Herzlich Willkommen. IT-Compliance. Hans Lemke. IT-Compliance. März 2015

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1 März 2015 Herzlich Willkommen IT-Compliance Hans Lemke Rechtlicher Hinweis: Die in diesem Dokument enthaltenen Informationdienen einem ersten Überblick und stellen keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Fachanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeitoder Vollständigkeitder Angaben wird nicht übernommen. REV_ _AGENDA2015_HLE

2 IT-Compliance beschreibt in der Unternehmensführung die Einhaltung der gesetzlichen, unternehmensinternen und vertraglichen Regelungen im Bereich der IT-Landschaft. Der Schwerpunkt der IT-Compliance als Teilbereich liegt auf denjenigen Aspekte von Compliance-Anforderungen, welche die IT-Systeme eines Unternehmens betreffen. Zu den Compliance-Anforderungen in der IT gehören hauptsächlich Informationssicherheit, Verfügbarkeit, Datenaufbewahrung /-archivierung und Datenschutz. Unternehmen unterliegen zahlreichen rechtlichen Verpflichtungen, deren Nichteinhaltung zu hohen Geldstrafen und Haftungsverpflichtungen führen kann.

3 Agenda das digitale Dokument Warum betrifft es mich? Zunehmende Anforderung seitens des Staates / Behörden Geschäftspartner fordern den digitalen Dokumentenaustausch ( ) Was sollte ich tun? Aktive Vorbereitung auf den digitalen Daten/Dokumentenaustausch! Für Rechtssicherheit in meinen Geschäftsprozessen sorgen! Resouren-und Kosteneinsparungen digitaler Prozessen nutzen! Warum jetzt? Sofortige Nutzung der Wettbewerbsvorteile, es gibt keinen Grund zu warten! Es braucht Zeit alle System aufeinander abzustimmen Personal muss eingearbeitet werden und sich vertraut machen

4 IT-Compliance Geordnete Aufbewahrung (zeitlich, sachlich) 239 Abs. 2 HGB, 146 Abs. 1 AO Wiedergabe von Dokumenten (original/bildhaft/inhaltlich) Gewährleistung der richtigen Wiedergabe: bildhaft, inhaltlich 239 Abs. 2 HGB, 146 Abs. 1 AO Zugriffssteuerung Integrität (Verlässlichkeit, Schutz vor unberechtigter Änderung ) 238 Abs. 2 i. V. m. 239 Abs. 3 HGB Sicherheit (Organisation von Löschvorgängen und -berechtigungen) 239 Abs. 4 S. 2 HGB, 146 Abs. 5 S. 2 AO

5 IT-Compliance Vollständigkeit (systemimmanente und organisatorische Aspekte) 239 Abs. 2 HGB, 146 Abs. 1 AO Nachvollziehbarkeit (Dokumentation des Archivierungsverfahrens) 238 Abs. 1 S. 2 f. HGB, 145 Abs. 1 AO Unveränderlichkeit (technische und organisatorische Vorkehrungen) 239 Abs. 3 HGB, 146 Abs. 4 AO Verfügbarkeit (der Systeme, der Dokumente, dauerhaft für die Aufbewahrungsfrist) 239 Abs. 4 S. 2 HGB, 146 Abs. 5 S. 2 AO, 147 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 AO Autorisierung (personenbezogene Berechtigungen) vgl. Richtigkeit, Sicherheit, Vertraulichkeit

6 IT-Compliance Auswertung von Informationen Protokollierung / Historie Fristgerechte Vernichtung von Dokumenten (BDSG)

7 IT-Compliance

8 IT-Compliance GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Die Finanzverwaltung haben im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen. der steuerliche Außenprüfer hat die freie Wahl zwischen drei Zugriffsmethoden auf die Daten (auch in Kombination der drei Methoden): Z 1 - Unmittelbarer Datenzugriff Z 2 - Mittelbarer Datenzugriff Z 3 - Datenträgerüberlassung

9 IT-Compliance GoBD Das Bundesfinanzministerium hat das Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Das Verwaltungsschreiben konkretisiert die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und bestimmt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Hinsichtlich der Archivierung sind vor allem zwei Aspekte der GoBD besonders relevant: So wird die Unveränderbarkeit der Daten sowie das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation betont. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten technischen und organisatorischen Prozess der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Speicherung, etc. der archivierten Informationen, die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

10 IT-Compliance Der Steuerpflichtige hat über den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sämtliche steuerrelevanten Daten in einer Form aufzubewahren, welche eine Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Auswertbarkeit gewährleistet, die dem Originalzustand entspricht! Das elektronische Dokument wird zunehmend zum Original und muss gegen Veränderungen, Löschung etc. geschützt werden. Es ist der Nachweis zu erbringen, das es sich um das Original handelt.

11 Kontoauszüge Unternehmen nutzen in der Praxis verstärkt Online-Banking. Kontoauszüge werden daher zunehmend in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Zudem sehen die Geschäftsbedingungen zum Online-Banking die Übermittlung von Kontoauszugsdaten häufig nur noch in elektronischer Form vor. Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Es muss sichergestellt sein, das während der Aufbewahrungsfrist der Kontoauszug unveränderbar, jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden kann. Praxis Tipp: Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszuges und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der 146 und 147 AO. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszuges dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.

12 ACCANTUM in der Praxis Haben Sie Fragen?

13 Elektronische Rechnung Unternehmen erhalten in der Praxis verstärkt elektronische Rechnungen. Diese werden zunehmend in digitaler Form von Lieferanten per an die Kunden übermittelt. Insbesondere Konzerne (Telekommunikation/Finanzsektor) verlangen mittlerweile Gebühren wenn die Rechnung weiterhin per Postversand zugestellt werden soll. Sofern die elektronische Übermittlung der Rechnung per erfolgt, sind diese s aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Es muss sichergestellt sein, das während der Aufbewahrungsfrist die samt anhängender Rechnung unveränderbar, jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden kann. Praxis Tipp: Nur die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung (PDF) oder gar der Ausdruck von elektronischen Rechnungen und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der 146 und 147 AO. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie der elektronischen Rechnung dar.

14 Elektronischer Rechnungseingang Elektronische Rechnung Eingangsrechnungen kommen zu 40% als Anhang per , 60% noch per Briefpost Es wird für Rechnungen das Exchange Postfach angelegt, an dieses zentrale Postfach laufen alle elektronischen Eingangsrechnungen. Postfach Eingangsrechnungen: Empfang von Rechnungen Empfang Queue Posteingang Rechnungen [accantum] Archiv Server Posteingänge: ERechnungen_Post ERechnungen_Mail [accantum] Document Server

15 Elektronische Rechnung IT-Compliance

16 Danke Ausblick: Die Posteingangs /-ausgang Verarbeitung (Input/Output Management) kann individuell den Kundenwünschen angepasst werden. Druck- und Portokosten können durch die Umstellung auf elektronische Post eingespart werden. Portokosten können über externe Dienstleister optimiert werden. Sämtliche Post (Papier wie Digital) wird gesetzeskonform archiviert.

17 Workflow Rechnungseingang Elektronische Rechnungsprüfung Eingangsrechnungen durchlaufen folgenden Prozess: Eingangsrechnung in Ordnung, Betrag unter 1.000,-- dann werden diese verbucht. Eingangsrechnung in Ordnung, Betrag über 1.000,-- dann erfolgt Zweitprüfung. Eingangsrechnung nicht in Ordnung dann wird diese reklamiert. Buchung Mehrfach- Entscheidung Reklamation Zweitprüfung Aufgabe schließen mit nicht ok (Reklamation) Anwender

18 Postausgang / elektronischer Rechnungsversand Ausgangspost kann automatisiert per versendet und/oder gedruckt werden. Jede Ausgangspost wird im Archiv an entsprechender Stelle abgelegt/archiviert. Elektronischer Postausgang post@firma.de Erzeugen von Post Versand Postausgang [accantum] Document Server Postausgänge: Elektronische_Post Brief_Post [accantum] Archiv Server Automatische Verarbeitung ausgehender Dokumente Drucker / Couvertieranlage Hybrider Rechnungslauf, Kunde erhält je nach Wunsch die Rechnung per Post oder als PDF per

19 Postausgang Postausgang Post als PDF per und/oder drucken und per Post versenden Postausgang 1. Datum 2. Absender 3. Empfänger 4. Dokumentenart / Volltext 5. Wiedervorlage (WV) Dokumente können automatisiert versendet werden und danach strukturiert nach Empfänger etc. abgelegt werden. Ausgangspost per ? Ausgangspost drucken? Ausgangspost archivieren Versand per Versand per Briefpost Versand per Nach diesen Dokumenten kann einfach nach den definierten Werten aber auch über den gesamten Text gesucht werden. Postausgangsliste /-buch: Sämtliche Postausgänge lassen sich nach verschiedenen Kriterien, beispielsweise nach Datum, Kunde etc. sortiert auflisten. Diese kann zur Weiterverarbeitung exportiert werden.

20 Danke Zusammenfassung: Die Posteingangs /-ausgang Verarbeitung (Input/Output Management) kann individuell den Kundenwünschen angepasst werden. Druck- und Portokosten können durch die Umstellung auf elektronische Post eingespart werden. Portokosten können über externe Dienstleister optimiert werden. Sämtliche Post wird revisionssicher archiviert.