Fax SMS Voic mit Outlook

Transkript

1 Bedienungsanleitung Fax SMS Voic mit Outlook O u t l o o k

2 FAX Mit der Fax-Integration können Sie: - persönliche Faxe in Ihrem Outook - Posteingang empfangen - Faxe aus öffentlichen Ordnern abrufen - Faxe aus Outlook versenden - Faxe aus anderen Applikationen versenden Hinweis: Technische Voraussetzung für die Funktion Fax/SMS Versand mit Outlook ist, dass Sie eine persönliche Fax-Nummer haben. Ihre persönliche Fax-Nummer wird durch die Abteilung IT vergeben. 98 (XXXX) Ihre Telefonnummer bei 4 stelliger Telefonnummer 911 (XXX) Ihre Telefonnummer bei 3 stelliger Telefonnummer Wissenwertes: Unabhängig von der Fax-Integration in Outlook können Sie generell Dokumente an den Multifunktionsgeräten (Drucker/Kopierer/Scanner) einscannen und aus Outlook versenden. 1. Faxe empfangen: An Ihre persönliche Faxnummer versendete Faxe werden als mit PDF-Datei im Anhang zugestellt, entweder persönliche Faxe in Ihrem Outlook-Posteingang oder allgemeine Faxe in vordefinierten öffentlichen Ordnern. Generell ist eine PDF-Vorschau möglich! 2. Faxe versenden: 2.1 Aus den Outlook-Kontakten: Einen Outlook-Kontakt auswählen und rechte Maustaste drücken, dadurch öffnet sich das Kontextmenü. Den Menüpunkt Neues Fax auswählen. Dadurch öffnet sich das Outlook-Nachrichten- Fenster. Über Datei anfügen kann jede PDF-Datei angehängt werden und anschließend als neue Fax- Nachricht über den Button Senden versendet werden Bedienungsanleitung Fax-SMS-Voice.docx-Voice 2 von 7

3 2.2 Faxe aus anderen Applikation versenden: Sie haben eine Datei erstellt (z.b. ein WORD-Dokument) und nun können direkt eine neue Fax- Nachricht erstellen und versenden: Schaltfläche Office > Senden > PDF- -Anlage > auswählen: Es öffnet sich die Outlook-Maske Neue Im Feld An bitte den Empfänger eintragen: Wählen Sie aus den Kontakten die entsprechende Faxrufnummer aus, anschließend den Button Senden drücken. Nach dem Versenden einer Fax-Nachricht erhalten Sie eine Bestätigungs- als Nachweis, dass das Fax versendet wurde oder nicht. Oder Feld An die Empfängernummer direkt eintragen: Danach auf den Reiter Optionen Faxoptionen öffnen (ev. Auswahl treffen) und mit ok schließen, anschließend den Button Senden drücken Bedienungsanleitung Fax-SMS-Voice.docx-Voice 3 von 7

4 2.3 Massenfax versenden: Um eine Datei an mehrere Faxnummern gleichzeitig zu versenden, ist es erforderlich, dass Sie sich einen entsprechenden Verteiler mit den erforderlichen Faxnummern anlegen. In Ihren Outlook-Kontakten über Verteilerliste die entsprechenden Mitglieder auswählen und hinzufügen. Bitte beim Auswählen der Kontakte darauf achten, das Sie Faxnummern auswählen und nicht - Adressen Bedienungsanleitung Fax-SMS-Voice.docx-Voice 4 von 7

5 3. Faxabruf Bitte führen Sie folgende Schritte durch, wenn Sie ein Fax abrufen möchten (Polling). 1. Neue erstellen 2. Faxnummer eingeben 3. Menüpunkt Optionen öffnen 4. Faxoption öffnen 5. Faxabruf (Polling) auswählen 6. Bestätigung ( ok) 7. Senden Bedienungsanleitung Fax-SMS-Voice.docx-Voice 5 von 7

6 SMS Versand mit Outlook Mit der SMS-Integration können Sie SMS-Nachrichten aus Ihren Outlook-Kontakten versenden. Gewünschten Empfänger in den Outlook-Kontakt auswählen und rechte Maustaste drücken, es öffnet sich das Kontextmenü. Den Menüpunkt Neue SMS auswählen. Es öffnet sich das Outlook-Nachrichten-Fenster und eine SMS kann geschrieben und anschließend über den Button Senden verschickt werden. HINWEIS: Die Berechtigung für SMS wird durch die Abteilung IT vergeben. Die Nachrichtenlänge ist auf 160 Zeichen begrenzt, Sie erhalten während des Schreibens keine Warnmeldung beim Überschreiten dieser Grenze. Bitte lassen die Betreffzeile frei und löschen Ihre in Outlook evtl. eingerichtete Signatur aus dem Textfeld, da diese Zeichen alle zur Nachrichtenlänge gezählt werden Bedienungsanleitung Fax-SMS-Voice.docx-Voice 6 von 7

7 Voicebox (Anrufbeantworter) verwalten Sprachbox über Telefon verwalten Zugang: Wahl stellige eigene Rufnummer, oder Wahl stellige eigene Rufnummer. Die eigene Mailbox meldet sich mit einer Sprachansage über neue Nachrichten und bietet ein Menü zur Einrichtung und Verwaltung an. ( vergleichbar wie beim GSM Handy) Zur Bedienung von digitalen Telefonen, ist MFV einzuschalten! ( Menü oder Taste 9) Voicebox einschalten: Einschalten über Menü Anwesenheit > Profil 2 wählen und bestätigen. (*10*2#) Anzeige Telefondisplay: Profil Mailbox an Nach Zeit einschalten über Menü Anwesenheit > Profil 1 wählen und bestätigen. (*10*1#) Anzeige Telefondisplay: Profil Büro an Ausschalten über Menü Abwesenheit > Profil wählen: Kein Profil und bestätigen. (#10#) Die eingehenden Nachrichten werden per übermittelt und können am Telefon oder PC- Lautsprecher abgehört werden. HINWEIS: Sprachnachrichten werden wie genau wie Mails im eigenen Postfach gespeichert. Die Nachrichten des Anrufbeantworters sollten deshalb regelmäßig gelöscht werden. Nachrichten können den PC oder das Telefon aus dem Postfach gelöscht werden Bedienungsanleitung Fax-SMS-Voice.docx-Voice 7 von 7