myjack Workshop Dokumentenverwaltung

Transkript

1 Inhalt: Seite 1 Dokumentenliste Seite 2 Vorgang: Dokumente erzeugen und verwenden Seite 4 Vorgang: Externe Dokumente speichern Seite 5 Vorgang: Standard-Dokumente Seite 5 Vorgang: s hinterlegen Seite 6 Kunde Seite 6 Buchhaltung Seite 7 Automatischer Upload myjack Workshop Dokumentenverwaltung Dokumentenliste Über den Menüpunkt Verwaltung Listen Dokumentenliste können Sie jederzeit alle Dokumente finden, die in myjack gespeichert wurden. Dies können myjack Dokumente sein, also durch myjack erzeugte Dokumente, oder von extern in myjack geladene Dokumente. Über die Eingrenzungskriterien (1) können Sie die Liste nach Ihren Wünschen filtern. Beim Aufruf der Liste werden alle Dokumente angezeigt, die zuletzt erzeugten Dokumente stehen dabei ganz oben. Wenn Sie manuell Dokumente in myjack laden wollen, z.b. um sie einem Vorgang oder Kunden zuzuordnen, können Sie über die Schaltfläche Hochladen (2) auf die Verzeichnisse Ihres PCs zugreifen und dort Dateien auswählen. In der Liste werden alle Dokumente angezeigt, die in myjack gespeichert wurden. Dabei werden auch die Verknüpfungen zu Vorgängen oder Kunden angezeigt (3). Wenn Sie mit der Maus auf ein Icon zeigen, erhalten Sie die entsprechenden Informationen in ein Mouse Over Fenster. Über die letzten drei Symbole (4) können Sie ein Dokument anzeigen, lokal speichern, oder löschen. 1/8

2 Vorgang: Dokumente erzeugen und verwenden In jedem Vorgang haben Sie auf der Registerkarte Dokumente die Möglichkeit, Dokumente zu erfassen, bereits gespeicherte Dokumente anzusehen und zu versenden, sowie externe Dokumente in myjack zu speichern. Dokumente erzeugen Im oberen Bereich der Registerkarte Dokumente können Sie eine Dokumentenvorlage auswählen und mit einem Klick auf Blankopapier das Dokument erzeugen. Das entsprechende Dokument wird direkt angezeigt und kann dann an den Drucker geschickt werden. Dokumente ansehen und versenden Jedes Dokument, das aus myjack heraus erstellt wird, landet automatisch im Bereich Erzeugte Dokumente. Dies umfasst Dokumente wie die Bestätigung oder Rechnung, aber auch die RBE des Veranstalters, die Sie über die Expert Maske aufrufen. Auch die Belege für Kundenzahlungen werden hier angezeigt. Sie können diese Dokumente weiter verwenden, wichtig dabei ist, dass Sie erst einmal die Checkbox vor dem Dokument setzen, bevor Sie eine der Optionen aktivieren. Zur Verfügung stehen zur Zeit: - das Dokument wird als Anhang an eine Mail hinterlegt und mit der verschickt. - Digitale Unterschrift (Mail): auch hier wird eine verschickt. Dabei verwenden Sie eine spezielle Vorlage Digitale Unterschrift. Die Unterschrift des Kunden wird in myjack zurück übertragen und steht im Vorgang zu Ansicht zur Verfügung. - Digitale Unterschrift (Gerät): die gleiche Funktion wie in der vorherigen Option, nur dass keine E- Mail versendet wird, sondern der Kunde direkt in Ihrem Büro auf einem Tablet unterschreiben kann. - Vorschau Nachdruck: diese Option öffnet das Dokument und zeigt es an. So können Sie auch bei alten Vorgängen Dokumente weiterhin einsehen. Noch ein paar Erläuterungen zum Thema digitale Unterschrift. Im Reisebüro müssen immer wieder Dokumente vom Kunden unterschrieben werden, z.b. die RBE vom Veranstalter, auch wenn der Kunden nicht im Büro ist. Die entsprechende Vorlage ist in myjack bereits hinterlegt. Wenn Sie den Text anpassen möchten, können Sie dies über den Menüpunkt Verwaltung Administration vorlagen tun. Der Name der Vorlage lautet Digitale Unterschrift. In der Vorlage ist ein Link hinterlegt, den der Kunde anklicken kann. Er wird dann zur Unterschrift auf eine Webseite weitergeleitet. 2/8

3 Neben den eigenen Kundendaten und dem Dokument, das unterschrieben werden soll, gibt es ein Fenster zur Eingabe der Unterschrift. Sollte die Unterschrift nicht beim ersten Mal richtig aussehen, kann der Kunde über die Schaltfläche < löschen > das Eingabefeld leeren und die Unterschrift nochmal eingeben. Sobald die Unterschrift richtig im Fenster angezeigt wird, kann der Kunde über die Schaltfläche < absenden > die Unterschrift abschicken. Bei der Anmeldung aus myjack und bei der RBE des Veranstalters gibt es mehrere Unterschriftenfelder. Bei der digitalten Signatur kann der Kunde für jedes Unterschriftsfeld bestimmen, ob es unterschrieben sein soll oder nicht. Ihr Kunde hat dann mehrere Auswahlfelder. Durch einen Klick auf < absenden > wird die Unterschrift an das Dokument angehängt, das Dokument seinerseits wird in myjack dem entsprechenden Auftrag zugewiesen. Die Unterschrift erscheint in dem Dokument auf einer eigenen Seite, nach dem eigentlichen Dokument. Wenn das Dokument mehrere Unterschriftsfelder enthielt, sehen Sie unter der Unterschrift, für welche Unterschriftsfelder sie gültig ist. Das unterzeichnete Dokument erscheint auf der Registerkarte < Dokumente > im Bereich < Erzeugte Dokumente >, der Beschreibung wird "(unterschrieben)" hinzugefügt. Das ursprünglich hinterlegte Dokument wird aus dem Vorgang gelöscht, es bleibt also nur die unterschriebene Version des Dokuments übrig. Ausnahme sind hier buchhalterische Dokumente wie Zahlungen oder die Rechnung, diese Dokumente bleiben auch in der Ursprungsversion erhalten. 3/8

4 Darüber hinaus wird der zuständige Mitarbeiter für den Vorgang (Verantwortlicher) per darüber informiert, dass der Kunde unterschrieben hat. Vorgang: Externe Dokumente speichern In einigen Fällen wollen Sie eine Datei in einem Vorgang einfügen, z.b. ein spezielles Angebot eines Veranstalters. Um dieses Dokument zum Vorgang hinzu zu fügen, rufen Sie den Vorgang auf und wechseln dann auf die Registerkarte < Dokumente >. Dort finden Sie rechts oben die Schaltfläche < Dokument verknüpfen >. In der Dokumentenliste können Sie nun ein vorhandenes Dokument in den Vorgang übernehmen, oder ein neues Dokument hochladen und dem Vorgang zuweisen. Wenn Sie auf die Schaltfläche < Hochladen > klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Dokument auswählen und mit der Schaltfläche < Datei hochladen > in myjack ablegen können. Sobald die Datei in der Dokumentenliste erscheint, kann sie in myjack zugeordnet werden. Das ausgewählte Dokument wird im Vorgang unter < Erzeugte Dokumente > angezeigt. 4/8

5 Vorgang: Standard-Dokumente Sie haben im Vorgang die Möglichkeit, Standard Dokumente unter erzeugte Dokumente zu hinterlegen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche < Standard- Dokumente >. Zu den Standard Dokumenten gehören die ABG des oder der Veranstalter im Vorgang. Diese werden wenn möglich von Bewotec hinterlegt. Daneben können Sie auch reisebüroeigene Dokumente (eigene AGB, Storno-bedingungen) hinterlegen. Die reisebüroeigenen Dokumente hinterlegen Sie in den Agenturstammdaten, im Bereich < Merkmale > der Agenturstammdaten. Vorgang: s hinterlegen Neben den Dokumenten, die aus myjack heraus erstellt wurden, können Sie auch Mails aus anderen Systemen unter < Erzeugte Dokumente > anzeigen lassen. Leiten Sie dazu die an die folgende Adresse weiter: Wichtig ist dabei, dass myjack informiert werden muss, zu welchem Vorgang die zugeordnet werden soll. Geben Sie dazu den WebCode aus der Registerkarte < Sonstiges > als Betreff der ein, im Beispiel unten ist das der WebCode 4DGM-UKQL. Über diese Zuordnung wird die als separater Eintrag in den gewünschten Vorgang übernommen. Dabei kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis die im Vorgang sichtbar ist. 5/8

6 Kunde In der Kundenakte gibt es ebenfalls einen Bereich Dokumente. In diesen Bereich können Sie zum Beispiel eine Kopie des Reisepasses hochladen. Öffnen Sie dazu in die Dokumenteninbox und klicken auf die Schaltfläche Hochladen. Wählen Sie dann die entsprechende Datei auf Ihrem PC aus und klicken auf Datei hochladen. In der Inbox können Sie nun mit einem Rechtsklick die Option Mit Kunden verknüpfen auswählen. Dazu müssen Sie die Kundennummer eingeben. Sobald Sie mit OK die Aktion abschließen, wird das Dokument zum Kunden hinzugefügt. Buchhaltung In der Buchhaltung können Sie Dokumente aus der Dokumentenliste einem buchhalterischen Beleg zuordnen. Suchen Sie in der Belegliste nach dem Beleg, mit dem Sie ein Dokument verknüpfen wollen. In der Belegliste klicken Sie dann auf das Dokumenten Symbol des Belegs. 6/8

7 Auch hier öffnet sich die Dokumentenverwaltung, in der Sie ein Dokument auswählen, bzw. hochladen und auswählen können. Nachdem Sie die Zuordnung gemacht haben, wird in er Belegliste ein Drucker Symbol angezeigt. Wenn Sie das Dokument ansehen wollen, klicken Sie einfach auf das Drucker Symbol. Automatischer Upload Über den Menüpunkt < Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten > können Sie ein Verzeichnis hinterlegen, aus dem Dateien automatisch in myjack geladen werden. Rufen Sie dazu die Registerkarte < Einstellungen > auf und tragen das gewünschte Verzeichnis im Bereich < Dokumente > ein. Wenn Sie nun eine Datei in dieses Verzeichnis ablegen, wird das Dokument in myjack geladen. Wo die Datei in myjack landet, hängt davon ab, ob Sie im Dateinamen Zusatzinformationen angegeben haben oder nicht. Haben Sie keine Zusatzinformation im Dateinamen hinterlegt, wird die Datei in die Inbox abgelegt. 7/8

8 Dort können Sie über Rechtsklick die Datei einem Auftrag, Angebot oder Kunden zuordnen. Sie können den Zwischenschritt über die Inbox vermeiden, wenn Sie beim Ablegen der Datei in das Upload Verzeichnis direkt eine Zuordnung zu einem Kunden, Angebot oder Auftrag setzen. Die Zuordnung muss im Namen der Datei enthalten sein und ein entsprechendes Format befolgen. Folgende Möglichkeiten haben Sie:...##XXXX-XXXX##... ##XXXXXXXX##......##V1234##... ##A1234##... ##K1234##... WebCode: Verknüpfung mit Vorgängen über WebCode WebCode: Verknüpfung mit Vorgängen über WebCode Vorgang/Auftrag: Verknüpfung mit Vorgang über Auftragsnummer Angebot: Verknüpfung mit Angebot über Angebotsnummer Kunde: Verknüpfung mit Kunde über Kundennummer Wichtig dabei ist, dass vor und nach der Nummer zwei Doppelkreuze eingefügt werden. In diesem Fall wird die Datei nicht in der Inbox abgelegt, sondern direkt dem entsprechenden Objekt zugeordnet. Bewotec GmbH 06/2018 8/8