Teilnehmer/innenmonitoring Tool zur Datenerhebung

Transkript

1 Die im Rahmen des Monitoring zu erhebenden Teilnehmendendaten werden über die Anwendung auf fünf Blättern kumuliert eingegeben (Ausnahme: Bagatellfall s.u.). Zur Erhebung der Daten wurden vom Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren und vom Ministerium für Finanzen und Wirtschaft sogenannte Erhebungsbögen bereit gestellt ( Diese Vorlagen sind nicht bindend, d.h. die über die abzugebenden Daten können auch in anderer geeigneter Form gesammelt werden. Die Vorlagen können auch den spezifischen Bedürfnissen des Projektes angepasst werden. Die erhobenen Daten müssen dann addiert werden, damit diese kumuliert in das der L-Bank eingegeben werden können. Die ist über den Link zu erreichen. Das vollständige Anwenderhandbuch finden Sie als PDF-Version auf der Startseite unter der Rubrik Downloads. Ab Seite 29 bzw. Gliederungspunkt 11 finden sich ausführliche Erläuterungen zur Eingabe der Daten der Teilnehmenden. Um ESF-Trägern die Datenverwaltung zu erleichtern und Additionsfehler zu vermeiden, hat EPM ein Tool zur Datenerhebung und Addition erstellt und zwar für einzelne Projekte, für Projekte mit großen Teilnehmendenzahlen sowie für Kooperationsprojekte. Die Vorlagen finden Sie unter den Bezeichnungen 100_TN_Erhebungstool_Monitoring.xls und Addition_TN_Erhebungstool_Monitoring.xls. Systematik und Bearbeitungsanleitung Zum besseren Verständnis empfiehlt es sich, die Bearbeitungsanleitung parallel zum geöffneten Tool zu lesen. Das erste Blatt des Tools ist eine Übersicht. Auf dieser geschützten Seite werden die Daten automatisch durch Formeln addiert und ergeben somit die Werte, die in die eingetragen werden. Hier werden oben einmalig die Angaben Projektnummer, Kontonummer, Träger und Projekt eingetragen. Die Angaben werden damit automatisch auf die folgenden Seiten für Teilnehmende (TN) übernommen. Auf den einzelnen Seiten können anstelle von Namen fortlaufende TN-Nummern vergeben werden. EPM empfiehlt unten in den Reitern jeweils die TN-Nr. plus Name einzutragen. Damit können die einzelnen Seiten anonym ausgedruckt werden und sind dennoch zuordenbar. Enthält das Tool mehr Seiten als Teilnehmende, können die überflüssigen Seiten, mit Ausnahme des Blattes letztes Blatt gelöscht werden. Die Formeln auf der Übersichtseite passen sich automatisch an. TN-Seiten allgemein Die grau unterlegten Felder enthalten Formeln und sind gesperrt. Beispielsweise ergibt sich die Angabe Geschlecht automatisch durch die Eingabe bei Alter. An verschiedenen Stellen sind Kommentare angebracht erkenntlich durch kleine rote Dreiecke. Diese Kommentare enthalten Erläuterungen und Definitionen die beachtet werden sollten. Beispielsweise wird bei Austritt erläutert, dass Teilnehmende trotz Unterbrechungen nur einmal aufgenommen werden können. 1/5

2 01/2012 V1.0 Wichtig ist vor allem, dass in diesem Tool nicht nur meldungen, die anzeigen wenn unkorrekte Eingaben gemacht werden, sondern auch verschiedene Plausibilitätsprüfungen aufgenommen wurden, die im enthalten sind. Beispielsweise erscheint eine meldung, wenn bei einem Teilnehmenden versehentlich Daten in der Spalte männlich eingetragen werden. Ebenso erscheint beispielsweise eine meldung, wenn die Eingabe unvollständig ist. n diesem Sinne erscheinen nach der ersten Eingabe auf der Seite solange meldungen, bis auf der jeweiligen TN-Seite alle Daten komplett eingegeben wurden. n der Konsequenz empfiehlt es sich die Seite von oben nach unten auszufüllen. Zu Beginn der Eingabe müssen auf jeder Seite in der Spalte D Eintrittsdatum, Austrittsdatum und Geburtsdatum der jeweiligen Teilnehmenden eingetragen werden. Austrittsdatum liegt vor dem Eintrittsdatum Teilnahmestatus Ab dem Teilnahmestatus müssen die Daten in den Spalten männlich oder weiblich eingegeben werden und zwar immer mit einer 1, denn nur in dieser Form können vorne auf der Übersichtsseite die Daten gezählt werden. Die Eingabe legt gleichermaßen das Geschlecht fest. Zunächst wird abgefragt ob die Teilnehmenden bereits vor dem in der Maßnahme waren. Diese Angabe ist nur bei mehrjährigen Projekten und Projekten, die über einen Jahreswechsel gehen (z.b. von September bis August des Folgejahres) vorzunehmen. Die Teilnehmenden, die zwischen dem bis des Kalenderjahres in die Maßnahme eingetreten sind, werden bei der entsprechenden Position erfasst. Hierunter fallen auch Teilnehmende, die bereits an einem Vorläufer-Projekt teilgenommen haben. Das bedeutet bei einjährigen Projekten, dass alle Teilnehmenden in das Projekt eintreten, sowie spätestens bei Projektende auch austreten. Danach werden die Austritte erfasst. Zunächst die Austritte innerhalb des Kalenderjahres insgesamt, anschließend die positiven bzw. negativen Austritte. Hierunter sind ausschließlich vorzeitige Austritte anzugeben, also wenn die Maßnahme nicht bis zum vorgesehenen Ende besucht wurde. Die Summe der beiden letzten Angaben muss nicht der Summe der Austritte insgesamt entsprechen. Als positiver Austritt gilt ausschließlich die Aufnahme einer Beschäftigung, Ausbildung oder selbständigen Tätigkeit. bei gleichzeitiger Eingabe von positiven und negativen Austritt gleichzeitige Eingabe bei Eintritt und Bestand Neben den weiteren Erfolgsindikatoren (Prüfungen, Zertifikate, etc.) hat EPM noch zusätzlich die Eingabe der TN-Stunden aufgenommen. Diese Angaben werden für das Monitoring und für die Vorlage zum Sachbericht nicht benötigt, können aber für den ausführlichen Teil des Sachberichtes verwendet werden. Ein qualifiziertes Zertifikat wird in der Regel auf dem Arbeitsmarkt anerkannt und verbessert das Qualifikationsprofil der Teilnehmenden (z.b. Staplerschein). Eine Teilnahmebescheinigung bestätigt lediglich die Teilnahme an der Maßnahme. Bei mehrjährigen oder unterjährigen Projekten ist darauf zu achten, dass die Eintritte mit den Angaben zu den Outputindikatoren im Sachbericht übereinstimmen. Bei Angabe der Outputindikatoren kommt es darauf an, wie viele Teilnehmende in den Maßnahmen neu erreicht wurden. Teilnehmende aus Vorjahren sind hier nicht noch einmal neu anzugeben. Näheres ist der Trägerinformation für die Teilnehmerstatistik des Ministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren zu entnehmen. Diese kann auf der Seite der ifh2@-anwendung unter Downloads eingesehen werden. 2/5

3 Alter der Teilnehmenden n Absprache mit der L-Bank wird das Alter der Teilnehmenden zu Beginn der Maßnahme eingetragen. Zur Unterstützung bei der Eingabe errechnet sich im grauen Bereich (Spalte ; Zeile 37) das Alter der Teilnehmenden aus dem Geburtsdatum und Eintrittsdatum. bei mehreren Altersangaben Bevölkerungsgruppen An dieser Stelle wird neben der Zugehörigkeit zu einer Minderheit und einer eventuell vorliegenden Behinderung auch der Migrationshintergrund abgefragt. Wichtig dabei ist, dass hier nicht mehr ein deutscher Pass ausschlaggebend ist, sondern tatsächlich der Migrationshintergrund gilt, sofern die Teilnehmenden selbst oder deren Eltern eingewandert oder ausländischer Herkunft sind. Dabei ist zu beachten, dass die Angaben zum Migrationshintergrund oder der Zugehörigkeit zu einer Minderheit sich gegenseitig ausschließen. Als Menschen mit anerkannter Behinderung gelten Personen, die einen Behindertenausweis bzw. einen Feststellungsbescheid mit Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 20 Prozent haben. entweder Minderheit oder Migrationshintergrund Erwerbsstatus Beim Erwerbsstatus wird abgefragt, was die Teilnehmenden vor bzw. außerhalb des ESF-Projekts machen und somit wird zwischen erwerbstätig und arbeitslos unterschieden. Arbeitslose Teilnehmende Als arbeitslos gelten nur die Teilnehmenden, die Leistungen aus dem SGB oder SGB beziehen oder registriert sind. Teilnehmende, die ALG und aufstockend ALG erhalten, werden der Rubrik SGB zugeordnet, da eine doppelte Zuordnung in der ifh2@-anwendung nicht möglich ist. Wichtig an dieser Stelle ist, dass bei arbeitslosen Teilnehmenden immer zwei Angaben erforderlich sind nämlich die Dauer der Arbeitslosigkeit und die Zuordnung. Bezüglich der Dauer der Arbeitslosigkeit ist die Einschätzung der Teilnehmenden ausreichend. Teilnehmende, die erwerbstätig sind, aber ergänzend SGB beziehen sind hier nicht einzutragen sondern bei den erwerbstätigen Teilnehmenden zu erfassen. fehlende Angabe bei Dauer oder Zuordnung zu viele Angaben, z.b. SGB und SGB Erwerbstätige Teilnehmende All diejenigen Teilnehmenden, die zwar erwerbslos aber nicht arbeitslos gemeldet sind (z.b. im Haushalt tätige, Jugendliche, die derzeit nicht auf einer Schule sind), werden bei nicht erwerbstätig eingeordnet. Eingabe bei arbeitslos und erwerbstätig bzw. nicht erwerbstätig mehrere Angaben bei erwerbstätig 3/5

4 01/2012 V1.0 Bildungsstand Mehrfachnennungen An dieser Stelle muss eingetragen werden, was die Teilnehmenden bislang alles erreicht haben bzw. was sie derzeit machen. Damit muss der gesamte Bildungsverlauf abgebildet werden. n diesem Sinne können hier mehrere Angaben gemacht werden. Beispiel: Eine Teilnehmerin hat ein Berufsvorbereitungsjahr und den Hauptschulabschluss erreicht und befindet sich derzeit in der Ausbildung dies ergibt somit drei Angaben. Bei diesen Mehrfachnennungen und den damit einhergehenden vielfältigsten Konstellationen war es nicht möglich Plausibilitätsprüfungen aufzunehmen. Lediglich die Eingabe des falschen Geschlechts erzeugt eine meldung. Dennoch sollte auf plausible und vollständige Eingaben geachtet werden. Eingabe fehlt mindestens eine Angabe ist notwendig! Bildungsstand Einfachnennung n diesem Abschnitt des Tools ist nur eine Eingabe möglich! Abgefragt wird, an welcher Stelle des Werdegangs sich die Teilnehmenden während des ESF-Projekts befinden. Wichtig dabei ist, dass ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen Erwerbsstatus und Bildungsstand besteht und somit vielfältige Plausibilitätsprüfungen und meldungen möglich sind. Beispiel: Eine Teilnehmerin hat das Abitur und macht derzeit eine Ausbildung. Bei Erwerbsstatus muss demnach Auszubildende eingetragen sein und an dieser Stelle Teilnehmende macht derzeit eine Ausbildung. Eine Teilnehmerin hat Abitur und eine Lehre absolviert. Sie ist derzeit arbeitslos. Als Einfachnennung muss Teilnehmende mit Berufsabschluss Lehre eingetragen werden. die Eingabe Erwerbsstatus und Bildungsstand passen nicht zueinander mehrere Eingaben Projektbezogene trägerinterne ndikatoren An dieser Stelle können weitere trägerinterne ndikatoren erhoben werden. Diese individuellen zusätzlichen ndikatoren werden in der ifh2@-anwendung nicht abgefragt, sondern können für die Überprüfung weiterer eigener ndikatoren verwendet werden, die zuvor im Antrag festgelegt wurden. Beispielsweise könnte an dieser Stelle erhoben werden, welche Erfolge bei Teilnehmenden erreicht wurden, die eine Arbeitsgelegenheit vollständig absolviert haben Aufnahme einer Beschäftigung, Ausbildung, weiterführende Schule, Existenzgründung, andere Maßnahme, unversorgt, etc. Wichtig: diese zusätzlichen ndikatoren werden in der Spalte B auf der Übersicht einmalig eingetragen. Die Angaben werden damit automatisch auf alle anderen Seiten übertragen. Eine meldung erscheint nur, wenn die eingetragen wird. 4/5

5 Kooperationsprojekte und Projekte mit vielen Teilnehmenden n der Praxis gibt es neben Kooperationsprojekten auch Projekte, die hohe Teilnehmendenzahlen aufweisen. Für beide reicht ein Tool zur Datenerhebung nicht aus. Bei Kooperationsprojekten macht es Sinn, wenn jedes Teilprojekt ein eigenes Tool erstellt. Für Projekte mit hohen Teilnehmendenzahlen empfiehlt EPM mehrere Tools zu erstellen, um die Dateigröße in Maßen zu halten. Wenn verschiedene Tools erstellt werden, müssen diese wiederum zusammengeführt und die Daten addiert werden. Für diese Fälle hat EPM ein weiteres Tool Addition erarbeitet. Bearbeitungsanleitung Tool Zusammenfassung Zur Addition verschiedener Tools müssen die jeweiligen Übersichtsseiten in das Tool Addition kopiert werden. Wichtig dabei ist, dass die Übersichtsseiten zwischen den beiden vorhandenen Seiten erste Seite und letzte Seite eingefügt werden. Dies ist unbedingt notwendig, damit die Formeln auf der Additionsseite funktionieren! Anleitung: Öffnen Sie die Datei Tool Addition und eine Datei mit erhobenen TN-Daten. Wenn Sie sich auf der Übersichtsseite der Teilnehmenden-Daten befinden, klicken Sie Bearbeiten Blatt verschieben/kopieren an. (Bitte beachten Sie bei Office 2007: Den Befehl Blatt verschieben/kopieren finden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen über das Sammelsymbol Format.) Es öffnet sich ein kleines neues Fenster mit dem Text Ausgewählte Blätter verschieben. Wählen Sie danach unter zur Mappe: das Tool Addition aus. Darunter müssen Sie bei Einfügen vor die Seite letzte Seite markieren. Zusätzlich müssen Sie das Kästchen Kopie erstellen anklicken! n dieser Form müssen alle Übersichtsseiten in das Tool Addition eingefügt werden und zwar immer zwischen die bestehenden Seiten. Wenn die Seiten richtig eingefügt wurden, erscheinen auf der Seite Addition die kumulierten Daten aller TN-Tools. Danach können Sie die beiden Seiten erste und letzte Seite löschen. Aus technischen Gründen müssen danach noch oben die Angaben Projektnummer, Kontonummer, Träger und Projekt manuell auf der Seite Addition eingetragen werden. Falls Sie ganz unten projektbezogene eigene ndikatoren erhoben haben, müssen diese ndikatoren ebenso manuell auf der Seite Addition eingetragen werden. Damit ist das Zusammenführen der Monitoring-Daten komplett beendet. 5/5