Checkliste für einen Start in Projekte / Arbeitsaufgaben neben dem Tagesgeschäft Team- und Projektmanagement

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1 Checkliste für einen Start in Projekte / Arbeitsaufgaben neben dem Tagesgeschäft Team- und Projektmanagement

2 Vier Schritte für den Start in die Projektarbeit / Arbeitsgruppe Schritt 1 Projektauftrag / Projektziel 1.1 Auftragsklärung / Projektziele Schritt 2 Projektplanung / Konzept 2.1 Projektstrukturplan Themen / Arbeitspakete 2.2 Projektzielkatalog Zielbildung / Prioritäten Zeitbedarf und Kostenplan 2.3 Projektarbeitsplan und Zeitplan Muster Gesamtplan Schritt 3 Projektorganisation 3.1 Projekt-Organisation / Rollen Schritt 4 Abstimmung mit dem Auftraggeber 4.1 Überblick 4.2 Entscheidungsvorlage für den Start Nach der Entscheidung ein möglicher nächster Schritt: Schritt 5 Kick-off-Meeting / Projektstart 5.1 Einladung / Ablauf - 2 -

3 Schritt 1 Projektauftrag / Projektziel 1.1 Auftragsklärung Zweck Wozu Auftragsklärung? Ein klar definierter und zwischen allen Projektbeteiligten abgestimmter Projektauftrag klärt die Zuständigkeiten von Anfang an. gibt Orientierung, Sinn und Motivation. macht den Projektumfang für alle vorab deutlich. vermeidet kostspielige Zieländerungen und -konflikte. fördert realistische Aufwands- und Terminplanung. 1. Klärung der 5 Fragenbündel 2. Abstimmung in Gesprächen bzw. einem Workshop 3. Auftragsdokument mit (evtl.) Unterschriften - 3 -

4 Schritt 2 Projektplanung / Konzept 2.1 Projektstrukturplan / PSP und Arbeitspakete Zweck Wozu ein Projektstrukturplan / PSP Die Summe aller Inhalte, Leistungsumfänge und Schnittstellen ermöglicht realistische Aufwandschätzung der Umfänge. verdeutlicht Komplexitäten. vervollständigt Themen- und Arbeitspakete. zeigt die Abgrenzung des Themas. beugt Interessenskonflikten vor. Kernfragen: Was gehört zum Projekt bzw. was nicht? 1. Stoffsammlung Was alles gehört zum Projekt? Welche Themenbzw. Fragestellungen sind zu behandeln? 2. Strukturierung Nach welchen Kriterien strukturieren? (Kriterien benennen) Wer verantwortet welche Themen- /Arbeitspakete? 3. Plausibilitäts- und Akzeptanz-Check Ist der PSP vollständig? Passt alles zusammen? Sind alle Verantwortlichen einverstanden? 4. PSP-Dokument - als Grafik, Tabelle, Baumstruktur darstellen

5 Schritt 2 Projektplanung / Konzept 2.2 Projektzielkatalog Zweck Wozu Zielkataloge? Klare Ziel- und Ergebnisbenennung sind Voraussetzung zum Erreichen erwarteter Ergebnisse. sind die Basis für Fortschritts- und Qualitäts-Kontrolle. ermöglicht Erkennen von Ziel-Abweichungen. leistet Entscheidungshilfe bei Lösungsalternativen. beugt Zielkonflikten, Zieländerungen vor. Kernfragen: Was soll erreicht werden bzw. was nicht? 1. Sammeln der Einzelziele / -Interessen Was sind die Anforderungen an das Projektergebnis? 2. Abgleichen / Präzisieren mit der ZIEL-Matrix" 1) Sind die Teilziele vollständig? (Q.T.K.P) 2) Gibt es Ziel-Übereinstimmung / -Differenzen? 3) Sind Kriterien / Messgrößen je Teilziel formuliert? 3. Dokument Ziel-Katalog (Pflichtenheft, Spezifikation) 1) Ziel-Katalog formulieren, dokumentieren / Projektleiter 2) Ziel-Katalog genehmigen, unterschreiben / Auftraggeber - 5 -

6 Schritt 2 Projektplanung / Konzept 2.3 Projektarbeitsplan und Zeitplan Zweck Wozu ein Aktivitäten- und Zeitplan? Der Meilenstein-, Arbeits-, Termin- und Kostenplan ermöglicht einen realistischen Termin-, Kosten- und Personalbedarf. ist Basis für Fortschritts- und Erledigungs-Kontrolle. ermöglicht das Erkennen von Plan-Ist-Abweichungen. unterstützt die zielorientierte Projektsteuerung. ist die Verhandlungshilfe für den Projektleiter, wenn es um Ressourcen und Termine geht. Die Qualität und Akzeptanz des Aktivitätenplanes mit 1. Arbeitspaketen / AP (WAS erledigen?) 2. Arbeitspaket-Verantwortlichen /AP-V (WER macht s?) 3. Aufwandsplanung (Wieviel Kosten, Arbeitstage) 4. Termin (Wann Termin der Erledigung bzw. Abgabe) 5. Treffen der Projektgruppe (Wann trifft sich wer?) ist deutlich größer, wenn die Planung mit einem Kernteam in einem moderierten Workshop erfolgt