COMENIUS-Regio Merkblatt zur Erstellung des Kostenplans (Antragsrunde 2009)

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1 COMENIUS-Regio Merkblatt zur Erstellung des Kostenplans (Antragsrunde 2009) Version: 1.0 vom 25. Januar 2009 Dieses Merkblatt gibt Ihnen Hinweise zur Erstellung des Kostenplans und zu den finanziellen Bestimmungen bei COMENIUS-Regio für die Antragsrunde Der EU-Zuschuss bei COMENIUS-Regio setzt sich zusammen aus einer Pauschale für Mobilitäten, die abhängig ist von der Anzahl der gewählten Mindestmobilitäten und der Entfernung zwischen den beiden Partnerregionen. Die Pauschalsätze können von Staat zu Staat variieren (siehe Tabelle G des Antragsformulars). Für deutsche Antragsteller gelten die in der Tabelle aufgelisteten Pauschalsätze für Deutschland. einem Betrag bis maximal für zusätzliche Projektkosten auf der Basis realer Kosten. Sollte der gesamte EU-Zuschuss (Mobilitätspauschale + zusätzliche Kosten) mehr als betragen, ist ein Eigenbeitrag in Höhe von mindestens 25% der zusätzlichen Projektkosten nachzuweisen. Für die Beantragung und Abrechnung der zusätzlichen Projektkosten gelten im Wesentlichen die Regelungen für Zentrale Maßnahmen, die in Abschnitt 4.E. und 4.F. des EU-Leitfadens für Antragsteller aufgeführt sind (Link auf der PAD-Website im Bereich COMENIUS / Ausschreibung 2009). Besonderheiten und Ausnahmen bei COMENIUS-Regio werden in diesem Merkblatt erläutert. Der Zuschuss kann sich nur auf Kosten beziehen, die im Zusammenhang mit dem Projekt entstehen und für dessen Durchführung notwendig sind. Grundsätzlich sollte im Antrag ein nachvollziehbarer Zusammenhang zwischen Projektaktivitäten und Kosten erkennbar sein. Falls Sie keinen oder im Verhältnis zu den geplanten Aktivitäten nur geringen Zuschuss für Projektkosten außer Mobilitäten beantragen, weil Sie geplante Aktivitäten / Ausgaben aus anderen Mitteln finanzieren können, erläutern Sie dies bitte kurz im Antrag. Das allgemeine Kosten-Nutzen- Verhältnis ist eine Kategorie, die von den externen Begutachtern bei der Qualitätsprüfung bewertet wird (maximal 5 von insgesamt 100 Punkten).

2 Personalkosten sind bei COMENIUS-Regio nicht zuschussfähig; falls erforderlich, können sie aber als Eigenbeitrag angesetzt werden. Die in Abschnitt 4.F des EU-Leitfadens für Antragsteller erwähnten "Indirekten Kosten" sind ebenfalls für COMENIUS-Regio nicht relevant (Kommunikationskosten wie z.b. Portokosten und Papier für Einladungen zu Konferenzen können aber unter "Sonstige Kosten" angesetzt werden). Es gibt keine geschlossene Liste von zuschussfähigen Kosten; beachten Sie aber bitte die Auflistung der nicht-zuschussfähigen Kosten in Teil 4.F des EU-Leitfadens für Antragsteller. Als zusätzliche Projektkosten kommen bei COMENIUS-Regio nur Ausgaben in den folgenden drei Kategorien in Frage: Untervertragskosten (z.b. Übersetzungskosten für Konferenzdokumentation und Trainingsmaterialien, Druckkosten etc.). Die Kosten in dieser Kategorie dürfen maximal 30% der gesamten Projektkosten (EU-Zuschuss + ggf. Eigenbeitrag) ausmachen. Ausrüstungskosten (z.b. Digitalkamera zur Dokumentation von Projektaktivitäten, Beamer für Veranstaltungen etc.). Ausrüstungskosten dürfen nicht mehr als 10% der gesamten Projektkosten (EU-Zuschuss + ggf. Eigenbeitrag) ausmachen. Ausrüstungsgegenstände müssen entsprechend den im jeweiligen Staat bzw. für die jeweilige Einrichtung geltenden Regeln abgeschrieben werden. In Deutschland sind Ausrüstungsgegenstände i.d.r. ab 150 (netto) abzuschreiben. Beispiel Ein Beamer zum Preis von 2250 soll bei Projektbeginn angeschafft und für die gesamte Projektlaufzeit (24 Monate) für das Projekt genutzt werden. Bei einer Abschreibungsdauer von beispielsweise 36 Monaten kann der EU-Zuschuss, der in die entsprechende Zeil des Antragsformulars einzufüllen ist, 2/3 der Kosten betragen (24 von 36 Monaten), also Wenn der Beamer dann 2 Monate später angeschafft wurde als ursprünglich vorgesehen, können bei Abrechnung nur 22 von 36 Monaten als Berechnungsgrundlage angesetzt werden. Wenn der Beamer nur zu 50% für Projektaktivitäten eingesetzt wird, muss der Zuschuss entsprechend reduziert werden. Sonstige Kosten, zum Beispiel: Material / Bilderrahmen für Ausstellung, Anmietung von Konferenzräumen, Honorar- und Reisekosten für externe Referenten bei Veranstaltungen, Kauf von Informationsmaterialien etc., Porto- und Materialkosten für Einladungen zu Veranstaltungen etc. Eigenbeitrag (Kofinanzierung) Falls der von Ihnen beantragte EU-Zuschuss (Mobilitätspauschale + zusätzliche Projektkosten) über liegt, müssen Sie im Antrag einen Eigenbeitrag im Höhe von mindestens 25% der Seite 2 von 6

3 zusätzlichen Projektkosten (d.h: EU-Zuschuss ohne die Mobilitätspauschale) angeben. Als Eigenbeitrag sind unter anderem anrechenbar: Personalkosten, Raummiete, Reisekosten für zusätzliche Mobilitäten. Alle Kosten, die als Eigenbeitrag angegeben werden, müssen bei der Abrechnung nachweisbar sein Personalkosten: Bei der Antragstellung sind für Personalkosten die Anzahl der Arbeitstage und die annähernden Kosten pro Arbeitstag anzugeben. Die Angaben sollten auf realen Kosten beruhen und dürfen die maximalen Tagesätze für Personalkosten in Abschnitt 4.F des EU-Leitfadens für Antragsteller nicht überschreiten. Raummiete für Veranstaltungen ist dann als Eigenbeitrag ansetzbar, wenn tatsächlich Kosten anfallen (z.b. Sicherheitspersonal, Reinigung etc.) oder die Räume i.d.r. für Dritte gegen Miete zur Verfügung stehen (Nachweis durch allgemeine Preisliste o.ä.). Mobilitäten, die zusätzlich zu den durch die EU-Pauschale abgedeckten Mobilitäten durchgeführt werden, können als Eigenbeitrag angegeben werden (Fahrtkosten auf der Basis realer Kosten, Aufenthaltskosten auf der Basis realer Kosten oder der in der Einrichtung gültigen Tagessätze, siehe EU-Leitfaden für Antragsteller). Falls das Projekt zustande kommt, ist die jeweilige antragstellende Einrichtung / Schulverwaltungsbehörde für die Verwaltung und Abrechnung der gewährten EU-Zuschüsse zuständig. Wenn einem der beteiligten Partner (z.b. einer Schule oder einer außerschulischen Einrichtung) Kosten entstehen, sind diese von der Schulverwaltungsbehörde direkt zu begleichen. Nur in Ausnahmefällen kann das Geld gegen Quittung an den betreffenden Partner ausgezahlt werden. Die Zuschüsse, die als zusätzliche Projektkosten gewährt wurden, werden auf der Basis tatsächlich entstandener Kosten nach Abschluss des Projekts abgerechnet. Die Kosten müssen nachweisbar und während der Vertragslaufzeit entstanden sein. Die Mobilitätspauschale wird dagegen unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten in voller Höhe gewährt, sofern die erforderliche Mindestzahl von Mobilitäten stattgefunden hat. Genaue Angaben und Erläuterungen zur Abrechnung werden beim Zustandekommen der Partnerschaft mit den Vertragsunterlagen versandt. Für die Erstellung Ihres Kostenplans im Antragsformular (Abschnitt E.2 und E.3) können Sie als Berechnungshilfe eine Excel-Tabelle (in englischer Sprache) benutzen, die die EU- Kommission zur Verfügung gestellt hat und die Sie auf unserer Website finden ( => Antragsformulare / COMENIUS-Regio). Bitte lesen Sie die einführenden Informationen auf Blatt 1 des Excel-Dokuments, bevor Sie Eintragungen vornehmen. Seite 3 von 6

4 Fiktives Beispiel für einen Kostenplan im Antragsformular Pauschalsumme für Mobilitäten: Kosten in den anderen Kategorien sollten aufgeschlüsselt werden. Bei dem Beispiel handelt es sich um ein Projekt im Bereich Kunsterziehung, das in Zusammenarbeit mit einem Museum durchgeführt wird. Es sind hier nur die Kosten für Partnerregion 1 aufgeführt. Seite 4 von 6

5 Zusammenfassung in Teil E.3 des Antragsformulars: Seite 5 von 6

6 In diesem fiktiven Fall könnte die Beschreibung der Kofinanzierung von Partnerregion 1 beispielsweise folgendermaßen aussehen: *** Fragen und Antworten zu den finanziellen Regelungen bei COMENIUS-Regio finden Sie auch in der FAQ-Liste auf unserer Website im Bereich COMENIUS-Regio. Bei darüber hinausgehenden Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: Allgemein: Tel Für die Bundesländer Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Thüringen: Tel Für die Bundesländer Bremen, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Schleswig-Holstein: Tel *** Seite 6 von 6

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