Wie finde ich den richtigen Reisebüro-Partner?

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1 Wie finde ich den richtigen Reisebüro-Partner? Dagmar Orths, Ingenics AG Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Das Reisebüro ein unverzichtbarer Partner? 1.1 Des Pudels Kern 2 Ausschreibung von Reisebürodienstleistungen 2.1 Aufbau einer Ausschreibung 2.2 Auswertung der Daten 3 Vertragsgestaltung 3.1 Service Level Agreements Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 2

3 1 Brauche ich ein Reisebüro? In früheren Foren wurde schon oft die Frage gestellt brauche ich überhaupt ein Reisebüro? In Zeiten von Internetplattformen und Alleskönner-Software-Applikationen? Ist das Reisebüro ein unverzichtbarer Partner? Klar ist: Es geht nicht immer um die günstigste Ticketgebühr denn die Transaktionsgebühr ist im Vergleich zu möglichen Einsparungen im Ticketpreis-Bereich nur gering! Es geht auch nicht immer nur um die direkten Reisekosten die Prozesskosten sind ein wichtiger Faktor! Und darüber hinaus: Irgendjemand muss Ihnen das Ticket am Ende des Tages ausstellen! Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 3

4 1.1 Des Pudels Kern 1. Wir müssen wissen, was wir wollen 2. Wir müssen wissen, was wir haben (Zahlen, Daten, Fakten) 3. Wir müssen eine Vorstellung davon entwickeln, was geht und was nicht geht! Wie finde ich all diese Dinge heraus? 1. Wir müssen wissen, was wir wollen: Unternehmensphilosophie und strategische Entwicklung Gespräche mit der Geschäftsführung sowie den Prozessbeteiligten ggf. externer Berater aus dem Travel Management Reiserichtlinie Wichtig: Betrachten Sie immer die gesamte Prozesskette, nicht nur den Teil, den Sie ausschreiben wollen! Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 4

5 1.1 Des Pudels Kern: Self-Service des Reisenden? interne Reisestelle? Zusatzleistungen? Buchungsstellen? Wie viel Service brauche ich von wem zu welchem Zeitpunkt und auf welchem Weg? Veranstaltungsmanagement IBE/ OBE? Software-Lösungen? (Reisekosten/Workflow) Account Management Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 5

6 1.1 Des Pudels Kern 2. Wir müssen wissen, was wir haben! Definieren Sie Ihr Volumen Flugumsätze, Hotelvolumen, Mietwagen, Bahn Hilfsmittel: Unternehmensinternes Controlling (Buchhaltung/Reisekostenabrechung) Reporting aus dem bisherigen Reisebüro Versuchen Sie, einen möglichst genauen Überblick über Ihr Reisevolumen und Reiseverhalten zu bekommen. Je besser Ihre Zahlen, desto konkreter werden die Angebote/ Rückläufer aus der Ausschreibung Nutzen Sie z.b. auch Hilfsmittel, wie den erfp (electronic Request for Proposal) des VDR, um überhaupt herauszufinden, welche Daten relevant sind/ sein können Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 6

7 1.1 Des Pudels Kern 3. Wir müssen eine Vorstellung davon entwickeln, was geht und was nicht! Internetseiten der Reisebüro-Ketten Hier geht alles von der Buchung und Beratung über Fuhrparkmanagement bis hin zur Reisekostenabrechung, Tracking von Reisenden, Krisenintervention und Verwaltung/ strategische Beratung Stellen Sie sich die Frage: Was genau brauche ich davon? Welche interne Software werden Sie im Zusammenhang mit dem Reiseprozess nutzen und in wie weit tangiert dies Ihr zukünftiges Reisebüro? Durch eine Ausschreibung erhalten Sie dann die noch fehlenden Antworten wie z.b. was kostet mich meine Idealvorstellung? Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 7

8 2 Ausschreibung von Reisebürodienstleistung Sie können Ihre Marktanalyse auf den unterschiedlichsten Wegen durchführen: Telefonisch Per Schriftlich elektronisch erfp Private Unternehmen haben dabei mehr Spielraum, als öffentliche Einrichtungen, die dies nach bestimmten Kriterien durchzuführen haben Empfehlung: Schriftlich oder Elektronisch - aufgrund der großen Datenmenge! Informieren Sie die ausgewählten Leistungspartner vorab und kündigen Ihre Ausschreibung an! Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 8

9 2.1 Aufbau einer Ausschreibung Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 9

10 2.1 Aufbau einer Ausschreibung Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 10

11 2.1 Aufbau einer Ausschreibung Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 11

12 2.1 Aufbau einer Ausschreibung Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 12

13 2.1 Aufbau einer Ausschreibung Allgemeine Zusatzfragen individuell gestalten Alternativ: Zugriff auf praxisbewährten Fragenpool Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 13

14 2.1 Aufbau einer Ausschreibung Persönliches Anschreiben inkl. Anlagenversand Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 14

15 2.2 Auswertung der Daten Beim erfp erfolgt die Auswertung nach den von Ihnen gewählten Kriterien/ Ansprüchen die Angebote werden entsprechend gelistet Bei einer schriftlichen Ausschreibung müssen Sie die Unterlagen selbst aus- und bewerten Treffen Sie eine Auswahl der Kandidaten, die in die engere Wahl kommen und vereinbaren Sie persönliche Gespräche Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 15

16 3 Vertragsgestaltung und SLA Empfehlung: Lassen Sie sich schon im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens Vertragsentwürfe der Reisebüro-Partner zukommen!! Bei der Vertragsgestaltung sollten Sie insbesondere auf folgende Punkte achten: Laufzeit und Kündigungsfristen des Vertrags Preisgarantie? Preisanpassungen Bewertung von Veränderungen, z.b. bei strukturellen Veränderungen Integration von neuen Niederlassungen/ Tochterfirmen in den Vertrag Service Level Agreements (falls vorhanden) Zusatzkosten, wie z.b. für Account Management/ Reportings usw. Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 16

17 3.1 Service Level Agreements Service Level Agreements sollten getroffen werden, wenn das Vertragsverhältnis besonderen Wert auf Qualität, Service und Beratung legt. So stellen Sie anhand von gemeinsam ermittelten Kriterien die Leistungsfähigkeit Ihres Partners fest und honorieren diese entsprechend (Bonus- / Malus-Regelung bei Über- bzw. Teilerfüllung) Überlegen Sie dabei genau: Was wollen Sie festlegen und wie kann ich das messen? Wen will ich honorieren das Reisebüro oder den Expedienten? Will ich von Beginn an eine günstige Transaktionsgebühr oder ist eine Malus-Regelung bei Nicht- oder Teilerfüllung sinnvoll? Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 17

18 Fragen und Diskussion Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 18

19 Beispiel: Ingenics AG technische Unternehmensberatung mit 30 Jahren Erfahrung im Bereich Fabrikplanung, Lean Production, Effizienzsteigerung in der Produktion und im Office 2007 Aufbau eines eigenen Travel Management aufgrund der gestiegenen Anforderungen und der vermehrten Reisetätigkeit 140 Reisende/ 1,5 Millionen Reisevolumen hohe km-gelderstattungen/ hohe Hotelkosten/ kaum Bahn/ kaum Mietwagen Flug ca Euro Philosophie: möglichst wenige Kernprozesse extern vergeben, lokale mittelständische Unternehmen unterstützen, eigene Ingenieure möglichst vollständig entlasten, umfassende Kontrolle und Einfluss auf Reisemittel, Buchungswege und Prozesse Erste Aufgabe: Untersuchung der relevanten Prozesse, der Reiserichtlinie und Definition des Anforderungskatalog an den zukünftigen Dienstleistungspartner Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 19

20 Beispiel: Ingenics AG Juli 2007: Gründung einer internen Reisestelle mit dem entsprechenden operativen und fachlichen Know How Anpassung der Reiserichtlinie an neue Gegebenheiten/ steuerliche Anforderungen Buchung via Travel Aergo als Buchungsmaschine, allerdings zentral kein Self-Service der Reisenden Mit Ausschreibung vollständige Prozess-Reorganisation: Implementierung von Amadeus als Buchungsplattform für die Reisestelle sowie telefonische Beratung/ Betreuung im Urlaubsund Krankheitsfall Senkung der Reisebürogebühren um 50% Dagmar Orths Praxistag Geschäftsreisen, , München Seite 20