Kurzanleitung zur Vergabeplattform und zum Erstellen von elektronischen Angeboten / Teilnahmeanträgen im AI BIETERCOCKPIT 8

Transkript

1 Kurzanleitung zur Vergabeplattform und zum Erstellen von elektronischen Angeboten / Teilnahmeanträgen im AI BIETERCOCKPIT 8 Stand: August 208

2 Vergabeplattform Vergabeplattform () Auf der Startseite der Vergabeplattform des SIB sehen Sie alle aktuellen Ausschreibungen. (2) Über Aufträge suchen können Sie in der Rubrik Ausschreibung nach allen aktuellen Ausschreibungen suchen. Die Erweiterte Suche ermöglicht Ihnen eine detaillierte Suche z.b. nach Art der Bekanntmachung oder nach der Vergabestelle 3 2 (3) Anmeldung / Registrierung siehe nächste Seite 2 August 208

3 Vergabeplattform () Wenn Sie bereits eine Registrierung auf der Vergabeplattform besitzen, dann melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten (Benutzernamen und Passwort) an. (2) Wenn Ihnen Teile der Anmeldedaten nicht mehr vorliegen, dann nutzen Sie die Aktionen Passwort vergessen? bzw. Benutzername vergessen. Hier werden an die in der Registrierung angegebenen E- Mail-Adressen neue Zugangsdaten versendet. (3) Ist Ihre Firma noch nicht registriert, dann können Sie unter Neu registrieren diesen Vorgang einmalig (kostenfrei) durchführen. Bitte geben Sie bei der Registrierung die Daten wahrheitsgemäß und mit vollständiger Bezeichnung des Firmennamens an (Bsp: GmbH, GbR, e.k., GmbH & Co.KG) August 208

4 Vergabeplattform () Nach der Anmeldung befinden Sie sich in ihrem Firmenaccount. (2) Befinden sich in Ihrem Postfach ungelesene Nachrichten, dann finden Sie diese hier. (3) Im Menüpunkt Bieter finden Sie weitere Funktionen ihres Accounts siehe nächste Seite August 208

5 Vergabeplattform Wenn Sie sich auf der Vergabeplattform angemeldet haben, finden Sie im Menüpunkt Bieter folgende Angaben und Funktionen: Meine Verfahren: Nachrichten: Download: Einladung: Meine Daten ändern: Hier finden Sie alle Ausschreibungen, an denen Sie beteiligt sind/waren Hier sind alle Nachrichten hinterlegt. Die angegebene Zahl verweist auf die ungelesenen Nachrichten im Posteingang (siehe Seite 7) Hier finden Sie den Link für den kostenlosen Download für die Software AI BIETERCOCKPIT 8 Diese Funktion wird auf der Vergabeplattform des SIB nicht unterstützt. Hier können Sie die von Ihnen hinterlegten Daten von der Registrierung ändern und auch weitere Mitarbeiter anmelden (siehe Seite 6) 5 August 208

6 Vergabeplattform Meine Daten ändern: Hier können Sie die von Ihnen hinterlegten Daten von der Registrierung ändern und auch weitere Mitarbeiter anmelden. Sie können mehrere Mitarbeiter anlegen. Alle angelegten Mitarbeiter in einem Account haben uneingeschränkten Zugriff auf die zugeordneten Vergaben und Informationen. 6 August 208

7 Vergabeplattform August 208 () Im Postfach befinden sich alle Nachrichten zu laufenden Vergabeverfahren. Aus dem Betreff erhalten Sie einen ersten Hinweis auf den Inhalt der Nachrichten. Zu jeder Nachricht wurde auch eine an alle die in Ihrem Account hinterlegten -Adressen (Firmenangaben und Mitarbeiter) gesendet. (2) Gelesene Nachrichten werden im Postfach ausgeblendet, diese können über die Änderung des Lesestatus jederzeit wieder eingeblendet werden, z.b. durch Auswahl alle Nachrichten. Über Suche aktualisieren Sie den Posteingang entsprechend ihrer Auswahl. (3) Für das Einsehen der Unterlagen klicken Sie auf den jeweiligen Betreff. Hinweis: Bei Download von Vergabeunterlagen von öffentlichen Ausschreibungen/offenen Verfahren erhalten Sie zeitnah immer zwei Nachrichten: Freigabe Vergabeunterlagen und Vergabeunterlagen heruntergeladen

8 Vergabeplattform Es öffnet sich eine neue Seite. () Hier klicken Sie auf den Link neben Nachricht lesen. 8 August 208

9 Vergabeplattform () Unter Nachrichten werden Ihnen alle bisherigen Informationen zur Vergabe angezeigt. Bitte achten Sie auf diesen Nachrichteneingang, vor allem auf Nachsendungen. (2) Zum Öffnen der Vergabeunterlagen klicken Sie auf Unterlagen im AI BIETERCOCKPIT 8 (BC) öffnen (3) In dem sich anschließend öffnenden Pop-up-Fenster starten sie mit der Schaltfläche Ausführen das AI BIETERCOCKPIT 8 in seiner jeweilig aktuellen Version August 208

10 Hinweise zum AI BIETERCOCKPIT 8 Das Handbuch für das AI BIETERCOCKPIT 8 finden Sie auf der Startseite des BC - rechts oben unter Info. Unabhängig wird es als Anlage in der Testausschreibung SIB Testvergabe, Testvergabe für die elektronische Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt. Auf den nachfolgenden Seiten wurde nur eine Kurzfassung für das Arbeiten mit dem AI BIETERCOCKPIT 8 zusammengestellt. 0 August 208

11 Vor der ersten Anwendung des AI BIETERCOCKPIT 8 sollten Sie in den Einstellungen () die notwendigen Einstellungen, wie z.b. temporäre Arbeitsverzeichnisse, Speicherorte, GAEB Konfiguration bearbeiten, einrichten und Voreinstellungen prüfen. Detaillierte und mit Grafiken untersetzte Anleitungen finden Sie ebenfalls im Handbuch. August 208

12 Wenn Sie eine Vergabe von der Vergabeplattform mit dem Link Öffnen, dann gelangen Sie automatisch und direkt in diese Ausschreibung im Bietercockpit. Je nach Art der Ausschreibung enthält diese verschiedene Registerkarten (). Ist der Angebotsabgabe ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, werden noch zwei weitere Register ( Teilnahmewettbewerbsunterlagen (zur Durchsicht) und Teilnahmeanträge (zur Bearbeitung) angezeigt. 2 August 208

13 () Im Register Vergabeunterlagen (zur Durchsicht) sind alle Unterlagen zur Ansicht enthalten. Für die Bearbeitung von GAEB-Dateien ergeben sich grundsätzlich zwei Möglichkeiten: (.) Bearbeitung mit dem Programm wingaeb.xml. Dieses steht zum kostenfreien Download in den Einstellungen, Registerkarte Allgemein, Register GAEB- Konfiguration zur Verfügung. Nach der Installation öffnen Sie das Leistungsverzeichnis mit Doppelklick. Dort tragen Sie ihre Angebotspreise ein. Nach dem Speichern der GAEB- Datei wird diese automatisch mit den von Ihnen vorgenommenen Einträgen Bestandteil der Angebotsunterlagen.. 3 August 208

14 () Im Register Vergabeunterlagen (zur Durchsicht) sind alle Unterlagen zur Ansicht enthalten. Für die Bearbeitung von GAEB-Dateien ergeben sich grundsätzlich zwei Möglichkeiten: (.2) Für das Bearbeiten der d.83 im eigenen Kalkulationsprogramm muss die Datei über Exportieren in ein lokales Verzeichnis gespeichert werden. Die fertiggestellte d.84 wird im Register Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung) über die Aktion Öffnen ersetzt..2 4 August 208

15 Im Register Angebotsunterlagen (zur Bearbeitung) können Sie alle für die Angebotsabgabe geforderten Unterlagen bearbeiten. Nach einer Bearbeitung verändert sich der Status () der Dokumente. Eigene Dokumente können Sie Ihrem Angebot über den Button Datei importieren (2) hinzufügen. 2 3 Haben Sie alle Unterlagen bearbeitet, wird das im Status () mit Fertigstellt oder Bearbeitet gekennzeichnet. PDF- Dateien haben auch nach vollständiger Bearbeitung nur den Status Bearbeitet. Die Angebotsabgabe (3) wird über die Aktion Abgeben eingeleitet. 5 August 208

16 Als erstes entscheiden Sie, ob sie mittels Textform () oder mit digitaler Signatur (2) das Angebot abgeben möchten. 2 6 August 208

17 Das AI BIETERCOCKPIT 8 prüft die Vollständigkeit der Angaben, insbesondere alle hinterlegten Pflichtfelder (außer in PDF- Dokumenten) der Angebotsunterlagen. Sollten Sie, so wie im Bild einen Hinweis über Abweichungen erhalten, kommen Sie über den Button Abbrechen wieder zurück in die Angebotsbearbeitung und Sie können den Fehler/Abweichungen beheben und anschließend erneut die Angebotsabgabe einleiten. Auf der nächsten Seite sehen Sie, welche Fehlerkategorien auftreten können: 7 August 208

18 Angebotsprüfung vor der Angebotsabgabe Rote Fehlermeldungen: Es fehlen Pflichteingaben, die Angebotsabgabe kann nicht fortgesetzt werden Gelbe Warnmeldungen: Es fehlen optionale Eingaben. Angebote können abgegeben, aber bei Unvollständigkeit der Angaben kann es zum Ausschluss des Angebots führen. Blaue Informationstexte: Es handelt sich um Informationstexte. Das Angebot kann trotzdem abgegeben werden, aber bei Unvollständigkeit der Angaben kann es zum Ausschluss des Angebots führen. Beispiel: Formular 234 Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft: Wenn Sie nicht beabsichtigen, eine Bieter-/Arbeitsgemeinschaft zu bilden, dann kann das Formular unbearbeitet bleiben. Formular 233 Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen: Wenn Sie beabsichtigen, NAN-Leistungen einzusetzen und das Formular nicht bzw. nicht vollständig bearbeiten, dann kann das zum Ausschluss des Angebotes führen. 8 August 208

19 Für die Angebotsabgabe müssen Sie die Kenntnisnahme des Begleitzettels bestätigen (). Im nächsten Schritt signieren Sie Ihr Angebot (2). Sollten Sie sich für die Angebotsabgabe in Textform entschieden haben, dann ist die Schaltfläche Signieren inaktiv und Sie können gleich auf Abgeben die Angebotsabgabe fortsetzen. 9 August 208

20 Die Eingangsbestätigung beinhaltet die Übermittlung des Angebots (Teilnahmeantrages) an die Vergabestelle. Als Nachweis der Angebotsabgabe können Sie sich diese Bestätigung als Datei speichern oder drucken. Bis zum Erreichen der Angebotsfrist können Sie das Angebot mehrfach zurückziehen und neu abgeben. 20 August 208