durchsucht die Datenbank mit Ihren Angaben. Wird eine oder mehrere Personen gefunden, die den Suchkriterien entspricht, wird / werden diese unterhalb der Suchmaske aufgeführt. Wird die Person nicht gefunden haben Sie durch Erscheinen der neuen Schaltfläche Neuer Benutzer die Möglichkeit diese Person neu anzulegen. Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

9 Bei Neuanlage eines Benutzers müssen alle gelb hinterlegten Felder ausgefüllt werden. War der Benutzer bereits angelegt, muss nur noch die Benutzerkennung und das Passwort vervollständigt werden. Wichtig ist die Eingabe der adresse! Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

10 Wenn Sie die Benutzerkennung und das Passwort eingegeben haben, klicken Sie auf Übernehmen oder Speicher und Weiter. Benutzerkennung und Passwort sind dem neuen Benutzer unverzüglich mitzuteilen, da das Passwort nach 7 Tagen abläuft. Beim ersten Login wird den Benutzer aufgefordert sein Passwort zu ändern. Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

11 Haben Sie auf Übernehmen geklickt, ist die Kennung gespeichert. Notieren Sie sich die Kennung und das Passwort für die Weitergabe an den Benutzer! ACHTUNG: Die Kennung unterscheidet sich im Gegensatz zu den alten Kennungen mit einer weiteren 0 nach der 34!! Nun klicken Sie auf Anwendungen. Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

12 Es erscheinen nun die Rollen und Rechte. Hier können Sie jedem Benutzer durch setzen eines Häkchen gezielt die Rechte vergeben, die er/sie erhalten soll. Welche Bedeutung die einzelnen Überschriften haben, wird nachfolgend mit Beispielen erklärt. Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

13 Vorschläge Berechtigungen für Vereinsmitarbeiter Berechtigungen für Jugendleiter und Vorsitzender Spielausschuss Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

14 Berechtigungen für Jugendleiter, Vorsitzender Spielausschuss Teil 1 Karteileichen im Passwesen beseitigen; Pässe 2 Jahre aufbewahren Antragstellung online / Neuausstellung, Ersatzpässe, Vereinswechsel - auch hier Aufbewahrung der Unterlagen durch den Verein 2 Jahre - Zugriff nur über Einwahl in SpielPlus Achtung: Popup-Fenster im Browser müssen erlaubt sein Antragstellung und Bearbeitung von Spielverlegungen Spielerlisten in Pass-Statusabfrage erstellen Spielberechtigungen abfragen Meldebogen abgeben und Mannschaftsliste für SG-Antrag erstellen Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

15 Berechtigungen für Jugendleiter, Vorsitzender Spielausschuss Teil 2 Für Spielausschuss Herren ankreuzen Grundsätzlich alle Spielklassen ankreuzen Für Jugendleiter alle Junioren ankreuzen Für Jugendleiter alle Juniorinnen ankreuzen Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

16 Vorschläge Berechtigungen für Vereinsmitarbeiter Berechtigungen für Trainer und Betreuer Junioren und Mädchen Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

17 Berechtigungen für Trainer und Betreuer Junioren und Mädchen Teil 1 Anträge auf Spielverlegung nur durch den Jugendleiter, um Informationsfluss zu gewährleisten Adressen Mannschaftsbetreuer abrufen Folie Thomas Kaden Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

18 Berechtigungen für Trainer und Betreuer Junioren und Mädchen Teil 2 eine oder mehrere ankreuzen Grundsätzlich alle Spielklassen ankreuzen Bei Juniorinnen in Junioren-Staffel Juniorinnen und Junioren ankreuzen Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

19 Vorschläge Berechtigungen für Vereinsmitarbeiter Berechtigungen für Sonstige Vereinsmitarbeiter Vorsitzende, Kassierer etc. Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

20 Berechtigungen für Sonstige (Kassierer, Vorsitzender, etc...) Achtung: Benutzer, die für das e-postfach berechtigt werden, können sich nur über Spielplus im Postfach einwählen. Ein Login direkt über ZIMBRA ist nicht möglich!!! Zugriff nur über Einwahl in SpielPlus Achtung: Popup-Fenster müssen erlaubt sein, sonst erfolgt keine Weiterleitung auf das Postfach! Alle anderen Programme sind Optional je nach weiterer Zuständigkeit Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

21 Haben Sie alle Rollen und Rechte vergeben und gespeichert, bekommen Sie mit Klicken auf Meine Benutzer eine Übersicht der von Ihnen angelegten Benutzer. Ist eine Benutzerkennung angelegt, aber noch keine Rollen oder Rechte vergeben, wird der Benutzer hier nicht angezeigt! Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte

22 für weitere Fragen wenden Sie sich an das IT-Referat des HFV Luigi Urzo Tel: Thomas Kaden Tel: Ricardo Döbert Tel: Schauen Sie sich auch die Schulungsvideos zur Vereinsadministration auf der Homepage des HFV an. Dort finden Sie unter den FAQ s häufig gestellte Fragen mit Lösungen! Folie Luigi Urzo Stabstelle IT Vereinsadministration Vergabe von Rechte