Instandhaltung mit CAFM-Systemen?!

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1 Leipzig, März 2005 Instandhaltung mit CAFM-Systemen?! Facility Management (FM) und Service sind eng miteinander verbunden. Die Optimierung der zur Bewirtschaftung notwendigen Prozesse abseits vom Kerngeschäft der meisten Unternehmen birgt viel Potential. Wartung und Instandhaltung als Hauptbestandteile des technischen Facility Managements spielen hier eine wichtige Rolle. Der Artikel zeigt auf, was CAFM-Systeme dabei leisten können. In den USA, dem Mutterland von Facilities Management, wird FM in ers- Keßler Real Estate Solutions GmbH Erich-Zeigner-Allee Leipzig Ihre Ansprechpartnerin: Frau Ulrike Maier Fon: Fax: ter Linie an Flächenmanagement und Arbeitsplätzen (cubicles) ausgerichtet. Kommt ein Amerikaner nach Deutschland und möchte das FM sehen, wird er in den Keller geführt, berichtete Paul Stadlöder, Vizepräsident der IFMA Deutschland e.v. auf einem Vortrag der IFMA in Hamburg. Der Grund: In Deutschland ist Facility Management nach wie vor technisch geprägt. Der Focus liegt überwiegend auf den Produktionsund baulichen Anlagen. Eng damit verbunden sind die notwendigen Prozesse zur Sicherung des Betriebes der Anlagen. Im Zeitalter der IT liegt es nahe, diese Prozesse durch Software zu unterstützen. Neu ist diese Verfahrensweise jedoch nicht. Instandhaltungssoftware gibt es bereits seit den 80er Jahren. Für den Nutzer ergeben sich dabei folgende Vorteile: standardisierte und strukturierte Abläufe Dokumentation aller Tätigkeiten, Stichwort Betreiberverantwortung Kostenermittlung pro Anlage/Kostenstelle PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 7

2 Ermittlung Schadenshäufigkeiten und -ursachen Effektivität und Kostenoptimierung möglich Was aber ist das Besondere der Instandhaltung mit CAFM-Software (CAFM Computer Aided Facility Management)? Ausgangspunkt der Betrachtung ist, dass CAFM-Systeme einen ähnlichen Leistungsumfang abdecken wie reine Instandhaltungs-, Planungs- und Steuerungssysteme (IPS). Darüber hinaus bieten CAFM-Lösungen ein breites Spektrum an Prozessen aus dem kaufmännischen und infrastrukturellen Bereich. Damit wird es möglich, Synergien zu nutzen und Datenredundanzen zu vermeiden. Weitere Vorteile sind: Implementierung von Helpdesk/Service Point (zentral, nicht nur für Instandsetzung, sondern auch andere Service- Leistungen) Kopplung der kaufmännischen an die technischen Prozesse (z. B. Budgetplanung, Rechnungsverwaltung) CAD-Anbindung (Visualisierung von Standorten, aber auch von Anlagenschemata) Eine Lösung für verschiedene Sichtweisen Bei der Betrachtung der Instandhaltungsprozesse ist der Standpunkt bzw. die Sichtweise von Bedeutung Betreiber, Eigentümer, Nutzer. Ein Betreiber (FM-Dienstleister) ist daran interessiert, seinen Kunden den bestmöglichen Service zu bieten, da dies sein Kerngeschäft darstellt (zumindest im Preis-Leistungs-Verhältnis). Ziel ist dabei neben der effektiven und gewinnbringenden Arbeit die Wahrnehmung der Betreiber- Verantwortung. Der Eigentümer wiederum wird versuchen, die Kosten der Dienstleistungen zu minimieren, um damit die Rendite des Objekts zu steigern. Die PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 7

3 angebotenen Services werden dabei ebenfalls rendite-orientiert betrachtet. Der Nutzer hat das Ziel, effektiv und ungestört seinem Hauptgeschäft nachzugehen. Sein Interesse liegt in der effektiven Nutzung der zur Verfügung gestellten Ressourcen. Bei auftretenden Störungen sind für ihn vor allem kurze Reaktionszeiten gefragt. Auch wenn die Betreiber, Eigentümer und Nutzer in der Prozesskette der Bewirtschaftung in verschiedenen Rollen auftreten, so besteht doch für alle drei der gleiche Wunsch nach einem Werkzeug zur Optimierung der Prozesse. Mit einem guten CAFM-System lässt sich dieser Wunsch realisieren. Kernprozesse der Instandhaltung mit CAFM In der Instandhaltung wird prinzipiell zwischen korrektiv und präventiv unterschieden. Zu den präventiven Maßnahmen zählen Wartung und Inspektionen; als korrektiv bezeichnet man die Instandsetzung nach Störungen. Entsprechend lassen sich die Kernprozesse für die Wartung und Störungsbehebung (Abbildung 1) ableiten. PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 7

4 Abbildung 1 Kernprozess Störungsbearbeitung Je nach Betriebsorganisation werden weitere Prozesse wie Materialwirtschaft, Beschaffung, Helpdesk oder Abrechnung von Leistungen eingesetzt. Hier ist meist die Interaktion mit ERP-Software über Schnittstellen gefragt. Dafür müssen die Prozesse produktübergreifend laufen. So wäre es beispielsweise möglich, eine Auftragsnummer in SAP zu erzeugen und diese online in dem CAFM-System einem Instandsetzungsauftrag zuzuordnen (Abbildung 2). PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 7

5 Abbildung 2 Kaufmännische Einordnung des Instandhaltungsprozesses Betrachten wir als Beispiel den Prozess der Störungsbehebung genauer. Nach der Störungsmeldung durch einen Nutzer wird diese Meldung qualifiziert. Das kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Am aufwendigsten und meist auch kostenintensivsten ist die Analyse durch einen Techniker vor Ort. Einfach und kostensparender ist die Fehleranlayse über das CAFM-System. So wird beispielsweise bei einer defekten Heizung die betreffende Anlage über den Versorgungsbereich ermittelt. Ist das Objekt und idealerweise der Fehler bestimmt, kann der Instandsetzungs-Auftrag ausgelöst werden (Abbildung 3). Dieser folgt einem festgelegten Schema. Der Techniker oder Fremddienstleister wird beauftragt, den Schaden zu beheben. Vorab ist zu prüfen, ob für das betreffende Objekt noch Gewährleistung besteht. Nach der Lokalisierung des Fehlers muss zur Behebung gegebenenfalls noch Material beschafft werden. Dies kann allerdings zu einer Terminverschiebung bei der Fertigstellung führen. Ist der Auftrag beendet, erfolgt eine Rückmeldung der durchgeführten Leistungen sowie der verursachten Kosten. Hier können verschiedene Verfahren zur Anwendung kommen von der Einzelabrech- PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 7

6 nung der geleisteten Stunden, über separate Rechnungen für Material/Leistung, bis hin zu Festbeträgen oder Kombinationen aus allen. Die wichtigsten Angaben zu dem Schaden müssen in standardisierten Schadenscodes erfasst werden. Nur darüber lassen sich Schadensursache oder -ort genau analysieren und Schlussfolgerungen ziehen. Das Controlling und die Analyse der Aufträge ermöglichen es, Kostenverursacher aufzuspüren. Abbildung 3 Instandsetzungsauftrag in der CAFM-Software FAMOS In Variation des geschilderten Prozesses kommt es häufig vor, dass ein Schaden aufgrund der Dringlichkeit behoben wird, bevor ein Auftrag angelegt werden kann. Auch in diesen Fällen ist die Dokumentation sehr wichtig. Hier muss das CAFM-System in der Lage sein, mit einer Sofort- Rückmeldung zu arbeiten, ohne am Schreibtisch den gesamten Prozess durchlaufen zu müssen. Fazit Die Unterstützung der Instandhaltungsprozesse ist Usus in heutigen CAFM-Systemen. Funktional gut ausgeprägte CAFM-Software steht rei- PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 7

7 nen IPS-System dabei in nichts nach. Im Gegenteil, die Nutzung von Synergien, Redundanzfreiheit der Daten und übergreifende Prozesse erhöhen den Nutzenfaktor von CAFM-Software deutlich. 839 Wörter Zeichen (ohne Leerzeichen) Zeichen (mit Leerzeichen) Autorenadresse Ulrike Maier Marketing / PR Keßler Real Estate Solutions GmbH Erich-Zeigner-Allee Leipzig Tel.: 0341 / Fax: 0341 / umaier@kesslersolutions.de URL: PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 7