Dienstvereinbarung über die Ausgestaltung von Reflexions- und Entwicklungsgesprächen im wissenschaftlichen Bereich

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1 Zwischen der Fachhochschule Dortmund, vertreten durch den Rektor, und dem Personalrat der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten, vertreten durch den Personalratsvorsitzenden, wird gemäß 70 des Personalvertretungsgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (Landespersonalvertretungsgesetz LPVG NW) folgende Dienstvereinbarung über die Ausgestaltung von Reflexions- und Entwicklungsgesprächen im wissenschaftlichen Bereich geschlossen:

2 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkungen zu Leistungskontrolle und Datenschutz Präambel 1 Gegenstand und Geltungsbereich 2 Reflexions- und Entwicklungsgespräche 3 Schulung 4 Vorbereitung und Durchführung 5 Umgang mit Konfliktfällen 6 Pilotphase 7 Schlussbestimmung Anlage 1: Vorbereitungs-und Gesprächsbogen zum Reflexions- und Entwicklungsgespräch Anlage 2: Dokumentationsbogen Reflexions- und Entwicklungsgespräch

3 Vorbemerkungen zu Leistungskontrolle und Datenschutz Reflexions- und Entwicklungsgespräche sind keine Instrumente der Leistungskontrolle, insbesondere sind Ergebnisse der Gespräche keine Grundlage von dienst- oder arbeitsrechtlichen Sanktionen. Der Datenschutz muss von beiden Gesprächsparteien gewährleistet werden. Die Aufbewahrung von Unterlagen muss dem Grundsatz der Vertraulichkeit Rechnung tragen. Dritte dürfen keinen Zugriff haben. Im gegenseitigen Einvernehmen können von der Vertraulichkeit ausgenommene Punkte an Dritte weitergegeben werden. Nach Abschluss des nächsten Gesprächs, sind die Unterlagen datenschutzgerecht unverzüglich zu vernichten. Im Falle eines Wechsels der Führungskraft ist eine Weitergabe dieser Unterlagen an die künftige Führungskraft nur mit schriftlicher Zustimmung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zulässig. Bei Ausscheiden des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin oder Wechsels innerhalb der Dienststelle sind die Unterlagen unverzüglich zu vernichten. Präambel Das Reflexions- und Entwicklungsgespräch (RuE) an der Fachhochschule Dortmund ist ein zeitgemäßes und zentrales Instrument der zielgerichteten und lebensereignisorientierten Personalentwicklung. Die Reflexions- und Entwicklungsgespräche sollen dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter/innen zu verbessern und eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. Das Reflexions- und Entwicklungsgespräch gibt beiden Parteien genügend Raum, um Lob oder konstruktive Kritik zu äußern. Es bietet sowohl Mitarbeitern/innen als auch Vorgesetzten die Chance, die letzte Arbeitsperiode Revue passieren zu lassen und in einem vertraulichen Vier-Augen-Gespräch gemeinschaftlich zu analysieren. Mitarbeitern/innen soll die Gelegenheit gegeben werden, ihre eigenen Arbeitsergebnisse zu reflektieren und sowohl positive als auch verbesserungswürdige Aspekte zu benennen. Im Sinne der Lebensereignisorientierung besteht zudem die Möglichkeit, individuelle Themen zur Personalentwicklung, zu Fort-und Weiterbildungen sowie familienbezogene und gesundheitsbezogene Bedarfe zu besprechen. Das Reflexions- und Entwicklungsgespräch dient vor allem dazu die berufliche und persönliche Entwicklung des Einzelnen sowie die Führungskräfte bei der Wahrnehmung ihrer Führungsaufgaben zu unterstützen. 1 Gegenstand und Geltungsbereich Gegenstand dieser Dienstvereinbarung ist die Ausgestaltung von Reflexions- und Entwicklungsgesprächen für alle wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten der Fachhochschule Dortmund. Von den Reflexions- und Entwicklungsgesprächen ausgenommen sind: Praktikanten/innen, Beschäftigte mit einem befristeten Arbeitsvertrag von einem Jahr oder weniger, es sei denn, es handelt sich um eine Anschlussbeschäftigung oder es ist bereits eine Anschlussbeschäftigung geplant, Wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte. Auf Wunsch von befristet Beschäftigten und Hilfskräften ist das Gespräch auf jeden Fall zu führen.

4 2 Reflexions- und Entwicklungsgespräche (1) Reflexions- und Entwicklungsgespräche werden mit allen wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten der Fachhochschule Dortmund geführt. Das Reflexions- und Entwicklungsgespräch ist seitens der Vorgesetzten, einmal im Jahr, verpflichtend anzubieten. Die Terminabstimmung erfolgt auf Initiative des jeweiligen Mitarbeiters bzw. der jeweiligen Mitarbeiterin mit einem Vorlauf von mindestens zwei Wochen. Das Reflexions- und Entwicklungsgespräch findet in der Regel in der Zeit vom bis zum eines jeden Jahres statt. Die Vorgesetzten sollen die jeweiligen Gespräche im Abstand von mindestens zehn und maximal 14 Monaten anbieten. Die Gespräche werden anhand der festgelegten individuellen Struktur des jeweiligen Fachbereichs und der zentralen Einrichtungen geführt. Die Struktur des jeweiligen Fachbereichs und der zentralen Einrichtungen wird dem Personalrat der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten mit einem Vorlauf von mindestens zwei Monaten zwecks Stellungnahme vor dem Gesprächszeitraum schriftlich von der Personalentwicklung mitgeteilt. Die Frist zur Stellungnahme des Personalrats der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten beträgt drei Wochen. (2) Im Reflexions- und Entwicklungsgespräch werden mindestens folgende Themen behandelt: Rückschau auf die vergangene Arbeitsperiode - Entwicklungsgebiete / Arbeitsaufgaben/Arbeitsinhalte - Arbeitsumfeld/Zusammenarbeit Vorschau auf die nächste Arbeitsperiode - Entwicklungsgebiete/ Arbeitsaufgaben/Arbeitsinhalte - Zusammenarbeit Personalentwicklung - Einsatzgebiet - Fort-und Weiterbildungen - Vereinbarkeit von Beruf und Familie - Gesundheitsmanagement Sonstiges 3 Schulung (1) Sowohl jeder/jede Mitarbeiter/in als auch jede/jeder Vorgesetzte/r werden vor dem Führen des ersten Reflexions- und Entwicklungsgesprächs durch einen/eine externen/externe Trainer/in anhand der von der Fachhochschule Dortmund erarbeiteten Materialien (siehe Anlage 1und 2) geschult. (2) Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Teilnahme an der Schulung verpflichtend, wenn ein Reflexions- und Entwicklungsgespräch von ihnen gewünscht ist. (3) Für Vorgesetzte ist die Teilnahme an der Schulung verpflichtend. Diese beinhalten neben der Schulung zur Gesprächsführung auch Inhalte zur Personalführung und der Führungskultur der Hochschule.

5 (4) Jeweils fünf Jahre nach der letzten Schulung wird von der Personalentwicklung eine Auffrischung angeboten. Diese ist für Vorgesetzte verpflichtend und für Mitarbeiter/innen optional. 4 Vorbereitung und Durchführung (1) Sowohl der/die Vorgesetzte als auch der/die Mitarbeiter/in bereiten sich sorgfältig und unabhängig voneinander mit Hilfe des als Anlage beigefügten Vorbereitungs- und Gesprächsbogens während ihrer Dienst- bzw. Arbeitszeit auf das Gespräch vor. (2) Das Gespräch wird während der Arbeitszeit in Ruhe und ohne zeitlichen Druck geführt. Es wird empfohlen, dass das jeweilige Gespräch nicht länger als zwei Stunden dauert und an einem Stück geführt wird. Die Gesprächsergebnisse, d.h. die getroffenen Schwerpunkte, werden zum Ende des Gesprächs in den Dokumentationsbogen (Anlage 2) über das Reflexions- und Entwicklungsgespräch durch den Vorgesetzten eingetragen. Nur die/der Vorgesetzte und der/die Mitarbeiter/in erhalten eine Ausfertigung und vereinbaren Stillschweigen über die Gesprächsinhalte und Ergebnisse. (3) Bei Rückmeldebedarfen, die sich direkt aus dem Reflexions- und Entwicklungsgesprächen ergeben, kann sich der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin im Einvernehmen mit dem Vorgesetzten/der Vorgesetzten an den Personalrat der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten und/oder an das Sachgebiet Personalentwicklung, Familienservice und Gesundheitsmanagement wenden. Zu statistischen Zwecken erhalten der Personalrat der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten, die Personalentwicklung und das Gleichstellungsbüro am Ende der Gesprächsperiode eine Rückmeldung der Bereichsleitung über die Anzahl der geführten Gespräche. 5 Umgang mit Konfliktfällen Tritt während des Gesprächs ein Konflikt auf, sollten Vorgesetzte/r und Mitarbeiter/in grundsätzlich versuchen, diesen unter vier Augen zu lösen. Ist dies nicht möglich und eine erfolgreiche Weiterführung des Gesprächs aufgrund dessen gefährdet, ist das Gespräch zu unterbrechen. Es sollte zeitnah und ggf. auch unter Beteiligung anderer versucht werden, den Konflikt zu lösen. Erst nach der Konfliktlösung kann das Gespräch fortgeführt werden. Zur Lösung eines Konfliktes wird außerdem auf die Richtlinie des Rektorats Konfliktbewältigung am Arbeitsplatz verwiesen. 6 Pilotphase (1) Die Reflexions- und Entwicklungsgespräche werden sukzessive in den Fachbereichen und zentralen Einrichtungen in Form einer jeweils dreijährigen Pilotphase eingeführt. Der Personalrat der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten erhält auf Grundlage dieser Dienstvereinbarung ein Schreiben, in der die individuellen, strukturellen, organisatorischen und zeitlichen Regelungen aufgeführt sind. Die jeweilige Pilotphase startet erst nach positiver, schriftlicher Rückmeldung des Personalrats der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten.

6 (2) Das Instrument wird jeweils sechs Monate vor dem Ende einer Pilotphase evaluiert. Nach der Evaluation wird zwischen Dienststellenleitung und dem Personalrat der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten abgestimmt, ob das Reflexions- und Entwicklungsgespräch für den jeweiligen Bereich verstetigt werden soll. 7 Schlussbestimmung Diese Dienstvereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. Sie wird für drei Jahre abgeschlossen. Die Dienstvereinbarung kann nach einem Jahr mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Quartals gekündigt werden. Eine Nachwirkung wird ausgeschlossen. Das Reflexions- und Entwicklungsgespräch wird in regelmäßigen Abständen evaluiert. Unabhängig davon soll eine ständige Verbesserung des Instruments - auch als Reaktion auf Kritik - in gegenseitigem Einvernehmen von Personalrat und Dienststelle erfolgen. Dortmund, gez. Prof. Dr. Wilhelm Schwick Rektor gez. Ralf Leopold Vorsitzender des Personalrats für wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigte

7 Anlage 1 Vorbereitungs- und Gesprächsbogen zum Reflexions- und Entwicklungsgespräch für Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter und Vorgesetzte Der vorliegende Bogen soll als Hilfe zur Gesprächsvorbereitung und durchführung dienen. Lassen Sie die vergangene Arbeitsperiode noch einmal Revue passieren und ziehen Sie Bilanz: Was sollte verändert werden, damit die Arbeit besser, schneller und effektiver erledigt werden kann und mehr Freude macht? Überlegen Sie, wie zufrieden Sie insgesamt mit ihrem Arbeitsgebiet sind und machen Sie sich dann Gedanken zu folgenden Aspekten: I. Rückschau auf die vergangene Arbeitsperiode 1. Entwicklungsgebiete /Arbeitsaufgaben / Arbeitsinhalte Was ist aus Ihrer Sicht erreicht worden? Welche Highlights gab es? Was ist nach Ihrer Einschätzung besonders gut, was ist weniger gut gelungen? 1

8 Anlage 1 2. Zusammenarbeit mit Vorgesetzten sowie Kollegen und Kolleginnen Wie gut laufen die Arbeitsprozesse in Ihrem Bereich? sehr gut sehr schlecht Ich komme zu dieser Einschätzung, weil Wie schätzen Sie Ihren Beitrag zu einer guten Zusammenarbeit ein? sehr gut sehr schlecht Ich komme zu dieser Einschätzung, weil 2

9 Anlage 1 II. Vorschau auf die nächste Arbeitsperiode 1. Entwicklungsgebiete/ Arbeitsaufgaben/ Arbeitsinhalte Welche neuen Aufgaben stehen an/ könnten anfallen? Welche Aufgaben können wegfallen bzw. kann die Intensität der Aufgabenerfüllung reduziert werden? Welche Entwicklungsgebiete sind für Sie von Interesse? 2. Zusammenarbeit mit Vorgesetzten sowie Kollegen und Kolleginnen Wie kann die Zusammenarbeit verbessert werden? 3

10 Anlage 1 III. Personalentwicklung 1. Einsatzgebiet Inwieweit sehen Sie sich im Hinblick auf Ihre Kenntnisse, Interessen, Neigungen optimal eingesetzt? Was kann diesbezüglich optimiert/angepasst werden? An welchem Arbeitsgebieten haben Sie Interesse? In welchen wollen Sie tätig sein? 2. Fort- und Weiterbildung Welche Themen /Schwerpunkte stehen demnächst an und welche Fortbildungen benötigen Sie dazu? Welche Fort- und Weiterbildungen können Sie sich darüber hinaus vorstellen und wobei sollen diese Sie unterstützen? 4

11 Anlage 1 3. Vereinbarkeit von Beruf und Familie Welche Bedarfe oder Anregungen haben Sie bezüglich der Vereinbarkeit von Beruf und Familie? 4. Gesundheitmanagement Welche Bedarfe/ Anregungen haben Sie zum Thema Gesundheit in Verbindung mit ihrem Arbeitsplatz? Welche Belastungsfaktoren sehen Sie an Ihrem Arbeitsplatz? 5

12 Anlage 1 IV. Sonstiges (Was ich sonst noch auf dem Herzen habe) Gibt es noch offene Punkte? 6

13 Anlage 2 Dokumentationsbogen Reflexions- und Entwicklungsgespräch Vorgesetzter bzw. Vorgesetzte Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin Termin Dieser Bogen bietet Platz, um anstehende Aufgaben, Entwicklungen und die getroffenen Vereinbarungen zu dokumentieren. Bitte füllen Sie diesen Bogen erst nach dem Gespräch aus. Die Tabelle dient als Übersicht über die Planungen von anstehenden Schwerpunkten des eigenen Aufgabenbereichs. Der Bogen dient zur Übersicht über Aufgaben und Arbeitsinhalte der nächsten Arbeitsperiode und über die getroffenen Vereinbarungen. Das Original verbleibt beim Mitarbeiter/in. Die/der Vorgesetzte erhält eine Kopie. Die Unterlagen sind drei Jahre nach dem geführten Gespräch zu vernichten. Nutzen Sie gerne ein weiteres Blatt oder die Rückseite für weitere Aufzeichnungen! I. Entwicklungsgebiete/ Arbeitsaufgaben/ Arbeitsinhalte (nächste Arbeitsperiode) Schwerpunkt 1 Was wird gemacht? Wer macht ggfs. was? Schwerpunkt 2 Schwerpunkt 3

14 Anlage 2 II. Vereinbarungen zum Arbeitsumfeld und zur Zusammenarbeit III. Vereinbarung zur Personalentwicklung 3.1 Einsatzgebiet Inwieweit sehen Sie sich im Hinblick auf Ihre Kenntnisse, Interessen, Neigungen optimal eingesetzt? Was kann diesbezüglich optimiert/angepasst werden? An welchen Arbeitsgebieten haben Sie Interesse? In welchen Arbeitsgebieten wollen Sie tätig sein? 3.2 Fort- und Weiterbildungen Welche Themen/Schwerpunkte stehen demnächst an und welche Fortbildungen benötigen Sie dazu? Welche Fort- und Weiterbildungen können Sie sich darüber hinaus vorstellen und wobei sollen diese Sie unterstützen?

15 Anlage Vereinbarkeit Beruf und Familie Welche Bedarfe oder Anregungen haben Sie bezüglich der Vereinbarkeit von Beruf und Familie? 3.4 Gesundheitsmanagement Welche Bedarfe / Anregungen haben Sie zum Thema Gesundheit in Verbindung mit ihrem Arbeitsplatz? Welche Belastungsfaktoren sehen Sie an Ihrem Arbeitsplatz? IV. Sonstiges