Eingangsrechnungen elektronisch erfassen und bearbeiten mit DocuWare

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1 Eingangsrechnungen elektronisch erfassen und bearbeiten mit DocuWare Zeit gewinnen & Transparenz schaffen Elektronischer Rechnungseingang Lösungsinfo

2 Elektronischer Rechnungseingang Lösungsinfo Rechnungen elektronisch bearbeiten transparent und effizient Elektronischer Rechnungseingang mit DocuWare Eingangsrechnungen - Genug von der Papierflut? Täglich erhalten Sie eine Vielzahl an postalischen sowie -Rechnungen. Zur Bearbeitung müssen diese manuell den jeweiligen Projekten und Bearbeitern zugewiesen werden. Dies birgt einen hohen personellen Aufwand sowie hohe Papierkosten durch Anfertigen von etwaigen Abteilungskopien. Langwierige Bearbeitungs- und Prüfprozesse sowie mangelnde Transparenz in den Arbeitsabläufen sind die Regel und Fragen/Aussagen wie diese gehören zum Arbeitsalltag: Wo ist diese Rechnung nun wieder geblieben? Hast du die Rechnung schon bearbeitet? Wie ist der aktuelle Status? Ach, schon wieder eine Skontofrist verpasst... Die Vorteile auf einen Blick sichere Erfassung der Rechnungsdaten reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten autom. revisionssichere Ablage nach GoBD Einhaltung von Fristen und Skonto-Terminen gezielte Verteilung an die Verantwortlichen Transparenz im Bearbeitungsprozess Abbau Papierarchiv Mit elektronischem Rechnungseingang behalten Sie den Überblick Wussten Sie schon, dass in Deutschland jährlich um die 32 Milliarden Rechnungen ausgedruckt, kuvertiert und versendet werden? Laut des Forum elektronische Rechnung Deutschland (Stand 01/2017) liegt der aktuelle Anteil elektronischer Rechnungen hierbei bei unter 10%. In beiden Fällen muss der Empfänger die Rechnung erneut bearbeiten, die Rechnungsdaten manuell erfassen und im eigenen Buchhaltungssystem eingeben. Zur Bearbeitung und Prüfung einer Rechnung wandert diese oft von Schreibtisch zu Schreibtisch, wird gegebenenfalls mehrfach kopiert und am Ende in verschiedenen Aktenordnern abgelegt. Mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems mit elektronischem Workflow können Sie den Rechnungseingang sowie die Rechnungsbearbeitung einfach digitalisieren und damit richtig Zeit sparen. Keine analoge Bearbeitung der Rechnungen sowie manuelle Verteilung mehr. Auch die riesigen Ablagestapel und Papierarchive gehören Dank elektronischem Rechnungseingang der Vergangenheit an. Neben der Zeitersparnis, können Sie so zusätzlich auch noch Ihre Kosten reduzieren z.b. durch verringerten Lagerplatzbedarf oder das Ausnutzen von Skonti.

3 Einblick in die elektronische Rechnungsbeabeitung mit DocuWare Abbildung: Automatische Erfassung der Kopf (1)- und Positionsdaten (2) Ihrer Rechnungen durch OCR-Erkennung 1 2 Elektronischer Rechnungseingang Lösungsinfo

4 Elektronischer Rechnungseingang Lösungsinfo Wie ist der typische Ablauf beim elektronischen Rechnungseingang? Da die Strukturen und Abläufe in jedem Unternehmen anders aussehen, gibt es nicht die Musterlösung. Mit Hilfe unserer Software DocuWare und JobRouter können wir den Prozess des elektronischen Rechnungseingangs individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Der erste Schritt ist meist die automatische Belegerkennung. Unsere Software-Lösung hierfür ist der DocuMatic Reader. Rechnungen, die postalische eingehen, müssen dafür zunächst gescannt werden. Bei -Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat, entfällt der Schritt der Belegerkennung, da sie strukturierte Rechnungsdaten enthalten, die sofort weiterverarbeitet werden können. Nachdem Ihre Rechnungen entsprechend verschlagwortet und im digitalen Archiv angelegt sind, startet ein automatischer Workflow zur Rechungsbearbeitung und freigabe. Vor allem der Freigabeprozess unterscheidet sich in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen. Eine formelle, sachliche und rechnerische Prüfung sollte allerdings immer stattfinden. Sofern die Rechnung korrekt ist, kann diese sofort kontiert und an die Fibu übergeben werden, die dann alle weiteren Schritte des Zahlungsprozesses übernimmt.

5 Beispiel Workflow Hier sehen Sie ein Beispiel, wie der Workflow bei den meisten unserer Kunden aussieht: postalischer Rechnungseingang Rechnungseingang per Belegerkennung nein ZUGFeRD Ablage Archiv + Start Workflow ja 1-n Prüfschritte formelle Prüfung sachliche Prüfung rechn. Prüfung richtig falsch mit Lieferant abstimmen Prüfung/ Ergänzung/ Kontierung Storno+ Rechnung Storno trifft ein Übergabe an Fibu ggf. weitere Zahlungsfreigabe- Schritte Ende Elektronischer Rechnungseingang Lösungsinfo

6 Elektronischer Rechnungseingang Lösungsinfo Steigauf Daten Systeme GmbH Otto-Hahn-Str. 13 a Riemerling Tel (089) Fax (089) service@steigauf.de Steigauf Daten Systeme GmbH führt die Kooperation von IT-Unternehmen weiter, die im Jahr 1998 von UnITeK GmbH gegründet wurde. Durch diesen Kompetenz-Verbund ist es möglich, einen flächendeckenden Service für Dokumenten-Management-Systeme bereitzustellen. Profitieren auch Sie von unserem Know-How und lassen Sie sich unter der Nummer (089) beraten.