Die ersten Schritte zum emitarbeiter

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1 Die ersten Schritte zum emitarbeiter

2 Inhaltsverzeichnis Die ersten Schritte zum emitarbeiter Freischaltung der Kanzlei Vorbereitende Arbeiten Mitarbeiterstammdaten prüfen und ergänzen Dokumente für das Archiv definieren Archivexport bei Abrechnung einstellen Einladung an die Mitarbeiter Ihres Mandanten Was erhält der Mitarbeiter und wie geht es weiter? LOGIN zum emitarbeiter Rückwirkendes Archivieren Bereitstellen von Daten aus zurückliegenden Zeiträumen Fakturierung des emitarbeiters Hinweise *Die in diesem Text verwendete Formulierung Mitarbeiter gilt für Personen beiderlei Geschlechts by eurodata AG Großblittersdorfer Str , D Saarbrücken Telefon Telefax Internet: info@eurodata.de Version: 2 Stand: 12/2017 Dieses Handbuch wurde von eurodata mit der gebotenen Sorgfalt und Gründlichkeit erstellt. eurodata übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der Angaben im Handbuch. Weiterhin übernimmt eurodata keine Haftung gegenüber den Benutzern des Handbuchs oder gegenüber Dritten, die über dieses Handbuch oder Teile davon Kenntnis erhalten. Insbesondere können von dritten Parteien gegenüber eurodata keine Verpflichtungen abgeleitet werden. Der Haftungsausschluss gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit und soweit es sich um Schäden aufgrund der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit handelt. Stand: 12/2017 eurodata Seite 2 von 2

3 1 Freischaltung der Kanzlei Eine gesonderte Freischaltung zur Nutzung des emitarbeiters ist seit dem nicht mehr erforderlich. 2 Vorbereitende Arbeiten 2.1 Mitarbeiterstammdaten prüfen und ergänzen Der emitarbeiter benötigt zwei wichtige Angaben. Zum einen wird für den Einladungsprozess die -Adresse des Mitarbeiters benötigt. Weiterhin ist für die Anmeldung und Verifizierung des Mitarbeiters seine Sozialversicherungsnummer oder Steuer-ID nötig. AN > Abrechnungsdaten > Allgemeine Angaben > Kontaktdaten > Stand: 12/2017 eurodata Seite 1 von 18

4 AN > Abrechnungsdaten > SV-Merkmale > Sozialversicherungsnummer AN > Abrechnungsdaten > Steuermerkmale > Steuer-ID Stand: 12/2017 eurodata Seite 2 von 18

5 Bitte ergänzen Sie diese Stammdaten, wenn sie bisher noch nicht vollständig sind. Um schnell eine Übersicht zu erhalten, bei welchen Mitarbeitern die -Adresse noch fehlt, lesen Sie auch Punkt 3 (Die Einladung an die Mitarbeiter Ihres Mandanten). Tipp zur Schnellerfassung: Um alle -Adressen schnell zu ergänzen und Ihrem Mandanten ein Mehr an Service zu bieten, können Sie die Möglichkeiten der Schnellerfassung nutzen. Hier steht Ihnen eine Formularvorlage mit dem Namen Kontaktdaten zur Verfügung. Falls Sie die Schnellerfassung bisher noch wenig genutzt haben, sprechen Sie unsere Systemberater an, die Ihnen gerne weiterhelfen. (edlohn-support@eurodata.de) Tipp zur Vergabe der -Adresse: Fordern Sie eine private -Adresse des Mitarbeiters an. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wird voraussichtlich die berufliche -Adresse zeitnah inaktiv gesetzt werden. Der Mitarbeiter hat dann wenn eine private -Adresse genutzt wurde noch ausreichend Zeit, seine Dokumente aus der Vergangenheit weiter einzusehen. Die -Adresse wird als Benutzername verwendet. Eine eigene Vergabe des Benutzernamens ist derzeit nicht möglich. Stand: 12/2017 eurodata Seite 3 von 18

6 2.2 Dokumente für das Archiv definieren Die Dokumente werden mit der Abrechnung des Mandanten ins Archiv gestellt. Unter dem Punkt Archiv > Dokumentenauswahl (Autom. Archivieren) legen Sie fest, welche Dokumente bei der Abrechnung systemseitig ins Archiv gestellt werden. Dadurch stehen sie auch für den emitarbeiter zur Verfügung. Stand: 12/2017 eurodata Seite 4 von 18

7 Aktuell werden im emitarbeiter-portal drei Dokumententypen für den Arbeitnehmer bereit gestellt: die Entgeltabrechnung, die SV-Meldung und die Lohnsteuerbescheinigung. Achten Sie darauf, dass diese Dokumente auf der rechten Seite zugeordnet sind. Auch wenn das Archiv auf der rechten Seite mehr Dokumente enthält, wird der Arbeitnehmer ausschließlich auf die oben genannten Dokumente zugreifen können. Alle weiteren Dokumente fließen in die elohnakte bzw. nach PISA. Von Ihrer Seite ist keine Einschränkung erforderlich. Stand: 12/2017 eurodata Seite 5 von 18

8 2.3 Archivexport bei Abrechnung einstellen Damit die Archivierung auch automatisiert bei der Abrechnung erfolgt, stellen Sie bitte das Feld unter Firma > Abrechnungsdaten > Einstellungen > Archivexport bei Abrechnung mit Ja ein Stand: 12/2017 eurodata Seite 6 von 18

9 3 Einladung an die Mitarbeiter Ihres Mandanten Die Einladung der entsprechenden Mitarbeiter erfolgt über Mandant > eurodata Cloud > emitarbeiter. Auch an dieser Stelle können Sie sehen, bei welchem Mitarbeiter noch eine -Adresse oder ggf. die Sozialversicherungsnummer und Steuer-ID fehlen. Die betreffenden Mitarbeiter haben ein gelbes Symbol vor ihrem Namen. Das Ergänzen der fehlenden Daten kann an dieser Stelle nicht vorgenommen werden. Gehen Sie hierzu bitte in die Abrechnungsdaten des entsprechenden Arbeitnehmers oder nutzen Sie die Schnellerfassung (Vgl. Punkt 2.1 Stammdaten ergänzen). Auch der aktuelle Status während des Einladungs- und Registrierungsprozesses ist hier auf einen Blick ersichtlich. Sie können in dieser Maske einzelne Mitarbeiter markieren und einladen oder alle Mitarbeiter in einem Schritt einladen, wenn alle erforderlichen Daten vorhanden sind. Stand: 12/2017 eurodata Seite 7 von 18

10 Zur besseren Übersichtlichkeit stehen Ihnen in der Übersicht auf einige Filter zur Verfügung. WICHTIG: Bitte denken Sie bei allen vorgenommen Änderungen und durchgeführten Einladungsprozessen daran, dass der Mandant noch gespeichert werden muss. Stand: 12/2017 eurodata Seite 8 von 18

11 3.1 Was erhält der Mitarbeiter und wie geht es weiter? Nach der Versendung (Speichervorgang) erhält der Mitarbeiter eine Registrierungsmail und muss anschließend einen einmaligen Registrierungsprozess durchlaufen. Achtung: Sollte unter derselben Mailadresse bereits ein PISA-Account bestehen, ist keine neue Registrierung mehr erforderlich. Dieser Mitarbeiter überspringt den Registrierungsprozess und wird sofort zur Verifizierung geleitet (vgl. nachfolgender Schritt). Die -Adresse, die genutzt wurde, um die Einladung durchzuführen, dient als Benutzername und ist bereits im Formular enthalten. Der Mitarbeiter legt an dieser Stelle sein Passwort fest und sorgt durch die Eingabe der Sozialversicherungsnummer für eine eindeutige persönliche Zuordnung. Das Passwort wird zukünftig benötigt und sollte daher sorgfältig aufbewahrt werden. Stand: 12/2017 eurodata Seite 9 von 18

12 Unter Anleitung zur Registrierung erhält der Mitarbeiter bei seiner ersten Registrierung Informationen zur sicheren Passwortvergabe, auf die wir nochmals gezielt hinweisen möchten. Darüber hinaus wird dem Mitarbeiter auch erklärt, wo er seine Sozialversicherungsnummer in den vorhandenen Unterlagen finden kann. Stand: 12/2017 eurodata Seite 10 von 18

13 Achtung: Die Registrierung ist für Mitarbeiter mit PISA-Zugang unter derselben -Adresse nicht erforderlich. Der Mitarbeiter erhält lediglich eine Bildschirmmaske zur Verifizierung und gibt den PISA-Benutzernamen sowie das PISA-Passwort ein. Nach erfolgreichem Abschluss des Registrierungsprozesses erhält der Mitarbeiter folgende Ansicht. Stand: 12/2017 eurodata Seite 11 von 18

14 4 LOGIN zum emitarbeiter Auf der Homepage befindet sich ein Button Mein eurodata, mit dem sich ein Drop-Down öffnet. Durch Anklicken des Symbols emitarbeiter wird der Mitarbeiter auf das emitarbeiter-portal geleitet. Stand: 12/2017 eurodata Seite 12 von 18

15 Selbstverständlich ist auch ein direkter Zugang möglich unter Eingabe von Stand: 12/2017 eurodata Seite 13 von 18

16 Der Button emitarbeiter Login führt zur Anmeldung und zu den Dokumenten: Nach der Anmeldung mit der -Adresse und dem zuvor festgelegten Passwort sieht der Mitarbeiter alle ihm zur Verfügung gestellten Dokumente so oft er will, wo er will und wann er will. Er kann die Dokumente, die als PDF gespeichert sind, ausdrucken und hat sie direkt für seinen persönlichen Bedarf zur Verfügung diskret, korrekt und ohne zusätzliche Anfragen an die Lohnabrechnung. Stand: 12/2017 eurodata Seite 14 von 18

17 5 Rückwirkendes Archivieren Bereitstellen von Daten aus zurückliegenden Zeiträumen Es ist möglich, Entgeltabrechnungen auch rückwirkend in das Archiv einzustellen, so dass der Mitarbeiter auch diese über seinen emitarbeiter-zugang zur Verfügung hat. Es bietet sich an, die Entgeltabrechnungen bis zum Jahresbeginn rückwirkend einzustellen. Hierzu stellen Sie den Monat ein, für den die Dokumente zur Verfügung gestellt werden sollen. Anschließend öffnen Sie erneut die Funktion Archiv und dort dann die Position Abrechnung archivieren. Diesen Vorgang müssen Sie für jeden Monat wiederholen, für den Sie Dokumente bereitstellen wollen. Stand: 12/2017 eurodata Seite 15 von 18

18 Achten Sie darauf, dass alle Dokumente (Entgeltabrechnung, SV-Meldungen und LSt-Bescheinigung), die der Mitarbeiter sehen darf, erneut auf der rechten Seite vorhanden sind. Nach der Bestätigung durch Exportieren sind auch diese Dokumente über emitarbeiter sichtbar. Zum Abschluss bitte nicht vergessen, Ihren Mandanten zu speichern. Stand: 12/2017 eurodata Seite 16 von 18

19 6 Fakturierung des emitarbeiters Ab dem Abrechnungsmonat Januar 2018 steht Ihnen zur Fakturierung des emitarbeiters eine neue Leistung zur Verfügung. Für ETL-Kunden wird als ETL-Standard die LeistungsNr. 26/15 hinterlegt. Stand: 12/2017 eurodata Seite 17 von 18

20 7 Hinweise Änderung der -Adresse eines bereits eingeladenen Mitarbeiters durch den Berater Wichtig ist, bevor Sie einen Mitarbeiter mit einer neuen -Adresse einladen können, muss derselbe Mitarbeiter zunächst ausgeladen werden. Öffnen Sie also die Maske zur Einladung emitarbeiter. Setzen Sie das Häkchen vor dem Mitarbeiter, den Sie ausladen wollen, und klicken Sie auf Ausladen. Nach dem Speichern erfolgt die Zurücksetzung des Mitarbeiters. Anschließend ändern Sie die -Adresse in den Stammdaten des Mitarbeiters. Auch hier den Speichervorgang nicht vergessen. Jetzt steht die neue -Adresse in den Kontaktdaten des Mitarbeiters. Somit kann der bereits beschriebene Prozess Einladen neu gestartet werden. Der Registrierungsprozess muss auch auf Mitarbeiterseite wie zuvor beschrieben erneut durchgeführt werden. Hinweis: Die Änderung der -Adresse durch den Berater sollte nur dann durchgeführt werden, wenn die Einladung versehentlich auf die falsche -Adresse versendet wurde. Statusänderungen werden Ihnen angezeigt, wenn Sie den Mandanten im Lohn erneut laden. Änderung der -Adresse durch den Mitarbeiter Ein eingeloggter Mitarbeiter kann seine -Adresse über die Ansicht seines Benutzerkontos eigenständig ändern. Achtung: Diese einseitige Änderung auf der Mitarbeiterseite hat keine Auswirkung auf die Stammdaten des Mitarbeiters in edlohn. Anzeige der Dokumente im emitarbeiter Nach der Archivierung aus edlohn werden die Dokumente für den Mitarbeiter erst nach 48 Stunden angezeigt. Hiermit soll der Berater die Möglichkeit erhalten, genügend Zeit für eine Wiederholung zu haben. Sie benötigen Unterstützung? Bitte wenden Sie sich an unsere Mitarbeiter der Systemberatung Lohn unter Stand: 12/2017 eurodata Seite 18 von 18