-Archivierung Version 1.0. Autor: Torsten Montag Version: 1.0 Download unter: Archivierung

Transkript

1 -Archivierung. Daten Autor: Torsten Montag Version: 1.0 Download unter: Archivierung 2012 gruenderlexikon.de Seite 1 von 10

2 Inhaltsverzeichnis -Archivierung: Ein immer wichtigeres Thema für Unternehmen... 3 Diese Ausgangspost müssen Sie aufbewahren... 5 Diese Eingangspost müssen Sie aufbewahren... 7 Die 5 wichtigsten Tipps zur korrekten -Archivierung gruenderlexikon.de Seite 2 von 10

3 -Archivierung: Ein immer wichtigeres Thema für Unternehmen Die hat sich bei Privatpersonen, wie bei Unternehmen als Kommunikationsmittel Nummer Eins herausgestellt. Seitdem die E- Mails eingeführt wurden, werden sie kontinuierlich stärker genutzt. Herkömmliche Kommunikation via Telefon und Fax ist kaum noch anzutreffen, zumindest aber in sehr verringertem Maße. Kein Wunder, denn s lassen sich sehr schnell versenden, verursachen nahezu keine Kosten und sind kinderleicht zu bedienen. Allerdings treten durch den massiven Austausch via auch einige Probleme auf. Zeitlicher Aufwand und die Sicherheit Mittlerweile werden schon in klein- und mittelständischen Betrieben mehr als 60 bis 70 Prozent der Kommunikation via geführt. Dabei können zeitliche Probleme auftreten, denn nicht nur geschäftliche E- Mails werden immer häufiger, auch die Spam-Mails stellen ein Problem dar. Sie auszusortieren verschlingt massive Zeitressourcen für jeden einzelnen Mitarbeiter. Denn trotz hochwertiger Spam-Filter werden die Spammer immer cleverer und wissen diese vielfach zu umgehen. Ebenfalls hat sich die als Sicherheitsrisiko herausgestellt, da gerade in Spam-Mails sehr viele Viren und Würmer verschickt werden. Eine Überprüfung aller eingehenden s ist deshalb unverzichtbar. Hierfür sollten qualitativ hochwertige Programme eingesetzt werden. s richtig ordnen und speichern Ein weiteres Problem der massiven Datenflut: Überquellende Postfächer, die keinen Überblick mehr zulassen. Es müssen in jedem Unternehmen Regelungen getroffen werden, wie die s zu ordnen sind und zwar so, dass auch andere Kollegen schnell einen Überblick erhalten können. Außerdem dürfen längst nicht alle s einfach gelöscht werden. Viele s müssen aufbewahrt werden und das über Jahre hinweg. Die richtige Speicherung von s, so dass sie rechtssicher erfolgt, ist ein Problem, das gerade kleinere Unternehmen belastet. Denn generell müssen alle steuerlich relevanten s so aufbewahrt werden, dass bei einer Betriebsprüfung jederzeit Zugriff darauf gegeben ist gruenderlexikon.de Seite 3 von 10

4 Lesen Sie im nächsten Kapitel, welche ausgehenden s Sie archivieren müssen gruenderlexikon.de Seite 4 von 10

5 Diese Ausgangspost müssen Sie aufbewahren Wie wir bereits im ersten Teil unseres kleinen E-Books zur - Archivierung gesehen haben, sind s derzeit das Kommunikationsmittel Nummer Eins, sowohl für Firmen, als auch für Privatpersonen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen, die zur - Archivierung eingeführt wurden, lassen sich im Wesentlichen in die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch unterscheiden. Darin ist auch geregelt, welche Ausgangspost Sie rechtssicher archivieren müssen. HGB: Handelsbriefe müssen archiviert werden Nach 238 Abs. 2 HGB müssen alle als Handelsbriefe einzustufenden Schriftstücke eines Unternehmens mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt auch für ausgehende s. Zu den als Handelsbriefen einzustufenden s zählen vor allem diejenigen Mails, in denen es um die Durchführung, die Vorbereitung, das Rückgängigmachen oder den Abschluss eines Vertrages geht. Das heißt, es zählen Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Versandanzeigen oder Reklamationsschreiben in diesen Bereich, selbst wenn sie per versandt wurden. Gleiches gilt für Rechnungen und Zahlungsbelege, sowie für Verträge, die per verschickt werden. Ausnahmen gelten für Werbeschreiben oder einfache Kontakt- s. Diese Handelsbriefe sind generell mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren. Dabei ist auch der Adressat zur Sicherung dieser E- Mails verpflichtet. Ausnahmen gelten lediglich für Kleingewerbetreibende und Freiberufler. Die s müssen länger aufbewahrt werden, wenn sie für eine bereits eingeleitete Außenprüfung, für steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen benötigt werden. Auch bei Anträgen Steuerpflichtiger können die s zur Begründung selbiger verwandt werden und müssen entsprechend weiter aufbewahrt werden gruenderlexikon.de Seite 5 von 10

6 AO: s mit steuerrechtlichem Bezug müssen archiviert werden Nach 147 AO müssen auch alle anderen s, die in irgendeiner Weise einen steuerrechtlichen Bezug haben, aufbewahrt werden. Dazu zählen Lageberichte, Inventare, Bücher und Aufzeichnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und ähnliches. Diese müssen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, längere Fristen sind in den oben beschriebenen Fällen notwendig. Wichtig ist, dass die Daten so archiviert werden, dass sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Der Steuerpflichtige ist dazu verpflichtet, die Kosten für die Umwandlung der Daten, so dass deren Lesbarkeit gewährleistet ist, zu tragen. Lesen Sie im nächsten Kapitel, welche eingehenden s Sie archivieren müssen und wie lange Sie diese aufbewahren müssen gruenderlexikon.de Seite 6 von 10

7 Diese Eingangspost müssen Sie aufbewahren Nachdem wir uns im letzten Kapitel unseres E-Books zur - Archivierung bereits mit den aufzubewahrenden ausgehenden s befasst haben und um die Bedeutung der -Archivierung in Unternehmen wissen, wollen wir uns heute mit eingehenden s befassen. Denn auch hier gibt es rechtliche Rahmenbedingungen, die Sie als Unternehmen einhalten müssen. HGB und AO schreiben vor, welche s aufbewahrt werden müssen Wie bereits im letzten Teil unserer Serie erwähnt, müssen nach HGB und AO sämtliche steuerrechtlich relevanten s aufbewahrt werden. Dies gilt nicht nur für ausgehende s, sondern in gleichem Umfang für eingehende s. Dabei gelten Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren für: Handelsbriefe Auftragsbestätigungen Auftragsänderungen Lieferscheine Rechnungen Versandanzeigen und Reklamationsschreiben. Insgesamt zehn Jahre müssen dagegen die s aufbewahrt werden, die sonstige steuerrechtlich relevante Daten enthalten, wie: Bilanzen Jahresabschlüsse Inventare Buchungsbelege Lageberichte, sowie Bücher und Aufzeichnungen gruenderlexikon.de Seite 7 von 10

8 Ausdrucken reicht nicht Ebenfalls sehen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU vor, dass ein Ausdruck betreffender Mails und deren Abheften nicht als rechtssicheres Aufbewahren der E- Mails gilt. Ebenso wenig ist es erlaubt, die s in nicht auswertbaren Dateiformaten zu speichern. Hierzu zählt vor allem das PDF-Format. Grundsätzlich müssen die gespeicherten Daten auch hier wieder lesbar gemacht werden können, die Kosten hierfür trägt regelmäßig der Steuerpflichtige selbst. Lesen Sie im nächsten Kapitel die wichtigsten Tipps zur korrekten - Archivierung gruenderlexikon.de Seite 8 von 10

9 Die 5 wichtigsten Tipps zur korrekten E- Mail-Archivierung Wie wir bereits in den letzten Kapiteln unseres E-Books zur - Archivierung erfahren haben, müssen Sie bestimmte eingehende und ausgehende s rechtssicher archivieren. Deren Ausdruck oder das Speichern im PDF-Format reichen hierbei nicht aus. Welche weiteren Punkte Sie beachten sollten, wollen wir Ihnen im heutigen Artikel zeigen. 1. Tipp: Anlagen archivieren Vielfach stellt sich die Frage, ob Anlagen zu s tatsächlich mit archiviert werden müssen. Hierbei gilt, dass diese nur dann mit gesichert werden müssen, wenn die s ohne sie unverständlich wären. 2. Tipp: Nicht zustande gekommene Geschäfte Beziehen sich s auf Geschäftsabschlüsse, die nicht zustande gekommen sind, so müssen diese auch nicht aufbewahrt werden. Das gilt also für die Kommunikation vor der Erteilung des Auftrages, wie Angebote, Anfragen und Co. 3. Tipp: Art und Weise der Archivierung Für die Form der Archivierung gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Es muss aber sicher gestellt werden, dass die s jederzeit lesbar gemacht werden können und dann mit den Originalen bildlich übereinstimmen müssen. 4. Tipp: Verschlüsselte s Grundsätzlich ist es auch möglich, die s in verschlüsselter Form zu archivieren. Allerdings gilt dies nur dann, wenn die s auch korrekt wieder entschlüsselt werden können. Es dürfen auch keine verschlüsselten s an das Finanzamt übergeben werden, dies gilt selbst dann, wenn ein Programm zur Entschlüsselung mit geliefert wird. 5. Tipp: Rückstellungen für die -Archivierung Der Bundesfinanzhof entschied schon 2002, dass für die künftigen Kosten der -Archivierung, zu der Unternehmen nach HGB bzw. AO verpflichtet sind, Rückstellungen im Jahresabschluss zu bilden sind. Fazit: -Archivierung nicht auf die leichte Schulter nehmen 2012 gruenderlexikon.de Seite 9 von 10

10 Sie sehen also, dass es viele rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten gilt, wenn es darum geht, s rechtssicher zu archivieren. Deshalb sollten Sie in Ihrem Unternehmen gezielt auf eine rechtskonforme Speicherung Ihrer Daten achten und auch Ihre Mitarbeiter dahingehend sensibilisieren gruenderlexikon.de Seite 10 von 10