Zentraler Veranstaltungskalender der Hochschule Landshut

Transkript

1 Zentraler Veranstaltungskalender der Hochschule Landshut 1. Verwaltung des Kalenders 2. Vorbereitende Schritte 3. Art des Termins 4. Anlegen eines Termins 5. Terminweitergabe an den Veranstaltungskalender 6. Ergänzungen/Absage des Termins 7. Anlegen eines mehrtägigen Termins Autor: Simone Hödl, Leiterin Hochschulmarketing und kommunikation

2 1. Verwaltung des Kalenders Die Verwaltung des zentralen Veranstaltungskalenders erfolgt über das Sekretariat der Hochschulleitung. Sie können im Veranstaltungskalender Termine einsehen, jedoch nicht verändern. Anlegen/Veränderungen des Termins laufen nur über eine Anfrage vom eigenen Outlookkalender (siehe unten). 2. Vorbereitende Schritte Persönlicher Outlook Kalender muss aktiv sein Veranstaltungskalender muss freigeschaltet sein Freischalten des Veranstaltungskalenders Rechte Maustaste auf Freigegebene Kalender, dann Kalender hinzufügen, Aus Adressbuch Es öffnet sich das Adressbuch

3 Aus dem Adressbuch Veranstaltungen wählen und auf OK klicken. Es erscheint der Veranstaltungskalender unter Freigegebene Kalender

4 3. Art des Termins Welche Termine sollen an den zentralen Veranstaltungskalender der Hochschule gemeldet werden? Interne Veranstaltungen, die für die gesamte Hochschule von Wichtigkeit sind Veranstaltungen, die mit externen Partnern durchgeführt werden Veranstaltungen Externer, die die Räume der Hochschule nutzen Externe Veranstaltungen, an denen die Hochschule beteiligt ist keine internen Besprechungen/Meetings wie z. B. Abteilungsleitertreffen, Fakultätsratssitzung 4. Anlegen eines Termins Doppelklick im eigenen Outlookkalender auf Tag und Anfangszeit des Termins (es öffnet sich ein Fenster) Eintragen: Betreff, Ort und genauen Terminzeitraum definieren (Musskriterium) Weitere Angaben: Ansprechpartner (Musskriterium) Programm/Teilnehmerliste (soweit vorhanden), weitere Infos: Sie können ein Word Dokument, eine Excel Tabelle, eine Grafik oder einen einfach kopieren und einfügen Veranstaltungshinweis für die Homepage: Falls ein Veranstaltungshinweis auf die Homepage gestellt werden soll, bitte einen entsprechenden Text anfügen Falls die Bildschirme genutzt werden sollen: Agenda/Ablauf mit einem Vermerk für Bildschirme anhängen

5 Falls zu dem Termin Gäste über die Bildschirme begrüßt werden sollen, Namen und Institution angeben Zu den Angaben des Termins Bitte Termine dann melden, wenn möglichst alle Unterlagen dazu vollständig sind! Es muss mind. angeben werden: Betreff, Zeit, Ort und Ansprechpartner Zusatzinfos müssen mind. eine Kalenderwoche vor dem Termin vorliegen, ansonsten kann die Bearbeitung (Veranstaltungshinweis auf die Homepage, Infos auf die Bildschirme) nicht gewährleistet werden 5. Terminweitergabe an den Veranstaltungskalender Klicken Sie in der oberen Leiste auf Teilnehmer einladen Geben Sie ein und drücken Sie auf senden Es erscheint mit Ihrem Absender im Veranstaltungskalender der Termin, das Sekretariat der Hochschulleitung wird per über die Anfrage informiert, überprüft die Relevanz des Termins und die Vollständigkeit der Angaben Sie bekommen dementsprechend eine Zu- oder Absage

6 6. Ergänzungen/Absage des Termins Sie öffnen den Termin in Ihrem Outlookkalender, ergänzen den Termin z. B. um ein Word-Dokument, schließen das Fenster und wählen dann: Änderungen speichern und Aktualisierung senden Termin absagen Klicken Sie im äußeren linken Eck auf Besprechung absagen Absage senden Der Termin wird in Ihrem Kalender gelöscht, im Veranstaltungskalender als abgesagt markiert und kann vom Sekretariat der Hochschulleitung gelöscht werden

7 7. Anlegen eines mehrtägigen Termins Ganztägiges Ereignis auswählen Im Kalender, der sich öffnet, den entsprechenden Zeitraum eintragen Anzeigen als Frei Weiter mit Anhängen Ansprechpartner und Anhängen der Dokumente An die Adresse des Veranstaltungskalenders schicken Der Termin erscheint als Balken, der sich über die Veranstaltungstage hinweg zieht