Tau-Cloud. Integrationsmanagement - Administratorenhandbuch. * Der griechische Buchstabe T (sprich Tau ) steht für Perfektion.

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1 Tau-Cloud Integrationsmanagement - Administratorenhandbuch * Der griechische Buchstabe T (sprich Tau ) steht für Perfektion. Idee und Copyright: rocom GmbH Eichenstraße 8a, Riedering Zentrale: 08036/ Hotline: 08036/ Fax: 08036/ info@rocom.de - Stand: September

2 Inhalt Dokumentenvorlagen... 3 Eine Vorlage bearbeiten...5 Anzeige bearbeiten...6 Design und Icons...6 Ribbon-Menü bearbeiten... 7 Verhalten... 8 Passwort ändern...9 Mitarbeiterverwaltung - Integrationsmanager Mitarbeiterverwaltung Standard-Listeneinträge bearbeiten Die im Handbuch verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen und Hersteller unterliegen im Allgemeinen dem marken- bzw. patentrechtlichen Schutz. Die folgenden Funktionen stehen Ihnen abhängig von Ihren Nutzerrechten zur Verfügung: 2

3 Dokumentenvorlagen Unter Start Vorlagen können Sie die Dokumentenvorlagen erstellen und bearbeiten. Diese stehen jedem Integrationsmanager zur Verfügung. In Ihrer Menüleiste erscheint zusätzlich der Reiter Funktionen und ein neues Ribbon Menü öffnet sich. Neue Kategorie: Sie können eine Ordnerstruktur mit Unterordnern anlegen und die Vorlagen entsprechend einordnen. Sie können auch nachträglich noch die vorhandenen Dokumente einer neuen Kategorie zuordnen. Kategorie Löschen: Kategorien können jederzeit über Kategorie löschen wieder gelöscht werden, die zugeordneten Dokumente bleiben erhalten und werden der nächsthöheren Ebene zugeordnet. 3

4 Neue Vorlage: Um eine neue Vorlage zu hinterlegen, muss diese zunächst in Word angelegt werden und an einem Ort, auf den Sie zugreifen können, gespeichert werden. Klicken Sie dann auf Neue Vorlage und danach auf Vorlage wählen in dem sich nun öffnenden Fenster. Suchen Sie das entsprechende Dokument und fügen Sie es mit Klick auf Hochladen Ihren Vorlagen hinzu. Bitte beachten Sie, dass die in der Beschreibung zwar benennen können, der Dateiname jedoch vom dem Programm vergeben wird und nicht editierbar ist. Vorlage Löschen: Wählen Sie dazu eine Vorlage aus und klicken Sie auf den Button Vorlage Löschen. Download Vorlage: Wenn Sie eine Vorlage bearbeiten möchten, müssen Sie sie zunächst downloaden. Nach der Bearbeitung muss die Vorlage erneut hochgeladen werden. Platzhalter Anzeigen: Unter Platzhalter anzeigen finden Sie alle Platzhalter, die Sie zum Erstellen und Bearbeiten Ihrer Vorlagen benötigen. Wählen Sie den Bereich in dem die Informationen zu finden sind und kopieren Sie den entsprechenden Platzhalter in die Vorlage. 4

5 Eine Vorlage bearbeiten Um ein Dokument zu bearbeiten, müssen Sie es zunächst über Download Vorlage downloaden und speichern. Nach der Bearbeitung müssen Sie das Dokument über Neue Vorlage als neue Vorlage wieder hochladen. Vorher sollten Sie die alte Datei über Vorlage löschen aus Ihrem Vorlagenverzeichnis gelöscht haben, damit es unter dem gleichen Namen gespeichert werden kann. Nach dem Hochladen müssen Sie die Datei in dem Feld Beschreibung wieder umbenennen und die Kategorie erneut zuordnen. Wenn Sie diese Vorlage nach dem Bearbeiten wieder hochladen wollen, müssen Sie die entsprechende Vorlage in der Ordnerstruktur auf der linken Seite auswählen und mit dem Button Neue Vorlage wieder das bearbeitete Dokument hochladen. 5

6 Anzeige bearbeiten Im Menü können Sie unter Optionen -> Anzeige bearbeiten das Erscheinungsbild von Tau-Cloud verändern. Design und Icons Als Standard ist das Design rocom hinterlegt, sie können hier ein anderes Design für Ihren Arbeitsplatz wählen. Auch das Icon Set können Sie nach Ihren Wünschen verändern. Speichern Sie Ihre Einstellungen anschließend ab. Die Einstellungen werden in den Cookies gespeichert, die vom jeweiligen Arbeitsplatz/Gerät und Browser abhängen! 6

7 Ribbon-Menü bearbeiten Beim Ribbon-Menü handelt es sich um die Untermenüpunkte von Start und Optionen. Sobald Sie ein Häkchen bei Ribbon-Menü automatisch ausblenden setzen, wird das Untermenü ausgeblendet. Es erscheint nur, wenn Sie auf Start oder Optionen klicken. Sobald Sie einen Untermenüpunkt gewählt haben und in die entsprechende Maske kommen, wird es wieder ausgeblendet. Diese Einstellung empfiehlt sich vor allem auf Geräten mit einem kleinen Bildschirm. Durch das Ausblenden erreichen Sie mehr Platz, um die Masken anzuzeigen. Darunter können Sie nach Belieben ein Design für das Menüband wählen. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Auch hier gilt, dass die Einstellungen in den Cookies gespeichert werden, die vom jeweiligen Arbeitsplatz/Gerät und Browser abhängig sind. 7

8 Verhalten In diesem Register können Sie anpassen, ob statt des doppelten der einfache Mausklick verwendet werden soll. Diese Einstellung wird für Benutzer von Mobilen Geräten empfohlen. Zudem können Sie die Tooltips bei den Bemerkungsfeldern aktivieren, so dass die Details angezeigt werden, ohne die Bemerkung öffnen zu müssen. Ebenso man kann eine Startseite auswählen, hier ist als Standard die Tagesansicht hinterlegt. Bitte speichern Sie die geänderten Einstellungen ab und beachten Sie, dass diese in den Cookies für Ihre nächste Sitzung gespeichert werden. 8

9 Passwort ändern Unter Optionen -> Passwort ändern können Sie Ihr Benutzerpasswort ändern. Es gelten folgende Kennwortrichtlinien, von denen mindestens drei erfüllt werden müssen: Mindestens ein Großbuchstabe (A bis Z) Mindestens ein Kleinbuchstabe (a bis z) Zahlen zur Basis 10 (0 bis 9) Sonderzeichen (z.b.!,$,#,%) Des Weiteren darf es weder den Vor- noch den Nachnamen des Mitarbeiters oder dessen Benutzernamen enthalten. 9

10 Mitarbeiterverwaltung - Integrationsmanager Sie erreichen die Mitarbeiterverwaltung unter Verwaltung -> IntegrationsManager. Sie haben diesen Menüpunkt nur, wenn Ihr Zugang der Benutzergruppe Administratoren zugeordnet ist. IntegrationsManager-/Mitarbeiterverwaltung Mit einem Klick auf Neu können Sie sofern Sie über einen freien Lizenzschlüssel verfügen einen neuen Mitarbeiterzugang anlegen. Lizenzschlüssel können kostenlos angefordert werden, werden jedoch auch bei Deaktivierung eines Mitarbeiters frei. 10

11 Füllen Sie alle Daten aus und vergeben Sie die entsprechende Benutzergruppe. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen. Ein Benutzer mit Administrationsrechten kann einen Mitarbeiterzugang jederzeit aktiveren bzw. deaktivieren. Das Löschen eines Zugangs ist nicht möglich, Sie müssen Ihn nur deaktivieren. Entfernen Sie dafür den Haken bei Aktiv. Für die statistischen Auswertungen ist es von großer Wichtigkeit, dass die Gemeindekennziffer in den Mitarbeiterdaten eingetragen wird. Auch für den Integrationsplan wird die Nummer benötigt, hier wird auch die Personalnummer gedruckt. Für alle Mitarbeiter, die mehr als eine Gemeinde betreuen, muss ein eigener Mitarbeiter eingetragen werden. Der Name darf übereinstimmen, das Kürzel jedoch muss so vergeben werden, dass es aus den Initialen des Mitarbeiters und den letzten beiden Ziffern der Gemeindekennziffer besteht. Jeder Klient und jeder Eintrag in der E-Akte muss dem korrekten Integrationsmanager zugeordnet werden. 11

12 Standard-Listeneinträge bearbeiten Sie können die Listen bearbeiten, in dem Sie auf Verwaltung -> Standardlisten klicken. Es öffnet sich eine Maske mit mehreren Registern. Jedes Register steht für ein Drop-Down-Menü bzw. Liste, aus der Sie in Tau-Cloud eine Option wählen können, z.b. den Familienstand. Sie können nun die Listen anpassen, indem Sie Einträge hinzufügen oder löschen. Eine Löschung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Bitte beachten Sie, dass Listeneinträge, die bereits in Verwendung sind, nicht mehr gelöscht werden können! Sie sehen in diesem Fall kein Mülleimer-Symbol. 12