Ganzheitliches Projektmanagement

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1 Ganzheitliches Projektmanagement Kar! Pfetzing. Adolf Rohde ~ bwbeit<t, Auflag' Versus. Zürich

2 Inhaltsverzeichnis Einführung 17 1 Grundlagen Projektmanagement Bedeutung des Projektmanagements Projektdefinition Projektarten 25 1.).1 Anlagenbauprojekte/Bauprojekte Outsourci ng-projekte Forschungsprojekte Organisationsprojekte Kulturveränderungsprojekte Changemanagement in Projekten Aufbaustrukturen und Prozesse in Projekten Projektstrategie Projektkultur Projektstruktur Initiative Start Planung Ausführung - Arbeitspakete erledigen Diagnose und Steuerung Führung und Zusammenarbeit - Motivation und Akzeptanz fördern Abschluss Projektmanagement - Modelle ibo-projektmanagement-modell Das Projektmanagement-Prozessmodell des PMI Wissensgebiete der IPMA Competence Baseline (ICB 3.0) Erfolgsfaktoren im Projektmanagement Beispiele von Projektruinen Mängel in der Projektarbeit Erfolgsfaktoren in den Projektmanagementfunktionen 50 2 Projektaufbauorganisation Gestaltungsprinzipien Projektbeteiligte 51

3 2 3 Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung wichtiger 3 5 Rollen im Projekt Projektleiter Projektm itarbeiter Lenkungsausschuss/Entscheidungsgremium Auftraggeber Antragsteller Bewilligungsgremium Sponsor Projektmanagementoffice Vorstand (Geschäftsleitung) Funktional Beteiligte/Fachbeauftragte Leitung IT/Organisation, Forschung und Entwicklung, Betriebstechnik Fach bereichsleitung Fach bereich skoordinatoren Benutzervertreter Externe Berater/Spezialisten Aufbauformen Stabs- oder Einfluss-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Reine Projektorganisation Projektorientierte Teilbereiche Projektorganisation bei großen Projekten Multiprojektmanagement Grundlagen des Multiprojektmanagements Typische Schwierigkeiten des Multiprojektmanagements Funktionen des Multiprojektmanagements Multiprojektmanagement-Modell (Multiprojekt-)initiative im Überblick Projektentstehung Initiatoren und Anlässe Prozessmanagement Produktmanagement Systemmanagement Projektanträge Projektarten und -klassen 84

4 Prüfung von Vorhaben Strategie und Leitbild Balanced Scorecard Strategiebezug von Vorhaben Muss-Projekte Strategiebeitrag von Projektportfolios Projekterfotgskriterien Erfolgsfaktor: Fähigkeit zur Projektdurchführung Erfolgsfaktor: Wille zur Projektdurchführung Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Projektideen Priorisierung von Anträgen Priorisierungsverfahren (Überblick) Quantitative ABC-Analyse Qualitative ABC-Analyse (oder Nutzwertanalyse) Priorisierungstabelle 2-dimensionale Portfolio-Analyse 3-dimensionale Portfolio-Analyse Abhängigkeiten von Projekten Übergreifende Einsatzmittelplanung Anfrage von Einsatzmitteln für Projekte Techniken der übergreifenden Einsatzmittelplanung Engpassorientierte Einsatzmittelplanung Entscheidung über Projekte Verkaufen der Projektidee Sitzungen des Bewilligungsgremiums Planung, Diagnose und Steuerung des Projektportfolios Planung des Projektportfolios Verrechnung von Projektleistungen Multiprojektberichtswesen Veränderungen im Projektportfolio Steuerungsmaßnahmen in Multiprojektsituationen Projektstart Auftragsabstimmungsprozess (Überblick) Projektauftrag Inhalte Beispiel für das Projekt: "Call-Center für den Kundenservice"

5 4.2.3 Abstimmung mit dem Auftraggeber 4 3 Auswahl des Projektleiters 4-4 Zusammenstellung des Projektteams 4 5 Widerstände 4. 6 Partizipation 4 7 Projektmarketing 4.8 Kick off-meeting 4 9 Erste Projektsitzung Teamentwicklungsprozess 5 Projektplanung 5. 1 Grundlagen der Planung Stellenwert und Prinzipien Planungstiefe Planungsprozess Ziele und Einordnung der Methode 5.2 Vorgehensmodelle Prinzipien und Überblick Phasenorientierte Vorgehensmodelle Allgemeines Vorgehensmodell Projektphasen Planungszyklus Varianten zum Standardvorgehen Das V-Modell Das Spiralmodell Objektorientiertes Vorgehen 5 3 System planen Grundbegriffe und Schritte des Systemdenkens Anwenden des Systemdenkens auf Projekte Systemgrenze bestimmen Einflussgrößen ermitteln ) Unter- und Teilsysteme abgrenzen 5 4 Ziele definieren Bedeutung von Zielen in Projekten Anforderungen an Ziele Zielfindungsprozess Stakeholder-Analyse Anforderungen formulieren

6 Anforderungen klassifizieren Kano-Analyse Beziehung zwischen Anforderungen und Projektzielen Projektstrukturplan Zweck von Strukturplänen Aufbau eines Projektstrukurplanes Gliederungsprinzipien und Codierung Phasen- oder ablauforientierter Strukturplan für ein Organisationsprojekt Objektorientierter Strukturplan für ein technisches Projekt Funktions- oder verrichtungsorientierter Strukturplan für ein Bauprojekt Codierung Ablauf der Strukturierung Die PRAKTIKER-Prinzipien des Projektstrukturplanes Tabellarische Darstellung des Projektstrukturplanes Vorgehen im Team Die Schritte nach dem Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplanung Arbeitspakete detaillieren Reihenfolge der Arbeitspakete ermitteln Zeitdauer schätzen Kritischen Weg ermitteln Netzpläne Balkenplan Optimierung der Ablauf- und Terminplanung Critical Chain Einsatzmittelplanung Einsatzm ittelarten Personalein satzplanung Personalvorrat Errechnen des Bedarfs - Aufwandsschätzung Gegenüberstellen von Bedarf und Vorrat Optimieren der Personalauslastung Sachmitteleinsatzplanung Beschaffung Personalbeschaffung

7 Beschaffung von Material und Sachmitteln Kosten- und Finanzmittelplanung Grundlagen der Kostenptanung Kostenarten Schritte der Kostenplanung Struktur der Projektkosten Projektkosten und Budgetierung im zeitlichen Verlauf Finanzmittetplanung Vergabe der Arbeitspakete Beschreibung der Arbeitspakete (Formular) Erste Arbeitssitzung im Projekt Motivation im Team Projektdiagnose und -steuerung Grundlagen und Themenüberblick Der Regelkreis Inhalte der Projektdiagnose Der Projektüberwachungszyklus Beziehung zur Führung Führungsarbeit im Projektverlauf Führungsgrundlagen Menschenbilder und Einstellungen Situativ angemessenes Führungsverhalten Die Führung des Projektteams Organisation der Ist-Datenerfassung Termin-/Ablaufmeldung Kostenerfassungsbeleg Prozessfragebogen Beurteilen der Ergebnisqualität Tests und Abnahmen Diagnose des Projektstatus Überblick Diagnose der Arbeitspaketergebnisse (Arbeitsfortschritt) Aktivitäten bericht Fertigstellungsgrad von Arbeitspaketen Bewertung des Gesamtfortschrittes Bewertung des Fortschritts in Ir-Projekten (DART-Prinzip) Prognose des Arbeitsfortschrittes 313

8 Earned-Value-Analyse Termine, Meilensteine Terminliste Balkendiagramme Netzpläne Meilensteintrendanalyse Terminüberwachung nach Critical Chain Kostenüberwachung Kostenstrukturanalysen Kostenvergleich nach Kostenarten Kostenprognosen Verfügbarkeit von Einsatzmitteln Verfügbarkeitstabelle Belastungsdiagramm Darstellung von Teamprozessen im Projekt Ursachen und Zusammenhänge klären Ishikawa-Diagramm Mind-Maps Ursachen-Wirkungs-Netzwerke Gesprächsführung zur Diagnose und Steuerung Grundlagen der Kommunikation Feedback als Lernchance Mitarbeiterzentrierte Gesprächsführung Gespräch svorbereitung Gesprächsdurchführung - ein Phasenkonzept Grundhaltung im Mitarbeitergespräch Kritikgespräch Konfliktmanagement Im Teufelskreis von Konflikten Möglichkeiten zur Reduzierung von Konfliktpotenzialen Konfliktbearbeitung Konfliktgespräche Risikomanagement Grundlagen des Risikomanagements Risiken identifizieren Risiken einschätzen Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken Tragweite von Risiken 359

9 Risiken des Projektes Ca li-center für den Kundenservice Risiken priorisieren Indikatoren finden und Frühwarnsystem einrichten Ursachen finden und gewichten Risiken absichern Risiken überwachen Risikoeintritt managen 6.7 Informationsmanagement im Projekt Typische Mängel im Projektinformationssystem Gestaltung des Informationssystems Adressaten ermitteln Unternehmensweite Regelungen zur Projektinformation Projektbezogene Regelungen Kommunikationsformen im Projekt Projektberichte Gestaltung Berichtsarten Berichtsinhalte Dokumentation Ziele und Bedeutung für die Projektarbeit Dokumente und Regeln zur Ablage Ablagestrukturen - Projekt-Logbuch 6.8 Konfigurations- und Änderungsmanagement Rahmenänderungen Änderungsverfahren Inhaltliche Änderungen - Konfigurationsmanagement Aufgaben und Kompetenzen bei Änderungen 6 9 Wirksame Projektsteuerung Steuerungsmaßnahmen Maßnahmenverfolgung Eskalation Umgang mit Macht und Hierarchie Sitzungen des Lenkungsausschusses 6.10 Vertragsmanagement Entstehung eines Vertrages Ve rtragsi nhalte Lieferungen und Leistungen

10 Kommerzielle Vereinbarungen Juristischer Teil Vertragsarten und Formen Nachforderungsmanagement (Claim-Management) Verhandlungen im Projekt Internationale Zusammenarbeit Projektabschluss Aktivitäten im Überblick Lernen aus Projekterfahrungen Abschlussbesprechung planen und durchführen Abschlussbericht Projektreferenzen Projektbewertung Weiterentwicklung des Projektmanagements 437 Bestandteile eines Projektmanagement-Systems 437 Beurteilung eines Projektmanagement-Systems 440 Kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagement- Systems 445 Einführung eines Projektmanagement-Systems 446 Ziele einer Projektmanagement-Einführung 447 Widerstände gegenüber Projektmanagement-Systemen 447 Typischer Projektstrukturplan 448 Einführungsplan 449 Inhalte eines Projektmanagement-Handbuches 452 Ir-Einsatz im Projektmanagement 454 Einsatzmöglichkeiten im Überblick 454 IT-Einsatz nach Projektarten 456 Typische Probleme beim IT-Einsatz im Projektmanagement 456 Trends beim Einsatz von Projektmanagement-Software 457 Evaluation von Projektmanagement-Software 458 Personalentwicklung für Projektpersonal 460 Ziele 460 Personelle Besetzung von Projekten 460 Anforderungsprofile für Rollen in Projekten 462 Leistungsbeurteilung 463 Qualifizierungs- und AusbIldungskonzepte 463

11 8.7 6 Laufbahnen in Projekt und Linie Zertifizierung von Projektleitern Die Zertifizierungsverfahren der IPMA Zertifizierung des Projekt Management Institutes (PMI) Weitere Projektmanagementzertifikate nach PMI Vorteile von Projektmanagement-Zertifikaten Anhang 471 Glossar 479 literaturvel2eichnis 481 Stichwortvel2eichnis 485