5 TEXTE. Regeln für die Texteingabe

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1 Trotz vielfältiger Visualisierungsmöglichkeiten in Form grafischer oder multimedialer Gestaltung liegt die Hauptinformation von Präsentationen wohl meist auf der Textebene. Text findet in PowerPoint auf vier Arten seinen Weg auf die Präsentationsfolie: 1. über die Gliederung 2. über die Platzhalter der Folienlayouts 3. über direkt auf den Folien erzeugte Textfelder (freie Texte) 4. als Grafik In der Gliederung ist Texteingabe mit Folienerstellung gekoppelt: Mit dem Erzeugen einer Überschrift wird gleichzeitig die dazugehörige Folie erstellt. Text, der in dieser Ansicht eingegeben wird, erscheint je nach Gliederungsebene dann als Titel oder Aufzählungstext auf den Folien. Texteingabe und Textbearbeitung in den von den Folienlayouts zur Verfügung gestellten Platzhaltern unterscheiden sich nicht grundlegend von der in frei erstellten Textfeldern. Der Unterschied liegt vielmehr in der Verwendung: Textplatzhalter sind dazu gedacht, die Hauptinformation der Präsentation aufzunehmen (und erscheinen dementsprechend auch als Gliederungsebenen in der Gliederung). Freie Texte (in Textfeldern) hingegen dienen meist Erläuterungen und Anmerkungen zum Thema der jeweiligen Folie (und werden dementsprechend in der Gliederung nicht angezeigt). Grafischer Text so bezeichnet, weil er in Wirklichkeit ein Bild ist und also nicht mehr editiert werden kann kann aus Grafikprogrammen importiert werden. Eine Variation dazu bietet WordArt: Mit Hilfe dieses Zusatzprogramms kann eine Fülle von Schrifteffekten erzeugt werden, der Text bleibt dabei jedoch editierbar. Beide Varianten sind nur für den Einsatz als Schmuckelement oder zur Betonung einzelner Begriffe gedacht (und werden wie alle Grafikelemente in der Gliederung nicht angezeigt). Gliederung Textplatzhalter Textfelder Grafiktext WordArt Regeln für die Texteingabe Hüten Sie sich davor, dass eine Präsentation für das Publikum zu einer Leseübung wird. Folien, die mit Texten, noch dazu mit kaum leserlichen Schriftgrößen vollgeschrieben sind, ermüden das Publikum. Achten Sie darauf, nur die wesentlichen Inhalte Ihres Vortrags in aussagekräftigen Begriffen auf der Folie darzustellen. Darüber hinausgehende Erläuterungen können Sie mündlich mitteilen oder eventuell auf der Notizenseite der Folie unterbringen. Durch die Verwendung von Nummerierungen Präsentation 59

2 und Aufzählungszeichen (siehe Kapitel 5.7) erzielen Sie eine Gliederung der vorgetragenen Inhalte. Dadurch ist es für das Publikum einfacher den Roten Faden zu bewahren. 5.1 Text über die Gliederung eingeben Texteingabe über die Gliederung In der Normal-Ansicht sind am linken Rand des Programmfensters die Register Folien und Gliederung eingeblendet. Durch Aktivierung dieser Register können Sie entscheiden, ob Sie die Texte, die auf den Folien aufscheinen sollen, direkt in die Platzhalter der Folien eingeben oder ob Sie die Gliederungsübersicht verwenden, um die Text-Inhalte zu strukturieren Folienerstellung und Texteingabe mit der Gliederung Die Gliederung bietet eine von allem grafischen Ballast befreite Sicht auf Inhalt und Struktur der Präsentation. Um in der Gliederungsübersicht Folien erstellen und Text eingeben zu können: Aktivieren Sie das Register Gliederung durch Anklicken. Erweitern Sie den Gliederungsbereich, indem Sie den Rahmen des Bereichs nach rechts verschieben. Eine Gliederung besteht aus: 1. den Titeln der einzelnen Folien mit Nummerierung und Foliensymbol 2. den untergeordneten Textebenen (Textkörper) 60 Präsentation

3 In der Gliederung werden im linken Bereich die Folien erzeugt und die Texte eingegeben. Die Auswirkungen auf die Folien sind im verkleinerten rechten Bereich ersichtlich. Die Werkzeuge zur Erstellung und Bearbeitung der Gliederung stellt das Kontextmenü zur Verfügung. Sie erlauben: Höherstufen / Tieferstufen von Gliederungsebenen Verschieben von Folien und Textzeilen schrittweise nach vorne / nach hinten Ausblenden / Einblenden untergeordneter Gliederungsebenen Umschalten zwischen Anzeige der Folientitel mit und ohne Textkörper Anzeigen / Ausschalten der Zeichenformatierung in der Gliederung Werkzeuge in der Gliederungsansicht Wenn Sie häufig in der Gliederungsübersicht arbeiten, empfiehlt es sich, die dazu benötigten Befehle der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzuzufügen (Kapitel 3.2.3) Präsentation mit Hilfe der Gliederung erstellen Nachdem Sie eine neue Präsentation erstellt und die Gliederungsübersicht aktiviert haben, erscheint in der Gliederung das Symbol der ersten Folie markiert eingeblendet. Präsentation aus der Gliederung heraus erstellen Präsentation 61

4 Neben dem Foliensymbol wartet nun die blinkende Einfügemarke. Geben Sie den Titel der ersten Folie ein. Mit der -Taste erzeugen Sie eine neue Folie. Um Text zu dieser Folie einzugeben, erstellen Sie mit der -Taste eine neue Zeile und rücken diese mit dem -Symbol oder mit der -Taste ein. Mit erzeugen Sie weitere Textzeilen. Um wieder auf eine höhere Gliederungsebene zu wechseln, rücken Sie die gewünschte Textzeile mit dem -Symbol oder mit der Tastenkombination - nach links Gliederung bearbeiten Folienreihenfolge ändern Folienreihenfolge ändern Um die Folienreihenfolge zu verändern: Markieren Sie die Folie, die verschoben werden soll, durch Klick in das Foliensymbol. Verschieben Sie die Folie mit Hilfe der Schaltflächen und nach oben (=vorne) bzw. nach unten (=hinten) oder ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das markierte Foliensymbol an die gewünschte Position. Bevor man Veränderungen an der Folienreihenfolge vornimmt, ist es ratsam, die Textkörper-Ebenen mit auszublenden. Neue Folie einfügen Folie einfügen Um eine neue Folie einzufügen: Blenden Sie zur besseren Übersicht mit die Textkörper-Ebenen aus. Setzen Sie die Einfügemarke hinter den Titel der Folie nach der die neue Folie eingefügt werden soll, und betätigen Sie die -Taste. Folien / Textzeilen löschen Folie löschen Textzeile löschen Um Folien zu löschen: Markieren Sie die Folie (und ihren Text) durch Anklicken des Foliensymbols. Betätigen Sie ENTF oder. Um Textzeilen zu löschen: Markieren Sie die Textzeile durch Klick in den Markierbereich vor Zeilenbeginn. (Der Mauszeiger nimmt im Markierbereich die -Form an.) Betätigen Sie ENTF oder. 62 Präsentation

5 Textzeilen verschieben Um Textzeilen zu verschieben: Markieren Sie die Textzeile durch Klick in den Markierbereich vor Zeilenbeginn. (Der Mauszeiger nimmt im Markierbereich die -Form an.) Verschieben Sie mit gedrückter Maustaste die Zeile an die gewünschte Position. oder: Klicken Sie in die Textzeile und verschieben Sie die Zeile mit Hilfe der Schaltflächen und nach oben (=vorne) bzw. nach unten (=hinten). Textzeile verschieben Nach dem Markieren kann eine Textzeile verschoben werden. Eine senkrechte oder waagrechte Markierung zeigt die Position während des Verschiebens an. Durch das Verschieben ist eine neue Folie eingefügt worden. Die Inhalte wurden gegenüber der alten Position um eine Ebene höher gestuft. 5.2 Textplatzhalter Das Folienlayout, das Sie beim Einfügen einer neuen Folie wählen, stellt Platzhalter zur Verfügung, die durch einen punktierten Rahmen und Aufforderungstext den Platz auf der Folie kennzeichnen, wo Text eingegeben werden kann. Der eingefüllte Text wird entsprechend den Einstellungen im Master formatiert. Die Folienlayouts stellen Textplatzhalter jeweils für den Folientitel und für Aufzählungstext bereit. Der in diesen Platzhaltern eingegebene Text korrespondiert mit der Anzeige in der Gliederung Platzhalter bearbeiten Platzhalter können bei Bedarf auf der Folie verschoben, in ihrer Größe verändert oder gelöscht werden. Um einen Platzhalter zu verschieben: Klicken Sie auf den Rahmen des Platzhalters um ihn auszuwählen. Die Markierung wird durch einen durchgezogenen Rahmen angezeigt. Verschieben Sie den Platzhalter mit gedrückt gehaltener Maustaste. Der Mauszeiger nimmt dabei die Form an. Platzhalter verschieben Präsentation 63

6 Größe und Position ändern Um Größe und Proportionen eines Platzhalters zu ändern: Klicken Sie auf den Rahmen des Platzhalters oder in den Platzhalter. Die Markierung wird durch einen dickeren Rahmen und die Anzeige von 8 Anfasserpunkten angezeigt. Klicken Sie in einen Anfasserpunkt und ziehen Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste den Rahmen auf die gewünschte Größe. Der Mauszeiger nimmt dabei die Formen, oder an. Über das Folienlayout bereitgestellte Folie mit je einem Platzhalter für Titel und Aufzählungstext. Die Platzhalter sind durch die punktierte Umrandung gekennzeichnet. Der Aufzählungstextplatzhalter wurde durch Klick auf die Umrandung markiert: Er ist nun mit durchgehender Linie umrandet und zeigt 8 Anfasserpunkte zur Größenänderung. Der Aufzählungstextplatzhalter ist durch Klick auf den Textbereich zur Texteingabe bereit. Der Rahmen ist nun strichliert dargestellt und die Einfügemarke blinkt. Platzhalter löschen Um einen Platzhalter zu löschen: Markieren Sie den Platzhalter durch Klick auf den Rahmen. Löschen Sie den Platzhalter mit der ENTF -Taste. (Sollte der Platzhalter bereits mit Text gefüllt sein, müssen Sie den Vorgang zweimal durchführen, um Text und Textplatzhalter zu löschen.) Titelplatzhalter verwenden Im Register Start können Sie in der Gruppe Folien über den Befehl Neue Folie für die zu erstellende Folie unter verschiedenen Layout-Typen wählen. Fast alle weisen einen Platzhalter für den Folientitel auf. Vergeben Sie nach Möglichkeit für jede Folie, die Sie erstellen einen Folientitel. Klicken Sie dazu in den Titelplatzhalter und geben Sie den Text ein. In der Gliederungsansicht wird der Titel fett formatiert dargestellt. Dadurch wird die Übersichtlichkeit erhöht und Sie können eine bestimmte Folie schnell auffinden und bearbeiten. Auch während der eigentlichen Präsentation tragen aussagekräftige Folientitel dazu bei, dass die Zuhörer den Überblick über die gerade vorgetragenen Inhalte behalten. 64 Präsentation

7 5.2.2 Text in Platzhalter eingeben Klicken Sie in den Platzhalter. Der Aufforderungstext wird ausgeblendet und die blinkende Einfügemarke erscheint. Geben Sie nun den Text ein. Texteingabe in Platzhalter Einen neuen Aufzählungspunkt (Absatz) erzeugen Sie mit der -Taste. Eine neue Zeile innerhalb eines Absatzes erzeugen Sie mit -. Um einen untergeordneten Aufzählungspunkt zu erzeugen, betätigen Sie vor Texteingabe die -Taste. Für einen übergeordneten Punkt die Kombination -. Um die Aufzählungsebenen nachträglich zu verändern, klicken Sie in der gewünschten Zeile hinter das Aufzählungszeichen und betätigen Sie bzw. -. Um einen Absatz ohne Listenzeichen zu erzeugen, klicken Sie in den betreffenden Absatz und schalten Sie im Register Start in der Befehlsgruppe Absatz das Aufzählungszeichen aus. Durch einen Klick außerhalb des Platzhalters beenden Sie die Texteingabe. Wenn Sie mehr Text eingeben, als der Platzhalter fassen kann, verringert PowerPoint selbsttätig die Schriftgröße. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren wollen, schalten Sie über Schaltfläche Datei > Optionen > Dokumentprüfung > AutoKorrektur-Optionen im Bereich AutoFormat während der Eingabe die Option Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen aus. 5.3 Textfelder (Freie Texte) Außer in die vorlagenbestimmten Textplatzhalter können Sie Text auch in frei auf der jeweiligen Folie erstellten Textfeldern eingeben Textfeld erzeugen und Text eingeben Um ein Textfeld zu erzeugen: Wählen Sie im Register Einfügen in der Befehlsgruppe Text den Befehl Textfeld. Der Mauszeiger nimmt die -Form an. Ziehen Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste ein Rechteck in gewünschter Breite auf. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das Textfeld angezeigt und steht zur Texteingabe bereit: Der Rahmen ist markiert und die Einfügemarke blinkt. Geben Sie den Text ein. Textfeld erzeugen Präsentation 65

8 Aufziehen eines Textfeldes mit gedrückter Maustaste. Aufgezogenes Textfeld mit Einfügemarke, bereit zur Textaufnahme Textfeld bearbeiten Textfelder können auf der Folie verschoben, gedreht, in ihrer Größe verändert oder gelöscht sowie mit Rahmen, Füllung und Schatten versehen werden. Textfeld verschieben Um ein Textfeld zu verschieben: Klicken Sie auf den Rahmen des Textfeldes um es auszuwählen. Die Markierung wird durch einen Rahmen angezeigt. Verschieben Sie das Textfeld mit gedrückt gehaltener Maustaste. Der Mauszeiger nimmt dabei die Form an. Textfeld drehen Um ein Textfeld zu drehen: Setzen Sie den Mauszeiger auf den grünen Punkt über dem Textfeld. Der Mauszeiger nimmt die Form an. Drehen Sie das Textfeld im oder gegen den Uhrzeigersinn. Der aktuelle Drehgrad wird durch Umrisslinien sichtbar gemacht. Größe und Proportion ändern Um Größe und Proportionen eines Textfeldes zu ändern: Klicken Sie auf den Rahmen des Textfeldes oder in das Textfeld. Die Markierung wird durch einen dickeren Rahmen und die Anzeige von 8 Anfasserpunkten angezeigt. Klicken Sie in einen Anfasserpunkt und ziehen Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste den Rahmen auf die gewünschte Breite. Der Mauszeiger nimmt dabei die Formen oder an. (Die Höhe des Textfeldes richtet sich nach den Platzbedürfnissen des enthaltenen Textes.) Textfeld löschen Um ein Textfeld zu löschen: Markieren Sie das Textfeld durch Klick auf den Rahmen. Löschen Sie das Textfeld mit der ENTF -Taste. 66 Präsentation

9 5.4 Texteingabe Die Techniken der Textbearbeitung entsprechen den üblichen Vorgehensweisen in einem Textverarbeitungsprogramm. Sollten Sie etwa mit Word vertraut sein, wird Ihnen in PowerPoint vieles bekannt vorkommen Grundlegende Techniken der Textedition Korrekturen während der Texteingabe Tippfehler bessern Sie mit Hilfe der Korrekturtaste (löscht schrittweise Zeichen links der Einfügemarke) und der ENTF -Taste (löscht schrittweise Zeichen rechts der Einfügemarke) aus. Um die Einfügemarke an eine bestimmte Position im Text zu bewegen, verwenden Sie die Pfeiltasten oder klicken Sie an die entsprechende Stelle. Text markieren Um eine beliebige Textpassage in einem Textfeld zu markieren, ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste über den gewünschten Textbereich. Texteingabe Text markieren Bequemere Möglichkeiten stehen für häufig benötigte Markierungen zur Verfügung: wortweise: Doppelklick auf das Wort. satzweise: Klick auf den Satz mit gedrückter STRG -Taste. gesamter Text: Klicken Sie im Register Start in der Befehlsgruppe Bearbeiten auf den Befehl Markieren und wählen Sie im Untermenü den Befehl Alles Markieren. (Alternative: STRG - A ) (Die Einfügemarke muss sich beim Aufrufen des Befehls im Textfeld befinden.) Markierung erweitern Jede Markierung kann mit Hilfe der -Taste erweitert werden. Dazu setzt man die erste Markierung (Einfügemarke, Wortmarkierung oder Satzmarkierung) und klickt dann mit gedrückt gehaltener - Taste auf die gewünschte Endposition. Die dazwischen liegenden Zeichen, Wörter bzw. Sätze sind daraufhin markiert. Text kopieren und verschieben Im Register Start stehen in der Befehlsgruppe Zwischenablage Befehle zum Kopieren und Verschieben zur Verfügung. Mit den Befehlen Ausschneiden STRG - X oder Kopieren STRG - C und Einfügen STRG - V kann Text über die Zwischenablage an die gewünschte Stelle gebracht werden. Ausschneiden entfernt den Text von der Ausgangsposition. Mit Einfügen wird er an der Zielposition eingefügt; der Text wird also verschoben. Kopieren belässt den Text an der Ausgangsposition. Mit Einfügen wird an der Zielposition eine Kopie eingefügt. Markierung erweitern Text kopieren und verschieben Präsentation 67

10 Drag&Drop Text löschen Rasches Verschieben und Kopieren bietet auch die Drag&Drop-Funktion: Um Text zu verschieben, markieren Sie den gewünschten Textteil und ziehen ihn mit gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Stelle. Um Text zu kopieren, markieren Sie den gewünschten Textteil und ziehen ihn mit gedrückt gehaltener Maustaste und gedrückter STRG -Taste an die gewünschte Stelle. Text löschen Um Text aus einem Textfeld zu löschen, markieren Sie den zu löschenden Textbereich und drücken Sie die ENTF - oder -Taste Rückgängig machen, Wiederholen Wiederherstellen Befehle widerrufen Befehle rückgängig machen Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den Befehl Rückgängig. Der letzte Arbeitsschritt wird widerrufen. Mehrere Befehle rückgängig machen Um mehrere hintereinander getätigte Aktionen zu widerrufen, klicken Sie so oft wie notwendig auf die Schaltfläche Rückgängig. Es ist auch möglich, eine Reihe von durchgeführten Aktionen auf einmal rückgängig zu machen. Klicken Sie auf den Listenpfeil hinter der Schaltfläche. Es wird eine Liste eingeblendet, in der die durchgeführten Aktionen angezeigt werden. Markieren Sie mit dem Mauszeiger die früheste Aktion, die rückgängig gemacht werden soll. Alle darüber liegenden Arbeitsschritte werden ebenfalls markiert. Klicken Sie, um die markierten Aktionen rückgängig zu machen. Befehle wiederholen Befehle wiederholen und wiederherstellen Abhängig vom getätigten Arbeitsschritt wird auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff entweder die Schaltfläche Wiederherstellen angezeigt. oder Wiederholen Um die letzte getätigte Aktion ein weiteres Mal durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederholen. 68 Präsentation

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