Der dakota Sendeassistent ab der Programmversion 2013

Transkript

1 Der dakota Sendeassistent ab der Programmversion 2013 Der dakota Sendeassistent löst die einzelnen Assistenten ab, die in der Vergangenheit pro Sendeverfahren existiert haben. Sie können, im Unterschied zum bisherigen Sendeassistenten, sämtliche Meldeverfahren in nur einem Vorgang an die Annahmestellen übermitteln. Sie wählen die Verfahren aus, die Sie für die jeweilige Firma versenden wollen. Aufruf des dakota Sendeassistenten Menü Extras dakota dakota Sendeassistent. Im Sendeassistenten sind keine Verfahren vorausgewählt. Startseite von Lexware lohn+gehalt Eintrag Beitragsnachweise versenden Im Sendeassistenten ist das Verfahren Beitragsnachweise vorausgewählt. Möchten Sie zusätzliche Meldeverfahren versenden, wählen Sie diese im Sendeassistenten. 1

2 Eintrag Datenversand und Protokollabholung dakota Meldungen versenden Im Sendeassistenten sind alle Meldeverfahren ausgewählt. Möchten Sie davon abweichend nur einzelne Meldeverfahren senden, entfernen Sie die entsprechenden Häkchen. Weitere Funktionen auf der Startseite platzieren Den Zugriff auf den Sendeassistenten können Sie als Eintrag auf der Startseite platzieren. Beachten Sie, dass bisherige Einträge zum dakota Sendeassistenten entfallen. 2

3 1 Willkommen im dakota Sendeassistenten Auf der ersten Seite des Assistenten geben Sie die Verfahren an, die Sie versenden möchten. Setzen Sie hierzu ein Häkchen in die entsprechende Checkbox. Sie können mit nur einem Klick Alle Verfahren auswählen. Hinweis: Bei Auswahl Erstattungsanträge U1/U2 und Beitragserhebungsmeldungen für Versorgungswerke ist ein firmenübergreifender Versand nicht möglich. Beachten Sie hierzu die Hinweise auf der nächsten Seite 3

4 2 Firmenauswahl Hier wählen Sie, ob die Meldungen nur Für die aktive Firma oder Für alle Firmen versendet werden sollen. Beachten Sie: Der firmenübergreifende Versand der Beitragserhebungsmeldungen an die Versorgungskassen und der Erstattungsanträge ist wie in den bisherigen Sendeassistenten nicht möglich. Die Option Für alle Firmen senden, ist in diesem Fall inaktiv dargestellt. 4

5 3 Vorbereitung Hier werden die Firmen, für die Meldungen zum Versand vorliegen ermittelt. Ein Fortschrittsbalken informiert Sie über den aktuellen Status der Verarbeitung. Sie können für jede Firma die zu übermittelnde Meldeverfahren auswählen. Wenn Sie auf den Eintrag Prüfliste anzeigen klicken, können Sie für jedes aufgeführte Verfahren und Firma die Prüfliste aufrufen. Das gelbe Dreieck markiert nicht versandfähige Meldungen. Wenn Sie auf das gelbe Dreieck klicken, erhalten Sie nähere Hinweise zur Datenprüfung. Mögliche Ursachen können sein: In dieser Firma wurde noch keine Lexware scout Datenprüfung durchgeführt. Im Lexware scout liegen unbearbeitete Probleme vor. Die Daten sind zu alt. Wechseln Sie in die entsprechende Firma um die Ursachen zu beheben und starten danach den Sendeassistenten erneut. Alternativ können Sie auch zuerst die versandfähigen Daten der anderen Firmen übermitteln. 5

6 4 Senden Auf der vierten Seite werden die zum Versand anstehenden Sendungen aufgeführt. Die zu übermittelnde Datei (-folgenummer) ist unter der jeweiligen Annahmestelle und Meldeverfahren und aufgeführt. Die Dateifolgenummer: ist firmenübergreifend und wird fortlaufend hochgezählt, darf nur nach Absprache mit der Krankenkasse geändert werden und muss größer als die zuletzt verwendete Nummer sein. Wenn in Ausnahmefällen eine Änderung der Dateifolgenummer erforderlich ist, ändern Sie diese so ab: Klicken Sie in das Feld Dateifolgenummer. Geben Sie die zu übermittelnde (Dateifolge-) Nummer ein, indem Sie den vorhandenen Wert überschreiben. Nur wenn Sie Daten im Anschluss versenden, wird die Dateifolgenummer gespeichert und bei der nächsten Übermittlung automatisch hochgezählt. 6

7 Durch Klick auf weiter wird der Sendevorgang gestartet. Wenn Sie diese Abfrage mit Ja bestätigen, können Sie den Sendevorgang nicht mehr abbrechen. 5 Senden Über die Fortschrittsanzeige können Sie den Verlauf des Sendevorgangs verfolgen. Der Vorgang kann abhängig von der Datenmenge und der Übertragungsgeschwindigkeit einige Minuten dauern. Die Anzahl der erfolgreich versendeten Dateien werden nach dem Versand angezeigt. 7

8 Sendeprotokoll Das Sendeprotokoll ist in 3 Teile gegliedert. A. Sendeprotokoll (Übersicht). Hier sind alle übermittelten Dateien gegliedert nach Verfahren Annahmestellen und Dateifolgenummern fortlaufend aufgeführt. Zusätzlich erhalten Sie Hinweise über den Status der Übermittlung (OK oder Fehler) B. Sendeprotokoll (Meldeverfahren) Das detaillierte Sendeprotokoll wurde nicht verändert. Unterhalb des jeweiligen Meldeverfahrens und der Annahmestelle sind, getrennt nach Firmen, die jeweiligen Meldedaten protokolliert. Sendeprotokoll: SV-Meldung Sendeprotokoll: Beitragsnachweis 8

9 C. Sendeprotokoll Fehler Im letzten Abschnitt des Sendeprotokolls sind Meldedateien, die aufgrund eines inhaltlichen Fehlers nicht übermittelt werden konnten, protokolliert. Die nachfolgenden Fehlercodes sind für die einzelnen Meldeverfahren vorgesehen VERFAHREN SV-MELDUNG ERSTATTUNGSANTRÄGE U1/U2 BEITRAGSNACHWEISE BEITRAGSERHEBUNGEN FEHLERCODE FM009a0100 FM009a0101 FM009a0102 FM009a0103 Die Meldedateien stehen weiterhin für den Versand bereit und können nach der Korrektur übermittelt werden. Nähere Hinweise zum gefundenen Fehler entnehmen Sie dem Protokoll. Benötigen Sie Hilfe bei der Korrektur der Meldungen, wenden Sie sich direkt an unsere Hotline (Anwendungsberatung). Die Telefonnummer finden Sie in Ihrem Lexware Programm unter ˈ? - Service Center Supportˈ- Hotline. 9

10 Anhang: Wiederholungssendung Willkommen im dakota Sendeassistenten Wenn Sie Meldungen erneut übermitteln möchten, Rufen Sie den Sendeassistenten auf (Extras-dakota-Sendeassistenten) Setzen Sie auf der ersten Seite ein Häkchen in die Checkbox Wiederholungssendung durchführen. Klicken Sie auf den Eintrag: Assistenten zur Sendungswiederholung öffnen. 10

11 Dakota Sendeassistent Wiederholung 1 Willkommen Sendung wiederholen Wählen Sie das erneut zu übermittelnde Meldeverfahren und klicken Sie auf Weiter. 11

12 2 Sendung wählen Hier wird die zuletzt übermittelte Datei (-folgenummer) der jeweiligen Annahmestelle aufgeführt Wählen Sie die erneut zu übermittelnde Datei (-folgenummer) aus. Beachten Sie: Nur Sendungen, die Sie mit dem neuen Assistenten übermittelt haben, stehen zur Wiederholung bereit. Möchten Sie Dateien übermitteln, die mit dem alten Assistenten gesendet haben, wenden Sie sich direkt an die Hotline (z.b. Anwendungsberatung). Die Telefonnummer finden Sie in Ihrem Lexware Programm unter ˈ? - Service Center - Support Hotlineˈ. 12