Informationen organisieren, aber richtig! Marc Hofer: Bern 26. Juni 2014

Transkript

1 Informationen organisieren, aber richtig! Marc Hofer: Bern 26. Juni 2014

2 Vorstellung: Dr. Marc Hofer Information Manager Stadtarchivar von Olten Inhaber ArchiVentis

3 Was ist GEVER? GEVER ist Organisation der Aktenführung GEVER ist nicht technische Infrastruktur Hardware oder Software Hier geht es nicht um die betriebliche Organisation (die ist auch wichtig!) Es geht um die Organisation der Information selber!

4 Informationen richtig ordnen! Jedes Ding an seinem Ort, Erspart viel Müh und böse Wort!

5 Logistik der Information Logistik heisst: das richtige Ding zur richtigen Zeit am richtigen Ort Das gilt besonders für alle geschäftsrelevanten Informationen

6 Logistik der Information Information so organisieren, dass sie wieder auffindbar ist Den Pfad beschreiben, der uns zur gesuchten Information führt

7 Informationsbergwerk

8 Einstieg ins Informationsbergwerk:

9 Und so könnte es auf Ihrem Bildschirm aussehen:

10 Welches Ordnungsprinzip? Wie bauen wir die Hauptgänge Seitenstollen Querverbindungen? Oder: nach welchen Kriterien werden die Geschäfte beschrieben und zusammengefasst?

11 Welches Ordnungsprinzip? Unbestrittene Basis ist das Geschäft Alle Unterlagen pro Geschäft = 1 Dossier

12 Welches Ordnungsprinzip? Aus dem Geschäftsprinzip ergibt sich Die Orientierung an den Aufgaben Das Ordnungssystem ist ein Katalog der Aufgaben und fasst die Aufgaben auf höherer Ebene zusammen

13 Welches Ordnungsprinzip? Wie sollen die Aufgaben zusammengefasst werden? Je nach Sichtweise ergeben sich unterschiedliche Ordnungen

14 Welches Ordnungsprinzip? 3 Sichtweisen: 1. Politik: Katalog der Politikbereiche 2. Management: Modell der Geschäftsprozesse 3. Finanzen, New Public Management: Inventar der Leistungen

15 Ordnungsprinzip Politik 1. Kein verbindlicher Katalog der Politikbereiche 2. Politikbereiche / Politiken können sich überschneiden

16 Ordnungsprinzip Management

17 Ordnungsprinzip Management 1. Ideal für die betriebliche Führung 2. Verwaltung als Produktionsprozess 3. Standard: St. Galler Management-Modell

18 Ordnungsprinzip Finanzen/NPM 1. Orientiert am Output/Outcom 2. Welche Leistungen erbringt die Verwaltung? 3. Wohin gehen die Steuergelder? 4. Standard: Rechnungsmodell: HRM2

19 Welches Ordnungsprinzip? Alle sind richtig Keines ist richtig Lassen sich verschiedene Prinzipien verbinden?

20 Welches Ordnungsprinzip? Verbindung des Managementmodells mit dem Leistungskatalog Neuer Standard: ech-0145

21 Welches Ordnungsprinzip? ech Verbindung des Managementmodells mit dem Leistungskatalog Neuer Standard: ech-0145

22 Welches Ordnungsprinzip? Kernaufgaben nach HRM2 1. Verbindung des Managementmodells mit dem Leistungskatalog Neuer Standard: ech-0145

23 Fusion der Ordnungssysteme Einfach ein Ordnungssystem auf das andere legen, funktioniert nicht. Mehrdeutige Positionen Falsche Zuordnungen der Unterlagen!

24 Integriertes Ordnungssystem 219 Obligatorische Schule (gemäss HRM2) 219-A1 Schulkommission 219-A2 Schulleitung 219-B1 Klasseneinteilung 219-B2 Unterricht 219-C1 Lehreranstellung 219-C2 Schulgebäude

25 Integriertes Ordnungssystem 219 Obligatorische Schule (gemäss HRM2) 219-A1 Schulkommission 219-A2 Schulleitung 219-B1 Klasseneinteilung 219-B2 Unterricht 219-C1 Lehreranstellung 219-C2 Schulgebäude Führungsaufgaben

26 Integriertes Ordnungssystem 219 Obligatorische Schule (gemäss HRM2) 219-A1 Schulkommission 219-A2 Schulleitung 219-B1 Klasseneinteilung 219-B2 Unterricht 219-C1 Lehreranstellung 219-C2 Schulgebäude Kernaufgaben

27 Integriertes Ordnungssystem 219 Obligatorische Schule (gemäss HRM2) 219-A1 Schulkommission 219-A2 Schulleitung 219-B1 Klasseneinteilung 219-B2 Unterricht 219-C1 Lehreranstellung 219-C2 Schulgebäude Supportaufgaben

28 Integriertes Ordnungssystem Vorteile: Leistungskatalog gemäss HRM2 Management-Sicht Politikbereiche integriert

29 Integriertes Ordnungssystem Verwendet den vertrauten Aufbau gemäss HRM2 Akzeptanz! Lässt sich in ein GEVER-System integrieren Bietet zwei Dimensionen: Leistungskatalog Management-Modell

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